Wie lässt sich die Informationsüberlastung durch unsere Arbeitswerkzeuge verringern?

80 % der Beschäftigten weltweit erleben bei der Arbeit eine Informationsüberlastung¹, also ein Übermaß an Informationen, das sie nicht mehr verarbeiten können. Ursache ist der ständige Datenstrom aus unseren digitalen Werkzeugen, der auf Dauer unsere Produktivität und unsere Konzentrationsfähigkeit mindern und zugleich unser Stressniveau erhöhen kann.

Chat-Nachrichten, Beiträge im Newsfeed, interne E-Mails, Videokonferenzen, gemeinsam bearbeitete Dokumente: So sieht der Alltag der meisten Büroangestellten aus. Zu diesem Alltag kommen jedoch zahlreiche Werkzeuge hinzu, die jedes für sich eine gewaltige Menge an Informationen erzeugen. All diese Daten auszuwerten, ohne den Überblick zu verlieren, wird dann schwierig. So entsteht das Phänomen der Informationsüberlastung, auch Infobesität genannt.

Welche Möglichkeiten gibt es also, diese Informationsüberlastung zu verringern? Und wie nutzen wir unsere Arbeitswerkzeuge am besten, um den Informationsfluss zu begrenzen, den sie erzeugen?

Entdecken Sie unsere 7 bewährten Praktiken, um der Infobesität ein Ende zu setzen, die von unseren digitalen Werkzeugen ausgeht 👇

Was ist Informationsüberlastung?

Von Informationsüberlastung spricht man, wenn die Menge der eingehenden Informationen die Verarbeitungskapazität der empfangenden Person übersteigt. So lautet die Definition der Literaturübersicht von Arnold, Goldschmitt und Rigotti (Frontiers in Psychology, 2023), die eine umgekehrte U-Kurve beschreibt: Bis zu einem bestimmten Punkt verbessern mehr Informationen die Entscheidung, jenseits dieser Schwelle verschlechtert dieselbe Information sie. Das Problem ist also nicht die Menge an sich, sondern die Kluft zwischen dieser Menge und dem, was die Person aufnehmen kann.

Diese Übersicht ordnet die Ursachen fünf Familien zu, und genau deshalb reicht keine einzelne Maßnahme aus:

• die Information selbst: ihre Menge, aber auch ihre Qualität, ihre Komplexität, ihre Mehrdeutigkeit und ihre Neuheit;
• die Person, die sie empfängt: ihre Erfahrung, ihre Kompetenzen, ihre Vertrautheit mit den Werkzeugen;
• die Aufgaben: Routinearbeit und komplexe Arbeit erreichen ihre Sättigung nicht im selben Tempo;
• die Prozesse der Organisation: wer entscheidet was, wer muss informiert werden, welche Regeln gelten für den Austausch;
• die digitalen Werkzeuge: welche eingeführt werden und vor allem, wie sie eingeführt werden.

Was die Überlastung kostet, ist belegt: Anspannung und Erschöpfung, sinkende Arbeitszufriedenheit, Leistungseinbußen, besonders wenn die Arbeit unterbrochen wird, Entscheidungen von geringerer Qualität und gesundheitliche Beschwerden. Wirksame Maßnahmen verteilen sich auf zwei Ebenen: Verhaltensänderungen (E-Mail-Management, Priorisierung, benachrichtigungsfreie Zeitfenster) und Strukturänderungen (Auswahl der Werkzeuge, klare Regeln dazu, welcher Kanal wofür dient, automatische Filterung). Die sieben folgenden Praktiken decken beide Ebenen ab.

1. Die Anwendungen konsolidieren

Um die Informationsüberlastung der Mitarbeitenden zu verringern, muss zuerst die Zahl der Werkzeuge sinken, die sie täglich nutzen. Heute müssen mehr als ein Viertel der Beschäftigten mindestens 11 Anwendungen öffnen, um an die Informationen zu kommen, die sie für ihre Arbeit brauchen¹. Das ist enorm, zumal manche Anwendungen für ein und denselben Zweck genutzt werden.

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Nicht selten setzen Unternehmen mehrere Werkzeuge mit ähnlichen Funktionen ein, allein für Videokonferenzen, für den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen oder für die Ablage von Dokumenten. Diese Vervielfachung der Anwendungen kann für die Mitarbeitenden zur echten Last werden, denn sie müssen ständig zwischen verschiedenen Werkzeugen hin und her springen, um die richtige Information zu finden.

Um eine Informationsüberlastung durch zu viele Werkzeuge zu vermeiden, ist es also entscheidend, seine Anwendungen zu konsolidieren und so weit wie möglich auf Lösungen zu setzen, die mehrere Funktionen an einem Ort bündeln. Genau das ist zum Beispiel mit Talkspirit möglich, einem Kollaborationswerkzeug, das alles in einem vereint: einen Chat, ein Videokonferenzmodul, ein Drive, eine Wissensdatenbank, einen Newsfeed und vieles mehr.

