9 Best Practices zum Management und zur Steigerung des Engagements einer internen Gemeinschaft

Gemeinschaften sind heute ein integraler Bestandteil unseres privaten und beruflichen Lebens. Tatsächlich nutzen wir sie sowohl, um unsere Meinung zu Produkten einer Marke zu äußern, als auch um Fachkompetenzen auszutauschen, gegenseitige Unterstützung von Experten zu erhalten oder sogar unser Netzwerk zu erweitern.

Natürlich beschränken sich diese Gemeinschaften nicht auf externe Netzwerke außerhalb der Organisation. Sie können auch vom Unternehmen selbst geschaffen werden, beispielsweise um eine Gruppe von Mitarbeitenden mit gemeinsamen Interessen, Projekten oder Fachgebieten zu beleben. Es ist jedoch nicht immer so einfach, eine interne Gemeinschaft zu betreiben, wie es scheint.

Wie kann man den Mehrwert einer Unternehmensgemeinschaft hervorheben? Welche Best Practices und Tools sollten implementiert werden, um Mitglieder zu engagieren? Und wie entwickelt man die Gemeinschaft langfristig? Dies sind die Themen, die wir in diesem Artikel behandeln werden.

Hier sind also 9 Best Practices zum Betrieb Ihrer internen Gemeinschaft.

1. Definieren Sie Ihre Vision und Ihre Zielgruppe

Der erste Schritt beim Aufbau einer internen Gemeinschaft? Beginnen Sie damit, klarzustellen, wofür sie dient, und wer sie ansprechen soll. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Zielgruppe zu definieren:

• Möchten Sie eine Gemeinschaft aufbauen, die nur bestimmte Fachgebiete (Vertrieb, Marketing-Manager, IT-Leiter usw.) oder bestimmte Interessen zusammenführt?
• Versuchen Sie, Menschen zu vereinigen, die in einer oder mehreren Organisationen arbeiten?
• Richten Sie sich an Personen auf der gleichen hierarchischen Ebene (z. B. Manager) oder an alle hierarchischen Ebenen gemischt?

Nehmen Sie sich auch Zeit, Ihre Vision und die Ziele der Gemeinschaft zu überlegen. Welchen Mehrwert wird sie den Mitgliedern bringen? Und warum sollten sie sich ihr anschließen? Zum Beispiel, wird sie ihnen ermöglichen, zu:

• Tipps und Best Practices zu teilen,
• sich gegenseitig im Alltag zu unterstützen,
• über Branchenneuigkeiten auf dem Laufenden zu bleiben,
• ihr Wissen über ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu erweitern,
• gemeinsam zu brainstormen.

Die Festlegung dieser Elemente im Voraus wird es Ihnen ermöglichen, der Gemeinschaft einen Sinn zu geben und dadurch Mitglieder zu rekrutieren, die eine gemeinsame Vision und Werte vertreten.

2. Identifizieren Sie die Stakeholder, die in das Projekt einzubeziehen sind

Die Entwicklung einer internen Gemeinschaft erfordert auch die Beteiligung einer Reihe von Stakeholdern. Wenn sich Ihre Gemeinschaft beispielsweise an einen Teil oder an Ihr gesamtes Unternehmen richtet, müssen Sie insbesondere die Geschäftsführung, die interne Kommunikationsabteilung, die Personalabteilung, die IT-Abteilung und die zuständigen Fachabteilungen einbeziehen, um das Projekt zu starten.

Unabhängig davon, welche Art von Gemeinschaften Sie aufbauen möchten, ist es wichtig, Folgendes zu identifizieren:

• einen oder mehrere Projektmanager, die für die Suche nach dem besten Tool zur Animation Ihrer internen Gemeinschaft zuständig sind,
• Mitglieder des Teams, die für die Kommunikation über den Launch der Plattform und die Erstellung einer Nutzungscharta zuständig sind,
• Botschafter, deren Aufgabe es ist, die Gemeinschaft zu fördern und deren Vorteile für Ihre Zielgruppe hervorzuheben,
• Animatoren, die für die Animation und Moderation der Gemeinschaft im alltäglichen Betrieb zuständig sind.

