Wie lässt sich die durch unsere Arbeitstools verursachte Informationsüberlastung reduzieren?
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80 % der Arbeitnehmer weltweit leiden unter einer Informationsüberlastung am Arbeitsplatz¹ – das heißt, sie erhalten mehr Informationen, als sie verarbeiten können. Die Ursache liegt im ständigen Datenstrom aus unseren digitalen Tools, der auf Dauer unsere Produktivität, unsere Konzentrationsfähigkeit und unser Stressniveau negativ beeinflusst.
Chat-Nachrichten, Beiträge im Newsfeed, interne E-Mails, Videokonferenzen, kollaborative Dokumente – das ist der Alltag der meisten Büromitarbeitenden. Hinzu kommen zahlreiche Tools, die jeweils eine enorme Menge an Informationen erzeugen. Es fällt schwer, all diese Daten zu verarbeiten, ohne den Überblick zu verlieren. Daher entstand das Phänomen der Informationsüberlastung – auch Infobesitas genannt.
Welche Möglichkeiten gibt es, diese Informationsüberlastung zu reduzieren? Und wie lassen sich unsere Arbeitswerkzeuge so einsetzen, dass der erzeugte Informationsfluss möglichst gering bleibt?
Entdecken Sie unsere 7 Best Practices zur Bekämpfung der Infobesitas im Zusammenhang mit digitalen Tools 👇
end HubSpot Call-to-Action Code 1. Anwendungen konsolidieren
Um die Informationsüberlastung der Mitarbeitenden zu reduzieren, sollte man zunächst die Anzahl der täglich genutzten Tools verringern. Heute müssen mehr als ein Viertel der Mitarbeitenden mindestens 11 Anwendungen nutzen, um an die für ihre Arbeit benötigten Informationen zu gelangen¹. Das ist enorm – vor allem, wenn man bedenkt, dass manche Anwendungen manchmal für denselben Zweck verwendet werden.
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Es ist keine Seltenheit, dass Unternehmen mehrere Tools mit ähnlichen Funktionen einsetzen – sei es für Videokonferenzen, den Chat mit Kollegen oder die Dokumentenablage. Diese Vervielfältigung von Anwendungen kann für Mitarbeitende zum echten Problem werden, da sie ständig zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen, um die richtige Information zu finden.
Um der durch zu viele Tools verursachten Informationsüberlastung entgegenzuwirken, ist es daher wichtig, seine Anwendungen zu konsolidieren und möglichst auf Lösungen zu setzen, die mehrere Funktionen an einem Ort bündeln. Genau das ist beispielsweise mit Talkspirit möglich, einem All-in-One-Kollaborationstool, das Chat, ein Videokonferenz-Modul, ein Drive, eine Wissensdatenbank, einen Newsfeed und vieles mehr integriert.
2. Interne E-Mails einschränken
Laut Forbes verbringt ein Büromitarbeitender täglich rund 2,5 Stunden damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Diese Zeit ließe sich erheblich reduzieren, wenn E-Mails nicht mehr für den internen Austausch genutzt würden.
Soziale Unternehmensnetzwerke, Intranets, digitale Arbeitsplätze… Es gibt zahlreiche Lösungen, um den Informationsaustausch zu vereinfachen und Unternehmen die Möglichkeit zu geben, auf interne E-Mails vollständig zu verzichten.
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Die auf redaktionelle Kommunikation spezialisierte Agence Bergamote hat es gewagt, interne E-Mails durch die Talkspirit-Plattform zu ersetzen. Das Ergebnis: Interne E-Mails gingen bei der Agentur um 95 % zurück!
Neben der Reduzierung interner E-Mails lässt sich die Informationsüberlastung auch durch eine optimierte Verwaltung externer E-Mails verringern. Einige praktische Tipps für mehr Freiraum:
- Rufen Sie Ihre E-Mails nur zu festgelegten Zeiten ab (z. B. mittags und am Ende des Arbeitstages).
