Den Informationsfluss vereinfachen mit Talkspirit: der Erfahrungsbericht von Gîtes de France

Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern und der Informationsfluss innerhalb eines Netzwerks von 94 Departementstellen in ganz Frankreich optimieren? Um diese Herausforderung zu bewältigen, wandte sich Gîtes de France® an Talkspirit. Seit seiner Einführung im Jahr 2018 ist sein soziales Unternehmensnetzwerk (ESN) unverzichtbar für die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit geworden.

Wie verlief die Einführung? Und welche Nutzungsweisen haben die Benutzer heute? Das ist Gegenstand dieses Artikels.

Der 1955 gegründete Nationalverband Gîtes de France® ist ein Referenzakteur in Europa für Unterkunft bei und durch Gastgeber. Mit Standorten im gesamten französischen Staatsgebiet bewerben und vermarkten die Departementstellen von Gîtes de France® die Unterkünfte (Ferienhäuser, Bed & Breakfast, Gruppenunterkünfte, Kinderunterkünfte, Etappenunterkünfte, Campingplätze und Chalets), die ihnen von den Eigentümern anvertraut wurden.

Kennzahlen:

• +40.000 Eigentümer und +50.000 Unterkünfte in ganz Frankreich
• 520 Mitarbeitende
• 94 autonome Departementaußenstellen
• 629 Nutzer auf Talkspirit

Christine Cheret, Beauftragte für interne Kommunikation beim Nationalverband Gîtes de France®, blickt auf die Einführung des Tools und die Vorteile zurück, die auf Nutzerseite und bei der internen Kommunikation festgestellt wurden.

Eine Schlüsselherausforderung: Interne Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen

„Vor Talkspirit haben wir ein intern entwickeltes Tool zur Informationsweitergabe genutzt, das jedoch veraltet war", erklärt Christine Cheret.

Ergebnis: Der Verband erhielt nur wenige Informationen aus der Praxis, was es schwierig machte, Best Practices zu teilen und einen globalen Kommunikationsplan auszuarbeiten.

„Wir haben daher nach einem Tool gesucht, das es uns ermöglicht:

• die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu vereinfachen innerhalb der Teams, um den Informationsfluss in beide Richtungen zu fördern;
• eine einzige Dokumentenbasis für alle Departementaußenstellen zu schaffen;
• Erfahrungsberichte und Best Practices zwischen den Stellen zu teilen."

Talkspirit, ein agiles Tool mit menschlichem Maßstab

„Wir haben drei verschiedene Lösungen getestet, darunter Talkspirit", erinnert sich die Kommunikationsbeauftragte.

Talkspirit hob sich schnell von der Konkurrenz ab aufgrund seiner Flexibilität und Skalierbarkeit, aber auch durch die Nähe des Teams.

„Es war das Tool, das unseren Anforderungen am besten entsprach in jeder Hinsicht, sowohl in Bezug auf das Geschäftsmodell, den Datenschutz, Agilität und Personalisierung. Wir haben sehr geschätzt, dass es französisch, auf menschlichem Maßstab und in ständiger Weiterentwicklung ist. Und wir fanden es 'familiärer' als die großen amerikanischen Marktlösungen."

Eine erfolgreiche Einführung und Akzeptanz

„Auf Empfehlung des Talkspirit-Teams haben wir das Tool sechs Monate lang bei den Direktoren der Departementstellen getestet. Dann haben wir es für alle Mitarbeitenden eingeführt und sie das Tool selbst entdecken lassen.Nach und nach haben sich die Nutzungsweisen in die Gewohnheiten jedes Einzelnen eingeprägt.

Um den Mitarbeitenden zu helfen, das Tool zu beherrschen, habe ich eine Benutzeranleitung für Talkspirit erstellt, die ich anschließend mit weiteren Ressourcen ergänzt habe, darunter Video-Tutorials und Tipps und Tricks zu der Nutzung der verschiedenen Funktionen.

Auf der Seite der internen Kommunikation haben wir versucht, die Informationen so weit wie möglich zu dosieren, d.h. nicht zu viele verschiedene Informationen gleichzeitig zu kommunizieren, damit der Mitarbeitende nicht überfordert wird. Denn es ist bekannt: zu viele Informationen töten die Information.

Heute ist das Tool wirklich in den Alltag eingegangen und ist unverzichtbar geworden für das tägliche Arbeiten und den täglichen Austausch", fügt Christine Cheret hinzu.Von den 629 Nutzern der Plattform sind mehr als 80 % davon monatlich aktiv.

Ein vielseitiges Tool, das ... vereinfacht

... den Zusammenhalt und die gegenseitige Unterstützung

„Wir nutzen Talkspirit sehr viel, um Erfahrungen zu teilen und über Probleme von Urlaubern oder Kunden, die Eigentümer von Unterkünften sind, auszutauschen", berichtet Christine Cheret.

Die Mitarbeitenden können sich so gegenseitig unterstützen und Best Practices teilen, um auf ihre gemeinsamen Herausforderungen zu reagieren, was auch dazu beiträgt, den Zusammenhalt innerhalb des Netzwerks zu stärken.

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... die interne Kommunikation und den Informationsaustausch

„Wir nutzen auch das Laufwerk und die Beiträge um Dokumente für Mitarbeitende bereitzustellen und interne Ankündigungen zu machen, zum Beispiel über die neuen Hygieneregeln im Zusammenhang mit der Covid-Krise.

Die Informationen werden im gesamten Netzwerk in offenen, thematisch organisierten Gruppen geteilt.

