Im Projektmodus kommunizieren mit Talkspirit: der Erfahrungsbericht von Le Petit Vapoteur

Wie lässt sich die Kommunikation erleichtern, wenn man im Projektmodus arbeitet und auf mehrere Standorte verteilt ist? Das ist die Herausforderung, die Le Petit Vapoteur dank Talkspirit seit 2017 gemeistert hat.

Le Petit Vapoteur wurde 2012 gegründet und ist ein französisches Unternehmen, das auf den Verkauf von E-Zigaretten und E-Liquids spezialisiert ist. Anfangs ein einfacher E-Commerce-Shop, ist Le Petit Vapoteur heute ein Filialnetz, das über ganz Frankreich verteilt ist.

Kennzahlen:

• 30 Filialen in Frankreich
• Mehr als 200 Mitarbeitende, davon 60 % im Außendienst und 40 % in den Büros
• 1 Million Kunden

Matthieu Mercier, Leiter Einkauf, Logistik und Transport bei Le Petit Vapoteur, berichtet über den ursprünglichen Bedarf, die Einführung von Talkspirit und die Vorteile, die die Lösung den Außendienst- und Büroteams bringt.

Bedarf an interner Kommunikation und Informationsaustausch

Vor der Einführung von Talkspirit kommunizierte die Abteilung Einkauf, Logistik und Transport hauptsächlich per E-Mail oder direkt persönlich. Als das Unternehmen wuchs, wurden diese Kommunikationsmethoden jedoch schnell veraltet.

„Wir haben daher nach einer Lösung gesucht, um intern besser zu kommunizieren und Informationen auf Abteilungsebene zu verteilen", berichtet Matthieu Mercier. „Das primäre Ziel war es, der Logistikmannschaft schnell über neue Produktlieferungen informieren zu können, damit diese auf der Website online gestellt werden."

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Eine unternehmensweite Einführung

Nachdem mehrere Lösungen, darunter der französische Anbieter Whaller, verglichen und getestet worden waren, entschied sich Le Petit Vapoteur im Sommer 2017 schließlich für Talkspirit.

Zunächst begann das Unternehmen, Talkspirit in der Abteilung Einkauf, Logistik und Transport einzusetzen. Aber sehr schnell verspürten auch die Mitarbeitenden der anderen Abteilungen den Bedarf nach Kommunikation.

Le Petit Vapoteur entschied daraufhin, das Tool auf das restliche Unternehmen auszuweiten.

Besserer Zugang zu Informationen dank Gruppen

Bei der Einführung „haben wir zunächst Gruppen nach Abteilungen erstellt. Dann haben wir unsere Arbeitsweise umgestellt, damit die Informationen das gesamte Netzwerk von Le Petit Vapoteur bis hin zu den Filialen durchdringen.

Wir haben rund dreißig Gruppen erstellt, darunter:

• dedizierte Gruppen für Produktneuheiten
• Projektgruppen
• eine Lagergruppe
• eine Filialgruppe

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Wenn wir ein neues Produkt zum Verkauf anbieten, wird dieses direkt in einer dedizierten Gruppe veröffentlicht. Das Webteam kümmert sich dann darum, das Produkt auf der Website online zu stellen und alle Filialen zu informieren. Diese dank Talkspirit mögliche Arbeitsweise ist viel einfacher und visueller als E-Mails und ermöglicht es, Informationen viel schneller weiterzugeben.

Dank Talkspirit hat jeder Zugang zum gleichen Informationsstand, unabhängig von der Position. Das Tool ermöglicht es auch, den Mitarbeitenden eine Stimme zu geben." Diese können so ihre Meinung direkt im Chat einer Gruppe teilen oder auf eine Veröffentlichung reagieren, von jedem Gerät aus.

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Bei Le Petit Vapoteur ist die mobile App übrigens fast genauso beliebt wie die Desktop-App: Sie zählt heute rund 80 % aktive monatliche Nutzer.

Unterschiedliche Nutzungsweisen im Außendienst und in den Büros

„Die Nutzungsweisen sind sehr unterschiedlich je nach Nutzergruppe.

Im Außendienst wird Talkspirit hauptsächlich genutzt, um Informationen abzurufen und zu kommunizieren. Die Mitarbeitenden beteiligen sich etwas weniger aktiv, da sie ihr Mobiltelefon bei der Arbeit nicht benutzen können. Erst wenn ihr Arbeitstag beendet ist, können sie die auf Talkspirit geteilten Informationen zur Kenntnis nehmen und interagieren.

