8 Schritte zur Einführung Ihres Intranets
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90 % der Projekte Intranet scheitern in weniger als drei Jahren.¹ Ein Phänomen, das häufig durch eine schlechte Governance, unklare Ziele oder mangelndes Engagement der Unternehmensführung verursacht wird.
Aber wie lassen sich diese Fehler vermeiden? Und welche Best Practices gibt es, um den Erfolg Ihrer Plattform zu sichern? Befolgen Sie diese 8 Schritte, um Ihr Intranet unkompliziert einzuführen und die Akzeptanz bei Ihren Teams zu gewährleisten.
1. Definieren Sie klare Ziele
Was ist das Erste, was Sie tun sollten, bevor Sie Ihr Intranet einführen? Ziele definieren! Je klarer diese sind, desto größer ist die Chance, eine passende Lösung zu finden.
Um sie zu ermitteln, ist es ganz einfach: Überlegen Sie, was Sie mithilfe Ihres Intranets erreichen möchten, und beziehen Sie die Unternehmensführung von Anfang an ein. Möchten Sie beispielsweise eher…
- …den Informationsfluss in Ihrer Organisation verbessern?
- …Ihre Communities beleben oder Ihr Netzwerk stärken?
- …den Wissensaustausch und abteilungsübergreifende Kommunikation fördern?
- …Ihre Mitarbeitenden, die auf mehrere Standorte verteilt sind, zusammenführen?
- …das Engagement Ihrer Teams steigern?
- …das Arbeitserlebnis Ihrer Mitarbeitenden verbessern?
- …das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken?
Nach eingehender Überlegung könnte Ihre Zielliste länger ausfallen als erwartet. Wenn das der Fall ist, empfehlen wir Ihnen, die Ziele nach Wichtigkeit zu priorisieren, um Ihre Maßnahmen bestmöglich zu strukturieren.
2. Ermitteln Sie die benötigten Funktionen
Sobald Ihre Ziele klar definiert sind, ist es an der Zeit, die Funktionen zu listen, die Sie für Ihr Intranet benötigen. Einige werden wichtiger sein als andere – ordnen Sie sie daher ebenfalls nach Priorität, unter Berücksichtigung der Ziele, die Sie sich gesetzt haben.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise ist, Ihre interne Kommunikation zu verbessern, werden Sie wahrscheinlich ein Intranet benötigen, das einen Newsfeed und eine Startseite integriert, um Informationen einfach zu teilen. Wenn Sie eine Plattform suchen, um eine Community zu beleben, muss Ihr Intranet es Ihnen ermöglichen, Gruppen zu erstellen und Inhalte in Echtzeit zu teilen.
Denken Sie auch daran, die benötigten Administrationsfunktionen zu listen (Benutzerverwaltung, Gruppenverwaltung, Statistiken usw.) sowie Ihre verschiedenen Anforderungen, insbesondere hinsichtlich:
- der Anzahl der Nutzenden,
- des Sicherheitsniveaus der Plattform und des Speicherorts der Daten,
- der Möglichkeiten zur Personalisierung (ist das Intranet beispielsweise als White-Label verfügbar?),
- der Zugänglichkeit (muss die Plattform ohne E-Mail-Adresse zugänglich sein? Für mehrere E-Mail-Domänen? Per SSO? Auf Mobiltelefon und Tablet?).
Was ist SSO? 🤔
Single Sign-on (SSO) ist ein einheitlicher Authentifizierungsdienst, mit dem Sie sich bei mehreren Anwendungen anmelden können, ohne Ihre Zugangsdaten jedes Mal neu eingeben zu müssen. Eine echte Zeitersparnis im Arbeitsalltag!
3. Holen Sie das Feedback Ihrer zukünftigen Nutzenden ein
Bevor Sie mit Ihrem Benchmark beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Mitarbeitenden in das Projekt einzubeziehen, um ihr Feedback zu dem von Ihnen erstellten Anforderungskatalog zu erhalten. Sehen sie bestimmte Kriterien, die hinzugefügt oder stärker priorisiert werden sollten? Oder sind sie im Gegenteil der Meinung, dass bestimmte Funktionen weniger wichtig sind als von Ihnen angenommen? Dieses Feedback ist unerlässlich, um Ihre Anforderungen an die Bedürfnisse Ihrer zukünftigen Nutzenden anzupassen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Feedback einzuholen, insbesondere Umfragen, Gruppen- und Einzelgespräche. Versuchen Sie nach Möglichkeit, verschiedene Profile zu befragen (Führungskräfte, Mitarbeitende im Außendienst und im Büro, Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen usw.), um ein repräsentatives Bild Ihrer gesamten Organisation zu erhalten.
Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um die Personen zu identifizieren, die am meisten Interesse am Projekt zu zeigen scheinen und möglicherweise als Beta-Tester und/oder Botschafter Ihres Intranets tätig werden könnten. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe!
4. Wählen Sie das Intranet, das am besten zu Ihnen passt
Gut gemacht: Ihr Anforderungskatalog wurde von allen Beteiligten abgenommen! Jetzt müssen Sie DIE Lösung identifizieren, die am besten zu Ihrer Organisation passt, indem Sie insbesondere Folgendes vergleichen:
- die angebotenen Funktionen der verschiedenen Marktlösungen (entsprechen sie Ihren Erwartungen und denen Ihrer zukünftigen Nutzenden?),
- den Preis (pro Monat und pro Nutzenden),
- die Bereitstellungszeit und die Benutzerfreundlichkeit jeder Plattform,
- die Kundenbewertungen der einzelnen Anbieter,
- die Qualität des Supports und der Benutzerbegleitung.
Als echtes Intranet 2.0 passt sich Talkspirit all Ihren Bedürfnissen in Bezug auf interne Kommunikation und Community-Management an und begleitet Sie während des gesamten Projekts. Und das zu einem wettbewerbsfähigen Preis! Ab 5 € pro Monat und Nutzenden umfasst die Plattform einen Newsfeed, ein Willkommensportal, ein Modul für Webinare und Videokonferenzen, einen Chat, Gruppen, ein Drive und vieles mehr!
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Möchten Sie auch andere auf dem Markt verfügbare Tools entdecken? Lesen Sie unseren Vergleich der 14 besten Intranet-Lösungen.
5. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Als Nächstes kommt eine der entscheidenden Phasen für die Einführung Ihres Intranets: die Kommunikation. Um sicherzustellen, dass diese nach allen Regeln der Kunst erfolgt, empfehlen wir Ihnen, einen Maßnahmenplan zu erstellen, der Folgendes beschreibt:
- alle Themen, über die Sie vor, während und nach dem Launch Ihrer Plattform kommunizieren werden,
- die Termine und das Format jeder Kommunikation (handelt es sich um eine schriftliche oder mündliche Ankündigung, im Video- oder PPT-Format?),
- die bevorzugten Kanäle (E-Mails, internes soziales Netzwerk, Intranet, digitale Beschilderung in Ihren Räumlichkeiten, dediziertes Event usw.),
- die Personen und/oder Abteilungen, die für die jeweilige Kommunikation verantwortlich sind (zum Beispiel die Unternehmensleitung, die interne Kommunikation, Human Resources, Teammanager usw.),
- die unverzichtbaren Elemente, die vor dem Launch Ihres Intranets vorzubereiten sind (Definition von Nutzungsregeln, Erstellung erster Gruppen, Positionierung des Tools im Verhältnis zu bestehenden, usw.).
Versuchen Sie wenn möglich, im Vorfeld einige Botschafter zu identifizieren, die das Intranet innerhalb ihres Teams fördern und so seine Akzeptanz steigern können. Sie werden Ihre besten Verbündeten bei der Umsetzung Ihres Kommunikationsplans sein!
end HubSpot Call-to-Action Code 6. Beleben Sie Ihr Intranet
Natürlich bedeutet die Einführung eines Intranets nicht nur, seinen Launch vorzubereiten. Es ist auch – und vor allem – unerlässlich, Ihre Plattform regelmäßig zu bespielen, um die Nutzenden dazu zu bringen, sich anzumelden, und sie dazu zu ermutigen, täglich miteinander zu interagieren.
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Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, Gruppenmanager zu bestimmen, die für die Belebung Ihrer verschiedenen Communities zuständig sind. Dabei kann es sich sowohl um Mitglieder des Teams Interne Kommunikation als auch um freiwillige Mitarbeitende handeln, die eine bestimmte Gruppe leiten möchten.
Was ist ein Gruppenmanager? 🤔
Auf Talkspirit ist ein Gruppenmanager ein Mitglied, das über die Rechte zur Konfiguration einer Gruppe verfügt. Er kann unter anderem neue Mitglieder einladen oder entfernen, ihre Zugriffsrechte verwalten, Integrationen hinzufügen oder einen dedizierten Chat-Kanal für die Gruppe erstellen.
