Wie schult man seine Teams in einem neuen digitalen Tool?

Der Mangel an Schulungen ist einer der wichtigsten Faktoren, der der Einführung eines neuen digitalen Tools schadet! Das berichtet mehr als ein Viertel der Mitarbeitenden, die vom letzten Barometer des Observatoire de l'intranet befragt wurden. Diese digitalen Plattformen sind heute unverzichtbar geworden und unterstützen uns in zahlreichen Bereichen, wie der internen Kommunikation, der kollaborativen Arbeit, dem Personalmanagement oder der Automatisierung von Prozessen. Die Schulung zu diesen Tools ist jedoch für die Nutzenden häufig kompliziert oder schlicht und einfach unzureichend, um die Vorteile wirklich ausschöpfen zu können.

Was ist also der beste Weg, um seine Teams in einem neuen digitalen Tool zu schulen? Und wie lässt sich sicherstellen, dass die Nutzenden das Tool wirklich in die Hand nehmen? Entdecken Sie unsere besten Tipps, um großartige Schulungen zu gestalten ✨

1. Mitarbeitende von Beginn des Projekts an einbeziehen

Die Einführung eines digitalen Tools beginnt lange vor seinem Rollout! Tatsächlich ist es wichtig, die Mitarbeitenden von Beginn des Projekts an einzubeziehen. Konkret bedeutet das:

• die Teams informieren, dass Sie ein neues Tool einführen möchten,
• erklären, warum Sie dieses Tool jetzt benötigen und welche Ziele damit verfolgt werden,
• Feedback einholen von allen zum Projekt (sowohl die Erwartungen an das Tool als auch mögliche Einführungshindernisse),
• Mitarbeitende in die Auswahl der Lösung einbeziehen (zum Beispiel, indem Sie ihnen anbieten, das ausgewählte Tool gemeinsam zu testen oder sogar Botschafter der Lösung zu werden).

Je klarer und transparenter die Kommunikation ist, desto stärker fühlen sich Ihre Teams in das Projekt eingebunden. Und desto einfacher wird es sein, sie in der Rollout-Phase in Ihrem neuen digitalen Tool zu schulen.

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2. Ein Botschafternetzwerk aufbauen

Botschafter sind DAS Herzstück Ihres Schulungsplans. Diese Personen verfolgen ein gemeinsames Ziel: die Einführung Ihres neuen digitalen Tools voranzutreiben. Je nach ihren Kompetenzen können sie beauftragt werden:

• die Einführung der Plattform zu kommunizieren,
• die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu ermitteln,
• Zweifel auszuräumen,
• sie im neuen digitalen Tool zu schulen,
• Best Practices zur Nutzung zu teilen,
• und auf der Plattform mit gutem Beispiel voranzugehen.

• Ein Banner zum Herunterladen des CSM-Botschafter-Dokuments hinzufügen

Botschafter stehen häufig in einem engen Verhältnis zu den Mitarbeitenden. Sie verfügen daher über großen Einfluss vor Ort, der sich durch Mundpropaganda weiter vervielfachen kann. Denken Sie also daran, sie einzubeziehen, wenn Sie neue Tools einführen möchten!

Sie haben noch keine Botschafter? Entdecken Sie in diesem Artikel unsere Tipps zum Aufbau Ihres Netzwerks 👇

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3. Eine Informations-Governance einführen

Bevor Sie Ihre Teams in einem neuen digitalen Tool schulen, müssen Sie zunächst eine Informations-Governance etablieren, das heißt Ihre Prozesse zur Erstellung, Speicherung und Weitergabe von Informationen klar definieren. Dieser Ansatz ist unverzichtbar, wenn Sie das Wissen Ihrer Organisation – einschließlich Ihrer Schulungsressourcen – optimal nutzen möchten!

Sie ermöglicht es insbesondere, Folgendes festzulegen:

• Welche Informationen werden auf welchen Tools geteilt? Zum Beispiel können Ihre Schulungsprozesse in einer Wissensdatenbank formalisiert werden, während aktuelle Neuigkeiten eher im Newsfeed Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks geteilt werden.
• Welche Prozesse sind mit Ihren digitalen Tools verknüpft? Dies kann sowohl Prozesse zur Schulung von Mitarbeitenden in einem neuen digitalen Tool als auch andere geschäftliche Prozesse umfassen, die mit diesen Plattformen zusammenhängen (zum Beispiel: wie führt man Recherchen durch, wie teilt man eine Information, usw.).
• Welche Nutzungsregeln gelten für diese Tools? Bei einer kollaborativen Plattform müssen Sie insbesondere klären, welche Informationen auf welchen Kommunikationskanälen geteilt werden sollen, welche Mitglieder diesen Gruppen angehören sollen und wer diese moderiert.
• Welche Wechselwirkungen bestehen zwischen Ihren verschiedenen digitalen Tools? Beispielsweise: Sind bestimmte Integrationen geplant, um den Informationsfluss von einem Tool zu einem anderen zu erleichtern?

Dank dieser Informations-Governance weiß jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, wo sie oder er die benötigten Informationen findet (zum Beispiel Schulungsdokumente zu Ihrem neuen Tool), wie diese zu nutzen sind, mit wem sie geteilt werden sollen und wie neue Ressourcen vorgeschlagen werden können. Eine gute Grundlage, um optimal zu starten!

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4. Ressourcen zentralisieren

Sie wissen nun, wo, wann und wie Informationen und Dokumente zu Schulungen für neue digitale Tools geteilt werden sollen. Der nächste Schritt besteht darin, alle Ihre Schulungsressourcen zu zentralisieren, damit Ihre Mitarbeitenden leicht darauf zugreifen können.

