8 Beispiele für die Nutzung des Unternehmensintranets
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Manchmal als „veraltet" angesehen, hat das Intranet jedoch noch eine glänzende Zukunft vor sich! Von 72 % der Mitarbeitenden regelmäßig genutzt¹, ist dieses Tool zur zentralen Referenz geworden, um über interne Neuigkeiten informiert zu bleiben und das Wissen des Unternehmens zu kapitalisieren. Immer häufiger integriert es heute auch kollaborative Funktionen, die den Austausch und die Arbeit im Projektmodus erleichtern. Die Einsatzmöglichkeiten des Unternehmensintranets sind daher zahlreich. Aber welche sind die häufigsten? Und wie nutzen Organisationen diese Plattform?
Entdecken Sie in diesem Artikel die wichtigsten Anwendungsfälle dieses Tools sowie konkrete Beispiele von Unternehmensintranets, die von unseren Kunden eingesetzt werden.
PS: Diese Anwendungsfälle ergänzen sich – nichts hindert Sie daran, Ihr Intranet auf verschiedene Weisen zu nutzen 😉
Wissen kapitalisieren
Erstens kann das Unternehmensintranet dazu genutzt werden, Informationen und Wissen des Unternehmens zu kapitalisieren und so den Wissensaustausch zu erleichtern. Man spricht dann von einem Einsatz als „Bibliothek" oder „Wissensdatenbank".
Hier sind zwei konkrete Kundenbeispiele zur Veranschaulichung:
Beispiel Nr. 1: Pôle Emploi
Das Intranet ist nicht nur ein Tool für Unternehmen! Auch der öffentliche Sektor kann dieses Tool sinnvoll nutzen. Das beweist Pôle Emploi, das die Plattform Talkspirit nutzt, um alle Ressourcen und das Wissen des Teams „Internationale Mobilität" der Hauts-de-France zu zentralisieren.
Das Ziel? Alle Informationen, die jede Person im Rahmen ihrer Dokumentationsrecherche gesammelt hat, an einem Ort zu bündeln, damit das gesamte Team davon profitieren und sein Wissen erweitern kann.
"Talkspirit ist so etwas wie unsere digitale Bibliothek. Wir nutzen es, um alle „kalten" Informationen zu allen Themen rund um die Entsendung in die Länder, für die wir zuständig sind, zu zentralisieren: Lebensbedingungen, praktisches Leben, Wohnen, Steuern, Jobsuche usw. Jede Information wird in einem eigenen Beitrag veröffentlicht und wird von einer Beschreibung begleitet, die die behandelten Themen und/oder die geteilten Dokumente erwähnt." Sandrine Delassus, Leiterin des Teams Internationale Mobilität der Hauts de France bei Pôle Emploi
Newsfeed der Talkspirit-Plattform von Pôle Emploi
Eine Talkspirit-Demo anfordern
Beispiel Nr. 2: SCPARE
Ein weiteres Beispiel: die Anästhesie- und Intensivmedizin-Praxis SCPARE, die Talkspirit nutzt, um „Informationen an einem Ort zu kapitalisieren" und „sicherzustellen, dass jeder über eine einzige Informationsquelle" verfügt.
Mehrere Arbeitsgruppen wurden erstellt, um Informationen nur mit den Personen zu teilen, die sie benötigen, und die manchmal mit der Nutzung des Intranets verbundene Informationsüberlastung zu vermeiden.
„Alle Dokumente und Informationen, die für jede Gruppe relevant sind, werden auf dem Drive von Talkspirit gespeichert und dann in einem dedizierten Beitrag geteilt, was uns ermöglicht, eine Chronik aller unserer Austausche zu bewahren." Nicolas Rocq, Anästhesist-Intensivmediziner bei SCPARE
Beispiel eines Beitrags von SCPARE auf Talkspirit
Ergebnis: Seit der Einführung von Talkspirit „erhalten wir kaum noch interne E-Mails, und der Datenverkehr auf Signal (unser früheres Chat-Tool) ist um 90 % zurückgegangen".
