Telearbeit: 7 Tipps zur Erleichterung der Fernzusammenarbeit

38 % der französischen Arbeitnehmer praktizieren heute Telearbeit regelmäßig, schätzt eine aktuelle Studie von Malakoff Humanis. Aber während dieser neue Arbeitsmodus weiterhin beliebt ist, bleibt seine Organisation in vielen Organisationen noch zu überarbeiten (das ist zumindest die Meinung von 80 % der Führungskräfte !).

Videokonferenzen in Massen, Verlust von Zusammenhalt, übermäßige Überwachung von Mitarbeitenden, mangelnde Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams… Telearbeit – oder hybride Arbeit – kann zu vielen Missbräuchen führen.

Wie vermeiden Sie diese Fehler ? Welche Best Practices sollten Sie einführen, um die Teamarbeit aus der Ferne zu erleichtern ? Und welche Tools sollten Sie bevorzugen, um die Produktivität Ihrer Teams in Telearbeit zu verbessern ?

Entdecken Sie unsere 7 Tipps, um ein(e) Profi der Fernzusammenarbeit zu werden.

1. Richten Sie die richtigen Tools ein

Das Erste, um die Teamarbeit aus der Ferne zu erleichtern, ist zunächst, Ihre Mitarbeitenden gut auszustatten. Mit der richtigen Ausrüstung, sondern auch und vor allem mit den Zusammenarbeit-Tools, die sie zum Arbeiten benötigen.

Videokonferenz, Teamchat, Projektmanagement, gemeinsamer Kalender, Online-Bürosuite… All diese Funktionen sind für die Fernzusammenarbeit unerlässlich. Wenn Sie noch nicht in solche Lösungen investiert haben, ist es also an der Zeit, dies zu tun!

Eine gute Möglichkeit, Ihre Kosten zu optimieren und gleichzeitig den Alltag Ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern, besteht darin, sich für eine Zusammenarbeit-Plattform all-in-one zu entscheiden. Tatsächlich brauchen Sie mit dieser Art von Tool nicht in ein Videokonferenz-Tool, ein Projektmanagement-Tool und ein Chat-Tool zu investieren, da alle diese Funktionen auf derselben Plattform vorhanden sind.

Das ist der Fall bei Talkspirit, einem Kommunikations- und Zusammenarbeit-Tool, das Ihnen Folgendes ermöglicht:

• direkt über den Chat und die Videokonferenz auszutauschen,
• Informationen zu teilen über ein Startportal, einen Aktivitätsstrom und eine Bibliothek,
• oder noch aus der Ferne zusammenzuarbeiten über Gruppen, eine Bürosuite mit Live-Co-Bearbeitung von Dokumenten, und ein Projektmanagement-Modul.

Alles in einer 100 % sicheren, in Frankreich gehosteten Umgebung, und umweltfreundlich.

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Sobald Ihr Tool implementiert ist, müssen Sie natürlich Ihre Teams schulen und begleiten, um ihnen bei der Verwendung und Integration in ihren Arbeitsalltag zu helfen. Laden Sie unser Methodologie-Blatt herunter, das « 6 Schritte zur Implementierung eines Zusammenarbeit-Tools » zusammenfasst, um unsere besten Tipps dazu zu entdecken:

2. Etablieren Sie Kommunikations- und Zusammenarbeitungsregeln

Die Erleichterung der Teamarbeit aus der Ferne setzt auch voraus, dass Sie die Art und Weise klären, wie Ihre Teams im Alltag kommunizieren und zusammenarbeiten werden, indem Sie klare Regeln festlegen. Wir empfehlen Ihnen daher, folgendes zu klären:

• Welche Zeiten muss jeder erreichbar sein, um sowohl auf Nachrichten zu reagieren als auch an Besprechungen teilzunehmen. Diese Zeitfenster sind ein wesentlicher Pfeiler zur Fluidifizierung der Zusammenarbeit von Telearbeit-Teams, aber auch zur Gewährung von Flexibilität für jeden. Wenn Sie zum Beispiel beschließen, dass jeder mindestens zwischen 10 Uhr und 16 Uhr verfügbar sein muss, stellen Sie sicher, dass die Teams ein gemeinsames Zeitfenster haben, um zusammen zu arbeiten, während Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, den Rest ihrer Zeit nach Belieben zu organisieren.

