RSE-Deployment: Tools und Methoden zur Steuerung des Wandels

Darin sind sich alle einig: Die Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks (RSE) geschieht nicht von alleine und muss begleitet werden. Denn eine gesamte Organisation auf ein neues Tool und neue Praktiken einzuschwören, ist eine kleine Revolution. Es gilt, den Wandel zu steuern.

Um den theoretischen „Kipppunkt" des Wandels zu überwinden, ist eine intensive Begleitung unerlässlich. Man geht davon aus, dass zunächst 10 bis 15 % der Mitarbeitenden ihre Gewohnheiten ändern müssen, um einen Kettenreaktion-Effekt auszulösen, der den Wandel bei den übrigen 85 % erleichtert. Da die Unternehmensbudgets es nicht erlauben, eine ganze Armada von Beratern zu mobilisieren, und die Digitalteams nicht ausreichend dimensioniert sind, um dieser Herausforderung gerecht zu werden, liegt ein wesentlicher Teil der Lösung intern. Hier sind mehrere Methoden, die bei unseren Kunden erprobt und bewährt sind.

Ein Botschafternetzwerk aufbauen

Zwar decken Benutzerhandbücher und Tutorials den Schulungsbedarf der Mitarbeitenden im Umgang mit dem sozialen Netzwerk ab, doch diese Online-Ressourcen richten sich an Nutzer, die bereits mit der digitalen Welt vertraut sind. Außerdem reichen sie nicht immer aus – selbst wenn sie anhand von Anwendungsfällen aufbereitet wurden –, um den Nutzern zu helfen, ihren Alltag im sozialen Netzwerk zu verorten und neue Arbeitsweisen zu entdecken.

Kurzum: Um den Wandel durch interne Kräfte zu multiplizieren, entstehen häufig Botschafternetzwerke. Diese sind dann Akteure der persönlichen Begleitung, die Nutzer einfordern.

Eine inspirierende Rolle

Botschafter – als Bindeglied zwischen der Digitalleitung und den lokalen Teams – organisieren Aktionen zur Förderung des sozialen Netzwerks und leiten wichtige Ankündigungen an ihre Kolleginnen und Kollegen weiter. Über diese wichtige Kommunikationsdimension hinaus (die Botschaften von Gleichgestellten haben mehr Gewicht als jene der Hierarchie, insbesondere wenn diese weit entfernt ist) sind Botschafter vor allem damit beauftragt, ihre Kolleginnen und Kollegen durch konkrete Beispiele zu inspirieren, insbesondere durch ihre eigenen Nutzungsweisen. Sie müssen keine Technikfreaks sein, aber man erwartet von ihnen, dass sie die Vorteile des sozialen Netzwerks hervorheben entsprechend den beruflichen Kontexten ihrer Gesprächspartner.

Freiwillige Mitarbeitende

Die Rekrutierung von Botschaftern erfolgt auf freiwilliger Basis. Unternehmen schreiben Bewerbungen aus und sprechen parallel dazu Profile an, die ihnen aufgefallen sind. Das sind Mitarbeitende, deren Begeisterung und Fähigkeit, ihre Kolleginnen und Kollegen mitzureißen, sich bereits in der Pilotphase zeigen. Dies sind prädestinierte Kandidaten für die Botschafterrolle. Die Tools, die zur Verbreitung digitaler Kultur in den Teams eingesetzt werden (Serious Game, digitale Pässe…), bringen ebenfalls Profile hervor, die ein kollaboratives Gespür haben und mit dem Digitalen vertraut sind. Community Manager und Mentoren – auch wenn letztere in französischen Unternehmen noch wenig verbreitet sind – können das Botschafterteam ebenfalls verstärken.

Einige Privilegien, aber kein offizieller Status

Die Botschafterrolle wird nicht offiziell in Stellenbeschreibungen verankert, und es werden keine Stundenkontingente für die zu erfüllenden Aufgaben freigestellt. Botschafter genießen lediglich einige Privilegien: eine intensivere Schulung zur Nutzung der Software und einen Vorab-Informationszugang zu den neuesten Entwicklungen, der es ihnen ermöglicht, immer einen Schritt voraus zu sein. Wer sich als Botschafter engagiert, tut dies zunächst aus Überzeugung und aus der Befriedigung heraus, seinen Kolleginnen und Kollegen zu helfen.

Artikel lesen: Interne Kommunikation – ohne Interaktivität geht es nicht

Auf methodische Werkzeuge setzen

Tools spielen eine zunehmend wichtige Rolle bei der Industrialisierung der Begleitung. Eines der gebräuchlichsten ist das Videokonferenz-Tool, das für die Durchführung von Webinaren genutzt wird. Es ist unter anderem auf der Talkspirit-Plattform für soziale Netzwerke verfügbar. Unternehmen nutzen es, um Teams an entfernten Standorten zu schulen. Diese Online-Seminare entwickeln sich regelmäßig hin zu sehr operativen Themen und spiegeln den Bedarf der Nutzer wider, das Potenzial des Tools in ihrem beruflichen Kontext zu entfalten.

Eine zunehmend ausgereifte Hilfe bei der Tool-Auswahl

Das herausragende Merkmal der vergangenen Jahre ist die Ausstattung der Begleitmethoden mit Tools. Beratungsunternehmen formalisieren ihre Ansätze in Software, die sie ihren Kunden zur Verfügung stellen. Diese Entwicklung begann mit Online-Benchmarks, die Entscheider bei der Wahl einer kollaborativen Plattform leiten sollen. Sie setzt sich fort mit Anwendungen, die sich an Teamverantwortliche oder Initiativen-Träger richten und ihnen helfen, den am besten geeigneten kollaborativen Baustein für ihren Kontext und ihre Bedürfnisse auszuwählen. Diese Benchmarks (z. B. auf Capterra oder Appvizer) vergleichen verfügbare Software – amerikanische (z. B. Workplace und Teams) sowie europäische (z. B. Talkspirit).

