How to Implement the Right to Disconnect?

Since 1 January 2017, the right to disconnect has been a legal obligation for companies with more than 50 employees. This requirement is set out in the El Khomri Act, également appelée loi Travail. Et pour cause : c’est un bon moyen pour limiter l’hyperconnexion aux outil numériques, prévenir les psychosocial risks and improve employees' quality of life at work. Implementing a right-to-disconnect policy cannot happen overnight.

Here are several steps to follow for a successful implementation :

[Cet article est extrait du Livre Blanc « Right to Disconnect: a Remote Work Survival Guide » >>> accéder gratuitement à l’intégralité du livre blanc]

Analyse Employee Work Habits and Workload

Commencez d’abord par conducting a diagnostic de la situation actuelle. Cela vous permettra de mieux comprendre les habitudes d’how employees use digital tools, the nature of tasks, and the workload des collaborateurs. Ensuite, il sera plus simple pour vous d’identifier les équipes les plus concernées par les mesures mises en place, and d’adapter votre communication accordingly.

Par exemple, ask yourself the following questions :

• What are employees' working hours? Do they stay the same when remote work?
• How often are emails and messages sont-ils envoyés en dehors des horaires de travail ?
• Qu’en est-il des meetings? Are they always scheduled during normal working hours?
• What are the communication communication habits of different departments? Do they prefer email or instant messaging?
• What tools do they use daily?
• Quelle proportion de salariés se plaint d’avoir trop de travail?
• Do some employees feel burned out?
• Le burn out est-il fréquent dans l’entreprise?

Based on this data, you will be able to identify trends, and define rules and initiatives for each team or department.

Communiquer sur le droit à la déconnexion 

Selon une étude de l’Observatoire Entreprise and Santé de Viavoice and Harmonie Mutuelle, 45 % des salariés français ne savent pas ce qu’est le droit à la déconnexion.

Avant de mettre en place toute initiative, l’employeur doit donc expliquer aux collaborateurs ce qu’implique ce droit. Two points must be made clear:

• The right not to work outside of normal working hours, without facing negative consequences.
• L’obligation de respecter le droit à la déconnexion d’autrui en s’abstenant d’envoyer des messages tard le soir, le week-end, les jours fériés and pendant les vacances.

It is also worth noting that le droit à la déconnexion n’oblige pas les salariés à ne pas travailler en dehors de leurs horaires de travail. Some employees who remote work préfèrent parfois décaler leurs horaires pour pouvoir gérer plus facilement leurs obligations personnelles (aller chercher un enfant à l’école, faire les courses, etc.). Cependant, ils devront faire attention à bien respecter les horaires de leurs collègues.

Once these points are understood, explain to employees why you want to introduce the right to disconnect, les avantages qu’ils peuvent en tirer and les modalités de mise en place de cette politique. 

La communication must be clear and centralised in a single place, for example on an intranet or a plateforme collaborative. Tous les employés doivent être informés, quels que soient leur poste and leur niveau hiérarchique dans l’entreprise. 

Formaliser des règles dans un collective agreement or a charte 

Élaborez ensuite un collective agreement or a right-to-disconnect charter, whose provisions will be incorporated into internal regulations. It may include:

• The definition and objectives of the right to disconnect.
• Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion and de négociation de la charte.
• Les horaires de déconnexion où le salarié n’est pas tenu de travailler ou répondre à ses messages ou e-mails.
• Les mesures de régulation de l’how employees use digital tools professionnels.
• Les actions de sensibilisation and de formation mises en place par l’employeur.
• Les modalités de suivi de l’application du droit à la déconnexion.
• Best practices for remote work and in the office that you consider necessary.

Lire aussi : [Parole d’expert] Brigitte Vaudolon : best practices pour un remote work réussi.

You can find several modèles d’accord collectif and de charte en ligne ! N’hésitez pas à les utiliser comme base, en adaptant les modalités à votre entreprise.

Il y a une autre possibilité. C’est d’intégrer ces règles dans un dedicated right-to-disconnect guide, à votre culture d’entreprise, ou même au remote work. 

For example, the City of Paris created a mode d’emploi de la déconnexion qui regroupe plusieurs best practices, and incite chaque service, collectivité and établissement, à élaborer sa propre right-to-disconnect charter. 

Sensibiliser les collaborateurs à l’usage des digital tools

Afin d’éviter l’hyperconnexion and la surcharge informationnelle, les entreprises doivent également sensibiliser. Par exemple, en expliquant aux collaborateurs how to use the tools at their disposal properly, in particular instant messaging, les e-mails, le téléphone portable, ou encore le internal social network. 

