Changemanagement: Unsere Methode in 3 Schritten

Laut Gartner scheitern die Hälfte aller Change-Management-Projekte! Schuld daran sind oftmals zu starker Widerstand gegen Veränderungen, fehlende Strategie, schlechte Kommunikation oder unrealistische Zeitpläne. Die Lösung zur Beseitigung dieser Blockaden? Methodisches Vorgehen … und natürlich Geduld!

Change Management ist per Definition ein Prozess, der eine organisationale Transformation vorbereitet und begleitet. Es ist daher keine Überraschung, dass ein solches Projekt umfangreiche Planung erfordert! Tatsächlich ist die Umsetzung einer Change-Management-Methode wesentlich, um potenzielle Hindernisse vorauszusehen und eine wirksame Strategie zu entwickeln.

Aber welche Elemente sollten in diesem Aktionsplan enthalten sein? Wie mobilisiert man Mitarbeitende? Und welche Best Practices gilt es zu beachten, um den Wandel zu begleiten? Wir stellen Ihnen unsere Methode in 3 Schritten zum erfolgreichen Change-Management-Projekt vor 👇

1. Vorbereitung des Wandels

Die Vorbereitung ist der erste unverzichtbare Schritt eines jeden Change-Management-Projekts. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.

Den Boden sondieren

Zunächst sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Organisation zu analysieren:

• Welche Change-Management-Projekte haben Sie bereits durchgeführt? Wie wurden sie umgesetzt? Wie viele davon waren erfolgreich und wie viele sind gescheitert? Und warum?
• Welche sind die Stärken und Schwächen Ihrer Organisation im Hinblick auf Change Management?
• Wie reagieren Ihre Mitarbeitenden generell auf Veränderungen? Unterstützen sie Neuerungen oder sind sie eher skeptisch gegenüber Veränderungen? Und aus welchen Gründen lehnen sie diese ab?
• Welche Auswirkungen könnte der Wandel für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen haben?
• Über welche Ressourcen verfügen Sie zur Steuerung des Wandels?

Diese erste Diagnose hilft Ihnen, potenzielle Widerstände zu identifizieren, und ermöglicht es Ihnen auch, die Fähigkeit der Mitarbeitenden zu bewerten, Veränderungen zu akzeptieren. Je nach Analyseergebnis können Sie somit die Machbarkeit des Projekts einschätzen und die notwendigen Maßnahmen für seinen Erfolg festlegen.

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Anforderungen definieren

Welche Veränderungen möchten Sie implementieren? Und aus welchen Gründen? Dies sind die Schlüsselfragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Anforderungen zu identifizieren. Dies ist einer der wesentlichen Schritte im Change Management, denn damit können Sie den Wandel intern rechtfertigen . Nehmen Sie sich also wirklich Zeit dafür!

Sobald Ihre Anforderungen identifiziert sind, fragen Sie sich, welche Ziele Ihr Projekt hat. Versuchen Sie Sie beispielsweise, die Zusammenarbeit der Teams zu verbessern? Besser Wissen zu bewahren? Entscheidungsprozesse zu beschleunigen?

Um Ihre Ziele zu überwachen, müssen Sie leicht messbare Indikatoren definieren. Das ist das Konzept der OKR-Methode (Objectives and Key Results), die darauf abzielt, ehrgeizige Ziele zu definieren und sie anhand von Schlüsselergebnissen zu messen.

Sich richtig umgeben

Um den Wandel zu lenken, ist es auch wichtig, sich richtig zu umgeben. Dies beinhaltet insbesondere die Bildung eines Projektteams, dessen Größe an das Ausmaß des Projekts angepasst werden sollte. Je nach Ihren Ressourcen kann dieses Team ausschließlich aus internen Akteuren, aus einer Mischung aus internen und externen Akteuren, oder nur aus externen Akteuren bestehen (wenn Sie sich beispielsweise entscheiden, das Projekt an ein Beratungsunternehmen auszulagern).

Sich richtig zu umgeben bedeutet auch Sponsoren und Kommunikationsrelais zu gewinnen , die Sie bei der Leitung des Wandels unterstützen. Idealerweise sollten Sie zunächst das Management auf Ihre Seite bringen, damit es das Projekt unterstützt und Ihnen hilft, seine innere Legitimität zu stärken. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, können Sie anschließend ein Netzwerk von Botschaftenden schaffen, das Ihnen hilft, Ihre Mitarbeitenden für die Idee zu gewinnen.

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Psychologische Sicherheit schaffen

Abschließend ist einer der letzten Schritte die Schaffung eines Klimas der psychologischen Sicherheit, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, Veränderungen positiv zu sehen.

🧐 Aber was genau ist psychologische Sicherheit? Dieser Ausdruck wird seit den 1990er Jahren verwendet und bezeichnet die Fähigkeit, sich auszudrücken und seine Meinung zu äußern, ohne Angst vor negativen Konsequenzen. Konkret gesagt: Je sicherer eine Umgebung ist, desto mehr werden Mitarbeitende ihre Ideen frei teilen und Initiativen ergreifen. Und vor allem vertrauen sie einer organisationalen Transformation mehr!

