Wissensmanagement verbessern mit Talkspirit: der Erfahrungsbericht von Pôle emploi

Wie lässt sich das Wissensmanagement und die Weitergabe von Informationen innerhalb Ihres Teams optimieren und gleichzeitig die Bündelung aller Ressourcen rund um Ihre Tätigkeit sicherstellen? Genau für diese Herausforderung hat das Team für internationale Mobilität der Region Hauts de France bei Pôle emploi Talkspirit eingeführt.

Pôle emploi ist eine öffentliche Verwaltungseinrichtung, die Arbeitssuchende bei der Jobsuche unterstützt und Unternehmen bei der Personalgewinnung begleitet. Die Einrichtung umfasst mehrere Teams, darunter das Team Internationale Mobilität, das Arbeitssuchende betreut, die im Ausland arbeiten möchten, sowie Unternehmen, die international rekrutieren.

Kennzahlen:

• 54.500 Mitarbeitende in ganz Frankreich
• 7 Teams für Internationale Mobilität mit insgesamt rund 80 Personen
• 9 Mitarbeitende im Team Internationale Mobilität Hauts de France

Seit 2016 nutzt Sandrine Delassus, Leiterin des Teams Internationale Mobilität Hauts de France, Talkspirit, um Informationen mit ihrem Team und den betreuten Arbeitssuchenden zu teilen. In diesem Artikel schildert sie ihren anfänglichen Bedarf, die Nutzung der Plattform und den wahrgenommenen Mehrwert für das Team.

Ein Bedarf an Informationsbündelung

„Als unser Team 2016 gegründet wurde, hatten wir keinerlei Möglichkeit, die für unsere Tätigkeit relevanten Informationen zu bündeln und zu teilen. Das vorherige Mobilitätsteam arbeitete ausschließlich mit Papierdokumenten oder PowerPoint-Präsentationen", was eine effektive Wissensweitergabe verhinderte, berichtet Sandrine Delassus.

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„Ergebnis: Die Teammitglieder konnten ihr Wissen nicht bündeln zu den Ländern, für die wir zuständig sind, nämlich Belgien, die Niederlande, die Tschechische Republik und Polen." Dabei sind diese Informationen für die Arbeit der Beraterinnen und Berater unverzichtbar, da sie in der Lage sein müssen, Arbeitssuchende und Unternehmen über Lebens- und Arbeitsbedingungen in diesen Ländern zu informieren.

„Um dieser Problematik zu begegnen, haben wir nach einem Tool gesucht, das es uns ermöglicht, all diese Informationen zu zentralisieren, den Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern und die Begleitung der Arbeitssuchenden zu verbessern."

Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie: Schlüsselkriterien für Pôle emploi

„Als wir mit unserem Benchmarking begannen, haben wir zunächst Scoop.it (eine Content-Curation-Lösung) in Betracht gezogen, da das Tool bereits von einem anderen Team bei Pôle emploi genutzt wurde. Wir haben jedoch schnell festgestellt, dass es unseren Anforderungen nicht entsprach.

Dann haben wir Talkspirit getestet. Im Gegensatz zu Scoop.it ist die Plattform einfacher zu bedienen und sehr leicht zu handhaben. Man muss kein Technikexperte sein, um damit umzugehen! Außerdem finde ich sie sehr ergonomisch und optisch angenehm zu bedienen.

Und das Wichtigste: Sie erfüllt unsere Anforderungen vollständig, nämlich das Wissensmanagement und die Wissensteilung innerhalb des Teams zu verbessern. Deshalb haben wir uns entschieden, Talkspirit einzuführen", erklärt Sandrine Delassus.

Challenges zur Steigerung der Nutzung

„Gleich nach dem Start von Talkspirit haben wir ein Teammeeting abgehalten, um die wichtigsten Funktionen vorzustellen und zu erklären, wie das Tool im Alltag genutzt werden kann. Im Anschluss wurden einige zusätzliche Erläuterungen gegeben, aber wir mussten keine eigentliche Schulung organisieren." Und das aus einem einfachen Grund: Die Mitarbeitenden haben sich die Plattform im Handumdrehen angeeignet!

