Wie die Mairie de Venelles ihre interne Kommunikation mit Talkspirit belebt
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In Zeiten des digitalen Wandels suchen Kommunen heute nach neuen Wegen, um ihre interne Kommunikation zu beleben. Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat die Mairie de Venelles auf ein soziales Unternehmensnetzwerk gesetzt, das zu 100 % aus Frankreich stammt: Talkspirit.
Die Mairie de Venelles, gelegen in der Nähe von Aix-en-Provence, ist dafür zuständig, den täglichen Bedürfnissen ihrer 8 500 Einwohner gerecht zu werden.
Eckdaten:
- 140 Mitarbeitende, davon 80 in den Büros
- 71 % aktive monatliche Nutzende auf Talkspirit
Um ihre Arbeitsweisen zu modernisieren, setzt die Gemeinde zunehmend auf digitale Lösungen, insbesondere auf kollaborative Tools. Ende 2019 wurde daher Talkspirit eingeführt, um alle Mitarbeitenden zu vernetzen.
In diesem Interview blicken Carine Ponsot, Verantwortliche für interne Kommunikation, und Michel Gueit, Direktor für digitale Innovation und Informatik, auf die Gründe zurück, die sie zur Einführung der Plattform bewogen haben, und erläutern, wie sie diese heute nutzen.
Auf dem Foto: Michel Gueit (Direktor für digitale Innovation und Informatik), Philippe Sanmartin (DGS) und Carine Ponsot (Verantwortliche für interne Kommunikation)
end HubSpot Call-to-Action Code Ein zentrales Ziel: Informationen besser teilen
„Vor Talkspirit kommunizierten wir fast ausschließlich per E-Mail (und über WhatsApp in bestimmten Abteilungen)", erklärt Carine Ponsot, Verantwortliche für interne Kommunikation. Die Folge: Die Informationen waren überall verstreut und für alle Mitarbeitenden nicht zugänglich – vor allem für jene, die im Außendienst tätig waren und weder über eine berufliche E-Mail-Adresse noch über einen Internetzugang verfügten.
Um diesem Problem zu begegnen, beschloss die Mairie de Venelles, ein soziales Unternehmensnetzwerk einzuführen, das den Informationsaustausch erleichtern und die Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten – in den Büros und im Außendienst – besser vernetzen sollte.
„Das Ziel war es, alle für die Mitarbeitenden relevanten Informationen in einem einzigen Tool zu bündeln, und gleichzeitig den Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu erleichtern", berichtet Michel Gueit, Direktor für digitale Innovation und Informatik.
Die Wahl eines französischen Tools in ständiger Weiterentwicklung
Talkspirit hat sich schnell als DIE Lösung etabliert, die den Anforderungen der Gemeinde an interne Kommunikation gerecht werden konnte. Und das aus mehreren Gründen.
„Wir fanden das Tool sehr benutzerfreundlich und ergonomisch. Die Datenspeicherung in Frankreich und die Tatsache, einen französischen Ansprechpartner zu haben, war für uns ebenfalls sehr wichtig. Diese Faktoren waren ausschlaggebend für Bürgermeister Arnaud Mercier, der auch Berater der Metropole Aix-Marseille-Provence mit Zuständigkeit für die digitale Metropole ist.
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Außerdem haben wir festgestellt, dass die Plattform ständig weiterentwickelt wird, was uns überzeugt hat, dass sie unseren Anforderungen leichter entsprechen kann als ein amerikanisches Tool wie Workplace", berichtet Michel Gueit.
Eine Einführung, die durch den Lockdown beschleunigt wurde
Ende 2019 parallel zu anderen kollaborativen Softwarelösungen eingeführt, wird Talkspirit vom DGS (Hauptdirektor der Dienste) der Gemeinde stark unterstützt, was die Nutzung des Tools vorantreibt.
