Verbesserung der Informationskapitalisierung im medizinischen Bereich: das Zeugnis von SCPARE

Die Kommunikation vereinfachen, den Informationsaustausch zentralisieren, die Informationskapitalisierung sicherstellen, die Zusammenarbeit bei Projekten erleichtern… Das sind die Herausforderungen, denen das Anästhesie- und Intensivmedizin-Kabinett SCPARE mithilfe von Talkspirit begegnen konnte. Seit der Einführung im Frühjahr 2021 ist die Plattform heute zum wichtigsten Kommunikationswerkzeug des Kabinetts geworden.

Kennzahlen:

• 2 Kliniken im Grand Est
• 37 Mitarbeitende, darunter 22 Ärzte und 10 Pflegefachkräfte
• 93 % aktive Nutzende pro Monat

Nicolas Rocq, Anästhesist und Intensivmediziner, hat die Einführung von Talkspirit geleitet. In diesem Artikel blickt der Projektverantwortliche auf die Gründe zurück, die ihn dazu bewogen haben, das Tool einzuführen, und beschreibt, wie die Teams es heute nutzen.

Der Wunsch, den Austausch zu vereinfachen und Informationen zu zentralisieren

„Noch vor einem Jahr kommunizierten die Teams über mehrere Kanäle, insbesondere über E-Mails und Instant-Messaging-Dienste wie Signal und WhatsApp.

Nach einem Audit haben wir festgestellt, dass diese Kommunikationsmittel nicht optimal waren. Da die Informationen auf mehrere Tools verteilt waren, war es unmöglich zu wissen, ob diese tatsächlich beim Empfänger angekommen waren, was zu Silos und damit zu einem Informationsverlust führte", erklärt Nicolas Rocq.

„Die COVID-Krise hat uns wie überall betroffen und machte Folgendes notwendig:

• die schnelle Verbreitung von Informationen zur Neuorganisation der Aktivitäten und zur Aufnahme neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse,
• die Einführung von Homeoffice,
• den Bedarf an Videokonferenzen."

Ein weiteres Problem: Die Mitarbeitenden hatten keine berufliche E-Mail-Adresse. Die Sekretärinnen waren daher gezwungen, ihnen Informationen an ihre private E-Mail-Adresse zu senden, was alles andere als ideal war.

Lesen Sie auch: Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse verbinden: eine Herausforderung, die Lyon Parc Auto gemeistert hat

„Wir brauchten ein Tool, bei dem sich Mitarbeitende ohne berufliche E-Mail-Adresse anmelden konnten, das es uns gleichzeitig ermöglicht, in Echtzeit zu kommunizieren und alle unsere Ressourcen zu zentralisieren. Das Ziel: sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden über einen einzigen Kommunikationskanal verfügen, über den sie überall erreichbar sind (im Kabinett oder unterwegs), und der ihnen den Zugriff auf die Informationen und Dokumente ermöglicht, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Schließlich wollten wir vermeiden, Mitarbeitende auf ihren privaten E-Mail- und SMS-Postfächern außerhalb der Arbeitszeiten zu kontaktieren.

Um diesen verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden, wurde uns empfohlen, ein soziales Unternehmensnetzwerk (ESN) einzuführen."

Talkspirit, ein All-in-one-ESN – einfach und benutzerfreundlich

„Wir haben uns für Talkspirit entschieden, weil die angebotenen Funktionen unseren Anforderungen sehr gut entsprachen, insbesondere der Chat, die Videokonferenz und die Beiträge, die es ermöglichen, synchron und asynchron zu kommunizieren und eine gewisse Benutzerfreundlichkeit zu bieten.

Wir wollten zudem Arbeitsgruppen einrichten, um unsere verschiedenen Projekte nachverfolgen zu können, was mit Talkspirit gut möglich war.

Ich habe die Benutzerfreundlichkeit der Plattform sehr geschätzt, aber auch den Aspekt „Made in France", der für mich ein Pluspunkt war", erklärt der Anästhesist und Intensivmediziner.

Initiativen, um Mitarbeitende zu überzeugen

„Nachdem die Plattform eingeführt wurde, habe ich ein Meeting mit den Ärzten organisiert, um ihnen die Funktionen des Tools vorzustellen. Dann bat ich die Sekretärinnen, den Informationsverkehr von E-Mails auf Talkspirit zu verlagern.

Es gab anfangs Widerstände, da jeder bereits seine eigenen Gewohnheiten hatte. Außerdem muss man wissen, dass soziale Unternehmensnetzwerke im medizinischen Umfeld kaum bekannt sind. Es war daher notwendig, Zeit darauf zu verwenden, den Mitarbeitenden den Nutzen des Tools zu demonstrieren.

Lesen Sie auch: Wie kann man die Einführung neuer kollaborativer Tools erleichtern?

Meinerseits versuche ich, die Plattform regelmäßig mit Inhalten zu befüllen, um die Mitarbeitenden zu ermutigen, sich einzuloggen. Das Ergebnis: In den letzten beiden Monaten ist es ihnen gelungen, die Plattform besser in den Griff zu bekommen", was sich in der Nutzungsrate widerspiegelt.

Heute melden sich 93 % der Mitarbeitenden jeden Monat bei Talkspirit an, davon 60 % fast ausschließlich über ihr Mobilgerät.