Wichtig ist, dass sie jede Gruppe regelmäßig bespielen, unter anderem durch:
- die Veröffentlichung von Inhalten (zum Beispiel Best Practices oder Branchennachrichten, die für die Mitglieder von Interesse sein könnten),
- die Erstellung und/oder Identifikation von Events (online oder persönlich), die den Interessen der Mitglieder entsprechen,
- die Hervorhebung der Arbeit der Mitarbeitenden,
- und eine gehörige Portion Kreativität!
Je mehr Ihre Nutzenden das Gefühl haben, dass Ihr Intranet ihnen einen echten Mehrwert bietet, desto eher werden sie es nutzen. Sparen Sie also nicht an diesem Schritt!
end HubSpot Call-to-Action Code 7. Schulen Sie Ihre Nutzenden und Administratoren
Unabhängig davon, welches Intranet Sie eingeführt haben, vernachlässigen Sie nicht den Schulungsbereich! Denn auch wenn Ihre Plattform für normale Nutzende einfach zu bedienen ist, wird dies nicht unbedingt für alle Ihre Mitarbeitenden gelten.
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Nehmen Sie sich daher die Zeit, Ihre Nutzenden und Administratoren in den wichtigsten Funktionen zu schulen, die sie verwenden werden, und organisieren Sie bei Bedarf verschiedene Schulungssitzungen.
Sie können beispielsweise eine Administratorenschulung organisieren, die das Einladen von Nutzenden, das Erstellen und Konfigurieren von Gruppen, die Personalisierung der Plattform und das Erstellen interner Newsletter abdeckt. Umgekehrt können Sie Ihren Nutzenden zeigen, wie sie eine Nachricht im Chat senden, wie sie Informationen im Newsfeed und auf der Startseite abrufen oder wie sie eine Videokonferenz durchführen können.
Wenn Sie die Zeit haben, empfehlen wir Ihnen, dedizierte Schulungsressourcen zu erstellen, die auf Ihrem Intranet gespeichert werden (zum Beispiel Video-Tutorials und/oder Dokumente mit Best Practices), oder einfach Ihre Schulungssitzungen aufzuzeichnen, damit sie später von Ihren Nutzenden (erneut) abgerufen werden können.
8. Verbessern Sie Ihre Praktiken kontinuierlich
Vergessen Sie schließlich nicht: Ihr Intranet ist darauf ausgelegt, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Der beste Weg, diese Veränderungen vorauszusehen, besteht darin, die Nutzungsstatistiken Ihrer Plattform zu verfolgen (zum Beispiel über das entsprechende Modul von Talkspirit) und Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu befragen. So können Sie herausfinden, was sie über die Plattform denken, und ihnen die Möglichkeit geben, Verbesserungen vorzuschlagen.
Hier sind einige Fragen, die Sie ihnen stellen können:
- Wie häufig nutzen Sie das Intranet?
- Welche Funktionen nutzen Sie am häufigsten? Welche nutzen Sie nicht, und warum?
- Welche Gruppen nutzen Sie am meisten? Und warum?
- Sollten Ihrer Meinung nach neue Gruppen erstellt werden? Wenn ja, welche?
- Was denken Sie über die Belebung der verschiedenen Gruppen? Sehen Sie Verbesserungspotenzial?
- Erhalten Sie Ihrer Meinung nach zu viele, zu wenige oder die richtige Anzahl an Benachrichtigungen?
- Sind Sie insgesamt mit dem Intranet zufrieden? Und warum?
Anhand der erhaltenen Rückmeldungen haben Sie mehrere Ansatzpunkte, um Ihr Intranet und die Art und Weise, wie Sie darüber kommunizieren, zu verbessern.
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Sie kennen nun die unverzichtbaren Best Practices, um Ihr Intranet einzuführen und Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Um sie im Gedächtnis zu behalten, ist es ganz einfach: Laden Sie unser Methodenblatt herunter, das die 8 wichtigsten Schritte zur Einführung Ihrer Intranet-Plattform zusammenfasst.
Auf das Methodenblatt zugreifen
In diesem Methodenblatt finden Sie: die 8 Schritte zur Einführung Ihres Intranets, die Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Bedürfnisse zu ermitteln, die entscheidenden Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, die Elemente, die in Ihren Kommunikationsplan aufzunehmen sind, sowie unsere besten Tipps zur Sicherstellung der Akzeptanz Ihrer Plattform.
