6 Best Practices zur Verbesserung der internen Kommunikation durch ein Intranet

Laut McKinsey, nutzen heute 72 % der Unternehmen sogenannte „soziale" Technologien, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams zu erleichtern. Eines dieser Tools? Das Intranet! Ein echter Vorteil für die interne Kommunikation – es ermöglicht gleichzeitig das einfachere Teilen von Informationen, fördert den Austausch und stärkt das Mitarbeiterengagement.

Trotz all dieser Vorteile haben manche Organisationen mitunter Schwierigkeiten, dieses Tool optimal zu nutzen. Um Ihnen zu helfen, haben wir in diesem Artikel 6 Best Practices zusammengestellt, die Sie einführen können, um Ihre interne Kommunikation mithilfe eines Intranets zu verbessern.

Teilen Sie Informationen mit den richtigen Personen

Das Erste, was Sie tun sollten, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern? Informationen mit den richtigen Personen teilen! Je personalisierter die auf Ihrem Intranet geteilten Inhalte sind, desto mehr Mehrwert bieten sie Ihren Mitarbeitenden.

Um dieses Ziel zu erreichen, empfehlen wir Ihnen, eine der Hauptfunktionen Ihres Intranets zu nutzen: das Willkommensportal. Bestimmte Intranet-Lösungen – darunter Talkspirit – ermöglichen es Ihnen, mehrere Startseiten zu erstellen und deren Inhalte je nach Benutzerprofil zu personalisieren. Es ist an der Zeit, davon zu profitieren!

In Talkspirit können Sie beispielsweise mithilfe fertiger Vorlagen Seiten nach Beruf, nach Stadt oder nach Land erstellen, in dem Ihre Büros ansässig sind. So können Sie beliebige Informationen mit beliebigen Personen teilen – in verschiedenen Formaten: Videos, Karussells, Umfragen, Veranstaltungen, Beiträge … Sie haben alle nötigen Zutaten, um die interne Kommunikation auf Ihrem Intranet zu beleben.

Dank dieser Funktion sparen Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit, da diese nicht mehr selbst nach relevanten Informationen suchen müssen. Und natürlich verbessern Sie gleichzeitig die Relevanz und Sichtbarkeit Ihrer Nachrichten! Kurz gesagt: eine Win-Win-Investition.

Fördern Sie den Wissensaustausch

Interne Kommunikation zu verbessern bedeutet auch, den Wissensaustausch zwischen den Mitgliedern Ihrer Organisation zu fördern. Unser Rat zur Entwicklung dieser kollektiven Intelligenz: Zentralisieren Sie alle internen Ressourcen im Drive und/oder in der Wissensdatenbank , die in Ihr Intranet integriert ist, und organisieren Sie diese nach Fachbereich und/oder Thema, um die Suche zu erleichtern.

Denn nichts fördert den internen Wissensaustausch so gut wie leicht zugängliche Ressourcen!

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Sobald Ihre Dokumente gut organisiert sind, können Sie auf Ihrem Intranet Communities erstellen, die dem Austausch von Wissen und Best Practices gewidmet sind. Diese Communities können sowohl den Fachbereichen Ihrer Organisation entsprechen (z. B. „HR-Best Practices", „IT-Best Practices" usw.) als auch den Interessen und/oder Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeitenden („Best Practices Homeoffice", „Best Practices Marktbeobachtung" usw.).

Damit diese Communities funktionieren, ist es jedoch notwendig, den Nutzenden klar zu zeigen, wo und wie sie Informationen im Intranet finden, sowie Führungskräfte dazu zu ermutigen, mit gutem Beispiel voranzugehen.

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Erstellen Sie Gruppen, um den Austausch zu erleichtern

Natürlich sind die auf Ihrem Intranet erstellten Communities nicht auf den Wissensaustausch beschränkt. Um den Austausch so weit wie möglich zu beleben, empfehlen wir Ihnen, weitere Arten von Gruppen zu erstellen, zum Beispiel:

• Fachgruppen (z. B. für interne Kommunikation, Produkt, Entwicklung usw.), um den Informationsaustausch innerhalb eines Teams zu vereinfachen,
• teamübergreifende Gruppen (z. B. Marketing/Vertrieb), um Informationssilos zwischen Ihren verschiedenen Abteilungen abzubauen,
• Projektgruppen, um die Kommunikation zwischen allen Beteiligten Ihrer Projekte zu erleichtern (z. B. bei der Einführung eines neuen Prozesses oder Tools),
• informelle Gruppen (z. B. vom Typ „Kaffeepause"), um den Teamzusammenhalt zu stärken.

Denken Sie auch daran, folgende Gruppenverwalter zu benennen, die den Austausch moderieren und Inhalte mit den Mitgliedern teilen. Durch diese regelmäßige Moderation setzen Sie alles daran, die interne Kommunikation auf Ihrem Intranet zu verbessern.

Was ist ein Gruppenverwalter? 🤔

In Talkspirit ist ein Gruppenverwalter ein Mitglied, das über Verwaltungsrechte für eine Gruppe verfügt. Es kann unter anderem neue Mitglieder einladen oder entfernen, deren Zugriffsrechte verwalten, Integrationen hinzufügen oder einen dedizierten Chat-Raum für die Gruppe erstellen.

