8 Best Practices für ein effizientes Projektmanagement

Ein Projekt von A bis Z zu managen ist kein Spaziergang… Tatsächlich muss man gleichzeitig in der Lage sein, die gesetzten Ziele zu erfüllen und alle Beteiligten zufriedenzustellen – und das alles im Rahmen des vorgegebenen Budgets und der festgelegten Fristen. Auch wenn diese Aufgabe häufig von einem Projektleiter übernommen wird, kann in der Praxis jede Führungskraft dazu gebracht werden, ein Projekt ganz oder teilweise zu leiten.

Ob Sie für Human Resources, interne Kommunikation, Informationssysteme oder das Vertriebsteam zuständig sind – es ist gut möglich, dass Projektmanagement zu Ihrem Alltag gehört. Um Ihnen dabei zu helfen, diese Verantwortung besser zu meistern, haben wir 8 Best Practices zusammengestellt, die Ihnen helfen, ein Projekt effizient zu managen. Und das alles mit einer Portion Wohlwollen 😉

1. Die Projektbeteiligten identifizieren

Der erste Schritt für ein effizientes Projektmanagement besteht zunächst darin, die Projektbeteiligten zu identifizieren! Anders gesagt: die Personen, die in das Projekt einbezogen werden müssen, aber auch diejenigen, die am stärksten davon betroffen sein werden.

Dabei kann es sich um die Geschäftsführung, Teamleiter, bestimmte Endnutzer oder auch um Personen handeln, die der Organisation extern sind (zum Beispiel Dienstleister, Partner oder Kunden).

Jeder Stakeholder hat eine Schlüsselrolle zu spielen und muss konsultiert – oder zumindest informiert – werden, während das Projekt voranschreitet. Daher ist es wichtig, diese Personen von Anfang an klar zu identifizieren, um ihre Bedürfnisse zu erfassen und sicherzustellen, dass das Projekt ihren Erwartungen entspricht.

Dieser Moment ist auch die Gelegenheit, die Person oder das Team zu bestimmen, das für die Durchführung des Projekts verantwortlich sein wird, und dafür zu sorgen, dass die Anforderungen gut verstanden werden.

2. Ein Kick-off-Meeting organisieren

Das Kick-off-Meeting ist der wesentliche Schritt, um ein Projekt zu starten und Folgendes festzulegen:

• die Bedürfnisse der Stakeholder,
• die Ziele und erwarteten Ergebnisse,
• die potenziellen Liefergegenstände,
• die Hauptmeilensteine des Projekts,
• die Rollenverteilung,
• und die Fälligkeitsdaten.

Die Tagesordnung des Meetings muss im Voraus von der oder den verantwortlichen Person(en) vorbereitet werden. Aber das ist nicht alles… Um effektiv zu sein, ist es auch wichtig, die richtigen Personen einzuladen, das heißt diejenigen, die während des gesamten Projekts am stärksten eingebunden sein werden. Es ist also nicht sinnvoll, 20 Personen zu Ihrem Meeting einzuladen – das wäre kontraproduktiv!

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Denken Sie auch daran, eine Person zu bestimmen, die während des Meetings Notizen macht und eine Zusammenfassung an alle Teilnehmer sendet. Bevorzugen Sie dafür ein gemeinsam bearbeitbares Dokument, das Sie auf Ihrer kollaborativen Plattform teilen können.

Lesen Sie auch: Wie können Sie die Effizienz Ihrer Remote-Meetings verbessern?

3. Ein Lastenheft erstellen

Im Anschluss an das Kick-off-Meeting kann es sinnvoll sein, ein Lastenheft zu erstellen, das als Grundlage für alle Projektbeteiligten dienen wird. Dies ist natürlich nicht zwingend erforderlich, kann sich jedoch für bestimmte komplexe und/oder technische Projekte als sehr nützlich erweisen (zum Beispiel bei der Überarbeitung einer Website oder der Einführung eines neuen kollaborativen Tools).

Dieses Lastenheft sollte insbesondere enthalten:

• das Warum des Projekts (d. h. den Grund, warum dieses Projekt notwendig ist),
• die beteiligten Stakeholder,
• die detaillierte Definition der Anforderungen, einschließlich funktionaler und/oder nicht-funktionaler Spezifikationen (je nach Projekttyp),
• die Projektziele (qualitativ und quantitativ),
• die Ressourcen und das Budget, die eingesetzt werden,
• die einzuhaltenden Fristen.