Unser Tipp: Bündeln Sie diese Ressourcen in einer gemeinsamen Wissensdatenbank. Genau das lässt sich in der Talkspirit-Bibliothek umsetzen, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Inhaltsseiten und Unterseiten erstellen und gestalten,
• diese auf einer Startseite hervorheben,
• die Zugriffsrechte für diese Seiten verwalten (insbesondere, wer den Inhalt bearbeiten oder einsehen darf).

Zentralisierung der Schulungsressourcen in der Talkspirit-Bibliothek

Konkret müssen Sie, wenn Sie Ihre Schulungsressourcen in dieser Bibliothek zentralisieren möchten, lediglich eine Hauptseite erstellen, ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen und dann Unterseiten für jeden Inhalt anlegen, zum Beispiel:

• die Nutzungsrichtlinien Ihrer Tools,
• die zugehörigen Prozesse,
• die Tutorials zur Nutzung dieser Tools,
• Webinare und Praxisleitfäden, die Best Practices nach Berufsfeld hervorheben – für Nutzende und Administratoren,
• die häufig gestellten Fragen (FAQ) mit den von Mitarbeitenden am häufigsten gestellten Fragen und Antworten zu jedem Tool.

5. Personalisierte Schulungen anbieten

Es ist unmöglich, seine Teams in einem neuen digitalen Tool zu schulen, ohne … die Schulungsmaßnahme selbst! Dieser Schritt ist entscheidend, um Ihren Mitarbeitenden zu helfen, die Plattform in die Hand zu nehmen und ihre Nutzungsgewohnheiten langfristig zu etablieren.

Idealerweise sollten Schulungssitzungen bereits zum Launch Ihres Tools organisiert werden, oder etwas vor dem Rollout. Diese Sitzungen sollten so praxisnah wie möglich sein, um den Mehrwert des neuen Tools schnell verständlich zu machen. Scheuen Sie sich also nicht, auf Beispiele zurückzugreifen, um Ihre Ausführungen zu veranschaulichen!

Einige Teile der Schulung können allgemeiner Natur sein (zum Beispiel, wenn Sie Funktionen vorstellen, die von allen genutzt werden). Wenn Ihr neues Tool jedoch für mehrere Berufsfelder gedacht ist (Personalmanagement, interne Kommunikation, IT-Leitung, Vertriebsleitung usw.), kann es sinnvoll sein, die Schulung stärker zu personalisieren.

Wenn Sie eine kollaborative Plattform wie Talkspirit in Ihrer Organisation einführen, können Sie verschiedene Funktionen je nach Berufsfeld in den Vordergrund stellen, an das Sie sich richten:

• Für die interne Kommunikation: das Willkommensportal und den Newsfeed, die dazu beitragen, Unternehmensneuigkeiten und Erfolge sichtbar zu machen.
• Für den Vertrieb: Arbeitsgruppen und Projektmanagement-Boards, die das Teilen und Verteilen von zu bearbeitenden Leads ermöglichen.
• Für den Kundensupport: Integrationen mit Fachtools, die es ermöglichen, automatisch über neue Tickets informiert zu werden und diese schnellstmöglich zu beantworten.

6. Reverse Mentoring fördern

Ihr Unternehmen vereint Mitarbeitende verschiedener Generationen (Baby-Boomer, Generation X, Y, Z)? Nutzen Sie dies als Chance, indem Sie Reverse Mentoring ausprobieren!

Diese Lernmethode besteht darin, jüngeren Mitarbeitenden die Mentorenrolle gegenüber erfahreneren Kolleginnen und Kollegen zu übertragen, um die Wissensweitergabe in Bereichen zu fördern, in denen Jüngere in der Regel versierten sind (insbesondere im Digitalen!).

Reverse Mentoring kann daher eine gute Initiative sein, um Mitarbeitende zu schulen, die weniger vertraut mit digitalen Tools sind, und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, eine Verbindung zu jüngeren Kolleginnen und Kollegen aufzubauen.

Die Initiative kann von der Geschäftsführung oder den Fachbereichen ausgehen, sollte jedoch nicht als Pflicht empfunden werden. Am wichtigsten ist es, Struktur und Prozesse bereitzustellen, um die Jüngeren zu unterstützen und ihnen zu helfen, diese Schulungen unter den bestmöglichen Bedingungen vorzubereiten.

Sie interessieren sich für Reverse Mentoring? Hier ist ein Video, das mehr dazu erklärt 👇

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Die Schulung der Teams in einem neuen digitalen Tool kann sowohl wenige Stunden als auch mehrere Monate in Anspruch nehmen: Es hängt alles von der Komplexität des Tools und der Zielgruppe ab. Aber keine Sorge: Es handelt sich um gut investierte Zeit! Tatsächlich ist es besser, Zeit in Schulungen zu investieren, um sicherzustellen, dass Ihre Plattform von allen gut angenommen wird, als einige Monate später das Tool wechseln zu müssen, weil die Mitarbeitenden es nicht in die Hand nehmen konnten.

Natürlich ist Schulung nicht das einzige Element, das die Einführung Ihrer neuen digitalen Tools erleichtert. Eine ergonomische und einfach zu bedienende Plattform zu wählen ist ebenfalls entscheidend, um Zeit zu sparen. Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars „6 Schlüsselschritte zur Steigerung der Akzeptanz Ihrer kollaborativen Software" an, um weitere Best Practices zu erhalten:

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