Lesen Sie auch: Verbesserung der Informationskapitalisierung im medizinischen Sektor
Interne Kommunikation verbessern
Die interne Kommunikation gehört zu den häufigsten Nutzungsweisen des Unternehmensintranets. Ob es darum geht, Neuigkeiten zu teilen, die Unternehmenskultur zu fördern oder den Projekten der Teams mehr Sichtbarkeit zu verleihen – die interne Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle in Organisationen. Denn Informationstransparenz bedeutet auch Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung, Steigerung des Engagements und eine erhöhte Talentbindung!
Hier sind einige Beispiele von Organisationen, die das Unternehmensintranet nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern:
Beispiel Nr. 3: Solimut Mutuelle de France
Solimut Mutuelle de France, eine solidarische und engagierte Krankenversicherung, wollte ihr „veraltetes" Intranet durch eine moderne Plattform ersetzen: Talkspirit. Ihr Ziel: die interne Kommunikation engagierender und dynamischer zu gestalten und den Projekten ihrer 500 Mitarbeitenden, die auf mehrere Standorte verteilt sind, mehr Sichtbarkeit zu verleihen.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat die Krankenversicherung mehrere Gruppentypen erstellt: Arbeitsgruppen, Beobachtungsgruppen, Ressourcen- und Neuigkeiten-Gruppen usw. So kann jeder die Informationen an die betroffenen Personen weitergeben, indem er einen Beitrag veröffentlicht oder einfach eine Nachricht im Gruppen-Chat sendet.
Dank Talkspirit kann Solimut Mutuelle de France Neuigkeiten und Veranstaltungen des Unternehmens hervorheben, Mitarbeitende ermutigen, sich zu äußern und ihre Erfolge zu teilen, sowie den Zugang zu Informationen für alle Mitarbeitenden erleichtern.
Talkspirit ermöglicht es uns, unsere verschiedenen Projekte und die Personen, die dahinterstecken, in den Vordergrund zu stellen. Wenn ein Mitarbeitender einen Beitrag erstellt, kann er die Reaktionen und Ermutigungen seiner Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit sehen, was wirklich sehr wertvoll ist." Elise Attia, Leiterin für interne Kommunikation, Solimut Mutuelle de France
Beispiel Nr. 4: Die Gemeinde Venelles
Diese Herausforderung der internen Kommunikation findet sich auch bei der Gemeinde Venelles, einer Gemeinde mit 8.500 Einwohnern in der Nähe von Aix-en-Provence. Ihre Problematik unterschied sich jedoch von der von Solimut Mutuelle de France. Mit 160 Mitarbeitenden, die sowohl in Büros als auch im Außendienst tätig sind, bestand die Herausforderung vielmehr darin, diese Mitarbeitenden auf einer einzigen, für alle zugänglichen Plattform zu vereinen und die Nutzung interner E-Mails zu reduzieren.
Zu Beginn der Covid-Krise eingeführt, erfreute sich Talkspirit in der Gemeindeverwaltung großem Erfolg und wurde sowohl zum Ort für formelle und informelle Kommunikation. Die Gemeinde teilt darüber insbesondere ihren monatlichen internen Newsletter sowie Informationen zu aktuellen Veranstaltungen und Projekten.
Es wurden auch mehrere informelle Gruppen erstellt, um Tipps zu teilen, Rezepte vorzuschlagen und sogar Rätsel zu stellen!
„Mit Talkspirit fließen Informationen schneller, einfacher und freier. Das ermöglicht es Personen aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen, miteinander zu kommunizieren und so den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitenden zu stärken." Carine Ponsot, Beauftragte für interne Kommunikation, Gemeinde Venelles
Lesen Sie auch: Interne Kommunikation mit Talkspirit beleben: Erfahrungsbericht der Gemeinde Venelles
Mitglieder einer Gemeinschaft einbinden
Das Intranet kann auch dazu genutzt werden, Mitglieder einer Gemeinschaft zu aktivieren und zu verbinden sowie die gegenseitige Hilfe und den Zusammenhalt in diesem Netzwerk zu stärken. Tatsächlich eignen sich mehrere Funktionen des Unternehmensintranets sehr gut für diesen Anwendungsfall:
- das Eingangsportal, das es ermöglicht, Neuigkeiten der Gemeinschaft an alle Mitglieder zu teilen und alle genutzten Geschäftsanwendungen zu bündeln,
- der Newsfeed, um den Austausch nach Themen zu organisieren,
- die Bibliothek, in der Mitglieder alle „kalten" Informationen finden können, die sie benötigen,
- die Webinare, die es ermöglichen, Veranstaltungen für Mitglieder zu organisieren und sie in mehrere Räume aufzuteilen, um das Brainstorming zu erleichtern.
