Extranet: Definition und Funktionen

Sie haben wahrscheinlich schon vom Intranet gehört, aber kennen Sie sein Pendant, das Extranet ? Obwohl diese beiden Werkzeuge sich in einigen Punkten ähneln, sind sie dennoch sehr unterschiedlich, da sie nicht die gleiche Funktion haben und sich nicht an das gleiche Publikum richten.

Was ist ein Extranet? Worin unterscheidet sich ein Extranet vom Intranet? Wie wird es in Organisationen eingesetzt? Und welche Hauptfunktionen bietet es?

Hier finden Sie alles, was Sie über dieses Werkzeug wissen müssen, das heute unverzichtbar geworden ist.

Definition des Extranets

Zunächst einmal möchten wir eine Definition geben:

Ein Extranet ist ein privates Netzwerk, das von Organisationen verwendet wird, um mit externen Stakeholdern wie Dienstleistern, Partnern, Kunden oder mit Mitarbeitenden im Homeoffice zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten (falls das interne Netzwerk des Unternehmens diese Art der Verbindung nicht ermöglicht).

Natürlich ist dieses Werkzeug nicht weniger sicher, nur weil es für externe Personen zugänglich ist. Der Grund dafür? Sie entscheiden, wer auf welche Informationen zugreifen kann. Wenn beispielsweise bestimmte Daten auf Ihrer Plattform als vertraulich gelten, können Sie deren Zugriff für externe Stakeholder sperren, so dass nur Ihre internen Mitarbeitenden darauf zugreifen können.

Wie das Intranet garantiert auch das Extranet die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten.

Extranet vs. Intranet: Was ist der Unterschied?

Es ist jedoch wichtig, das Intranet und das Extranet nicht zu verwechseln. Hier sind einige wichtige Punkte, um zu verstehen, was sie unterscheidet.

Der große Unterschied zwischen Intranet und Extranet besteht darin, dass sie nicht für die gleichen Personen zugänglich sind. Tatsächlich ist das Intranet nur für interne Mitarbeitende der Organisation zugänglich, während das Extranet auch externen Personen Zugang bietet.

Es ist daher offener und bietet mehr Kommunikationsmöglichkeiten als das Intranet, das stärker auf die Anzahl der Benutzer beschränkt ist.

Aufgrund dieses Unterschieds dienen Intranet und Extranet nicht exakt den gleichen Zielen. Während das Extranet darauf abzielt, Ihr gesamtes internes und externes Ökosystem zusammenzubringen, zielt das Intranet eher darauf ab, Informationen an interne Mitarbeitende weiterzugeben.

Dennoch haben sie einen gemeinsamen Punkt, da beide darauf abzielen, den Zugang zu Wissen zu erleichtern, indem die Kommunikation auf einer einzigen Plattform zentralisiert wird.

Wie nutzt man ein Extranet?

Vielleicht fragen Sie sich, wofür ein Extranet gut ist. Nun, für viele Dinge!

Sie können es insbesondere für Folgendes nutzen:

• Vereinfachung des Austauschs und der Zusammenarbeit bei Projekten mit Ihren Partnern und Dienstleistern,
• Zentralisierung der Informationen und Dokumente, die Sie ihnen mitteilen, an einem einzigen Ort,
• Sicherstellung, dass Ihr gesamtes Netzwerk von Partnern jederzeit auf dem gleichen Informationsstand ist,
• Reduzierung des Umfangs externe E-Mails, die Sie versenden,
• Förderung des Wissensaustauschs zwischen all Ihren Stakeholdern,
• Ermöglichung der Verbindung von Mitarbeitenden im Homeoffice, die keinen Zugang zum Intranet haben, zum Netzwerk des Unternehmens.

Kurz gesagt, die Möglichkeiten sind unbegrenzt! Nutzen Sie Ihr Extranet ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Lesen Sie auch: Warum sollten Sie ein Extranet in Ihrer Organisation einführen?

Die Funktionen des Extranets

Diese unbegrenzten Möglichkeiten werden durch die vielen Funktionen des Extranets ermöglicht. Als echtes Multitool-System kann das Extranet beispielsweise Folgendes integrieren:

• einen Cloud-Speicher, um Dokumente sicher zu speichern und freizugeben,
• eine Bibliothek, um das Teilen von statischen Inhalten zu fördern,
• ein Chat-Modul und Videokonferenz, um Austausch mit Ihren externen Stakeholdern zu vereinfachen und zu beschleunigen, wo immer sie sich befinden,
• ein Welcome Portal, das alle wichtigsten Informationen zu Ihren Partnern, Dienstleistern und/oder Kunden zusammenbringt,
• einen Kalender, mit dem Sie Meetings ganz einfach planen können,
• Integrationen mit Ihren Geschäftsanwendungen (z.B. Ihr CRM, Ihre HR- und Entwicklungssoftware usw.),
• ein Projektmanagement-Modul, mit dem Sie Aufgaben an jedes Mitglied zuweisen und deren Fortschritt verfolgen können,
• eine Online-Office-Suite, mit der Ihre Stakeholder gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten können,
• usw.

Viele Extranets sind zudem anpassbar und auf verschiedenen Geräten zugänglich (PC, Mobiltelefon oder Tablet), was sie zu einer guten Alternative zum Intranet für Organisationen macht, die eine nach außen offene Plattform suchen.

Talkspirit: das Extranet, das sich Ihren Bedürfnissen anpasst

Mehr als nur ein einfaches Intranet, ermöglicht Talkspirit Ihnen, alle internen und externen Stakeholder Ihrer Organisation auf Ihrer Plattform einzuladen, unabhängig davon, ob sie eine berufliche E-Mail-Adresse haben oder nicht.

Dieses All-in-One-Extranet integriert alle zuvor genannten Funktionen sowie weitere zusätzliche Funktionen, insbesondere:

• die Möglichkeit, Arbeitsgruppen zu erstellen,
• die Veröffentlichung von Nachrichten in einem News-Feed im Stil eines sozialen Unternehmensnetzwerks, den jeder bewerten und kommentieren kann,
• die Organisation von interaktiven Webinaren, mit denen Sie in kleinen Gruppen an einem Whiteboard-Tool arbeiten können,
• die native Integration eines FAQ-Chatbots, der Fragen Ihrer Mitglieder rund um die Uhr beantwortet.

Wenn Sie ein Extranet suchen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihren internen und externen Stakeholdern zu verbessern, kann Talkspirit Ihre Anforderungen zu 100 % erfüllen.

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Das Extranet hat nun keine Geheimnisse mehr für Sie! Mit diesen Definitionselementen haben Sie nun alle Informationen, um zu entscheiden, ob Ihre Organisation ein solches Werkzeug benötigt, und wenn ja, um ein Projekt zur Implementierung zu starten.

Um Sie bei diesem nächsten Schritt zu unterstützen, haben wir ein Methodologie-Merkblatt zusammengestellt, das die 6 Schlüsselschritte für die Implementierung eines Extranets enthält. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um darauf zuzugreifen:

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In diesem Methodologie-Merkblatt finden Sie: die 6 Schritte zur Implementierung Ihres Extranets, die Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Anforderungen zu identifizieren, die entscheidenden Kriterien zur Auswahl Ihrer Lösung, die Elemente, die Sie in Ihren Kommunikationsplan aufnehmen sollten, sowie unsere besten Tipps zur Sicherung der Akzeptanz Ihrer Plattform.

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