• Wo Mitarbeitende Informationen teilen sollten, insbesondere:
  • Auf welchen Tools (zum Beispiel können Sie sie bitten, Chat für synchrone Austausche zu bevorzugen, und den Aktivitätsstrom für asynchrone Austausche),
  • Und in welchen Gruppen (geben Sie zum Beispiel an, dass Team-Gruppen für die Zusammenarbeit an Team-Projekten verwendet werden sollten, und Themen-Gruppen zum Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitenden verschiedener Teams)

• Wie diese Informationen geteilt werden sollten, insbesondere:
  • Sollte sie mündlich oder schriftlich mitgeteilt werden ? Sie können zum Beispiel das Schriftliche für die Informationsweitergabe und das Projektfolge bevorzugen, und Mündliches für Entscheidungsfindung und kollektives Denken. Natürlich müssen Sie diese Regeln an Ihre Unternehmenskultur anpassen.
  • Wann sollte sie geteilt werden ? Wenn man aus der Ferne arbeitet, kann es manchmal schwierig sein, Berufsleben und Privatleben zu trennen. Um das Recht auf Abschaltung für jeden zu respektieren, schlagen Sie Ihren Teams zum Beispiel vor, außerhalb normaler Arbeitszeiten keine Nachrichten zu senden (zum Beispiel vor 9 Uhr und nach 18 Uhr an Wochentagen).
  • Und welche Sprache sollte verwendet werden ? In einigen internationalen Unternehmen müssen alle Kommunikationen auf Englisch erfolgen, während in anderen die Sprache je nach Büro wechselt. Die Klärung dieses Punktes von Anfang an wird es erleichtern, die Fernzusammenarbeit zwischen Ihren an mehreren Orten verteilten Teams zu faciliterren.

3. Begrenzen Sie die Anzahl und Dauer Ihrer Besprechungen

Das mag kontraintuitiv erscheinen, aber die Begrenzung von Besprechungen ist eine gute Möglichkeit, die Teamarbeit aus der Ferne zu erleichtern. Warum? Weil zu viele Besprechungen die Besprechung töten ! Mit anderen Worten, exzessive Besprechungen schaden der Produktivität Ihrer Teams und verhindern sie effektiv zusammenzuarbeiten.

Lesen Sie auch: Wie können Sie die Effizienz Ihrer Fernbesprechungen verbessern ?

Im Durchschnitt, verlieren Arbeitnehmer drei Stunden pro Woche aufgrund unnötiger Besprechungen, schätzt die neueste Asana-Studie. Um diesen Produktivitätsverlust zu vermeiden, ist es daher wichtig – wie auch bei der Chat-Kommunikation – einige Best Practices einzuführen, insbesondere für:

• Begrenzung der Dauer von Videokonferenzen (zum Beispiel maximal eine Stunde),
• Reduktion der Anzahl der organisierten Besprechungen (zum Beispiel maximal zwei Besprechungen pro Woche für jedes Team),
• Abgrenzung der Zeiten, in denen Besprechungen geplant werden können (um Missbräuche zu vermeiden, aber auch jedem zu ermöglichen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren bestimmte Zeitfenster),
• Sicherung der Relevanz jeder Besprechung (wenn eine Besprechung in einer Nachricht, einer E-Mail oder einer Publikation zusammengefasst werden kann, dann sollte es nicht stattfinden !),
• Sicherstellung , dass die Besprechung ihre Ziele erfüllt (zum Beispiel durch eine präzise Agenda und einen Moderator, der die richtigen Fragen stellt).

Vergessen Sie schließlich nicht: Die Besprechung ist nicht die einzige Lösung, um die Fernzusammenarbeit zu erleichtern. Je nach Art der Information, die Sie teilen möchten, können Sie auch den Chat, den Aktivitätsstrom, Ihr Projektmanagement-Board, Ihr Team-Drive, oder Ihre Wissensdatenbank verwenden. Viele Funktionen, die Sie auf der Zusammenarbeit-Plattform Talkspirit finden können !

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4. Geben Sie sich Ziele

Sowohl im Präsenzmodell als auch in der Telearbeit ist es wichtig, klare Ziele zu setzen, auf Unternehmensebene, Teamebene und auf Mitarbeiterebene. Diese Ziele ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, zu wissen, wohin das Unternehmen gehen möchte, und welcher Beitrag sie leisten können. Es ist also eine gute Möglichkeit, Ihre Teams zu motivieren, während Sie klären, was von ihnen erwartet wird.

Um diese Ziele auszuarbeiten, gibt es mehrere Methoden:

• Die OKR-Methode (Objective Key Results), die darin besteht, ehrgeizige Ziele zu definieren und sie durch Schlüsselergebnisse zu messen.
• Das SMART-Modell, das vorschlägt, spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitliche Ziele zu setzen (d. h. durch Ablauffristen begrenzt).
• Die CLEAR-Methode, besser geeignet für sich ändernde Umgebungen, die darin besteht, zusammenarbeitende, begrenzte (in Bezug auf Dauer und Aktionsumfang), emotionale (die Verbindungen zwischen Teams schaffen), zu schätzende (leicht zu erreichende und daher angenehmer für Teams) und anpassungsfähige Ziele (d. h. die mit der Zeit ändern können) zu geben.

Welche Methodologie auch immer gewählt wird, denken Sie daran, sowohl quantitative Ziele (basierend auf Zahlen) als auch qualitative (basierend auf einem Gefühl) zu setzen. Schwieriger zu messen, können qualitative Ziele verwendet werden, um Indikatoren wie Kundenzufriedenheit, Mitarbeiter-Engagement oder Ihr Markenimage zu bewerten (insbesondere mit Hilfe von Umfragen). Sie sollten daher nicht vernachlässigt werden!

5. Klären Sie die Rollen und Verantwortungen jedes einzelnen

Neben den Zielen müssen Sie auch Klarheit über die Rollen und Verantwortungen jedes Mitglieds Ihres Teams sowie die damit verbundenen Aufgaben bringen. Sie vermeiden so Missverständnisse, sondern auch möglicherweise doppelt ausgeführte Aufgaben.

Lesen Sie auch: [Asana-Bericht 2021] Warum « Work About Work » die Produktivität tötet

Wenn Ihr Team regelmäßig an Projekten arbeitet, empfehlen wir Ihnen, die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) zu verwenden, um die Rollenverteilung leicht zu visualisieren. Dazu Listen Sie alle Aufgaben Ihres Teams auf und stellen Sie sich diese Fragen:

R (Responsible): Wer ist verantwortlich für die Ausführung welcher Aufgabe?
A (Accountable): Wer überprüft, dass die Aufgabe korrekt ausgeführt wird?
C (Consulted): Wer kann eine Meinung zu dieser Aufgabe abgeben / Fachwissen bereitstellen?
I (Informed): Wer muss über den Fortschritt der Aufgabe informiert werden?

Durch diese Matrix weiß jedes Teamangehörige, was es tun soll und wer zu konsultieren oder informieren ist, um in der Arbeit voranzukommen.

Zusätzlich zu Ihrer Nutzung der RACI-Methode empfehlen wir Ihnen auch, die klarste mögliche Projektmanagement zu betreiben, indem Sie für jede Aufgabe folgendes explizieren:

• was vom Mitarbeitenden erwartet wird,
• welcher Mehrwert die Aufgabe für den Rest des Teams bringt (oder sogar für den Rest des Unternehmens),
• wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss,
• und wie die erreichten Ergebnisse gemessen werden.

Möchten Sie weiter gehen ? Laden Sie unser Methodologie-Blatt herunter, das « 10 Best Practices zur Steigerung der Produktivität Ihrer Teams », in der Ferne wie auch von Angesicht zu Angesicht:

6. Schaffen Sie Rituale

Die Vereinfachung der Fernzusammenarbeit erfordert besondere Aufmerksamkeit, sowohl von der Manager-Seite als auch von der Kommunikation. Und das aus gutem Grund: Ein Mitarbeitender kann leichter demotiviert werden, oder sogar unter Isolation leiden, wenn er regelmäßig in Telearbeit tätig ist. Und das ist nicht alles: Nach dem 2021 Barometer von Julhiet Sterwen, 55 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass Telearbeit ihr Zugehörigkeitsgefühl verringern könnte und ein wachsendes Desengagement gegenüber dem Unternehmen schaffen könnte.