Lesen Sie auch: Webinar „6 bewährte Praktiken zur Belebung Ihrer Gemeinschaft"
Beispiel Nr. 5: Gîtes de France®
Zu den herausragenden Beispielen für diesen Anwendungsfall zählt insbesondere das Unternehmensintranet von Gîtes de France®: Talkspirit, intern umbenannt in „Rezo 2.0". Dieses Tool wird für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt. Es ermöglicht nämlich gleichzeitig:
- den Austausch bewährter Praktiken zwischen den 94 regionalen Verbindungsstellen des Netzwerks zu fördern,
- den Informationsfluss zwischen diesen Verbindungsstellen zu verbessern,
- die Fernzusammenarbeit über Arbeitsgruppen zu erleichtern,
- und die Gemeinschaft zu aktivieren über Events und spielerische Aktivitäten.
Schluss mit Silos dank Talkspirit. Fortan können Mitarbeitende Informationen aus dem Feld einfach weitergeben, was ebenfalls zur Steigerung ihres Engagements beiträgt!
"Eine echte Redefreiheit hat sich unter den Mitarbeitenden etabliert. Sie trauen sich nun, ihre Meinung zu äußern, Verbesserungen vorzuschlagen und sich mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Regionen auszutauschen, um gemeinsam Lösungen zu finden. Das war vorher nicht der Fall, alles war sehr abgeschottet. Heute sind sie alle viel stärker involviert." Christine Cheret, Beauftragte für interne Kommunikation beim Verband Gîtes de France®
Den vollständigen Erfahrungsbericht lesen
Beispiel Nr. 6: La French Tech Grande Provence
Natürlich beschränkt sich das Unternehmensintranet nicht auf die internen Stakeholder des Unternehmens. Es kann auch – ähnlich wie das Extranet – externe Akteure integrieren (Partner, Kunden, Dienstleister usw.). Eine bevorzugte Nutzungsweise der French Tech Grande Provence, um ihr Startup-Ökosystem zu aktivieren.
Im Jahr 2020 beschloss der Verband, Talkspirit einzusetzen, um zu kommunizieren und Informationen einfacher mit seinen Mitgliedern zu teilen, aber auch die Fernzusammenarbeit im internen Team zu erleichtern.
Die French Tech Grande Provence nutzt die Plattform insbesondere, um Veranstaltungen, Neuigkeiten und bewährte Praktiken hervorzuheben und so die Gemeinschaft rund um gemeinsame Themen zu vernetzen.
Eingangsportal Talkspirit der French Tech Grande Provence
„Im Alltag ermöglicht uns Talkspirit, Informationen intern und mit allen Mitgliedern des Verbands zu teilen. Dank der Twitter-Integration zeigen wir alle Tweets, die uns erwähnen, direkt im Newsfeed an, was unseren Neuigkeiten mehr Sichtbarkeit verleiht." Laure Baudouin, Verwaltungs- und Kommunikationsleiterin bei der French Tech Grande Provence
Entdecken Sie, wie Sie Ihr Netzwerk mit Talkspirit beleben können
Zusammenarbeit in Projekten erleichtern
In den letzten Jahren hat sich das Unternehmensintranet modernisiert, um den kollaborativen Aspekt stärker auszubauen. Mehr als nur eine Kommunikationsplattform ist es auch ein Tool, das genutzt werden kann, um die Arbeit im Projektmodus zu erleichtern.
Hier sind zwei Beispiele von Unternehmensintranets, die diese Nutzungsweise veranschaulichen:
Beispiel Nr. 7: Die Französische Armee (Armée de Terre)
Bereits 2018 identifizierte der Rekrutierungsservice der Armée de Terre den Bedarf, eine Plattform einzurichten, die es ermöglicht, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern, in Zusammenarbeit mit zahlreichen externen Dienstleistern.
