Besser Informationen mit Talkspirit teilen: das Zeugnis von Solimut Mutuelle

Wie können Informationen mit 450 Mitarbeitenden verteilt in ganz Frankreich geteilt werden, während gleichzeitig die Sichtbarkeit der Mitarbeitenden des Unternehmens erhöht wird? Um diese Herausforderung zu bewältigen, wandte sich Solimut Mutuelle de France an Talkspirit.

Solimut Mutuelle de France ist eine solidarische Krankenkasse, die Zusatzversicherungen und Versicherungsleistungen für Privatpersonen und Unternehmen anbietet. Ihr Ziel: Gewährleistung des Zugangs zur Gesundheit für alle, unabhängig vom Einkommensniveau ihrer Mitglieder.

Wichtigste Zahlen:

• 440 000 Mitglieder
• 450 Mitarbeitende verteilt auf 4 Verwaltungsstandorte und 57 Kundencenter
• 89 % aktive Nutzer pro Monat auf Talkspirit

In diesem Interview kehrt Elise Attia, Leiterin interne Kommunikation bei Solimut Mutuelle, zu den Gründen zurück, die sie dazu veranlassten, ein soziales Unternehmensnetzwerk einzurichten, und wie Talkspirit heute verwendet wird.

Die Zusammenfassung dieses Zeugnisses ist auch im Videoformat verfügbar 👇

Ein Bedarf, die Top-down-Kommunikation zu verlassen

"Als ich zum Unternehmen kam, gab es einen Bedarf an interner Kommunikation. Das Tool, das schon vorhanden war, war ein Intranet, das hauptsächlich dazu verwendet wurde, Informationen von oben herab zu verbreiten, und das von den Mitarbeitenden nicht wirklich akzeptiert wurde", berichtet Elise Attia. Nur die Geschäftsführung und die interne Kommunikation konnten Informationen teilen, was den Austausch zwischen den verschiedenen Standorten und die Rückmeldung der Mitarbeitenden einschränkte.

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"Unsere Herausforderung war es, Interaktion zu schaffen und die Sichtbarkeit der Mitarbeitenden zu erhöhen, die die Projekte des Unternehmens voranbringen. Da unsere Standorte sehr weit auseinander liegen, brauchten wir auch Verbindung zwischen Mitarbeitenden zu schaffen, die sich manchmal überhaupt nicht kennen. Das war mit unserem bisherigen Tool nicht möglich."

Die Suche nach einem sozialen Unternehmensnetzwerk

Um diese Anforderungen zu erfüllen, beschloss Solimut Mutuelle de France, ein soziales Unternehmensnetzwerk einzuführen.

"Wir haben uns Zeit genommen, unsere Anforderungen und die verschiedenen Lösungen auf dem Markt zu untersuchen. Talkspirit unterschied sich schnell durch die Verfügbarkeit und die Reaktionsfähigkeit der Teams. Jedes Mal, wenn wir eine Frage hatten, erhielten wir spätestens innerhalb eines halben Tages eine Antwort!

Die Tatsache, dass es sich um eine französische Lösung handelte, war für uns ein großer Vorteil, sowohl für den Austausch mit den Teams als auch für den Schutz unserer Datensicherheit. Unsere Rechtsabteilung war begeistert, denn für sie bedeutete dies weniger Probleme mit der DSGVO.

Vor der Implementierung von Talkspirit konnten wir auch mit einem bestehenden Kunden sprechen, der eine ähnliche Nutzung hatte wie wir, was uns in unserer Wahl bestärkte. Schließlich ist ein Kunde, der einem Softwareanbieter Werbung bei seinen Interessenten macht, normalerweise ein gutes Zeichen!"

Eine Einführung, die durch die Covid-Krise durcheinander geriet

"Ursprünglich hatten wir geplant, die Plattform mit einem strukturierten Kommunikationsplan zu starten, um alle Vorteile und Funktionen vorzustellen. Außerdem hatten wir Botschafter identifiziert, die mit der Einführung von Talkspirit in ihren Abteilungen betraut waren."

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Aber dann kam die Covid-Krise!