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2. Interne E-Mails begrenzen

Laut Forbes verbringen Büroangestellte rund zweieinhalb Stunden pro Tag damit, ihre E-Mails zu lesen und zu beantworten. Diese Zeit ließe sich deutlich verkürzen, wenn wir aufhören würden, die E-Mail für den internen Austausch zu nutzen.

Soziale Unternehmensnetzwerke, Intranets, Digital Workplaces: Es gibt zahlreiche Lösungen, die den Informationsaustausch flüssiger machen und es Organisationen ermöglichen, intern vollständig auf E-Mails zu verzichten.

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Die auf redaktionelle Kommunikation spezialisierte Agentur Bergamote hat sich zum Beispiel entschieden, ihre internen E-Mails durch die Plattform Talkspirit zu ersetzen. Das Ergebnis: Die internen E-Mails sind in der Agentur um 95 % zurückgegangen.

Neben der Reduzierung interner E-Mails lässt sich die Informationsüberlastung auch begrenzen, indem die Bearbeitung externer E-Mails optimiert wird. Hier einige praktische Tipps für einen freieren Kopf:

• Rufen Sie Ihre E-Mails nur zu festen Zeitfenstern ab (zum Beispiel mittags und am Ende des Tages).
• Sortieren Sie Ihre E-Mails in Ordner nach Priorität oder nach Thema, je nachdem, was Ihnen besser entspricht.
• Beantworten Sie die dringendsten E-Mails und wandeln Sie die, die eine Handlung von Ihnen verlangen, in Aufgaben um.
• Melden Sie sich von Newslettern ab, die Sie nicht lesen.
• Räumen Sie Ihr Postfach regelmäßig auf, mit Werkzeugen wie Cleanfox oder Mailstrom.

Dafür muss klar sein, welcher Kanal wofür dient. Diese Aufteilung haben wir hier ausführlich beschrieben: Worin unterscheiden sich E-Mail, Intranet und Kollaborationsplattform?

3. Meetings begrenzen

Meetings, die sich den ganzen Tag aneinanderreihen, können bei den Mitarbeitenden ebenfalls zu einer Informationsüberlastung führen. Im Durchschnitt nehmen sie an 10 Meetings pro Woche teil, von denen sie die Hälfte für überflüssig halten². Diese Meetings sind nicht nur zu häufig, sie ziehen sich auch gern in die Länge.

Die Lösung wäre also, sowohl die Zahl als auch die Dauer der Meetings zu begrenzen, um die Informationsüberlastung durch die Meetingitis zu verringern. Das zwingt alle dazu, zum Wesentlichen zu kommen und Entscheidungen wirksamer zu treffen.

Wenn Sie dieses Thema besonders betrifft, werfen Sie einen Blick auf unsere 7 Tipps, um Ihre Remote-Meetings wirksamer zu machen.

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4. Benachrichtigungen reduzieren

Benachrichtigungen sind bei der Arbeit überall: sobald eine neue Nachricht eingeht, wenn wir in einem Beitrag erwähnt oder zu einem Meeting eingeladen werden. Diese ununterbrochenen Benachrichtigungen sind eine echte Stressquelle im Alltag und können bei den Beschäftigten den Eindruck erzeugen, pausenlos mit Informationen bombardiert zu werden.

Die Benachrichtigungen in jedem einzelnen Werkzeug zu reduzieren (wo immer das möglich ist), ist ein gutes Mittel gegen diese Informationsüberlastung. In Talkspirit können Sie zum Beispiel wählen:

• welche Informationen eine Benachrichtigung auslösen sollen (eine Nachricht, ein Beitrag, eine Erwähnung usw.),
• ab welcher Uhrzeit Sie keine Benachrichtigungen mehr erhalten möchten,
• wie häufig und in welcher Form Sie benachrichtigt werden möchten (Push-Benachrichtigungen oder E-Mails).

Da diese Funktionen in vielen Werkzeugen verfügbar sind, empfehlen wir Ihnen dringend, sie nach Ihren Vorlieben einzustellen, um nicht zu viele Benachrichtigungen im Lauf des Tages zu erhalten.