- Sortieren Sie Ihre E-Mails in Ordner nach Priorität oder Thema (je nach dem, was für Sie am besten passt).
- Beantworten Sie die dringendsten E-Mails und wandeln Sie solche, die eine Aktion erfordern, in Aufgaben um.
- Kündigen Sie Newsletter, die Sie nicht lesen.
- Bereinigen Sie Ihr Postfach regelmäßig, mithilfe von Tools wie Cleanfox oder Mailstrom.
3. Meetings reduzieren
Meetings, die sich den ganzen Tag aneinanderreihen, können bei Mitarbeitenden ebenfalls zu Informationsüberlastung führen. Im Durchschnitt nehmen sie an 10 Meetings pro Woche teil, von denen sie die Hälfte als unnötig erachten². Diese Meetings sind nicht nur zu häufig – sie überschreiten auch regelmäßig die geplante Zeit!
Die Lösung wäre daher, die Anzahl und Dauer von Meetings zu begrenzen, um die durch Meeting-Inflation entstehende Informationsüberlastung zu verringern. Das würde jeden dazu zwingen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Entscheidungen effizienter zu treffen.
Wenn Sie dieses Thema besonders betrifft, empfehlen wir Ihnen unsere 7 Tipps zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Remote-Meetings.
4. Benachrichtigungen reduzieren
Benachrichtigungen begegnen uns überall bei der Arbeit – bei neuen Nachrichten, Erwähnungen in Beiträgen oder Meeting-Einladungen. Diese ständigen Benachrichtigungen sind eine echte Stressquelle im Alltag und können bei Mitarbeitenden das Gefühl erzeugen, permanent mit Informationen überschwemmt zu werden.
Benachrichtigungen in jedem Tool zu reduzieren (wo immer möglich) ist eine gute Möglichkeit, diese Informationsüberlastung einzudämmen. In Talkspirit können Sie beispielsweise festlegen:
- welche Informationen eine Benachrichtigung auslösen sollen (eine Nachricht, ein Beitrag, eine Erwähnung usw.),
- ab welcher Uhrzeit Sie keine Benachrichtigungen mehr erhalten möchten,
- wie häufig und in welcher Form (Push-Benachrichtigungen oder E-Mails) Sie benachrichtigt werden möchten.
Da diese Funktionen in vielen Tools verfügbar sind, empfehlen wir Ihnen dringend, sie nach Ihren persönlichen Präferenzen anzupassen, um zu viele tägliche Benachrichtigungen zu vermeiden.
5. Den Informationsfluss filtern
Wenn wir die durch unsere Arbeitstools verursachte Informationsüberlastung reduzieren wollen, müssen wir auch lernen, die eingehenden Informationen zu filtern. Diese Filterung ist bei vielen Anwendungen möglich. Wenn Sie beispielsweise ein soziales Unternehmensnetzwerk nutzen, kann es sinnvoll sein:
- thematische Gruppen und Projektgruppen zu erstellen, in denen jeder relevante Informationen teilen kann (und so zu vermeiden, dass alle Informationen in einer einzigen Gruppe „Allgemein" vermischt werden)
- in diese Gruppen nur Personen einzuladen, die dort hineingehören oder eingeladen werden möchten (um Mitarbeitende nicht mit für sie irrelevanten Informationen zu belasten),
- Beiträge in Ihrem Newsfeed zu filtern – nach Gruppe, nach gelesenen oder ungelesenen Beiträgen, nach Datum oder nach Schlagwort –, um die benötigten Informationen schnell zu finden,
- Ihr Drive und Ihre Wissensdatenbank in Ordner und Unterordner zu strukturieren,
- RSS-Feeds Ihrer Fachtools und der Medien, die Sie konsumieren (soziale Netzwerke, Blogartikel usw.), in Ihr soziales Unternehmensnetzwerk zu integrieren, um alle Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln.
Kurz gesagt: Entscheidend ist es, seine Arbeitstools gut zu organisieren, damit Informationen einfacher auffindbar sind.
