Die Organisation der Rekrutierungskampagnen des Heeres mit Talkspirit stärken

Das Heer ist mit den Herausforderungen der digitalen Transformation konfrontiert. Und mit 16.000 Neueinstellungen pro Jahr gehört es zu den dynamischsten Arbeitgebern des Landes. Um diese Aufgabe zu erfüllen, stützt sich die Personalabteilung des Heeres auf 1.000 Fachkräfte, die auf dem Festland und in den Überseegebieten auf drei Ebenen (zentral, regional und lokal) verteilt sind.

In diesem Rahmen hat die Marketingabteilung des Rekrutierungs- und Jugendpols des Heeres bereits 2018 Talkspirit gewählt, um die Durchführung seiner Projekte zu optimieren – Marketingprojekte, an denen täglich interne Teams und externe Dienstleister beteiligt sind.

Eckdaten:

• 16.000 Einstellungen pro Jahr
• 1.000 Mitarbeitende, davon 70 auf zentraler Ebene
• 105 Rekrutierungszentren (CIRFA)
• Zwischen 50 und 100 externe Dienstleister

In diesem Artikel blickt Oberstleutnant Arnaud Mouasso Milla, stellvertretender Leiter der Koordinierungsstelle für Marketingoperationen, auf den Mehrwert von Talkspirit bei den Rekrutierungskampagnen des Heeres zurück.

Großangelegte Rekrutierung unterstützen

Um seinen Rekrutierungsbedarf zu decken, führt das Heer jährlich Marketingkampagnen durch, die digitale Inhalte, visuelle Materialien und Videos umfassen. All das erfordert Kompetenzen, die intern nicht immer verfügbar sind.

Aus diesem Grund arbeitet das Heer mit zahlreichen externen Dienstleistern zusammen, darunter Kommunikations- und PR-Agenturen. Die Koordination dieser verschiedenen Beteiligten kann jedoch schnell komplex werden. Die Marketingabteilung muss daher gleichzeitig Planung, Produktion und Verbreitung ihrer Rekrutierungskampagnen steuern.

Der Austausch mit Externen – eine zentrale (und sensible) Herausforderung für das Heer

„Vor Talkspirit waren E-Mails unser einziges Mittel zur Kommunikation mit unseren Dienstleistern, da unser internes Netzwerk nach außen hin abgesichert ist", erklärt Oberstleutnant Arnaud Mouasso Milla. Die Folge: Informationen mussten erheblich priorisiert werden, was die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern erschwerte.

„Wir brauchten ein Tool, das alle an einen Tisch bringt, um den Austausch zwischen diesen verschiedenen Beteiligten zu erleichtern. Das Ziel ist, sicherzustellen, dass jeder jederzeit über das richtige Informationsniveau verfügt und dabei die Informationsflut durch zu viele E-Mails zu begrenzen", fügt er hinzu.

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„Als Arbeits- und Kommunikationsraum zugleich überzeugte uns Talkspirit auch durch seine Fähigkeit, interne Mitarbeitende und externe Dienstleister auf derselben Plattform zusammenzubringen. Wir behalten auch die Kontrolle über unser Austausch- und Priorisierungsökosystem. Darüber hinaus koordiniert sich dieses Tool perfekt mit unserer internen Organisation."

Die 100 % französische DNA von Talkspirit war ebenfalls ein entscheidendes Auswahlkriterium. Das Heer unterliegt nämlich einer wichtigen Einschränkung: Alle digitalen Tools, die es einsetzt, müssen ihre Daten in Frankreich hosten.

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Bedarfsgerechte Zugangsvergabe

Bei der Einführung wollte die Marketingabteilung für Rekrutierung Talkspirit als Schnittstellen- und Organisationsplattform mit ihren Partnern nutzen. Daher wurden nur Nutzende, die die Plattform tatsächlich benötigten, zu Talkspirit eingeladen.

Die Zugänge wurden auf Anfrage, je nach den Projekten der jeweiligen Person, vergeben. Das Ziel: dafür zu sorgen, dass das soziale Unternehmensnetzwerk als nützliches Tool im Alltag wahrgenommen wird und nicht als ein weiteres Kollaborationstool.