Dank dieses Dokuments können Sie sicherstellen, dass der Projektumfang klar verstanden wird und dass alle Ihre Stakeholder auf derselben Wellenlänge sind.

4. Einen Zeitplan erstellen

Sobald Ihr Lastenheft fertiggestellt ist, müssen Sie einen detaillierten Projektplan erstellen. Diese Grundlage ist ein gutes Mittel, um zu klären, wer was und wann tun muss, damit das Projekt fristgerecht abgeschlossen wird.

Um diesen Kalender zu erstellen, müssen Sie:

• alle durchzuführenden Aufgaben vollständig auflisten,
• Meilensteine erstellen (d. h. die Hauptphasen des Projekts)
• diese zeitlich anordnen,
• ihre Dauer festlegen,
• identifizieren, ob bestimmte Aufgaben voneinander abhängig sind (d. h., ob sie von einer anderen Aufgabe abhängen, um begonnen oder abgeschlossen werden zu können),
• und die Aufgaben den richtigen Personen zuweisen.

Für diesen Schritt empfiehlt es sich am besten, eine Tabellenkalkulation oder eine Projektmanagement-Software zu verwenden, in der Sie den Fortschritt der Aufgaben verfolgen können.

Wenn Ihr Projekt nicht sehr komplex ist, können Sie zum Beispiel das Modul Projekte von Talkspirit verwenden. Dieses ideal für ein effizientes Projektmanagement konzipierte Modul ermöglicht es Ihnen, Projekt-Boards zu erstellen, Aufgaben in Form von Karten hinzuzufügen und diese den Mitgliedern Ihres Teams zuzuweisen. Eine Listenansicht aller Ihrer Aufgaben ermöglicht es Ihnen zudem, diese nach Priorität oder Thema zu sortieren, je nach Ihren Präferenzen.

Demo des Projektmoduls anfragen

5. Informationen organisieren

Um den Austausch zwischen Ihren Stakeholdern zu erleichtern, ist es auch wichtig, Informationen in einem sicheren Drive zu zentralisieren. Natürlich geht es nicht darum, diesen Speicherbereich frei zugänglich zu lassen. Im Gegenteil! Nehmen Sie sich die Zeit, die Zugriffsrechte jedes Einzelnen einzustellen, um die Vertraulichkeit der geteilten Informationen zu gewährleisten.

Weitere Tools können Ihnen ebenfalls dabei helfen, Ihr Projekt effizient zu managen. Zu nennen sind insbesondere der Instant-Messenger, die Videokonferenz-Software oder der gemeinsame Kalender. Achten Sie jedoch darauf, die Anzahl der verwendeten Tools so weit wie möglich zu begrenzen, damit sich die Informationen nicht auf eine Vielzahl von Kanälen verteilen.

Wenn Sie sich das Leben vereinfachen möchten, können Sie auch auf ein All-in-One-Tool zurückgreifen, das alle diese Funktionen vereint. PS: Hier finden Sie unser Ranking der 13 besten kollaborativen Plattformen, die Ihren Anforderungen gerecht werden können.

Welche Tools Sie auch immer wählen, wichtig ist es, klar festzulegen:

• welche Elemente dokumentiert werden sollen (zum Beispiel der Schwierigkeitsgrad der Aufgaben, unvorhergesehene Verzögerungen oder Kostenabweichungen, die beteiligten Personen und die Qualität ihrer Arbeit usw.)
• wo projektspezifische Informationen zu finden und zu teilen sind (Meetingprotokolle, Liefergegenstände, das Lastenheft usw.)
• wer Zugang zu diesen Informationen haben soll,
• wie die Stakeholder über den Projektfortschritt informiert werden (per Meeting, Chat-Nachricht, Gruppenpost, Kommentar in Ihrer Projektmanagement-Lösung usw.).

6. Regelmäßige Kontrolle durchführen

Ein Projekt effizient zu managen bedeutet auch, die Aufgaben regelmäßig zu verfolgen. Das Ziel: sicherzustellen, dass das Projekt gemäß dem Zeitplan und den festgelegten Ressourcen verläuft und dass die KPIs (Key Performance Indicators) erreicht werden.