Um diese negativen Effekte zu vermeiden, ist es Aufgabe des Unternehmens – besonders der Manager – verbindende Rituale zu etablieren, um Teams zu erleichtern und Bindung aus der Ferne zu schaffen. Diese Rituale können verschiedene Formen annehmen, zum Beispiel:

• ein « Guten Morgen » auf dem Chat, um den Tag gut zu beginnen,
• wöchentliche Team-Besprechungen, um Projektfortschritt sicherzustellen,
• monatliche Unternehmens-Besprechungen, um Sichtbarkeit auf die Maßnahmen jeder Abteilung zu erhalten,
• « Kaffee-Pausen » in der Videokonferenz jeden Freitag, um Informalität aus der Ferne nachzuschaffen,
• Team-Building-Veranstaltungen (Aperitif, Karaoke, Preisausschreiben, Escape Game, Tischfußball-Turnier, Fitnesskurs, etc.) alle zwei Wochen von Angesicht zu Angesicht und/oder aus der Ferne organisiert,
• Seminare jeden Quartal,
• etc.

Lesen Sie auch: 5 Best Practices zur Wahrung Ihrer Unternehmenskultur aus der Ferne

Vergessen Sie schließlich nicht: Nur weil Ihre Teams 100 % der Zeit aus der Ferne arbeiten, bedeutet das nicht, dass Sie keine Aktivitäten vor Ort organisieren können. Es geht darum, ein Gleichgewicht zwischen Fernritualen und vor-Ort-Ritualen zu wahren, um diejenigen nicht zu frustrieren, die nicht dort sein können, und gleichzeitig denen, die es können, die Gelegenheit zu geben, sich « persönlich » zu treffen, um die Teamkohäsion zu erhalten.

7. Geben Sie kontinuierliches Feedback

Unser letzter Tipp zur Erleichterung der Fernzusammenarbeit? Fragen Sie Ihr Team um Feedback ! Es ist der beste Weg, Ihre Arbeitsmodi kontinuierlich zu verbessern. Dazu müssen Sie einfach eine Umfrage erstellen (die Sie sowohl an Mitarbeitenden als auch an Manager versenden können) mit offenen Fragen wie:

• Was halten Sie von unseren aktuellen Arbeitsmodi ?
• Hätten Sie Vorschläge für Initiativen, die eingeführt werden könnten, um besser aus der Ferne zusammenzuarbeiten?
• Wie nutzen Sie die Zusammenarbeit-Tools , die Ihnen zur Verfügung gestellt wurden ? Entsprechen sie Ihren Zusammenarbeit-Anforderungen?
• Denken Sie, dass es einen guten Unternehmenszusammenhalt gibt ? Wenn nicht, was müsste getan werden, um ihn zu verbessern?
• Können Sie leicht mit den verschiedenen Teams aus der Ferne zusammenarbeiten ? Wenn nicht, welche Probleme treten auf?
• Was denken Sie über die Art, wie Informationen in der Organisation geteilt werden ? Können Sie leicht die benötigten Informationen finden, oder ist das schwierig im Alltag?

Es ist dann Ihre Aufgabe, Ihre zusammenarbeitenden Praktiken an die Rückmeldungen der Teams anzupassen, sodass diese sich an ihre Anforderungen anpassen.

Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars « Warum und wie man eine Feedback-Kultur etabliert ? »

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Kurz gesagt, die Erleichterung der Fernzusammenarbeit Ihrer Teams setzt voraus, dass Sie Kommunikationsregeln festlegen, die richtige(n) Zusammenarbeit-Tool(s) bereitstellen, Rituale auf Unternehmens- und Teamebene etablieren, so klar wie möglich sind, wer was tut, und regelmäßig die Meinung Ihrer Mitarbeitenden einholen.

Möchten Sie mehr Best Practices erhalten, um besser aus der Ferne zusammenzuarbeiten und die Leistung Ihrer Teams zu steigern ? Laden Sie das untenstehende Methodologie-Blatt herunter 👇

Zugang zu dem Methodologie-Blatt

In unserem Methodologie-Blatt «

10 Tipps zur Steigerung der Produktivität Ihrer Teams », entdecken Sie: alle unsere Best Practices, um Ihren Mitarbeitenden Zeit zu sparen, ihnen bei der Zeitmanagement zu helfen, ihre wichtigen Aufgaben zu priorisieren und ihre Leistung zu messen, ob sie aus der Ferne und/oder im Präsenzmodell arbeiten.

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