„Das Talkspirit-Team kam für eine dedizierte Präsentation vor Ort, um den Mehrwert des Tools vorzustellen und die Mitarbeitenden zur Nutzung zu ermutigen. Unsererseits haben wir den Nutzenden auch Tutorials und Schulungsmaterialien zur Verfügung gestellt, um ihnen bei der Einarbeitung zu helfen", erklärt der stellvertretende Leiter der Koordinierungsstelle für Marketingoperationen.

Heute umfasst die Plattform rund sechzig Nutzende – sowohl Mitarbeitende der Marketingabteilung des Rekrutierungs- und Jugendpols als auch die Partner, mit denen das Büro regelmäßig zusammenarbeitet.

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Projektbasiertes Teamwork

„Wir haben mehrere Arbeitsgruppen erstellt, um den Austausch zu den verschiedenen Projekten der Marketingabteilung zu erleichtern. Das Drive und der Chat sind die am häufigsten genutzten Funktionen unserer Mitarbeitenden und Dienstleister.

Wir nutzen den Chat für den individuellen Austausch, aber auch für die Weitergabe von Informationen an bestimmte Personengruppen. Dadurch können wir die richtigen Informationen an die richtigen Personen weitergeben, ohne dabei von Benachrichtigungen überflutet zu werden.

Das Drive wiederum ermöglicht es uns, unseren Dienstleistern alle Dokumente zu unseren verschiedenen Projekten zu teilen. Wir versuchen auch, eine kollaborativere Nutzung dieser Dokumente zu entwickeln, dank der auf der Plattform verfügbaren Co-Editing-Funktionen.

Dank dieser Funktionen können wir mit unseren Partnern kommunizieren und arbeiten, ohne E-Mails zu versenden. Das Ergebnis: die Projektzusammenarbeit ist reibungsloser, und der menschliche Austausch harmonisch und sicher!", ergänzt Oberstleutnant Arnaud Mouasso Milla.

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Kommunikation zwischen internen und externen Beteiligten aufbrechen

„Die größte Stärke des Tools ist, dass es ermöglicht, Durchlässigkeit zwischen zwei Welten wiederherzustellen, die bisher ziemlich abgeschottet voneinander waren: die Welt des Heeres und die Welt der externen Dienstleister."

Neben der Öffnung der Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten ermöglicht Talkspirit, den Kontext und vor allem die Geschichte jedes Austauschs – jedes Beitrags oder geteilten Dokuments – zu bewahren. So können alle Mitarbeitenden dank einer einfachen Schlüsselwortsuche die sie betreffenden Informationen eines Projekts leicht wiederfinden. Und das unabhängig davon, welchen Computer sie verwenden!

Talkspirits Blick auf das Heer

Trotz einer noch begrenzten Einführung hat Talkspirit seine Versprechen gehalten: den internen und externen Austausch zu öffnen und die kollaborative Arbeit zwischen den Beteiligten der Marketingprojekte des Rekrutierungsmarketings des Heeres zu erleichtern.

Die Mitarbeitenden können nun leicht auf Informationen und Dokumente jedes Projekts zugreifen , ohne stundenlang ihre E-Mails durchforsten zu müssen – was im Alltag eine erhebliche Zeitersparnis darstellt.

„Was ich an Talkspirit am meisten schätze, ist seine Fähigkeit, Informationen zu priorisieren und die Vervielfachung von Informationsquellen zu vermeiden. Das ermöglicht es, unsere Partner besser in unser Ökosystem zu integrieren und den Austausch zu optimieren", erklärt Oberstleutnant Mouasso Milla.

Die Nutzung von Talkspirit wird die Horizontalität im Austausch stärken und die Teamarbeit zwischen den verschiedenen Partnern optimieren. Der Chat verstärkt bereits jetzt die Weitergabe von Informationen und den kollektiven Austausch, anstelle „offizieller" Beiträge, die der Interaktivität schaden können.

Die Koordinierungsstelle für Marketingoperationen fördert so eine kollaborativere Nutzung der Plattform, die sie weiter ausbauen will. „Wir möchten das Projektmodul nutzen, um die Projekte mit unserer PR-Agentur zu verfolgen, aber auch die Bibliothek, um Informationen intern besser zu strukturieren", erklärt der stellvertretende Leiter der Koordinierungsstelle für Marketingoperationen.

Zum Abschluss

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