Gemeinsam mit ihrem Kollegen Hakim, der die Einführung von Talkspirit begleitet hat, teilt Sandrine regelmäßig Inhalte auf der Plattform, um ihre Kolleginnen und Kollegen dazu zu animieren, dasselbe zu tun. Darüber hinaus „startet sie regelmäßig Challenges im Team. Beispielsweise mussten während der Covid-Zeit alle Teammitglieder in einer eigens dafür eingerichteten Gruppe Informationen zur gesundheitlichen Lage des jeweiligen Landes posten, für das sie zuständig waren."

In manchen Wochen bitte ich jeden, mindestens eine Information auf Talkspirit zu teilen, ergänzt die Teamleiterin. Das motiviert alle Beraterinnen und Berater, entwickelt den Reflex der Informationsbündelung, und diese Informationen kommen natürlich den betreuten Arbeitssuchenden zugute."

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Ein Tool zur Dokumentenbeobachtung und Weitergabe von Hintergrundinformationen

„Talkspirit ist so etwas wie unsere digitale Bibliothek. Wir nutzen es, um alle ‚kalten' Informationen zu zentralisieren zu allen Themen rund um die Entsendung ins Ausland in den Ländern, für die wir zuständig sind: Lebensbedingungen, Alltagsleben, Wohnen, Steuern, Jobsuche usw.

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Jede Information wird in einem eigenen Beitrag veröffentlicht und mit einer Beschreibung versehen, die die in den Links und/oder geteilten Dokumenten behandelten Themen nennt.

Wenn wir beispielsweise eine Liste von Jobsuchportalen teilen, fügen wir das jeweilige Land und die betreffenden Branchen sowie eine kurze Beschreibung des Inhalts jeder Website hinzu. Außerdem markieren wir die Teammitglieder, damit sie benachrichtigt werden."

Alle Dokumente und Informationen in den Beiträgen werden auf dem Talkspirit Drive gespeichert, in nach Ländern (Niederlande, Belgien usw.) oder nach übergreifenden Themen (Wohnen, Steuern usw.) sortierten Ordnern. Jeder kann diese Informationen anschließend über die intelligente Suche abrufen und sie direkt mit Arbeitssuchenden über eine Bildschirmfreigabe per Videokonferenz teilen.

„Das Ziel ist es, alle Informationen zu bündeln, die jeder bei seiner Dokumentenrecherche gefunden hat, damit das gesamte Team davon profitieren und sein Wissen über die verschiedenen Länder ausbauen kann", fasst Sandrine Delassus zusammen.

Schnellerer Zugang zu Informationen

Für die Teamleiterin ist „der Hauptvorteil von Talkspirit seine Fähigkeit, alle Informationen und Dokumente rund um die Teamaktivitäten zu organisieren.

Seit der Einführung des Tools müssen die Beraterinnen und Berater keine Stunden mehr damit verbringen, nach Informationen zu suchen. Eine einfache Suche nach Stichwörtern genügt, um alle Informationen zu einem bestimmten Land oder einem bestimmten Thema zu finden.

Neben der Suchfunktion schätzt Sandrine Delassus auch die Möglichkeit, „kontextbezogene Informationen in den Beiträgen bereitzustellen. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege einen Beitrag liest, weiß sie oder er sofort, welche Art von Information geteilt wird. Eine echte tägliche Zeitersparnis!"

Der Blick von Talkspirit auf Pôle emploi

Talkspirit wird neben kollaborativen Tools wie Microsoft Teams eingesetzt und hat sich einen festen Platz im Team Internationale Mobilität Hauts de France von Pôle emploi gesichert.

Dank der Plattform können die Beraterinnen und Berater die Ergebnisse ihrer Dokumentenrecherche teilen, diese Informationen auf dem Team-Drive bündeln und sie mit einer einfachen Suche abrufen. Anforderungen, die von den bereits vorhandenen Tools nicht vollständig erfüllt wurden.

Wie der Anwendungsfall von Pôle emploi zeigt, ist Talkspirit nicht nur ein Tool für Zusammenarbeit und interne Kommunikation. Die Plattform ermöglicht es auch, das Wissensmanagement und die Wissensteilung zu verbessern und so kollektive Intelligenz zu entwickeln.

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Autorin: Emmanuelle Abensur