Laut Gartner sind heute nur 38 % der Mitarbeitenden bereit, Veränderungen zu unterstützen, gegenüber 74 % im Jahr 2016. Dies bedeutet, dass Change Management heute viel komplexer ist als noch vor einigen Jahren.

Um Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen, müssen Sie zunächst einen sicheren Rahmen schaffen. Dies erfordert, dass Sie den Menschen an erste Stelle setzen, Transparenz an den Tag legen, das Recht auf Fehler gewähren oder Feedback fördern.

2. Umsetzung des Wandels

Nachdem der Wandel vorbereitet wurde, muss er nun methodisch umgesetzt werden. Hier sind die 4 Schritte, um Ihr Change-Management-Projekt umzusetzen.

Einen Aktionsplan erstellen

Um den Wandel umzusetzen, benötigen Sie zunächst eine klare Strategie und einen Aktionsplan. Bei der Entwicklung empfehlen wir Ihnen, Ihr Management, Ihre Mitarbeitenden, Ihre Botschaftenden und Ihr Projektteam einzubeziehen. Dies gibt Ihnen einen 360-Grad-Überblick über die zu ergreifenden Maßnahmen und hilft auch Ihren Stakeholdern zu verstehen, dass ihre Meinung zählt.

In diesem Aktionsplan müssen Sie folgendes festlegen:

• die Meilensteine des Projekts und die Maßnahmen zu deren Erreichen,
• die Prioritätsstufe jeder Maßnahme,
• die Fristen, die einzuhalten sind,
• das Ausmaß des Widerstands, dem Sie gegenüberstehen könnten (und wenn möglich, die Argumente, um diesen Widerstand zu überwinden),
• die oder die Personen, die für jede Maßnahme verantwortlich sind,
• welche Veränderungen dies für die Teams mit sich bringt,
• die Indikatoren, die Sie überwachen müssen , um Ihre Ergebnisse zu messen.

Kommunikation und Dialogförderung

Gute Kommunikation und Transparenz sind wesentlich für erfolgreiches Change Management. Um diese Kommunikation optimal zu planen, empfehlen wir Ihnen, eine Kommunikationsstrategie speziell für Ihr Projekt zu entwickeln und diese in Ihren Aktionsplan zu integrieren. Diese Strategie wird folgendes klären:

• die Zielgruppen Ihrer Botschaften (Ihre Mitarbeitenden, Ihre Anteilseigner, Ihre Partner, Ihre Kunden, die Presse usw.)
• die Schlüsselbotschaften, die Sie an jede dieser Zielgruppen richten möchten,
• die Inhalte und Ressourcen, die Sie erstellen müssen,
• die Kommunikationskanäle , die Sie nutzen werden,
• die Kommunikationsmaßnahmen, die Sie durchführen werden.

Je nach Art des Projekts kann die Kommunikation ausschließlich intern oder sowohl intern als auch extern erfolgen. Aber denken Sie daran, dass das Wichtigste ist, Ihre Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess einzubeziehen!

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Bevorzugen Sie Kommunikationsmaßnahmen, die Gespräche anregen, nicht nur Informationen teilen. Warum zum Beispiel nicht eine Umfrage durchführen? Eine FAQ-Sitzung per Videokonferenz abhalten? Oder eine Austauschgruppe speziell für Ihr Projekt erstellen? Das ist möglich auf einer kollaborativen Plattform wie Talkspirit!

Testen und bereitstellen

Bevor Sie den Wandel umsetzen, nehmen Sie sich Zeit, ihn mit einem kleinen Kreis zu testen. Diese Methode – auch "Proof of Concept" genannt (wörtlich: Machbarkeitsstudie) – ermöglicht es Ihnen, die Durchführbarkeit Ihres Projekts zu überprüfen, und zu identifizieren, was bei der Umsetzung problematisch sein könnte. Der Vorteil? Sie können es für jede Art von Change-Management-Projekt nutzen (Einführung eines neuen Tools, eines neuen Prozesses usw.).

Bei diesen Tests besteht das Ziel darin, so viel Feedback wie möglich zu sammeln (positiv wie negativ), um Analysematerial zu haben und die notwendigen Korrekturmaßnahmen anzubringen. Dies ermöglicht es Ihnen anschließend, Ihr Projekt in größerem Maßstab … und mit gutem Gefühl bereitzustellen!

Das ist im Übrigen das, das wir bei Talkspirit empfehlen, um den Erfolg des Change Managements zu garantieren. Testen Sie unseren Kollaborations-Tool vor der Einführung, und Sie werden begeistert sein 😉

Unterstützung und Schulung

Unterstützung ist ein wesentlicher Hebel für effektives Change Management, da sie Ihnen erlaubt:

• den Wandel zu erklären,
• Hindernisse beim Wandel klar zu identifizieren,
• und Lösungen zu finden, um diese Einwände zu überwinden.