Auf unserer Talkspirit-Plattform – die wir Rezo 2.0 getauft haben – haben wir beispielsweise eine Gruppe für das Marken-Grafikdesign, eine Gruppe für die Meldung von Website-Fehlern, und mehrere verschiedene Gruppen, die auf Wunsch der Mitarbeitenden erstellt werden."Jeder kann so schnell Informationen weitergeben in den dedizierten Gruppen.

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... den Austausch und die kollaborative Arbeit

Seit der Covid-Krise arbeiten die Mitarbeitenden sehr viel im Homeoffice. Daher werden die Gruppen auch genutzt, um den Austausch und die Remote-Zusammenarbeit innerhalb der Stellen und zwischen den Stellen zu fördern.

„Während des ersten Lockdowns haben wir die Mitarbeitenden angeregt, stelleninterne Gruppen zu erstellen, um den Austausch und das Remote-Arbeiten innerhalb der Stellen zu erleichtern", erklärt Christine Cheret.

„Wir haben auch regionale stellenübergreifende Arbeitsgruppen gebildet – bestehend aus Mitarbeitenden, Direktoren und Mitgliedern des Verbands – zu strategischen Themen, um die Beteiligung zu fördern und es jedem zu ermöglichen, in die Zukunft zu blicken."

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...die Community-Animation

„Seit einiger Zeit versuchen wir, die Community zu beleben, indem wir eine monatliche Aktivität organisieren, die auf dem Startportal hervorgehoben wird. Auf dieser Seite teile ich auch Tipps und Tricks, Mitarbeiterinterviews oder Gewinnspiele. Zum Beispiel haben wir letzten Dezember ein Weihnachtsquiz zur Unternehmenskultur gestartet, das sehr gut funktioniert hat.

Mitarbeitende können auch von einem Schulungsangebot profitieren, indem sie der Gruppe Gîtes de France Académie direkt über das Startportal beitreten."

Schnell festgestellte Vorteile

Seit der Einführung von Rezo 2.0 hat Gîtes de France® zwei Hauptvorteile identifiziert.

Eine stärkere Einbindung der Mitarbeitenden

Auf der Nutzerseite hat Talkspirit ermöglicht, Eigeninitiative zu fördern und das Weitergeben von Informationen aus der Praxis zu erleichtern.

„Eine echte Redefreiheit hat sich unter den Mitarbeitenden etabliert. Sie trauen sich jetzt, ihre Meinung zu äußern, Verbesserungen vorzuschlagen und sich mit Kollegen aus anderen Abteilungen auszutauschen, um gemeinsam Lösungen zu finden. Das war früher nicht so, alles war sehr abgeschottet. Heute sind sie alle viel stärker eingebunden."

Eine fließendere interne Kommunikation

„Die interne Kommunikation ist schneller als zuvor, da Informationen jetzt in Echtzeit in beide Richtungen fließen können. Mit Talkspirit können wir eine globale Sicht auf das Netzwerk haben und mehr Mitarbeitende erreichen. Es ist auch einfacher für uns, Mitarbeitende zu identifizieren und sie innerhalb des Netzwerks hervorzuheben.

Für mich erfüllt das Tool unsere Anforderungen vollständig.

Wir haben festgestellt, dass es für ein gutes Funktionieren unerlässlich ist, dass die interne Kommunikation eingebunden ist in:

• die Community-Animation, indem regelmäßig verschiedene Aktivitäten angeboten werden;
• die Strukturierung der Gruppen, indem regelmäßig inaktive gelöscht werden."

Talkspirits Blick auf Gîtes de France®

Um seine Herausforderungen in Bezug auf interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu bewältigen, hat sich Gîtes de France® für ein französisches Tool auf menschlichem Maßstab entschieden, das seiner Unternehmenskultur besser entspricht als die von den GAFAM angebotenen Lösungen.

Da Talkspirit das einzige kollaborative Tool ist, das intern genutzt wird, müssen die Nutzer nicht an verschiedenen Orten nach Informationen suchen. Alle Dokumente und Ereignisse sind auf der Plattform zentralisiert, was es den Mitarbeitenden ermöglicht, über die Neuigkeiten des Netzwerks auf dem Laufenden zu bleiben.

Seit der Covid-19-Krise ist Rezo 2.0 auch zu einem Mittel für Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung geworden. Dank der auf Talkspirit erstellten Communities können die Mitarbeitenden über ihre Herausforderungen austauschen, sich gegenseitig unterstützen und helfen, ob sie nun im Homeoffice oder vor Ort arbeiten.

Mit Talkspirit kann Gîtes de France® so Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden fördern, den Informationsfluss erleichtern und alle Mitglieder des Netzwerks verbinden, wo auch immer sie sich befinden.

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Möchten Sie mehr über die internen Kommunikations- und Zusammenhaltsherausforderungen von Gîtes de France® erfahren? Sehen Sie die Aufzeichnung unseres Webinars „Hybrides Arbeiten: Wie kann die Beziehungsdynamik innerhalb der Teams aufrechterhalten werden?" an, um das Video-Zeugnis von Christine Cheret zu entdecken.

Um schließlich zu erfahren, wie andere Kunden ihre Community dank Talkspirit beleben, laden wir Sie ein, diesen Praxisleitfaden zu konsultieren:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Belebung ihrer Communities" entdecken Sie: 10 Beispiele von Organisationen, die Talkspirit nutzen, um ihre Communities zu beleben, sowie Tipps und Tricks, um alle Ihre Mitglieder zu vereinen und ihr Engagement zu entwickeln.

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