Ein Tool, das dabei hilft…

…den Informationsaustausch zu vereinfachen

„Um den Austausch bestmöglich zu strukturieren, haben wir etwa fünfzig Arbeitsgruppen eingerichtet, darunter:

• eine Gruppe „Fortbildung", in der wir das gesamte medizinische Wissen zentralisieren und auf die alle Zugriff haben
• eine Gruppe „Externe Beziehungen" für den Austausch mit Dienstleistern
• eine Gruppe „Human Resources", in der alle Informationen zu HR-Prozessen gebündelt sind
• Gruppen nach Berufsgruppe (Pflegefachkräfte, Sekretärinnen, Ärzte) für den fachlichen Austausch

Lesen Sie auch: Den Informationsaustausch mit Talkspirit erleichtern: das Zeugnis von SantéCité

Dank dieser Gruppen kann jeder die Information nur mit den Personen teilen, die sie benötigen, und nicht mit dem gesamten Kabinett. So werden die Mitarbeitenden nicht mit irrelevanten Informationen „überhäuft".

Alle Dokumente und Informationen, die jeder Gruppe eigen sind, werden auf dem Talkspirit-Drive gespeichert und dann in einem dedizierten Beitrag geteilt, was es uns ermöglicht, eine vollständige Chronik unserer Austausche zu führen.

Und wenn ich eine wichtige Information hervorheben möchte, hefte ich sie im Newsfeed an, um sicherzustellen, dass jeder sie zur Kenntnis nimmt."

…Brainstorming und Entscheidungsfindung zu erleichtern

„Wenn wir komplexe Fälle haben, die eine besondere Behandlung erfordern, erstellen wir einen Talkspirit-Beitrag (zu einem anonymisierten theoretischen Fall), in dem alle Informationen zu diesem Fall zusammengefasst sind, insbesondere das, was vor dem Operationstermin antizipiert werden muss. Wir nutzen diesen Beitrag anschließend, um über die verschiedenen möglichen Optionen zu diskutieren, und um gemeinsam eine Entscheidung zu treffen.

Lesen Sie auch: Rückblick auf das Webinar „Informationen besser teilen, um bessere Entscheidungen zu treffen"

Wenn ich die Meinung von Kollegen einholen möchte zu spezifischen Themen (zum Beispiel alles, was die Änderung von Geräten betrifft), füge ich manchmal eine Umfrage in meine Beiträge ein. So kann jeder asynchron seine Meinung äußern, was es auch ermöglicht, die in Meetings verbrachte Zeit zu reduzieren", erklärt Nicolas Rocq.

…den Austausch mit externen Dienstleistern zu vereinfachen

„Neben dem Chat und dem Newsfeed nutzen wir regelmäßig die Videokonferenz, um uns mit externen Dienstleistern auszutauschen (zum Beispiel freiberufliche Pflegepraxen, ambulante Pflegedienstleister oder Referenten, die an einer Konferenz teilnehmen).

Das ist wirklich sehr praktisch, wenn wir gemeinsam an gemeinsamen Themen arbeiten müssen." Jeder kann so seine Ideen direkt einbringen, ohne ins Kabinett fahren zu müssen.

Eine einzige Informationsquelle

„Talkspirit erleichtert den internen und externen Austausch, ermöglicht es aber auch, Informationen an einem einzigen Ort zu bündeln. So verfügt jeder über eine einzige Informationsquelle", die von überall, jederzeit und auf jedem Gerät zugänglich ist.

Dank der mobilen App können mobile Mitarbeitende ganz einfach mit ihren Kollegen in Kontakt bleiben und schneller reagieren, wenn sie eine Anfrage erhalten.

Das Ergebnis: „Wir erhalten fast keine internen E-Mails mehr, und der Datenverkehr auf Signal (unserem früheren Chat-Tool) ist um 90 % zurückgegangen", so Nicolas Rocq – das sind bereits beeindruckende Erfolgsindikatoren. Von nun an laufen alle wichtigen Informationen über Talkspirit, und die Mitarbeitenden haben das gut verinnerlicht.

Lesen Sie auch: Interne E-Mails überwinden, dank Talkspirit: das Zeugnis von Imagerie Médicale du Biterrois

Die Bedeutung des Rechts auf Abschalten

„Im Gegensatz zu unseren früheren Kommunikationstools verfügt Talkspirit über Funktionen, die es ermöglichen, das Recht auf Abschalten jedes Einzelnen zu respektieren.

Um Mitarbeitende nach einer bestimmten Uhrzeit nicht zu stören, plane ich meine Beiträge regelmäßig ein, damit sie zum Beispiel am nächsten Morgen veröffentlicht werden. Außerdem ist es möglich, die Benachrichtigungseinstellungen anzupassen", um abends und am Wochenende keine neuen Nachrichten angezeigt zu bekommen.

Lesen Sie auch: [Ebook] Recht auf Abschalten: Überlebensleitfaden für die Arbeit im Homeoffice

Talkspirits Blick auf SCPARE

Die Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks ist die ideale Lösung, um den Informationsfluss zu verbessern, die Projektverfolgung zu erleichtern und die Wissenskapitalisierung zu optimieren. Von diesen Vorteilen hat das Kabinett SCPARE klar profitiert.

Lesen Sie auch: 8 Vorteile der Nutzung eines sozialen Unternehmensnetzwerks

Wie die Nutzungsstatistiken zeigen, ist die Plattform heute unverzichtbar geworden, um gemeinsam zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, sowohl intern als auch extern.

Schluss mit den Silos: Die Mitarbeitenden können nun alle geteilten Informationen an einem einzigen Ort einsehen, ihre Meinung zu den sie betreffenden Themen äußern und so an der Entscheidungsfindung mitwirken.

*
* *

Möchten Sie mehr über die Lösung Talkspirit erfahren? Kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Team, um die Funktionen der Plattform im Detail kennenzulernen.

Kontaktieren Sie uns

Demo vereinbaren

–
Autorin: Emmanuelle Abensur