"Der erste Lockdown wurde bekannt gegeben, kurz bevor Talkspirit gestartet wurde. Um auf die starke Nachfrage unserer Mitarbeitenden zu reagieren, mussten wir das Tool in weniger als einem Monat einführen." Das Unternehmen konnte seinen Kommunikationsplan daher nicht wie geplant starten. Aber das hinderte es nicht daran, die Einführung des Tools erfolgreich zu bewältigen!

Eine flüssigere Informationsvermittlung

"Neben strukturierten Gruppen haben wir eine Gruppe "Kaffeepause" erstellt, in der sich die Mitarbeitenden austauschten und alltägliche Themen während des Lockdowns diskutierten. Und dann, Schritt für Schritt, haben wir weitere Gruppen geschaffen, um verschiedene Arten von Informationen zu teilen." Heute umfasst die Plattform:

• thematische Gruppen (Informatik, Personalwesen, etc.),
• eine allgemeine Gruppe, auf der wir Informationen teilen, die sich an alle Mitarbeitenden richten,
• Arbeitsgruppen, in denen wir Informationen zu Projekten austauschen,
• Überwachungsgruppen, insbesondere für die Rechtspflege und die Medienbeobachtung über RSS-Feeds,
• eine Gruppe mit dem Titel "Hilfe und Tutorials für Talkspirit", in der wir Ressourcen zum Erlernen der Plattform teilen,
• Ressourcengruppen, die für Kommentare geschlossen sind und es uns ermöglichen, Informationen und Links zu unseren Tools zu teilen."

Die Mitarbeitenden und die interne Kommunikation können dann Informationen in den Gruppen durch eine Veröffentlichung oder in 1:1 auf dem Chat teilen.

"Beiträge sind eine der Funktionen, die wir auf Talkspirit am meisten nutzen", fügt die Leiterin der internen Kommunikation hinzu. "Wir teilen alle wichtigen Informationen und Dokumente mit den Mitarbeitenden (ob Vorlagen, Logos oder sogar HR-Formulare), was es uns ermöglicht, weniger interne E-Mails zu versenden.

Wir haben auch ein Verzeichnis unserer Agenturen, das es uns ermöglicht, leicht die Adresse jeder Agentur und die dort arbeitenden Personen zu finden." Das Auffinden von Informationen war noch nie so einfach!

Eine Redefreiheit, die sich etabliert

"Anfangs gab es viel Zögern: Die Mitarbeitenden trauten sich nicht wirklich, Beiträge zu veröffentlichen, da sie an ein sehr hierarchisches System gewöhnt waren. Aber heute entwickeln sich die Einstellungen weiter.

In den letzten Monaten haben wir immer mehr neue Menschen, die regelmäßig Beiträge veröffentlichen und kommentieren. Eine echte Redefreiheit beginnt sich zu etablieren!", erklärt Elise Attia.

Projekte und Mitarbeitende werden in Wertschätzung hervorgehoben

"Neben der Erleichterung des Informationsaustauschs ermöglicht uns Talkspirit, Unternehmensveranstaltungen und Projekte hervorzuheben, insbesondere die Erfolge jeder Abteilung.

Zum Beispiel, jedes Mal wenn ein neuer Vertrag unterzeichnet wird, teilen unsere Verkäufer die Information direkt auf Talkspirit, was immer viel Engagement erzeugt."

Und sie sind nicht die einzigen! "Es gibt auch die Abteilung "Solidaritätsmaßnahmen", die Maßnahmen und Veranstaltungen in Beiträgen teilt (zum Beispiel, um die Initiativen der Grünen Weihnachtsmänner hervorzuheben, die es ermöglichen, Geschenke in allen unseren Agenturen zu sammeln und an die Volkshilfe weiterzugeben). Und dann die Präventivabteilung, die regelmäßig interne und für unsere Mitglieder gerichtete Maßnahmen durchführt.

Wenn wir über Projekte kommunizieren, versuche ich sicherzustellen, dass der Projektleiter sich selbst auf Talkspirit äußert, damit seine Arbeit hervorgehoben wird und nicht nur die interne Kommunikation, die mehr ein Katalysator ist."

Veranstaltungen zur Generierung von Engagement

"Gleichzeitig organisieren wir Konferenzen und Veranstaltungen, die direkt auf Talkspirit stattfinden, und diese sind privilegierte Momente für die Mitarbeitenden. In den letzten zwei Jahren haben wir eine Präventionswoche eingeführt, in der mehrere Referenten verschiedene Themen direkt vorstellen (Sophrologie, Yoga, Naturheilkunde etc.) und ihre Best Practices teilen.