Eine Erweiterung der Tool-Ausstattung auf alle Projektphasen

Das Software-Angebot von Beratungsunternehmen erstreckt sich zunehmend auf alle Phasen eines Deployment-Projekts: von der Bedarfserhebung bis zur Steuerung der Plattformen, einschließlich Kulturaufbau, Schulung und Begleitung des Wandels. Sie sollten sich jedoch die Frage nach der Konvergenz und Integration disparater Tools stellen – Serious Games, pädagogische Ressourcen, redaktionelle Inhalte, Analysen, soziales Unternehmensnetzwerk, … – innerhalb einer gemeinsamen Plattform.

Lesen Sie auch: Deployment: Gelingen der Schlüsselphase, die über die Akzeptanz Ihres internen sozialen Netzwerks entscheidet [Whitepaper]

Erfahrungsbericht \ Botschafter zur Förderung der Nutzung

Häufig begleiten Botschafter ihre Kolleginnen und Kollegen bei den ersten Schritten als Nutzer. In Unternehmen, die seit mehreren Jahren ein soziales Netzwerk haben, werden sie auch damit beauftragt, das volle Potenzial auszuschöpfen. Die Pearson Group hat bereits 2010 ein soziales Netzwerk eingeführt. Sie verzeichnet 27.000 aktive Nutzer, das sind drei Viertel der Belegschaft. Die meisten von ihnen melden sich jedoch an, lesen und reagieren, veröffentlichen aber nicht selbst. 2017 hat der Fachverlag für Bildungsinhalte ein Botschafterprogramm mit dem Ziel gestartet, 500 Botschafter zu rekrutieren. Ihre Mission: die Nutzung ankurbeln und die Zusammenarbeit fördern. Mit anderen Worten: dafür sorgen, dass mehr Nutzer aktiv beitragen, indem sie Informationen teilen und Beiträge im sozialen Unternehmensnetzwerk veröffentlichen). Fazit: Botschafter sind ein Hebel des Wandels, unabhängig vom Stand Ihres Projekts – scheuen Sie sich nicht, sie einzusetzen. Voraussetzung: Ihnen ein klares Ziel geben.

Erfahrungsbericht \ 90 Coaches bei Suez France

In den Jahren 2017 und 2018 stützte sich das Digitalteam von Suez auf ein Netzwerk von 90 Coaches, um die Entwicklung kollaborativer Praktiken zu begleiten. Die Initiative betraf nur das französische Territorium. Die (interne) Rekrutierung erfolgte über E-Mail- und Plakatkampagnen. Die Bewerbungen wurden von der Personalabteilung geprüft, die eng in die Initiative eingebunden war, und anschließend von den direkten Vorgesetzten bestätigt. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter konnte sich bewerben, sofern sie oder er nicht in der IT-Abteilung tätig war. Die Verantwortliche für das Change Management wollte sich auf Vermittelnde stützen, die eine auf Nutzung ausgerichtete Sprache sprechen, statt sich auf Technologie zu konzentrieren. Außerdem bestand der Wunsch, die Rollen von Support und Coach klar zu trennen. Die Aufgabe des Coaches besteht nicht darin, technische Fragen zur Software zu beantworten, sondern seine Gesprächspartner zu den Vorteilen kollaborativer Praktiken zu beraten. Es ist bereits geplant, eine neue Rekrutierungskampagne zu starten, um die territoriale Abdeckung zu verbessern.

Erfahrungsbericht \ Der Initiativenträger als Schlüsselakteur des Wandels

Die Vervielfältigung von Initiativen im sozialen Netzwerk trägt dazu bei, das Unternehmen zu transformieren und neue Arbeitsweisen populär zu machen. Ihre Initiatoren verdienen Förderung, Unterstützung und Anerkennung. Das Digitalteam und seine lokalen Vertreter werden in verschiedenen Phasen tätig: beim Start, um methodische Unterstützung bei der Einrichtung und Befüllung des Raums zu bieten; danach, um Hemmnisse (insbesondere managerielle) für das reibungslose Funktionieren der Community zu beseitigen; und schließlich im Nachgang, um die Träger zu würdigen. Die Verbreitung von Praxisberichten, die auf der Basis von Feldinitiativen verfasst wurden, ist eines der Mittel, die die Gruppe Air France – KLM oder die Agence Française de Développement einsetzen, um immer mehr Mitarbeitende (und auf bessere Weise) in ihr soziales Netzwerk einzubinden.

Zwei bewährte Praktiken

• Botschaftern Sichtbarkeit verleihen durch Kennzeichnung, die sie auf der Rückseite ihres Laptops, in ihrer E-Mail-Signatur und in ihrem Profil im Verzeichnis anbringen können.
• Botschafter in einer Community zusammenführen , damit sie durch gegenseitige Unterstützung und den Austausch bewährter Praktiken ihre Kompetenzen ausbauen.

Weiterführende Informationen

Möchten Sie weitere bewährte Praktiken erhalten, um den Wandel in Ihrem Unternehmen zu steuern? Laden Sie unser Whitepaper zu diesem Thema herunter!

Zum Whitepaper

In unserem Whitepaper „Wie Sie den Wandel in Unternehmen effektiv steuern" erfahren Sie:

• Die Herausforderungen des Change Managements in Unternehmen
• Beispiele für Modelle und Strategien zur Bewältigung dieser Herausforderungen
• Bewährte Praktiken zur Steuerung des Wandels in Ihrem Unternehmen
• Fallstudien, die zeigen, wie 7 Unternehmen den Wandel erfolgreich gestaltet haben