Die Benutzerfreundlichkeit der Plattform spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg. „Von den 5 kollaborativen Tools, die wir eingeführt haben, wurde Talkspirit am besten aufgenommen, da es sehr intuitiv und leicht zu erlernen ist", berichtet Carine Ponsot, die auch für die Begleitung der Mitarbeitenden bei digitalen Innovationen zuständig ist.
Neben diesen beiden Faktoren war es vor allem auch der Lockdown, der die Einführung von Talkspirit beschleunigte. In dieser Zeit der obligatorischen Telearbeit hat das Tool dazu beigetragen, „die Mitarbeitenden zu verbinden und den für die Fernarbeit unerlässlichen Teamzusammenhalt zu erhalten".
Der Ort für informellen Austausch
„Die informellen Gruppen, die auf Talkspirit erstellt wurden, erfreuten sich zu Beginn des Lockdowns großer Beliebtheit, da sie jedem ermöglichten, den Kontakt zu halten. Während dieser Zeit haben wir unter anderem erstellt:
- eine Gruppe 'Kaffeepause', in der sich alle morgens „Guten Morgen" wünschten und regelmäßig austauschten;
- eine Gruppe 'Lockdown-Tipps', um Tipps oder Aktivitäten für die Zeit des Lockdowns zu teilen;
- und eine Gruppe 'Schwarzes Brett', in der Mitarbeitende eine Anzeige aufgeben, wenn sie ihre Möbel verkaufen möchten."
Und das ist noch nicht alles! Noch vor Kurzem sind mehrere neue informelle Gruppen entstanden. So gibt es mittlerweile zum Beispiel eine Gruppe „Ein Tag, eine Blume", in der Nicolas Greff, ausgebildeter Gärtner der Gemeinde, jeden Morgen ein Rätsel zu einer Pflanze oder einem Baum teilt. „Das trägt dazu bei, eine sehr angenehme Atmosphäre im Netzwerk zu schaffen", berichtet Carine Ponsot.
„Wir haben auch eine Gruppe mit dem Titel 'Die Gemeinde in der Kochtopf' erstellt, in der wir Kochrezepte teilen. Zu Lichtmess habe ich einen Beitrag über ein Crêpes-Rezept veröffentlicht, und das kam wirklich gut an!"
Dank dieser informellen Gruppen hat es die Mairie de Venelles geschafft, die Mehrheit der Mitarbeitenden zu mobilisieren und neue Nutzungsformen auf Talkspirit anzustoßen.
Eine Plattform, die die interne Kommunikation erleichtert
Talkspirit ist ein echter Mehrwert für die interne Kommunikation innerhalb der Gemeinde. „Wir veröffentlichen dort jeden Monat unseren internen Newsletter. So muss er nicht mehr per E-Mail verschickt werden", freut sich Carine Ponsot.
Das Tool ermöglicht es auch, folgendes zu teilen:
- Veranstaltungen und Neuigkeiten der Gemeinde (zum Beispiel die Eröffnung einer Eisbahn oder die Premiere eines neuen Theaterstücks). Der Bereich Kultur und Gemeindeanimation veröffentlicht regelmäßig Aktivitäten für die Einwohner von Venelles, die auch für die Mitarbeitenden von Interesse sein könnten. Sabine Grimault, Direktorin dieses Bereichs und Leiterin des Pols Kultur, Sport und Animation, nutzt Talkspirit insbesondere, um ihr Kulturprogramm allen Mitarbeitenden vorzustellen und die Arbeit ihrer Mitarbeitenden hervorzuheben (z. B. Interventionen bei Kindern der Gemeinde)
- HR-Informationen (zum Beispiel zu Anmeldungen für Fortbildungen),
- bewährte Vorgehensweisen (zum Beispiel ein Ratgeberleitfaden für das jährliche Berufsgespräch),
- sowie Informationen zu neuen Projekten der Gemeinde.
„Wir nutzen es auch für Umfragen, um zu erfahren, was die Menschen denken und möchten, um ihnen eine Stimme zu geben, oder auch um Schulungs- und Besprechungspläne zu erstellen", ergänzt Carine Ponsot.