Um diesem Bedarf zu begegnen, wandte sich die Armée de Terre an Talkspirit. Als 100 % französisches Produkt ermöglicht die Plattform, die Daten der Organisation auf französischem Territorium zu halten und vor allem ihre Sicherheit zu gewährleisten. Dies ist ein besonders wichtiges Anliegen für die Armée de Terre.
„Als Arbeits- und Kommunikationsraum zugleich hat uns Talkspirit auch durch seine Fähigkeit überzeugt, interne Mitarbeitende und externe Dienstleister auf derselben Plattform zu vereinen." Laurent Bastide, Leiter der Datenstrategie-Abteilung des Marketingbüros für Rekrutierung, Armée de Terre
Mehrere Arbeitsgruppen wurden auf Talkspirit erstellt, um den internen und externen Austausch zu den Marketingprojekten der Rekrutierungseinheit zu zentralisieren. Das Team kann so effektiv mit seinen Dienstleistern zusammenarbeiten, ohne endlose E-Mail-Ketten durchlaufen zu müssen.
Lesen Sie auch: Die Marketing-Projekte der Armée de Terre mit Talkspirit optimieren
Beispiel Nr. 8: Le Petit Vapoteur
Le Petit Vapoteur, mit mehreren Standorten in Frankreich, wollte ein Unternehmensintranet einrichten, um Kommunikation und Zusammenarbeit bei Projekten zu erleichtern. Eine Problematik, auf die Talkspirit die perfekte Antwort bot.
Sowohl von den Büro-Teams als auch im Außendienst genutzt, bietet das Tool einen echten Mehrwert für das Projektmanagement. Das Vertriebsteam nutzte es beispielsweise, um eine Verkaufsaktion anlässlich der Fußball-EM 2021 zu planen. Eine dedizierte Gruppe wurde erstellt, um über das Projekt zu diskutieren, Aufgaben aufzulisten und sie den Teammitgliedern über Checklisten zuzuweisen.
Jeder kann über den Fortschritt der ihm zugewiesenen Aufgaben informieren und informiert bleiben – über den Gruppen-Chat, aber auch indem er die erledigten Aufgaben schrittweise abhakt.
„Seitdem wir Talkspirit eingeführt haben, ist der Kommunikationsweg deutlich reibungsloser. Wir tauschen uns mehr zwischen den Abteilungen aus, was uns ermöglicht, besser an unseren bereichsübergreifenden Projekten zusammenzuarbeiten." Mathieu Mercier, Leiter für Einkauf, Logistik und Transport bei Le Petit Vapoteur.
Entdecken Sie die Vorteile von Talkspirit für kollaboratives Arbeiten
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Die Einsatzmöglichkeiten des Unternehmensintranets sind vielfältig! Interne Kommunikation, Wissenspeicherung und -austausch, kollaboratives Arbeiten, Gemeinschaftsaktivierung… Diese Plattform lässt sich auf zahlreiche Weisen nutzen. Unser Rat: Wählen Sie ein Unternehmensintranet, das all Ihre Anforderungen erfüllen kann, um eine Vielzahl von Tools zu vermeiden. Als 100 % französisches Produkt bietet Ihnen Talkspirit eine an Ihre Anwendungsfälle anpassbare Intranet-Lösung. Kontaktieren Sie unser Team, um alle Möglichkeiten des Tools zu entdecken 😉.
Nachdem diese Beispiele vorgestellt wurden, stellt sich auch die Frage: Wie gelingt die Einführung eines Unternehmensintranets erfolgreich? Und wie begleitet man den Wandel bei den Mitarbeitenden? Entdecken Sie in diesem Methodenleitfaden die wichtigsten Schritte für die Einführung Ihres Unternehmensintranets:
Zum Methodenleitfaden
In diesem Methodenleitfaden finden Sie: die 8 Schritte zur Einführung Ihres Intranets, die Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Anforderungen zu ermitteln, die ausschlaggebenden Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, die in Ihren Kommunikationsplan aufzunehmenden Elemente sowie unsere besten Tipps zur Sicherstellung der Akzeptanz Ihrer Plattform.
¹ Studie 2021 des Observatoire de l'intranet & du digital working