Die Einbeziehung dieser verschiedenen Stakeholder wird es Ihnen ermöglichen, Ihrer Gemeinschaft größere Glaubwürdigkeit und Sichtbarkeit zu verleihen. Dies wird für Sie wesentlich sein, um Ihre zukünftigen Mitglieder davon zu überzeugen, sich Ihnen anzuschließen.

Lesen Sie auch: Die ultimative Checkliste zum Betrieb von Mitgliedern eines Netzwerks

3. Implementieren Sie ein dediziertes Tool

Ein dediziertes Tool einzuführen (z. B. ein Intranet oder ein internes soziales Netzwerk) ist unerlässlich für die Animation einer internen Gemeinschaft. Es kann jedoch manchmal schwierig sein, sich in all den Tools auf dem Markt zurechtzufinden. Hier sind einige Tipps zur Auswahl der Plattform, die zu Ihnen passt:

• Identifizieren Sie die Funktionen, die Sie benötigen (Startseite, Newsfeed, Publikationen, Gruppen, Chat, Videokonferenzen, Webinare, Cloud-Speicher usw.)
• Definieren Sie Ihre Schlüsselkriterien. Zum Beispiel, benötigen Sie eine Lösung:
  • in Frankreich gehostet?
  • einfach zu bedienen?
  • zugänglich ohne berufliche E-Mail-Adresse?
  • auf PC und Mobilgeräten verfügbar?
  • mit persönlicher Begleitung?
• Vergleichen Sie die verschiedenen Tools des Marktes anhand dieser Kriterien und überprüfen Sie, ob sie über die Funktionen verfügen, die Sie benötigen
• Fordern Sie eine Demo der Lösungen an, die Sie interessieren, und führen Sie einen kostenlosen Test mit einigen Beta-Testern durch

Um mehr zu erfahren: Laden Sie unser Merkblatt über die "8 Schlüsselschritte zur Auswahl Ihres Community-Management-Tools"

Es gibt eine Vielzahl von Community-Management-Tools auf dem Markt, aber sie sind nicht alle gleich. 100 % französischer Herkunft und einfach zu bedienen, die Plattform Talkspirit verfügt über alles, was Sie brauchen, um Ihre interne Gemeinschaft zu verwalten, insbesondere eine personalisierbare Startseite, einen Newsfeed, Webinare, Videokonferenzen, Instant Messaging, und die Möglichkeit, verschiedene Arten von Gruppen zu erstellen.

Möchten Sie mehr Tools entdecken? Schauen Sie sich unsere Top 10 der besten Software zum Management von internen Gemeinschaften an.

4. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Sobald Ihr Tool bereitgestellt ist, ist es nun an der Zeit, zu kommunizieren! Um Ihre Maßnahmen optimal zu organisieren, empfehlen wir Ihnen, einen Kommunikationsplan zu erstellen, der insbesondere Folgendes umfasst:

• die Ziele, die Sie sich setzen möchten (z. B., dass 80 % der Personen, die Sie auf Ihre Plattform einladen, sich in den ersten drei Monaten anmelden),
• wie Sie diese messen werden,
• die Kommunikationsmaßnahmen, die Sie bei der Markteinführung der Gemeinschaft ergreifen werden (z. B. eine E-Mail-Kampagne, eine spezielle Veranstaltung, eine Veröffentlichung in Ihrem Intranet usw.),
• die Stakeholder, die Sie aktivieren werden, um diese Mitteilungen zu versenden (z. B. Geschäftsführung, interne Kommunikationsteam, Ihre Botschafter usw.),
• die Arten von Gruppen, die Sie auf Ihrer Plattform erstellen möchten, und die Inhalte, die Sie darin teilen möchten, um die Gemeinschaft im alltäglichen Betrieb zu animieren (z. B. Videos, Gewinnspiele, Umfragen, Nachrichten aus der Presse usw.)
• die Daten Ihrer Kommunikation und die Personen, die sieerhalten werden.