„Sobald wir über ein neues Projekt kommunizieren müssen (zum Beispiel die Einführung eines neuen Tools oder den Start unseres Nachhaltigkeitsprojekts 'Venelles en transition'), erstellen wir eine dedizierte Gruppe in Talkspirit, in der wir alle Informationen und Ressourcen zum Projekt teilen."
Nahezu alle Abteilungen nutzen es, um leichter miteinander in Kontakt zu treten – insbesondere seit der Einführung von einem Homeoffice-Tag pro Woche. So sind alle Mitarbeitenden jederzeit erreichbar, um eine Frage zu beantworten oder sich auszutauschen.
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Ein Tool für die Personalgewinnung
Die Plattform ermöglicht es auch, den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu erleichtern, insbesondere um den Einstellungsbedarf der Gemeinde zu decken.
„Wenn wir eine neue Stellenbesetzung starten, erstellen wir eine private Gruppe mit allen betroffenen Personen (zum Beispiel Human Resources, der Abteilungsleiter, der zuständige Vertreter, der DGS usw.). Dort teilen wir alle Informationen zur Stellenbesetzung sowie die Bewerbungsunterlagen. So kann jeder die Informationen an einem Ort abrufen und bei Bedarf die verschiedenen Kandidaturen besprechen", erklärt Michel Gueit.
Krisenmanagement mit Talkspirit
Schließlich ermöglicht Talkspirit auch, das Krisenmanagement im Alltag zu erleichtern.
„Sobald wir eine neue Krise bewältigen müssen, erstellen wir ein Projekt mit einer Liste von Aufgaben und Ereignissen, die verfolgt werden müssen. So weiß jeder, wer wofür zuständig ist und was bereits erledigt wurde oder nicht.
In den letzten Monaten gab es in der Gemeinde starke Winde. Deshalb haben wir ein Projekt erstellt, um die durchzuführenden Maßnahmen zu verfolgen. Das laufende Protokoll wurde in einer OfficeNow-Tabelle geführt", was eine Echtzeitverfolgung der Ereignisse ermöglichte, berichtet der Informatikdirektor.
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Klar erkennbare Vorteile
Für die Mairie de Venelles hat die Einführung von Talkspirit klare Früchte getragen. Vorbei sind die endlosen E-Mail-Ketten. Mittlerweile „stellen alle ihre Fragen im Chat, was unser internes E-Mail-Volumen deutlich reduziert hat", erklärt Michel Gueit.
„Mit Talkspirit zirkulieren Informationen schneller, einfacher und freier. Das ermöglicht es Personen aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen, miteinander in Kontakt zu treten und so den Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden zu stärken."
Darüber hinaus „ermöglicht die Plattform, die Arbeit der einzelnen Mitarbeitenden besser sichtbar zu machen" und so ihre Leistungen zu würdigen, ergänzt Carine Ponsot.
end HubSpot Call-to-Action Code Der Blick von Talkspirit auf die Mairie de Venelles
Die Mairie de Venelles, die sich stark mit Fragen der digitalen Innovation beschäftigt, hat es geschafft, ihre Arbeitsweisen und ihre interne Kommunikation an eine noch nie dagewesene Situation anzupassen. Auch außerhalb des Lockdowns erfreut sich Talkspirit bei der Mehrheit der Mitarbeitenden großer Beliebtheit. Diese nutzen es, um sowohl über berufliche als auch über informelle Themen zu kommunizieren und sich über relevante Informationen zu informieren.
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Die nächsten Herausforderungen? „Talkspirit in den fünf Schulen der Gemeinde einzuführen, damit diese am Austausch teilnehmen und ihre Arbeit vorstellen können. Und die technischen Dienste davon zu überzeugen, Talkspirit stärker zu nutzen", so Carine Ponsot.
„Wir würden außerdem gerne die Nutzung des Chatbots (der heute noch wenig genutzt wird) fördern, um die interne Suche nach Informationen und Ressourcen zu erleichtern", ergänzt Michel Gueit.
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