Lire aussi : The key issues of the right to disconnect.

Plusieurs best practices can be set out in your charter or during awareness sessions, for example:

• Activer les messages automatiques d’absence pendant ses congés, and y intégrer la ou les personne(s) à contacter en cas d’urgence.
• Communicate and send e-mails uniquement pendant les horaires de travail, si nécessaire en différant l’envoi des e-mails.
• Avoid scheduling meetings outside employees' working hours.
• Disable notifications during disconnection periods.
• Former les collaborateurs aux différents outils utilisés and mettre à leur disposition des guides d’utilisation ou tutoriels.
• Inciter les collaborateurs à tester la “power nap” ou la “digital detox” de temps en temps pour se déconnecter de leurs outils de travail.

Chez Food Emotion, a work-life charter was created to enforce the right to disconnect. “Cette charte recommande par exemple de not scheduling meetings after 5:30 pm or before 8 am”, explique Jérémy Dagot, Trade marketing manager. Le droit à la déconnexion est également included in employment contracts.

Former les managers and les inciter à montrer l’exemple

Les managers jouent un rôle crucial dans la mise en œuvre de votre politique de droit à la déconnexion. En effet,  ils doivent montrer l’exemple, c’est-à-dire d’appliquer eux-mêmes les disconnection rules mises en place pour inciter les collaborateurs à faire de même. 

Une formation peut être dispensée aux managers pour les sensibiliser aux enjeux et  best practices citées plus haut. On pourra notamment insister sur l’importance de not contacting teams outside working hours, mais aussi d’expliquer aux collaborateurs qu’ils n’ont pas l’obligation de rester connectés toute la journée non-stop, ou de répondre à leurs messages immédiatement. 

On the contrary, taking breaks and occasionally disconnecting from work tools is essential for effective performance. To maintain this productivité, le manager peut d’ailleurs mettre en place des plages de travail “intensif”, during which employees are unreachable and receive no notifications.

The manager's role will also be to regulate the workload, pour faire en sorte que le salarié n’ait pas à faire constamment des heures supplémentaires pour terminer son travail. Pour trouver le juste milieu, il faudra être particulièrement à l’écoute de ses besoins, and ne pas hésiter à faire des ajustements lorsque ce dernier n’arrive pas à gérer les tâches qui lui sont assignées.

Lire aussi : Hybrid Work: Management Best Practices.

Évaluer l’efficacité des actions mises en place

Une fois toutes ces actions mises en place, l’entreprise ne doit pas oublier d’conduct regular monitoring pour s’assurer de leur efficacité, and faire des ajustements lorsque cela est nécessaire. 

Plusieurs performance indicators propres à l’entreprise pourront être suivis, par exemple :

• The number of emails and messages sent outside normal working hours.
• How often employees log in to the internal social network in the evenings, at weekends, and during annual leave.

Un comité de suivi composé de représentants de l’entreprise and de syndicats pourra être créé pour suivre l’efficacité des actions and informer les salariés de leur how employees use digital tools. Par ailleurs, l’entreprise pourra faire des internal surveys and pulse checks to gather feedback.

The first initiatives put in place are not always the right ones. Il faudra alord réviser régulièrement la charte ou l’accord de droit à la déconnexion. Idéalement, c’est tous les ans, afin d’y ajouter de nouvelles règles, ou d’en enlever certaines qui ne conviennent pas à l’entreprise.

You may introduce corrective measures in the event of non-compliance, such as voluntary digital monitoring. Where issues arise, managers can also schedule a one-to-one with the employee, afin de comprendre ce qui l’empêche de se déconnecter and de l’aider à trouver des solutions. Si cette hyperconnexion est liée à une workload trop importante, le manager pourra par exemple revoir les objectifs du collaborateurs en prenant en compte ses capacités and les moyens mis à sa disposition.

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De la création d’une charte au déploiement d’un réseau social d’entreprise, en passant par l’organisation de formations, il existe de nombreuses initiatives to encourage disconnection au sein de votre entreprise. À vous de mettre en place les actions qui vous semblent nécessaires. Mais n’oubliez pas, vous devez vérifier leur efficacité and rester à l’écoute de vos collaborateurs.

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Cet article est extrait du Livre Blanc « Right to Disconnect: a Remote Work Survival Guide« . Vous y découvrirez : les enjeux du droit à la déconnexion, des best practices pour le mettre en place, and des exemples concrets d’initiatives instaurées dans les entreprises.

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