5. Den Informationsfluss filtern

Wenn wir die Informationsüberlastung durch unsere Arbeitswerkzeuge verringern wollen, müssen wir außerdem lernen, die Informationen zu filtern, die uns erreichen. Dieses Sortieren ist in zahlreichen Anwendungen möglich. Wenn Sie zum Beispiel ein soziales Unternehmensnetzwerk nutzen, kann es sinnvoll sein:

• thematische Gruppen und Projektgruppen anzulegen, in denen alle relevante Informationen teilen können (damit nicht sämtliche Informationen in einer einzigen Gruppe „Allgemein“ zusammenlaufen)
• in diese Gruppen nur die Personen einzuladen, die dort sein müssen oder sein möchten (um Mitarbeitende nicht mit Informationen zuzuspammen, die sie nicht betreffen),
• die Beiträge in Ihrem Newsfeed zu filtern: nach Gruppe, nach gelesenen oder ungelesenen Beiträgen, nach Datum oder nach Label, um die benötigten Informationen leicht zu finden,
• Ihren Drive und Ihre Wissensdatenbank in Ordner und Unterordner zu gliedern,
• die RSS-Feeds Ihrer Fachanwendungen und der Medien, die Sie verfolgen (soziale Netzwerke, Blogartikel usw.), mit Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk zu verbinden, um alle Informationen an einem Ort zu bündeln.

Kurz gesagt kommt es darauf an, seine Arbeitswerkzeuge gut zu organisieren, damit sich Informationen leichter wiederfinden lassen.

6. Aufgaben organisieren und priorisieren

Eine gute Organisation und Priorisierung der Aufgaben hilft ebenfalls, die Informationsüberlastung in den Griff zu bekommen. Statt alle Aufgaben in denselben Topf zu werfen, nehmen Sie sich die Zeit, die dringendsten zu erkennen und von denen zu trennen, die später erledigt werden können. Ordnen Sie diese Aufgaben anschließend nach Projekt und Fälligkeitsdatum in einem Projektmanagement-Werkzeug (zum Beispiel im Projektmodul von Talkspirit).

Wenn Sie Ihre Aufgaben auflisten und ordnen, können Sie sie besser priorisieren und damit Ihr Gehirn entlasten: Die weniger wichtigen (oder weniger dringenden) Informationen müssen dann nicht mehr im Kopf bleiben.

Viele glauben, dass mehrere Dinge gleichzeitig zu tun produktiver macht. Das Gegenteil ist der Fall. Laut der American Psychological Association kostet uns Multitasking bis zu 40 % unserer Arbeitszeit.

Eine Aufgabe nach der anderen in der festgelegten Reihenfolge zu bearbeiten, verringert also Ihre Informationsüberlastung und lässt Sie zugleich an Produktivität gewinnen.

7. Digital Detox ausprobieren

Um der Infobesität und dem FOMO (fear of missing out, also der „Angst, etwas zu verpassen“) entgegenzuwirken, probieren manche die Digital Detox (oder digitale Entgiftung) aus: Eine Methode besteht darin, sämtliche digitalen Werkzeuge und Geräte aus dem Alltag zu verbannen, und zwar für einen bestimmten Zeitraum.

Auf die Arbeitswelt übertragen kann die digitale Entgiftung das Recht auf Nichterreichbarkeit stärken und die Informationsüberlastung durch unsere digitalen Werkzeuge verringern. Ziel ist nicht unbedingt die vollständige Abschaltung (kein Telefon, kein Computer usw.), sondern eher, sich Zeitfenster zu schaffen, in denen wir uns von unseren Arbeitswerkzeugen abkoppeln, um an Aufgaben zu arbeiten, die mehr Konzentration erfordern.

Probieren Sie es aus: Schalten Sie Telefon und Benachrichtigungen auf stumm und aktivieren Sie den Modus „Nicht stören“ für eine oder mehrere Stunden. Sie werden sehen, es lohnt sich.

Fazit

Die Informationsüberlastung durch unsere digitalen Werkzeuge zu verringern, verlangt, an mehreren Fronten zu handeln und alle Beteiligten der Organisation einzubinden.

Auf Seiten der IT-Abteilung kommt es darauf an, die richtigen Werkzeuge einzuführen und dafür zu sorgen, dass sich ihr Funktionsumfang so wenig wie möglich überschneidet.

Die interne Kommunikation und die Führungskräfte wiederum müssen bewährte Praktiken einführen und teilen, die den Informationsfluss erleichtern, interne E-Mails und unnötige Meetings begrenzen und das Recht auf Nichterreichbarkeit fördern. Und schließlich können die Beschäftigten ihre eigene Informationsüberlastung verringern, indem sie ihre Benachrichtigungen einstellen, die Informationen in ihren Arbeitswerkzeugen ordnen und ihre Aufgaben priorisieren.

Bevor Sie all diese Maßnahmen umsetzen, sollten Sie natürlich zuerst feststellen, ob Sie und Ihre Mitarbeitenden unter Informationsüberlastung leiden und wenn ja, wie stark. Dafür haben wir ein Quiz für Sie vorbereitet 👇

Zum Test

Beantworten Sie unser Quiz „Leiden Sie bei der Arbeit unter Informationsüberlastung?“, um zu erfahren, wo Sie in Sachen Informationsüberlastung stehen, und praktische Tipps zu erhalten, wie Sie den Informationsfluss, dem Sie ausgesetzt sind, besser steuern und verarbeiten.

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¹ Studie von OpenText (2022)
² Studie von Barco und Circle Research (2019)