Anschließend können Sie alle Ihre Kommunikationen in einen Redaktionskalender integrieren, um die wichtigen Termine im Blick zu behalten.

Ihnen fehlt die Zeit? Laden Sie diese Vorlage herunter, um schnell Ihren Kommunikationsplan zu entwickeln.

Wenn Ihre Mitteilungen viele Stakeholder betreffen (z. B. Personalabteilung, interne Kommunikation, Geschäftsführung, Betriebsrat usw.), kann es auch sinnvoll sein, eine Redaktionskommission zu bilden. Bei diesem Treffen können Sie gemeinsam die Themen definieren, über die Sie kommunizieren möchten, und die Arten von Inhalten, die Sie jeden Monat produzieren möchten.

5. Demonstrieren Sie den Mehrwert der Gemeinschaft

Schon bei der Markteinführung Ihrer Plattform sollten Sie daran denken, den Mehrwert der Gemeinschaft bei Ihren zukünftigen Mitgliedern hervorzuheben. Ermöglicht sie ihnen beispielsweise den Zugang zu Premium-Diensten, den Erhalt personalisierter Inhalte oder sogar die Begegnung mit Branchenexperten?

Je klarer Ihr Wertversprechen ist, desto eher werden Ihre zukünftigen Mitglieder geneigt sein, der Gemeinschaft beizutreten. Hier sind einige Ideen, um die Vorteile Ihrer Gemeinschaft hervorzuheben:

• Veröffentlichen Sie eine Nachricht und/oder ein Video in Ihrem Intranet, um die Gemeinschaft zu präsentieren,
• Zeigen Sie Ihren zukünftigen Mitgliedern, wie die Plattform aussieht, die sie verwenden werden, und welche Arten von Inhalten sie darin finden können,
• Organisieren Sie eine spezielle Veranstaltung, um den Mehrwert der Gemeinschaft hervorzuheben und zukünftigen Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, ihre Fragen direkt zu stellen (z. B. bei einem Webinar)
• Bitten Sie Ihre Botschafter, darüber bei ihren Teams zu kommunizieren (nichts schlägt Mundpropaganda!)

Zögern Sie nicht, mehrere Kommunikationskanäle zu nutzen und zeigen Sie Kreativität, um Ihre Botschaften hervorzuheben!

6. Organisieren Sie regelmäßig Aktivitäten

Gut gemacht: Ihre ersten Mitglieder haben Ihre Plattform betreten, und alles scheint nach Plan zu laufen. Die nächste Herausforderung wird nun sein, Ihre Gemeinschaft zu engagieren und zu fördern. Neben dem Austausch von Inhalten ist eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, die regelmäßige Organisation verschiedener Arten von Aktivitäten, zum Beispiel:

• Jahrestreffen, die alle Mitglieder zusammenbringen,
• Konferenzen, die Testimonials von Gemeinschaftsmitgliedern und/oder Branchenexperten beinhalten,
• Best-Practice-Austausch-Workshops,
• Live-Frage-und-Antwort-Sitzungen,
• Gewinnspiele und/oder Herausforderungen, die sich auf die in der Gemeinschaft besprochenen Themen beziehen und eine Belohnung bieten.

Versuchen Sie nach Möglichkeit, sowohl virtuelle als auch persönliche Veranstaltungen zu organisieren, damit alle direkt miteinander in Austausch treten können. So werden Sie leichter

Beziehungen zwischen den Gemeinschaftsmitgliedern aufbauen.

7. Belohnen Sie die Mitglieder

Wenn Sie Ihre interne Gemeinschaft lebendig halten möchten, müssen Sie auch

die Mitglieder ermutigen, zu partizipieren! Unser Tipp, um das Engagement zu steigern: wertschätzen und belohnen Sie die Initiativen aller.

Zum Beispiel, wenn einer Ihrer Mitglieder beschließt, einen bestimmten Workshop zu organisieren, warum sollten Sie ihn nicht auf der Startseite Ihres Intranets hervorheben? Ebenso, wenn einige Mitglieder Ihnen innovative Ideen zur Entwicklung der Gemeinschaft vorschlagen, nehmen Sie sich Zeit, sie zu beglückwünschen (persönlich oder in Ihrem dedizierten Tool).