Aktives Zuhören und Empathie sind die wichtigsten Kompetenzen, um Mitarbeitende bei Veränderungen zu begleiten. Zögern Sie daher nicht, Ihre Kommunikationsrelais zu nutzen, um den Wandel zu begleiten.

Ein weiterer Aspekt der Unterstützung ist natürlich die Schulung. Um sie erfolgreich durchzuführen, empfehlen wir Ihnen – genau wie bei Ihren Mitteilungen – einen Schulungsplan zu erstellen. So können Sie die benötigten Ressourcen und die umzusetzenden Tools leicht antizipieren.

Denken Sie schließlich daran, dass jeder Unterstützung braucht, unabhängig von der Hierarchieebene. Ihr Konzept sollte daher sowohl Manager als auch Mitarbeitende einbeziehen.

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3. Verankerung des Wandels

Ihr Wandel ist jetzt umgesetzt, aber die Arbeit hört nicht dort auf. Die Herausforderung ist nun, diesen Wandel in internen Praktiken zu verankern, damit er langfristig allen Vorteile bringt. Hier sind also die letzten Schritte zur Sicherung eines nachhaltigen Change Managements.

Beispiel geben

Die Verankerung des Wandels erfordert zunächst, mit gutem Beispiel voranzugehen. Dies ist besonders wichtig für das Management und die Manager, die den Wandel verkörpern. Durch ihre Worte und Taten müssen sie zeigen, dass sie an den Wandel glauben, und noch wichtiger: Sie müssen ihn selbst umsetzen!

Stellen Sie sich vor, dass in Ihrem Unternehmen ein neuer Prozess eingeführt wird. Den Mitarbeitenden wird gesagt, diesen einzuhalten, aber die Manager arbeiten wie bisher weiter, ohne ihre Gewohnheiten oder ihre Arbeitstools zu ändern. Diese Situation wird den Mitarbeitenden unfair vorkommen, da sie sich fragen werden, warum nur sie den Wandel durchleiden müssen. Das Ergebnis ist: Es besteht eine gute Chance, dass sie sich auch entschließen, den neuen Prozess nicht einzuhalten, und das Projekt damit scheitert.

Die Moral der Geschichte: Seien Sie vorbildlich, damit Ihre Teams ihre Praktiken verändern.

Messung und Teilen der Ergebnisse

Eine Zahl ist oft aussagekräftiger als lange Reden. Deshalb ist die Leistungsbewertung einer der wesentlichen Schritte des Change Managements.

Regelmäßiges Überwachen von Schlüsselergebnissen (oder KPIs) ermöglicht es Ihnen, die Effektivität und den Return on Investment des Wandels zu messen. Darüber hinaus ist es eine Möglichkeit zu bewerten, wie sich Praktiken und Mentalitäten entwickeln und Verbesserungen zu identifizieren, um den Wandel zu sichern.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Kollaborations-Tool eingeführt haben, können Sie Indikatoren wie die Quote der aktiven Nutzer oder die Engagement-Quote verfolgen, die Sie bei der Messung des Adoptionsniveaus Ihrer Plattform unterstützen. Und vor allem, teilen Sie Ihre Ergebnisse mit! Dies ist die beste Möglichkeit, die erbrachten Anstrengungen und die Auswirkungen auf das Unternehmen zu würdigen, und damit dem Wandel Sinn zu geben.

Offen bleiben für Feedback

Abschließend, bleiben Sie offen für Feedback von Ihren Mitarbeitenden. Was halten sie von den eingeführten Veränderungen? Sind sie zufrieden? Oder sehen sie Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind? Diese Fragen ermöglichen es Ihnen, den Puls der Teams zu nehmen, über die reine Zahlenlektüre hinaus.

Um diese kontinuierliche Feedback-Praxis zu entwickeln, empfehlen wir Ihnen, Mitarbeiterbefragungen durchzuführen, aber auch aktives Zuhören vor Ort durch Manager zu fördern. So haben Sie alle Informationen, um die Auswirkungen des Wandels auf Ihre Mitarbeitenden zu verstehen und sie langfristig engagiert zu halten.

Zum Abschluss

Wie wir gesehen haben, umfasst Change Management drei Hauptphasen: Vorbereitung, Umsetzung und Verankerung. Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine wirksame Change-Management-Strategie entwickeln, Ihre Teams um das Projekt vereinen und Ihre Praktiken nachhaltig verankern.

Aber wie sieht dieser Aktionsplan aus? Welche Themen sollten priorisiert werden und wie können Fristen verwaltet werden? Laden Sie unsere Change-Management-Vorlage herunter, um keinen Schritt zu verpassen.

Auf die Vorlage zugreifen

In dieser Vorlage finden Sie: ein Musteraktionsplan zur Vorbereitung, Umsetzung und Verankerung des Wandels in Ihrer Organisation, einen Zeitplan in Form eines Gantt-Diagramms, um Ihre Maßnahmen im Laufe der Zeit zu verfolgen, sowie eine Checkliste der zu erbringenden Leistungen für erfolgreiches Change Management.

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