Manchmal sind es Partner, die beteiligt sind, manchmal auch Unternehmensleiter. Und das wird von den Mitarbeitenden immer sehr geschätzt. Unsere nächste Konferenz findet auf dem neuen Webinar-Modul LiveNow statt. Wir freuen uns schon darauf, es einsetzen zu können!", freut sich Elise Attia.

Begleitung, ein Schlüsselelement zur Erleichterung der Akzeptanz

Die Begleitung spielte eine Schlüsselrolle bei der Akzeptanz von Talkspirit. Der Grund? "Wir haben eine Population, die Zeit braucht, um neue Tools anzunehmen", erklärt die Leiterin der internen Kommunikation. "Wir versuchen daher, die Mitarbeitenden so gut wie möglich zu begleiten – oft im Einzelfall – und Vorbild zu sein auf unserer Seite.

Zum Beispiel organisieren wir in Kürze einen Workshop zu Best Practices mit unserer Präventivabteilung, um ihnen zu helfen, Talkspirit besser zu nutzen und alle Funktionen zu nutzen. Für die Einführung des LiveNow-Moduls habe ich auch geplant, ein Lernvideo zu erstellen, um unseren Mitarbeitenden zu helfen, das Tool zu verstehen." So gibt es keine Ausreden mehr!

Konkrete Vorteile

Zwei Jahre nach der Einführung von Talkspirit ist sein Erfolg ungebrochen. "Es ermöglicht uns, unsere verschiedenen Projekte und die Menschen hervorzuheben, die dahinter stecken. Wenn ein Mitarbeiter einen Beitrag erstellt, kann er die Reaktionen und Ermutigung seiner Kollegen in Echtzeit sehen, was wirklich sehr vorteilhaft ist.

Es ist ein Instrument, das Nähe und Vertrauen zwischen Mitarbeitenden schafft. Mit Talkspirit können wir sehen, wer was tut, und wir lernen unsere Kollegen aus verschiedenen Abteilungen besser kennen. Ein leichteren Ton beginnt sich auch zu etablieren, was das Rederecht fördert."

Ein weiterer wesentlicher Vorteil: Jeder kann Informationen teilen und darauf zugreifen – ganz einfach. "Heute ist der erste Reflex der Mitarbeitenden, auf Talkspirit nach Informationen zu suchen. Ich denke, das ist der beste Indikator, den man haben kann, zusätzlich zu den Statistiken, die ständig zunehmen."

Das Auge von Talkspirit auf Solimut Mutuelle

Bei Solimut Mutuelle zirkuliert die Information nicht mehr nur von oben herab: Sie ist auch quer und von unten nach oben. Jetzt können Mitarbeitende frei untereinander austauschen, ihre Kollegen loben und ihre Meinung zu sie betreffenden Themen äußern, was die täglichen Interaktionen stärkt.

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Das Unternehmen plant auch, diese Nutzungen weiterzuentwickeln. Vor zwei Monaten hat es insbesondere den FAQ-Chatbot implementiert. Das Ziel: "automatisch auf wiederkehrende Anfragen der Mitarbeitenden reagieren, um täglich Zeit zu sparen".

Darüber hinaus möchte es "mehrere Präsenzveranstaltungen durchführen, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Veranstaltungen, die direkt auf Talkspirit hervorgehoben und beworben werden." Denn um Verbindung zu schaffen, reicht es nicht aus, sich remote auszutauschen: Es ist auch entscheidend, "sich persönlich zu treffen".

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Sie möchten mehr über den Mehrwert von Talkspirit für die interne Kommunikation erfahren? Kontaktieren Sie einen unserer Experten oder vereinbaren Sie eine personalisierte Demo mit unserem Team.

Und wenn Sie nach Inspirationen suchen, lesen Sie unseren praktischen Leitfaden, um zu erfahren, wie 10 unserer Kunden Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern:

Zugang zum praktischen Leitfaden

In unserem Leitfaden "10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation" entdecken Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Tricks für besseren Informationsaustausch und stärkeren Teamzusammenhalt.

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Autorin: Emmanuelle Abensur