Wie verbessern Sie Ihre interne Kommunikation mit einem Intranet?

Nach einer McKinsey-Studie nutzen drei von vier Unternehmen (72 %) auf die eine oder andere Weise interne Technologien für Zusammenarbeit – darunter Intranets.

Das Intranet kann eine ganze Reihe positiver Effekte für Ihr Unternehmen erzeugen (zum Beispiel beobachten Organisationen nach einer Deloitte-Studie, wenn sie Technologien für Zusammenarbeit wie das Intranet einsetzen, eine 20 %ige Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit). Und einer seiner Hauptvorteile? Die Verbesserung der internen Kommunikation.

Sie können das Intranet nutzen, um bessere Kommunikation mit und zwischen Ihren Teamsmitgliedern zu fördern – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie es aus interner Kommunikationssicht einsetzen.

Also, wie können Sie Ihre interne Kommunikation konkret durch ein Intranet verbessern? Hier sind vier Strategien, um das Intranet optimal zu nutzen und die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern:

Nutzen Sie das Intranet, um wichtige Informationen für Ihr gesamtes Team zu verbreiten…

Ihr gesamtes Unternehmen hat Zugang zum Intranet. Aus der Perspektive der internen Kommunikation ist es daher ein ideales Werkzeug, um Informationen zu verbreiten, die alle Ihre Mitarbeitenden betreffen.

Sie können das Intranet nutzen, um relevante Nachrichten für alle Ihre Mitarbeitenden zu teilen – zum Beispiel die Einführung eines neuen Produkts, eine Aktualisierung der Urlaubsrichtlinie oder die Eröffnung eines neuen Büros. Mitarbeitende können dann öffentlich kommentieren, Fragen stellen, ihre Meinung teilen und mit der Geschäftsführung und ihren Kollegen über die Auswirkungen dieser Informationen diskutieren. Dies fördert eine offenere und transparentere Kommunikation in der gesamten Organisation und stärkt somit das Vertrauen, das Zugehörigkeitsgefühl und die Bindungen zwischen Mitarbeitenden.

Zusammengefasst ermöglicht das Intranet es Ihnen, Nachrichten mit Ihrer gesamten Organisation zu teilen und einen offenen Dialog um diese Nachrichten zu fördern – zwei Elemente, die zur Verbesserung der internen Kommunikation beitragen.

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…und schaffen Sie dedizierte Bereiche für Teamkommunikation

Einige Informationen betreffen Ihr gesamtes Team. Aber die meisten Kommunikationen richten sich an spezifische Teams, Abteilungen oder Mitarbeitende – und zur Verbesserung der internen Kommunikation müssen Sie einen Bereich für diese Austausche schaffen.

Das Erstellen von dedizierten Bereichen in Ihrem Intranet für Teamkommunikation ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, zu chatten, zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen nur mit den betroffenen Personen. Dies vereinfacht die Kommunikation und verhindert, dass Mitarbeitende mit Informationen, Nachrichten oder E-Mails überlastet werden, die sie nicht betreffen.

Neben dedizierten Bereichen pro Team (zum Beispiel: Marketing, Vertrieb, Technik) können Sie auch Bereiche für andere kollektive Zwecke schaffen – berufliche Kommunikation (HR-Fragen, Ideen für Teamzusammenhalt) oder informellere Austausche zwischen Mitarbeitenden (zum Beispiel ein Bereich zum Teilen von Fotos Ihrer Haustiere).

Schaffen Sie eine Wissensdatenbank, die den Verfahren der internen Kommunikation gewidmet ist

Das Intranet ist ein zentralisierter Ort, an dem alle Ihre Mitarbeitenden auf Informationen zugreifen können – was es zu einem idealen Ort macht, um die Wissensdatenbank Ihrer Organisation zu beherbergen.

Wenn Sie Ihre interne Kommunikation verbessern möchten, erstellen Sie eine Wissensdatenbank auf Ihrem Intranet, die Ihren Richtlinien, Verfahren und bewährten Praktiken der internen Kommunikation gewidmet ist.

Durch die Erstellung einer Wissensdatenbank, die sich auf interne Kommunikation konzentriert, garantieren Sie allen Ihren Mitarbeitenden Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, um effektiv zu kommunizieren. Beispielsweise können Sie ein Organigramm einschließen, damit Ihr Team die Kommunikationskette versteht (und wem es je nach Fragen oder Anfragen gerecht werden soll), eine Liste bewährter Kommunikationspraktiken (zum Beispiel, welchen Kanal je nach Art der Kommunikation nutzen) und ein Verzeichnis der Mitarbeitenden mit ihren Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

Durch die Nutzung des Intranets als zentralisierte Wissensdatenbank für alles, was mit interner Kommunikation zu tun hat, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeitenden verstehen, wie es funktioniert – und je mehr sie es verstehen, desto besser wird es funktionieren.

Nutzen Sie das Intranet, um Feedback zu sammeln

Sie haben vielleicht Ideen zur Verbesserung der internen Kommunikation – und viele davon sind sicherlich relevant. Aber die beste Methode zu wissen, wie man sie verbessert, bleibt, Ihre Mitarbeitenden zu fragen – und das Intranet ist eine hervorragende Gelegenheit, dieses Feedback zu sammeln.

Durch das Intranet können Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden zu dem sammeln, was in Ihren aktuellen Prozessen der internen Kommunikation funktioniert, was nicht funktioniert und was sie ändern möchten – dann können Sie dieses Feedback nutzen, um die Verbesserungen zu bringen, die die größte Auswirkung auf Ihr Team haben.

Zum Beispiel könnten Sie einen Beitrag in das Intranet Ihres Unternehmens posten, um Ihr Team zu fragen, was es als die größte Herausforderung der internen Kommunikation sieht – und dann diese Antworten nutzen, um die Änderungen zu identifizieren, die Sie an Ihren Richtlinien vornehmen müssen, um bessere Kommunikation zu fördern. Oder posten Sie eine neue Kommunikationsrichtlinie vor dem Einsatz auf dem Intranet und sammeln Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden, um notwendige Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie sie in Ihrem gesamten Unternehmen einführen.

Zusammengefasst, interne Kommunikation hat direkten Einfluss auf Ihre Mitarbeitenden. Wenn Sie sie mit dem Intranet verbessern möchten, nutzen Sie es als Feedback-Sammelberechtigung – und lassen Sie sich von diesem Feedback bei Ihren Entscheidungen zur Kommunikation leiten.

Talkspirit hilft Ihnen, Ihre interne Kommunikation durch ein Intranet zu verbessern

Das Intranet bietet eine Vielzahl von Funktionalitäten, die der internen Kommunikation Ihrer Organisation zugute kommen können – Vorteile, die Sie mit Talkspirit finden können.

Talkspirit ist eine All-in-One-Intranetlösung, die Teams und Mitarbeitenden die Werkzeuge bietet, die sie benötigen, um besser zusammen zu kommunizieren – und Organisationen den Rahmen bietet, den sie benötigen, um ihre interne Kommunikation auf die nächste Stufe zu heben. Sie integriert eine Chat-Plattform; einen Nachrichten-Feed, der Informationen für Mitarbeitende zentralisiert und strukturiert; sowie ein Mitgliederverzeichnis. Talkspirit bietet auch weitere Intranet-Funktionalitäten, um Ihrem Team zu helfen, sein Bestes zu geben, darunter ein internes Drive, Projektmanagement und Zusammenarbeitsfunktionalitäten. Eine umfassende Lösung, die über das hinausgeht, was Sie von einem Intranet erwarten.

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Autorin: Deanna deBara