6. Aufgaben organisieren und priorisieren
Eine gute Organisation und Priorisierung von Aufgaben kann ebenfalls helfen, mit Informationsüberlastung umzugehen. Statt alle Aufgaben in einen Topf zu werfen, nehmen Sie sich die Zeit, diejenigen zu identifizieren, die Ihnen am dringendsten erscheinen, im Gegensatz zu jenen, die später erledigt werden können. Organisieren Sie diese Aufgaben anschließend nach Projekt und Fälligkeitsdatum in einem Projektmanagement-Tool (z. B. im Projektmodul von Talkspirit).
Das Auflisten und Organisieren Ihrer Aufgaben ermöglicht es Ihnen, sie besser zu priorisieren und so Ihr Gehirn von weniger wichtigen (oder weniger dringenden) Informationen zu entlasten.
Viele glauben, dass Multitasking uns produktiver macht. Doch das Gegenteil ist der Fall! Laut der American Psychological Association kann Multitasking uns bis zu 40 % unserer Arbeitszeit kosten.
Jeweils eine Aufgabe nach der anderen zu bearbeiten – in der festgelegten Prioritätsreihenfolge – reduziert also nicht nur Ihre Informationsüberlastung, sondern hilft Ihnen auch, produktiver zu werden!
7. Den Digital Detox
ausprobieren Um gegen Infobesitas und FOMO (Fear of Missing Out, also die „Angst, etwas zu verpassen") anzukämpfen, erproben manche den Digital Detox (oder digitale Entgiftung): eine Methode, bei der man alle digitalen Tools und/oder Geräte für einen bestimmten Zeitraum aus dem Alltag verbannt.
Im beruflichen Kontext kann der Digital Detox dabei helfen, das Recht auf Abschalten zu fördern und die durch digitale Tools verursachte Informationsüberlastung zu reduzieren. Das Ziel ist nicht zwingend eine vollständige Abkopplung (kein Telefon, kein Computer usw.), sondern eher, sich Zeitfenster zu gönnen, in denen man sich von seinen Arbeitstools abkoppelt, um an Aufgaben zu arbeiten, die mehr Konzentration erfordern.
Probieren Sie es aus: Stellen Sie Ihr Telefon und Ihre Benachrichtigungen auf „Stumm" und aktivieren Sie für eine oder mehrere Stunden den „Nicht stören"-Modus. Sie werden es nicht bereuen!
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Fazit
Die Informationsüberlastung durch digitale Tools zu reduzieren erfordert es, auf mehreren Ebenen zu handeln und alle Beteiligten der Organisation einzubeziehen.
Auf Seiten der IT-Abteilung ist es wichtig, die richtigen Tools einzuführen und dafür zu sorgen, dass sich ihre Funktionsbereiche so wenig wie möglich überschneiden.
Die interne Kommunikation und die Führungskräfte müssen Best Practices für den Informationsfluss entwickeln und teilen, interne E-Mails und unnötige Meetings einschränken und das Recht auf Abschalten fördern. Schließlich können die Mitarbeitenden ihre eigene Informationsüberlastung reduzieren, indem sie ihre Benachrichtigungen konfigurieren, Informationen in ihren Arbeitstools strukturieren und ihre Aufgaben priorisieren.
Bevor all diese Maßnahmen umgesetzt werden, muss zunächst festgestellt werden, ob Sie – und Ihre Mitarbeitenden – unter Informationsüberlastung leiden und wenn ja, in welchem Ausmaß. Wir haben ein Quiz erstellt, um das herauszufinden 👇
Test starten
Beantworten Sie unser Quiz „Leiden Sie an Informationsüberlastung am Arbeitsplatz?", um herauszufinden, wo Sie in Bezug auf Informationsüberlastung stehen, und erhalten Sie praktische Tipps zur besseren Verwaltung des Informationsflusses, mit dem Sie konfrontiert sind.
¹ OpenText-Studie (2022)
² Studie von Barco und Circle Research (2019)
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