Um noch weiter zu gehen, können Sie auch Belohnungen für Mitglieder anbieten, die am meisten partizipieren, z. B. durch ein Punktesystem, das ihnen Zugang zu:

• Geschenken (ein Brettspiel, ein Smartphone, eine Flasche Wein usw.) bietet
• Schulungen,
• Lernreisen („Lernreisen", die dazu dienen, verschiedene Unternehmenskulturen in Frankreich oder im Ausland kennenzulernen),
oder Team-Building-Aktivitäten
• .

8. Bitten Sie um Feedback

Das Management einer internen Gemeinschaft bedeutet auch, auf seine Mitglieder zu hören. Zu diesem Zweck empfehlen wir Ihnen, regelmäßig Umfragen durchzuführen, um das

Feedback eines jeden über Folgendes zu sammeln:

• die angebotenen Veranstaltungen (entsprechen sie den Erwartungen der Mitglieder? werden sie häufig genug organisiert?),
• die gemeinsam genutzten Inhalte (sind sie für alle Mitglieder relevant?),
• das Tool, das Sie für die Animation Ihrer internen Gemeinschaft verwenden (ist es benutzerfreundlich? hat es alle notwendigen Funktionen?),
• die Partizipation der Mitglieder (sind sie auf der Plattform ausreichend aktiv? wenn nicht, was könnte man tun, um sie mehr zu engagieren?)

Dank dieser Umfragen können Sie

die von den Mitgliedern am meisten geschätzten Initiativen identifizieren (und daher beizubehalten) sowie diejenigen, die Verbesserungen benötigen (und daher prioritär weiterzuentwickeln).

9. Messen Sie die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen

Vergessen Sie nicht, die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen zu messen, indem Sie mehrere KPIs verfolgen, insbesondere:

• den Prozentsatz der aktiven Mitglieder pro Monat auf Ihrer Plattform,
• die Anzahl der Ansichten und die Engagement-Rate (Kommentare und Likes) bei Ihren Publikationen,
• die Anzahl der Mitglieder, die selbst Publikationen erstellen und Initiativen auf der Plattform ergreifen,
• die Anzahl der Anmeldungen und Teilnehmer an Ihren Veranstaltungen,
• die Zufriedenheitsrate der Mitglieder mit der Gemeinschaft (messbar durch eine Umfrage),
• die Anzahl der Nachrichten pro Tag im Chat (je häufiger die Nachrichten, desto aktiver ist Ihre Gemeinschaft),
etc.

Versuchen Sie darüber hinaus,

eine qualitative Dimension zu Ihrem Tracking hinzuzufügen, zum Beispiel durch Betrachtung der Qualität der Austausche auf Ihrer Plattform, der Art und Weise, wie Ihre Mitglieder aus der Ferne und persönlich interagieren, und der verschiedenen Rückmeldungen, die sie Ihnen informell geben können.

Zum Abschluss

Kurz gesagt, das Management einer internen Gemeinschaft erfordert

die Festlegung von Schlüsselzielen, die Implementierung einer dedizierten Plattform, die Organisation Ihrer Kommunikation sowie die regelmäßige Erstellung von Inhalten und Aktivitäten, die einen echten Mehrwert für die Mitglieder bieten.

🤔 Und wie sieht das in der Praxis aus? Entdecken Sie in diesem praktischen Leitfaden die Best Practices von 10 unserer Kunden zum Management ihrer internen Gemeinschaften:

Zum praktischen Leitfaden

In unserem praktischen Leitfaden "

10 Initiativen unserer Kunden zum Management ihrer Gemeinschaften" entdecken Sie: 10 Beispiele von Organisationen, die Talkspirit nutzen, um ihre Gemeinschaften zu verwalten, sowie Tipps und Tricks, um alle Ihre Mitglieder zu fördern und ihr Engagement zu steigern.

Herunterladen

–
Autorin: Emmanuelle Abensur