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Umgekehrt ist es für die Büroteams ein echtes Arbeitswerkzeug. Jede Abteilung hat auch ihre eigenen Nutzungsweisen:

• In der Personalabteilung und der Buchhaltung nutzen die Mitarbeitenden hauptsächlich den Chat
• in anderen Abteilungen werden die Gruppen und die Checklisten intensiv für das Projektmanagement genutzt (beispielsweise für den Austausch über Produkttests)"

Projektmanagement mit Talkspirit

Das Projektmanagement wird im Vertriebsteam intensiv genutzt.

„Zum Beispiel: Anlässlich der Fußball-EM 2021 haben wir eine Werbeaktion initiiert, die vollständig in einer dedizierten Projektgruppe auf Talkspirit organisiert und koordiniert wird.

Klassischerweise finden sich dort alle folgenden Schritte:

• Das Kick-off-Meeting ermöglicht es, Datum, Ziel und Zeitraum der Aktion festzulegen. Im Fall der EM 2021 haben wir entschieden, ein Gewinnspiel zu veranstalten, bei dem Fan-Pakete bei jeder Bestellung über 30 Euro gewonnen werden können.
• Anschließend erstellen wir ein Ereignis auf Talkspirit sowie eine Checkliste, die die wichtigsten Aufgaben auflistet, denen die Teams zugewiesen werden:
  • Einige sind damit beauftragt, die notwendigen Artikel für die Fan-Pakete zu kaufen (Fußballtrikots, Mützen…)
  • die Entwickler entwickeln das Gewinnspiel-Modul
  • das Webteam kommuniziert über das Gewinnspiel per E-Mail und über soziale Netzwerke
  • die Gerichtsvollzieher erstellen das Wettbewerbsreglement
  • das Grafikteam erstellt die Visuals und das POS-Material für die Filialen
  • usw.
• Jede Woche trifft sich das Vertriebsteam mit den Filialen, um den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen.

Zwischen den Besprechungen teilen wir Projektinformationen über den Gruppen-Chat."

Reibungslosere Kommunikation und gestärkter Zusammenhalt

In wenigen Monaten ist Talkspirit zu einem unverzichtbaren Kommunikationswerkzeug für das gesamte Filialnetz geworden. „Man könnte heute nicht mehr darauf verzichten", bestätigt Matthieu Mercier. Als Beweis: 94 % der Nutzer verbinden sich jeden Monat mit der Plattform.

„Seitdem wir Talkspirit eingeführt haben, ist der Kommunikationsweg viel reibungsloser. Wir tauschen uns mehr zwischen den Abteilungen aus, was es uns ermöglicht, besser gemeinsam an unseren bereichsübergreifenden Projekten zu arbeiten.

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„Talkspirit trägt wirklich dazu bei, Silos im Unternehmen aufzubrechen", ergänzt der Leiter Einkauf, Logistik und Transport. Denn das Tool hat auch dazu beigetragen, die Bindungen zwischen den Mitarbeitenden zu stärken, und insbesondere die Mitarbeitenden im Außendienst (Blue Collar) und im Büro (White Collar) besser zusammenzubringen.

Der Blick von Talkspirit auf Le Petit Vapoteur

Die interne Kommunikation zu verbessern, den Zugang zu Informationen zu erleichtern und den Zusammenhalt zu stärken sind zentrale Herausforderungen, wenn das Unternehmen auf mehrere Standorte verteilt ist.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat Le Petit Vapoteur sich für eine einfach zu bedienende Plattform entschieden, die für alle Mitarbeitenden zugänglich ist, ob sie im Außendienst oder im Büro arbeiten.

Dank seines Funktionsreichtums erfüllt Talkspirit die spezifischen Bedürfnisse jeder Abteilung perfekt.

Ob es darum geht, Informationen auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten oder in Echtzeit über Produktneuheiten zu kommunizieren, jeder kommt auf seine Kosten. Le Petit Vapoteur freut sich bereits auf die nächsten Funktionen der Plattform, insbesondere den gemeinsamen Kalender und das Projektmanagement-Modul.

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Autorin: Emmanuelle Abensur