Selbstorganisation mit Talkspirit einführen: die Erfahrungen von Hypoport

Die Verbesserung von organisationaler Transparenz und Effizienz ist eine große Herausforderung. Aber was wäre, wenn es eine bewährte Methode gäbe, dies auf strukturierte und nachhaltige Weise zu erreichen?

Bei Hypoport kam die Lösung durch eine mutige Entscheidung: die Einführung der Selbstorganisation. Eine Arbeitsweise, die es Teams ermöglicht, mehr Eigenverantwortung zu übernehmen, eigene Entscheidungen zu treffen und agiler zu werden.

Dieser Weg führte sie zur Holakratie: einer Form der Selbstorganisation, die traditionelle Stellenbezeichnungen durch klare Rollen und definierte Verantwortlichkeiten sowie eine verteilte Autorität ersetzt. Damit dieser Wandel funktionieren konnte, brauchte es jedoch mehr als einen kulturellen Wandel. Es brauchte auch ein Werkzeug, das diese neue Arbeitsweise strukturieren und unterstützen konnte. Ein Bedarf, den Talkspirit perfekt erfüllte.

Für Hypoport – ein deutsches Netzwerk von Technologieunternehmen, das in den Bereichen Versicherung, Immobilien und Finanzdienstleistungen tätig ist – stellt der Übergang zur Selbstorganisation eine logische und konsequente Entwicklung dar. Das 1998 gegründete Unternehmen zählt heute rund zwanzig Tochtergesellschaften, von denen jede frei entscheiden kann, ob sie die Holakratie einführen möchte. Bislang haben 9 von ihnen diesen Schritt gewagt, was 42 % der 2.000 Mitarbeitenden des Konzerns entspricht.

Die Einführung der Holakratie und der Governance-Lösung von Talkspirit ermöglichte es Hypoport, ein doppeltes Ziel zu verfolgen: ein erfüllendes und eigenverantwortliches Arbeitsumfeld zu fördern und gleichzeitig die finanzielle Sicherheit seiner Kunden zu gewährleisten. Um zu verstehen, wie diese beiden Hebel dem Unternehmenszweck dienen, haben wir uns mit Björn Schneider unterhalten, einem internen Coach für Holakratie und agile Methoden. Hier ist sein Erfahrungsbericht über diese besondere Transformation.

Wie unsere Transition zur Selbstorganisation begann

„Bei Hypoport gehört Agilität zu unserer DNA. Bereits 2005 arbeitete unsere IT-Abteilung mit agilen Methoden wie Scrum oder Kanban", erklärt Björn Schneider. „Diese Ansätze haben uns mehr Flexibilität gebracht … aber mit der Zeit haben wir verstanden, dass wir einen Schritt weitergehen mussten."

Er fügt hinzu: „2015 haben wir eine weichenstellende Entscheidung getroffen: Selbstorganisation als Leitprinzip für alle Einheiten der Hypoport-Gruppe zu etablieren. Unsere Überzeugung war, dass wir durch die Befähigung der Teams zur Selbstorganisation widerstandsfähigere und anpassungsfähigere Organisationen aufbauen könnten.

Doch als wir diese Methode ausrollen wollten, merkten wir schnell, dass für einige Tochtergesellschaften einfache agile Rituale nicht ausreichten. Sie brauchten einen strukturierten Rahmen, der speziell für selbstorganisierte Unternehmen entwickelt wurde."

Er ergänzt: „Genau da kam die Holakratie ins Spiel. Einige unserer internen Coaches kannten diese Methode bereits, und durch sie haben wir entdeckt, wie sehr sie den Teams helfen kann: mehr Klarheit über Rollen, wirklich dezentralisierte Entscheidungsfindung … genau das, was wir brauchten, um die Selbstorganisation auf die nächste Stufe zu heben.

Wir begannen 2018 mit dem Ausrollen der Holakratie. Aber sehr schnell wurde deutlich, dass wir ein Self-Management-Tool brauchten, das diese neue Arbeitsweise strukturieren kann. Talkspirit etablierte sich als ideale Lösung: eine sichere, DSGVO-konforme, in Europa gehostete Plattform, die auch kostengünstiger als Glassfrog war, das wir damals ebenfalls in Betracht gezogen hatten. Vor allem aber brachte uns Talkspirit die konkrete Struktur, die wir brauchten, um die Holakratie in die Praxis umzusetzen."

Einführung der Holakratie und von Talkspirit bei Hypoport

Eine Transformation, die von der Führungsebene initiiert wurde

„Die Transformation vollzog sich natürlich nicht über Nacht. Wir haben klein angefangen, mit einer Pilotphase ausschließlich im Führungsteam einer Hypoport-Einheit. Neun Monate lang testete dieses Team Holakratie und Talkspirit gemeinsam, um Rollen zu definieren, Meetings zu strukturieren und sich die Prinzipien des Self-Managements anzueignen. Das ermöglichte uns zu verstehen, was diese Arbeitsweise wirklich bedeutet.

Dieser erste Test war überzeugend. Er gab uns das nötige Vertrauen, die Holakratie auf die gesamte Organisation auszuweiten. Was den Übergang erleichterte, war, dass die Mitarbeitenden diese neuen Praktiken bereits wahrgenommen hatten. Es gab aufrichtiges Interesse von ihrer Seite, was die Transition fließender gestaltete.

Wir begannen dann, unsere Business Units in Kreise umzustrukturieren und dabei eine gewisse Kontinuität zur bestehenden Organisation zu bewahren. Dann ermutigten wir die Teams, Governance-Meetings abzuhalten, um ihnen zu ermöglichen, selbst Anpassungen vorzuschlagen. Genau da macht Selbstorganisation wirklich Sinn: wenn sich alle berechtigt fühlen, den Rahmen mitzugestalten, in dem sie sich bewegen", schließt Björn Schneider.

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Eine Entscheidung, keine Pflicht

„Wahlfreiheit war eines der Grundprinzipien dieser Transformation. Keine Einheit der Hypoport-Gruppe wurde jemals gezwungen, die Holakratie einzuführen. Jede Tochtergesellschaft hat die volle Autonomie, um zu entscheiden, ob sie sich auf diesen Weg begeben möchte.

Der Prozess ist immer derselbe: Wir beginnen mit einer Pilotphase mit dem Führungsteam – die inzwischen nur noch drei Monate dauert. Wenn dieser erste Kreis überzeugt ist, stellt er dem Rest des Unternehmens seinen Erfahrungsbericht vor. Und in den meisten Fällen reicht das, um alle mitzunehmen.

Nach sechs Jahren haben sich 9 unserer 20 Tochtergesellschaften entschieden, die Holakratie einzuführen, um ihre Transition zur Selbstorganisation zu begleiten.

Wir wenden die Methode strikt nach dem Regelwerk an, ohne eigene Anpassungen. Dieses Maß an Struktur funktioniert für manche Teams sehr gut … aber nicht für alle. Einige Tochtergesellschaften empfinden die Holakratie als zu starr und bevorzugen hybride Modelle, die agile Praktiken mit Elementen aus der Holakratie verbinden – auch wenn sie es nicht unbedingt so nennen. Und natürlich erfordert eine solche Transformation Zeit und Ressourcen, was ebenfalls ein Hindernis darstellen kann."

Schulung als Eckpfeiler der Einführung

„Die Einführung der Holakratie und von Talkspirit in der Hypoport-Gruppe wäre ohne einen massiven Schulungsaufwand nicht möglich gewesen. Wir haben zunächst von externen Partnern wie HolacracyOne, Dwarfs and Giants oder Xpreneurs gelernt, bevor wir unser eigenes internes Schulungsprogramm entwickelt haben, um die Einführung kontinuierlich zu begleiten."

„Neue Mitarbeitende schauen sich zunächst eine Reihe von Onboarding-Videos an, um die Grundlagen zu verstehen. Anschließend nehmen sie an einem immersiven Workshop teil, bei dem sie die Holakratie in einem fiktiven Unternehmen üben, das auf Talkspirit erstellt wurde. In dieser Simulation erhält jede teilnehmende Person eine Rolle und lernt, Spannungen in Triagierungs- und Governance-Meetings zu verarbeiten. Das ist eine konkrete, spielerische und sehr effektive Erfahrung, um die Selbstorganisation kennenzulernen."

„Wir haben auch spezifische Schulungen für Facilitatoren und Lead Links eingerichtet. Facilitatoren absolvieren sechs Halbtagsseminare über drei Wochen und müssen mehrere Meetings leiten, um das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Lead Links wiederum erhalten einen gezielten zweitägigen Workshop."

„Kürzlich haben wir auch Selbstlernvideos für Sekretär:innen entwickelt, um ihnen zu helfen, ihre Rolle während und zwischen den Meetings besser zu verstehen. Und wir bereiten derzeit ein Schulungsprogramm für unsere künftigen Holakratie-Coaches vor, die die Aufgabe haben werden, die Self-Management-Praxis in der gesamten Gruppe lebendig zu halten."

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Die Herausforderungen der Implementierung überwinden

Holakratie ist nicht einfach – und das ist in Ordnung

„Seien wir ehrlich: Holakratie ist keine Methode, die sich leicht erschließt. Sie basiert auf einem dichten Set von Prinzipien, Regeln … und einer Verfassung, die wirklich keine leicht zugängliche Lektüre ist. Für Personen, die keine Zeit haben, regelmäßig zu üben, kann das zu einem echten Hindernis bei der Einführung dieser Methode werden."

„Um die Dinge zu erleichtern, haben wir ein umfassendes Unterstützungssystem aufgebaut, das Schulungen, Workshops und individuelle Begleitung kombiniert. Das macht die Holakratie zugänglicher und vor allem weniger einschüchternd."

Eine schrittweise Transformation, kein Ziel zum Abhaken

„Wie jede tiefgreifende Transformation braucht die Implementierung der Holakratie Zeit. Einige Kreise haben noch Schwierigkeiten, die Methode wirklich zu verstehen. Ihre Reife ist noch nicht auf dem gewünschten Niveau – und das ist völlig normal. Das ist bei allen groß angelegten Change-Management-Prozessen so."

Die Priorität liegt für Björn darin, die Dynamik aufrechtzuerhalten: „Wir sorgen dafür, dass Selbstorganisation ein lebendiges Thema in der Gruppe bleibt, und ermutigen die Teams, innezuhalten und ihre Praktiken kontinuierlich zu verbessern."

Um dies zu begleiten, hat Hypoport einen eigenen Workshop eingerichtet, der dem Erfahrungsaustausch und der Lösung konkreter Herausforderungen im Zusammenhang mit der Holakratie gewidmet ist. „Ein häufiges Beispiel? Taktische Meetings, bei denen niemand eine Spannung äußert. Genau solche Blockaden thematisieren wir in diesen kollektiven Sessions."

Ein weiteres einfaches, aber sehr nützliches Werkzeug: das Shadowing. „Manche Teams laden mich ein, ihren Governance- oder Triagierungs-Meetings beizuwohnen. Anschließend gebe ich ihnen konstruktives Feedback. Das ist ein sehr wirksamer Hebel, um das kollektive Vertrauen zu stärken und ihre Holakratie-Praxis zu verfeinern."

Menschlichkeit zurück ins System bringen

„Holakratie wird manchmal für ihre Starrheit oder sogar Unpersönlichkeit kritisiert. Es stimmt, dass sie sehr stark auf Rollen und Struktur setzt, aber nicht immer genug auf die Menschen.

Deshalb haben wir uns entschieden, sie durch einen anderen Rahmen zu ergänzen: die Language of Spaces (wörtlich „die Sprache der Räume"). Dieser Ansatz ermöglicht uns, zwischen den organisationalen Prozessen und der menschlichen Erfahrung, die sie begleitet, zu unterscheiden – durch eine Betrachtungsweise mit vier voneinander abhängigen „Räumen": dem operativen, dem Governance-, dem tribalen und dem individuellen Raum. Jeder von ihnen beeinflusst die anderen, und zusammen helfen sie uns, einen ausgewogeneren und ganzheitlicheren Ansatz beizubehalten.

„Für uns war das eine Möglichkeit, Struktur und Menschlichkeit in unserer Holakratie-Praxis miteinander zu versöhnen und nie aus dem Blick zu verlieren, was wirklich zählt: die Menschen hinter den Rollen"; schließt der Holakratie- und Agile-Coach.

Wie wir Talkspirit nutzen, um die Selbstorganisation zu unterstützen

„Heute nutzen wir nahezu alle Funktionen, die Talkspirit bietet.
Es ist zu unserer Referenzplattform geworden, um die Selbstorganisation in der gesamten Hypoport-Gruppe lebendig zu halten."

Operative Unterstützung im Alltag

„Wir nutzen Talkspirit, um alle unsere Governance- und Triagierungs-Meetings durchzuführen, aber auch um unsere OKRs (Objectives and Key Results) zu erstellen, unsere Projekte und Aufgaben zu verwalten und Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Regeln jeder Einheit der Gruppe zu dokumentieren.

Allein im vergangenen Monat haben wir zum Beispiel:

• 110 Meetings auf der Plattform organisiert
• 454 Spannungen erfasst, von denen 450 in Meetings behandelt wurden
• 113 Vorschläge asynchron eingereicht
• 1.043 Aufgaben zu Projektboards hinzugefügt
• 69 Rollen geändert und 81 neue Rollen erstellt

Diese Zahlen verdeutlichen, wie tief Talkspirit in unser tägliches Funktionieren integriert ist."

Eine der wertvollsten Funktionen für Björn? Das dynamische Organigramm:

„Es ermöglicht es jedem, einen klaren Überblick über die gesamte Organisation zu haben,
schnell zu erkennen, wer was tut, und einfach zwischen Rollen und Kreisen zu navigieren."

Allerdings kann die Nutzung der Plattform je nach Tochtergesellschaft variieren, wie Björn betont:

„Da jedes Unternehmen in seiner Organisationsform autonom ist, aktivieren nicht alle dieselben Funktionen. Manche kleinere Teams schätzen beispielsweise das Projektmodul besonders, während andere Drittanbieter-Tools bevorzugen. Und das ist vollkommen in Ordnung: Das ist auch der Geist der Selbstorganisation."

Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit erleichtern

„Wenn ein übergreifendes Projekt mehrere Unternehmen der Hypoport-Gruppe einbezieht, erstellen wir einen dedizierten Kreis direkt im Talkspirit-Organigramm. Alle an diesem Projekt beteiligten Personen – unabhängig von ihrem Herkunftsunternehmen – werden eingeladen, diesem Kreis beizutreten.

Das ermöglicht es uns, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und eine gemeinsame Wissensbasis zu schaffen. Wir können so unternehmensübergreifende Meetings organisieren, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und vor allem unsere Bemühungen viel effektiver koordinieren", schließt Björn Schneider.

Wie die Holakratie und Talkspirit unsere Arbeitsweise verändert haben

Klarheit und Effizienz auf allen Ebenen

„Was ich beobachte, ist, dass Organisationen, wenn Selbstorganisation sowohl von einer strukturierenden Methodik – der Holakratie – als auch von einem dedizierten Tool – Talkspirit – getragen wird, in ihrer Arbeitsweise an Reife gewinnen. Das Duo aus einem klaren Governance-Rahmen und einer strukturierten digitalen Umgebung ermöglicht es Teams, mit mehr Klarheit und Effizienz zu arbeiten."

Konkret verwenden die Mitarbeitenden die holakratische Sprache im Alltag. Sie sprechen von Spannungen, von Vorschlägen, von Governance … und alle wissen genau, was das bedeutet. Der Prozess zur Behandlung von Spannungen ist vollständig integriert: Jede:r weiß zum Beispiel, wie man eine Klärungsfrage von einer Reaktion unterscheidet. Das mag wie eine Kleinigkeit klingen, ändert aber alles in der Art, wie man zusammenarbeitet.

In diesem Rahmen spielt Talkspirit eine zentrale Rolle. Diese Plattform gibt uns die notwendige Struktur, um unsere Meetings flüssig zu leiten, Rollen zu klären und Informationen für alle zugänglich zu machen. Wenn Mitarbeitende wissen, wie der Prozess funktioniert, welche Rolle sie haben und wo sie die benötigten Informationen finden, geht alles schneller. Entscheidungen werden schneller getroffen, Meetings sind effizienter, und man verbringt weniger Zeit mit Koordination, um sich endlich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt."

Von der Absicht zur Handlung

„Um Ihren Unternehmenszweck in konkrete Maßnahmen umzusetzen, muss man Ausrichtung schaffen. Die Holakratie hilft uns, diesen Zweck zu formulieren und zu klären – nicht nur auf Unternehmensebene, sondern auf allen Ebenen, einschließlich jeder einzelnen Rolle.

Dank Talkspirit wird dieser Zweck sichtbar, konkret und handlungsrelevant. Rollen, Rechenschaftspflichten und OKRs sind alle an einem Ort zentralisiert. Das bedeutet, dass jede:r nicht nur versteht, was zu tun ist, sondern vor allem warum es getan wird und wie es sich in eine Gesamtvision einfügt.

Es ist diese strategische Ausrichtung, kombiniert mit der operativen Klarheit, die Holakratie und Talkspirit mitbringen, die es uns ermöglicht, von der Absicht zur Handlung überzugehen und wirklich auf Selbstorganisation hinzuarbeiten", schließt Björn Schneider.

Wie sieht ein erfolgreich selbstorganisiertes Unternehmen aus?

„Auch nach sechs Jahren sind wir keine herausragenden Holakratie-Praktizierenden – und das ist kein Problem. Was wirklich zählt, ist, dass die meisten Mitarbeitenden bei Hypoport dieses Modell dem traditionellen hierarchischen Modell, das wir vorher hatten, bei Weitem vorziehen.

Einer der besten Wege, das gute Funktionieren eines selbstorganisierten Teams zu beurteilen, ist folgende Frage zu stellen: Könnten wir die Holakratie heute abschaffen, ohne die Organisation zu stören? Wenn die Antwort nein lautet – wenn die Teams das Gefühl haben, sie wirklich zu brauchen –, dann haben wir Erfolg. Und das ist genau der Fall bei der Mehrheit unserer Teams heute.

Natürlich ist es nicht einfach, alle mitzunehmen. Aber nach nur zwei oder drei Jahren wollten mehr als 75 % unserer Mitarbeitenden nicht mehr zurück. Und für mich ist das schon ein großer Erfolg." vertraut uns der Holakratie- und Agile-Coach an.

Was wir durch die Implementierung der Holakratie gelernt haben

„Wenn es eine Sache gibt, die wir auf unserem Weg zur Selbstorganisation gelernt haben, dann ist es, dass Erfolg an der Spitze beginnt. Wenn das Führungsteam vollständig eingebunden ist – wenn die Führungskräfte an die Methode glauben und mit gutem Beispiel vorangehen – vollzieht sich die Einführung im Rest der Organisation viel natürlicher.

Eine weitere wesentliche Erkenntnis ist die Bedeutung des Aufbaus interner Expertise. Jedes Unternehmen sollte auf mindestens einen oder zwei Coaches zählen können, die die Holakratie wirklich beherrschen und andere begleiten können. Externe Berater:innen sind nützlich, um die Dynamik anzustoßen, aber ihre Anwesenheit ist oft punktuell. Wenn man möchte, dass sich die Holakratie dauerhaft etabliert und verwurzelt, braucht man interne Multiplikatoren, die die Methode täglich lebendig halten.

Und schließlich ist es entscheidend, nah am Geschehen zu bleiben. Den Kontakt zu den Teams halten, ihnen zuhören, wenn sie von ihren Herausforderungen berichten, und ihnen helfen, sich kontinuierlich zu verbessern. Holakratie ist keine Lösung, die man einmalig implementiert: Es ist eine lebendige und fortlaufende Praxis. Deshalb sind regelmäßige Unterstützung und Begleitung unerlässlich, damit Selbstorganisation funktioniert", fügt Björn Schneider hinzu.

Fazit

Bei Hypoport arbeiten Holakratie und Talkspirit Hand in Hand, um die Selbstorganisation Wirklichkeit werden zu lassen. Die Holakratie liefert die Struktur: klare Rollen, verteilte Autorität und eine von einem gemeinsamen Zweck geleitete Arbeit. Talkspirit stellt die konkreten Werkzeuge bereit, um dieses Modell lebendig zu halten: Meeting-Moderation, Prozessdokumentation, Rollentransparenz und Team-Ausrichtung.

Das Ergebnis: eine agilere, transparentere und effizientere Organisation, in der jede:r seine Rolle kennt, Entscheidungen schneller getroffen werden und die Zusammenarbeit fließender wird.

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