Heben Sie die Initiativen Ihrer Mitarbeitenden hervor

Neben dem Teilen von Neuigkeiten und Best Practices ist Ihr Intranet auch ein hervorragendes Tool, um den Initiativen Ihrer Mitarbeitenden Sichtbarkeit zu verleihen und damit ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zu stärken.

Aus einem einfachen Grund: Mitarbeitende, die sich angemessen anerkannt und wertgeschätzt fühlen, sind eher engagiert bei der Arbeit und bleiben folglich eher im Unternehmen.

Wir empfehlen Ihnen daher, regelmäßig die Arbeit Ihrer Mitglieder hervorzuheben, zum Beispiel durch folgende Initiativen:

• dedizierte Beiträge erstellen, um Erfolge hervorzuheben (persönliche und/oder teambezogene) in Ihrem Newsfeed, auf die jeder mit Kommentaren reagieren kann,
• diese Beiträge auf Ihrem Willkommensportal veröffentlichen,
• den/die betreffende(n) Mitarbeitende(n) direkt beglückwünschen, im Chat einer Gruppe oder durch eine personalisierte 1:1-Nachricht,
• Webinare organisieren, damit jedes Team die Projekte vorstellen kann, an denen es arbeitet, und welche Auswirkungen diese auf die Organisation haben.

Organisieren Sie Veranstaltungen

Eine weitere Best Practice zur Verbesserung der internen Kommunikation mithilfe Ihres Intranets? Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden regelmäßig Veranstaltungen und Aktivitäten an und nutzen Sie dafür den in Ihrer Plattform integrierten Kalender.

Hier einige Beispiele für Veranstaltungen:

• ein jährliches Seminar (oder halbjährliches), das es Ihnen ermöglicht, alle Mitarbeitenden zusammenzubringen und gemeinsam über Best Practices zur Verbesserung Ihrer Arbeitsweisen nachzudenken,
• eine Team-Building-Veranstaltung, um Ihre Teams zu stärken (z. B. ein Sportchallenge, eine Schnitzeljagd, ein Escape Game usw.)
• eine Konferenz mit Erfahrungsberichten von Mitarbeitenden und/oder Expertinnen und Experten zu einem bestimmten Thema,
• ein Quiz oder Wettbewerb, um das Wissen aller über Ihre Unternehmenskultur, Ihre Werte oder Ihre Teams zu testen,
• eine Veranstaltung anlässlich eines wichtigen Meilensteins Ihres Unternehmens (z. B. eine Feier zur Weihnachtszeit, ein Afterwork anlässlich eines Umzugs, der Unterzeichnung eines wichtigen Auftrags oder des 10-jährigen Bestehens Ihres Unternehmens!).

Wenn möglich, versuchen Sie, virtuelle und Präsenzveranstaltungen zu kombinieren, damit Ihre Mitarbeitenden sich auch „in echt" austauschen und Verbindungen zu ihren Kolleginnen und Kollegen aufbauen können.

Holen Sie regelmäßig Feedback ein

Sobald Ihre Maßnahmen eingeführt sind, vergessen Sie nicht, um Feedback zu bitten! Dazu gibt es nichts Einfacheres: werfen Sie einen Blick auf die Statistiken oder starten Sie eine Umfrage auf Ihrem Intranet, um Ihre Mitarbeitenden zu fragen:

• was sie von Ihren Initiativen halten (sind sie mit den Inhalten und Informationen zufrieden, die mit ihnen geteilt werden?)
• was sie vom Intranet halten (können sie es wie vorgesehen nutzen? und welchen Nutzen zieht es ihnen?)
• und was sie an der Plattform verbessern möchten.

So erhalten Sie einen Überblick über die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen und können Ihre interne Kommunikationsstrategie bei Bedarf anpassen.

Talkspirit, das Intranet, das Ihre interne Kommunikation belebt

Es gibt viele Intranet-Lösungen, aber eines ist sicher: Nicht alle sind gleich. Und vor allem sind nicht alle für dieselben Bedürfnisse geeignet.

Wenn Sie ein All-in-One-Intranet einrichten möchten, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern, suchen Sie nicht weiter: Talkspirit ist die Plattform, die Sie brauchen! 100 % aus Frankreich, vereint unser Intranet Chat, einen Newsfeed, ein Willkommensportal, einen Drive, eine Wissensdatenbank (demnächst verfügbar), ein Modul für Webinare und Videokonferenzen, sowie zahlreiche Collaboration-Funktionen (Kalender, Projektmanagement usw.).

Es ist damit das ideale Tool, um Ihre interne Kommunikation zu optimieren und den Informationsfluss in Ihrer Organisation zu verbessern. Möchten Sie mehr über unsere Plattform erfahren? Planen Sie noch heute eine persönliche Demo mit unserem Team!

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Vom Teilen von Informationen auf Ihrem Willkommensportal bis hin zur Erstellung thematischer Gruppen – Sie kennen jetzt alle unsere Tipps, um Ihre interne Kommunikation mithilfe eines Intranets zu verbessern.

🤔 Und wie sieht das in der Praxis aus? Entdecken Sie in diesem praktischen Leitfaden, wie 10 unserer Kunden Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu beleben: