Wie verbessern Sie die Effizienz Ihrer Remote-Meetings?

Laut einer Asana-Studie verlieren Mitarbeitende etwa drei Stunden pro Woche durch unnötige Meetings. Der Grund liegt in der unglücklichen Tendenz, zu lange oder unnötige Meetings abzuhalten. Ein Phänomen der akuten Meeting-Sucht, das sich durch die Entwicklung von Fernarbeit und die Zunahme von Videokonferenzen verschärft hat. So sehr, dass wir jetzt von "Zoom-Erschöpfung" sprechen, um die durch Meetings verursachte Ermüdung zu bezeichnen.

Abgesehen von der Müdigkeit, die sie verursachen können, sind Videokonferenzen im Übermaß ein echtes Hindernis für die Produktivität. Wie kann man also die Effizienz von Remote-Meetings verbessern? Und welche Best Practices sollte man übernehmen, um die Anzahl und Dauer von Videokonferenzen zu reduzieren?

Hier sind 7 Tipps, um Zoom-Erschöpfung zu beenden 👇

1. Finden Sie das richtige Kollaborationstool

Vor allem ist es wichtig, sich mit dem richtigen Tool auszustatten.

• Benötigen Sie nur ein Videokonferenztool oder eine Plattform, die weitere kollaborative Funktionen integriert (wie Talkspirit, zum Beispiel ?)
• Suchen Sie nach Standard- oder erweiterten Funktionen (zum Beispiel ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, Umfragen durchzuführen, Ihre Ideen auf einem Whiteboard zu sammeln usw.) ?

Dies sind die Fragen, die Sie klären müssen, um das richtige Tool auszuwählen.

100 % Made in France, die Kollaborationsplattform Talkspirit ermöglicht es Ihnen, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen, mit integriertem Chat, Umfragen, Whiteboard und Breakout Sessions. Die Lösung geht noch weiter und bietet Ihnen eine Instant-Messaging Funktion, einen Aktivitätsfeed, ein Projektmanagement-Modul, eine Office-Suite, einen Cloud-Speicher, einen Kalender, eine Bibliothek, und noch vieles mehr!

Warum ein Tool statt mehrerer Tools nutzen? Ganz einfach, um die Zusammenarbeitserfahrung zu vereinfachen, und die Nutzung mehrerer Tools mit ähnlichen Funktionen zu vermeiden. Denn ja, es ist nicht selten, dass einige Organisationen gleichzeitig Zoom, Teams und Talkspirit nutzen!

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2. Legen Sie Regeln fest

Wenn Sie die Effizienz Ihrer Remote-Meetings verbessern möchten, ist es auch wichtig, Regeln einzuführen. Hier sind einige Beispiele zur Inspiration:

• Bitten Sie die Teilnehmenden, pünktlich anzukommen, ihre Kamera einzuschalten (wenn die Verbindung es zulässt) und durchgehend aufmerksam zu sein.
• Reduzieren Sie die Dauer Ihrer Remote-Meetings (laut HelloWork liegt die optimale Dauer eines Meetings bei 37,5 Minuten) und halten Sie sich an den vorgegebenen Zeitplan.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmenden : laden Sie nur die betroffenen Personen ein und ermutigen Sie jeden, Einladungen zu Meetings abzulehnen, die ihn nicht direkt betreffen.
• Weisen Sie jedem Redner ein Redezeit zu und bitten Sie jeden, sich daran zu halten.
• Erinnern Sie die Teilnehmenden daran, sich nicht gegenseitig zu unterbrechen, und ihr Mikrofon auszuschalten, wenn sie nicht sprechen (besonders bei Videokonferenzen mit vielen Personen).

Sobald diese Regeln etabliert sind, denken Sie daran, sie bei jedem Team zu kommunizieren. Sie können zum Beispiel ein Merkblatt mit den zu befolgenden Best Practices erstellen, oder sogar ein humorvolles Video, wenn Sie einen originelleren Ansatz bevorzugen, und es dann als Post auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk teilen.

3. Klären Sie das Ziel des Meetings

Bevor Sie Ihre Kollegen zu einem Meeting einladen, überlegen Sie sich das Ziel des Meetings. Zum Beispiel, soll es:

• eine Entscheidung treffen,
neue Ideen finden,
• Mitarbeitenden Gehör schenken und/oder ihre Fragen beantworten,
• Informationen weitergeben,
• Mitarbeitende schulen und/oder sensibilisieren,
die Fortschritte eines Projekts hervorheben,
• etc.
• Die Klärung Ihrer Ziele von Anfang an hilft Ihnen, die Effizienz Ihrer Remote-Meetings zu verbessern und vor allem zu
entscheiden, ob ein Meeting wirklich notwendig ist

.

Ein guter Indikator, um zu überprüfen, dass ein Meeting wirklich relevant ist? Fragen Sie sich, ob es in einem Post oder einer Nachricht auf Ihrem internen Netzwerk

zusammengefasst werden kann (oder sogar eine E-Mail, wenn Sie noch kein solches Tool eingeführt haben). Wenn die Antwort ja ist, hat es wahrscheinlich keinen Platz.

Der

Aktivitätsfeed

von Talkspirit ist das ideale Tool, um Informationen an Ihre Mitarbeitenden weiterzugeben, und so unnötige Meetings zu vermeiden. Sie können es besonders nutzen, um Neuigkeiten, Bilder, Dokumente, Umfragen, Aufgabenlisten usw. zu teilen.

4. Bereiten Sie das Meeting vor

Ihre Ziele sind geklärt und Ihr Meeting ist völlig relevant? Jetzt ist es Zeit, das Meeting vorzubereiten. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Senden Sie eine Einladung an die betroffenen Personen und fügen Sie einen Videokonferenz-Link hinzu.
• Erstellen Sie eine Agenda , die erklärt, worum es in dem Meeting gehen wird, und teilen Sie diese mit den Teilnehmenden.
• Klären Sie im Voraus, welche Rolle jeder im Meeting spielen wird und ob es notwendig ist, etwas vorzubereiten (eine Präsentation, einen Aktionsplan, Ideen für ein Projekt usw.).
• Teilen Sie die Dokumente und/oder visuellen Materialien, die die Teilnehmenden vor dem Meeting benötigen.

Um die Informationen an einem Ort zu zentralisieren, empfehlen wir Ihnen, einen dedizierten Post auf Ihrem Intranet oder auf Ihrem Kollaborationstool zu erstellen, in dem Sie die Agenda und die zu betrachtenden Dokumente anhängen können. Oder fügen Sie diese Elemente einfach zur Einladung hinzu, die Sie an die Teilnehmenden senden.

5. Moderieren Sie den Austausch

Der Nachteil von Remote-Meetings ist, dass man leichter abschaltet. Deshalb ist es wichtig, den Austausch proaktiv zu moderieren. Hier sind einige Ideen, um Ihre Meetings lebendiger zu gestalten:

• Erinnern Sie am Anfang an das Ziel des Meetings, und teilen Sie die notwendigen Informationen prägnant mit.
• Machen Sie eine schnelle Vorstellungsrunde, um jedem die Möglichkeit zu geben, sich vorzustellen (besonders wenn die Teilnehmenden sich zum ersten Mal treffen).
• Schlagen Sie einen Eisbrechertrick vor (wörtlich, ein Eisbrecher), um die Atmosphäre zu entspannen und den Teilnehmenden zu helfen, sich besser kennenzulernen. Sie können einige Beispiele in diesem Artikel finden.
• Geben Sie die Reihe an die Teilnehmenden ab, und ermutigen Sie sie, die "Hand zu heben", wenn sie sich äußern möchten (um nicht ihre Kollegen zu unterbrechen).
• Stellen Sie regelmäßig Fragen und führen Sie Umfragen durch, um Feedback von jedem zu sammeln.
• Nutzen Sie ein visuelles Hilfsmittel (eine Präsentation, ein Video usw.), um Ihre Aussagen hervorzuheben.
• Setzen Sie auf Humor (wenn die Atmosphäre und die Unternehmenskultur es erlauben), um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu halten und Spannungen zu vermeiden.

Abschließend, vergessen Sie nicht, die nach dem Meeting erforderlichen Maßnahmen zu klären, sondern auch, die Zeit im Auge zu behalten, um zu vermeiden, dass sich das Meeting länger als geplant erstreckt. Und wenn das Ziel nicht erreicht wird, zögern Sie nicht, ein neues Meeting zu planen (zwei kurze Videokonferenzen sind effizienter als ein langes Meeting).

6. Erstellen Sie ein Protokoll

Um die Effizienz Ihrer Remote-Meetings zu verbessern, empfehlen wir Ihnen auch, Protokolle anzufertigen, die vom Moderator oder einem im Voraus designierten Teilnehmer verfasst werden können.

Dieses Protokoll ermöglicht es Ihnen, die Schlüsselpunkte des Meetings zu zusammenzufassen, sowie die nächsten Schritte nach Abschluss des Meetings. Um diesen letzten Teil zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen, Ihr Protokoll auf einem gemeinsam bearbeitbaren Dokument zu schreiben (um jedem die Möglichkeit zu geben, es bei Bedarf zu ändern), das Sie dann in einem Post teilen. Listen Sie dann alle Aufgaben auf, die zu erledigen sind, und weisen Sie sie den betroffenen Personen direkt in einer Projektübersicht zu.

Diese zwei Funktionen sind insbesondere auf der Plattform Talkspirit verfügbar, deren Vorschau Sie auf der folgenden Grafik sehen können.

7. Fordern Sie Feedback von den Teilnehmenden ein

Möchten Sie noch einen Schritt weiter gehen und Meetings immer effizienter gestalten? Fordern Sie Feedback von den Teilnehmenden ein ! Dies ist die beste Möglichkeit, Ihre Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Ihre Praktiken kontinuierlich zu entwickeln. Dafür haben Sie mehrere Optionen:

• Machen Sie eine Runde zum Abschluss des Meetings, um jedem die Möglichkeit zu geben, seine Meinung ad hoc zu äußern,
• bitten Sie die Teilnehmenden, nach dem Meeting eine Umfrage auszufüllen,
• richten Sie eine Ideenbox ein, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Vorschläge zur Verbesserung der Effizienz von Remote-Meetings zu machen.

Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars "Warum und wie man eine Feedback-Kultur aufbaut"

Hier sind einige Beispiele von Fragen, die Sie den Teilnehmenden stellen sollten :

• Sind Sie insgesamt mit dem Meeting zufrieden? Warum?
• Konnten Sie teilnehmen und die Elemente teilen, die Sie wollten?
• Meinen Sie, dass das Ziel des Meetings erreicht wurde? Wenn nicht, welche Verbesserungen könnten es ermöglicht haben?
• Hielten Sie das Meeting für relevant? War die Dauer angemessen?

Nehmen Sie sich dann Zeit, um diese verschiedenen Feedbacks regelmäßig zu analysieren, um Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Zum Beispiel, wenn Ihre Mitarbeitenden denken, dass Ihre Remote-Meetings immer noch zu lang sind, könnten Sie erwägen, die Dauer Ihrer Videokonferenzen auf 30 oder 45 Minuten zu begrenzen.

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Zum Abschluss

Die Verbesserung der Effizienz Ihrer Remote-Meetings erfordert eine echte Veränderungsmanagement innerhalb der Organisation. Sobald das richtige Kollaborationstool identifiziert ist, ist es wichtig, Regeln zu etablieren, damit alle auf der gleichen Wellenlänge sind, aber auch zu kommunizieren und pädagogisch vorzugehen, damit diese Änderungen von den Mitarbeitenden übernommen werden. Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle und sollten daher nicht vernachlässigt werden.

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In dieser Checkliste finden Sie: unsere Best Practices für effektive Meetings, die 14 wichtigsten Maßnahmen vor, während und nach jedem Meeting, sowie Vorschläge für Ressourcen zum Vertiefen.

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