Je nach Projekttyp und gewählter Arbeitsmethode kann diese Verfolgung täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen. Sie kann in Echtzeit in dedizierten Follow-up-Meetings stattfinden, aber auch asynchron über Ihre kollaborativen Tools.

Unser Tipp: Versuchen Sie, Meetings und Online-Austausch zu kombinieren und dabei flexibel zu bleiben. Tatsächlich lassen sich manche Probleme manchmal besser mündlich besprechen, während andere problemlos schriftlich bleiben können. Es liegt also an Ihnen, je nach den Bedürfnissen aller Beteiligten abzuwägen und sich bei Ihren Follow-up-Terminen die richtigen Fragen zu stellen, zum Beispiel:

• Verläuft das Projekt wie vereinbart? Falls nicht, was sind die blockierenden Faktoren?
• Wird das Budget eingehalten? Falls nicht, warum?
• Sind die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen und die Zeit ausreichend? Falls nicht, welche zusätzlichen Ressourcen werden benötigt?
• Werden die gesetzten Ziele erreicht?

Anhand der Rückmeldungen aller Beteiligten erhalten Sie einen Gesamtüberblick über den Projektfortschritt sowie über die Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um die identifizierten Probleme zu lösen.

7. Feedback geben und einfordern

Im Laufe Ihres Projekts brauchen Ihre Teams Feedback zu erhalten, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit den definierten Anforderungen entspricht. Dieses Feedback sollte so konstruktiv wie möglich sein – sowohl damit es gut verstanden wird und die Person schnell vorankommen kann, als auch um die Mitglieder Ihres Teams nicht zu verletzen.

Wir vermeiden also Äußerungen wie „Das ist hässlich!", „Das funktioniert nicht!" oder „Das ist veraltet", die kontraproduktiv sind, und bevorzugen stattdessen präzises, strukturiertes und illustriertes Feedback (mit Bildern oder konkreten Beispielen).

Wenn Sie zum Beispiel finden, dass die von Ihrem Grafiker gesendete Illustration nicht genug Schwung hat, sagen Sie lieber: „Ich finde, die Figuren könnten stärker hervorgehoben werden und die Farben könnten lebhafter sein. Das würde der Illustration mehr Dynamik verleihen." Das hat den Vorteil, klar zu sein, ohne die betreffende Person zu beleidigen 🙂.

Dieses konstruktive Feedback sollten Sie auch von Ihren Teams einfordern. Wer weiß, vielleicht haben sie gute Ideen, die sie mit Ihnen teilen möchten!

Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars „Warum und wie eine Feedbackkultur etablieren?"

8. Ein Abschlussmeeting abhalten

Hurra, Ihr Projekt ist abgeschlossen! Es ist nun an der Zeit, ein Abschlussmeeting zu organisieren, um eine Bilanz zu ziehen. Dieser Austausch am Ende des Projekts ist sehr wichtig, denn er ermöglicht es Ihnen, einen Überblick über die erzielten Ergebnisse sowie die Erfahrungsberichte der Teams zum Projekt zu erhalten.

Es ist insbesondere die Gelegenheit, die positiven Aspekte des Projekts zu analysieren, die Teams zu danken und zu beglückwünschen, aber auch Verbesserungspotenziale für das nächste Mal zu identifizieren.

Ein weit verbreitetes Format für diese Meetings ist die Keep/Drop/Start-Methode, bei der identifiziert wird:

• was beibehalten werden soll (Keep),
• was aufgehört werden soll zu tun (Drop),
• und was begonnen werden soll zu tun (Start).

Man kann auch einen Schritt weiter gehen und Elemente der Seestern-Methode integrieren (nein, dabei geht es nicht darum, rücklings im Pool zu treiben 😉). Zusätzlich zum Keep/Drop/Start-Format sucht diese Methode danach, zu identifizieren, was mehr getan werden sollte (More of) und was weniger (Less of), um den Mehrwert jeder Maßnahme zu optimieren.

Indem Sie diese beiden Methoden kombinieren, haben Sie alle notwendigen Elemente, um Ihre nächsten Projekte noch effizienter zu managen!

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Fazit

Projektmanagement ist eine Kunst für sich. Ganz gleich, welche Art von Projekt Sie managen müssen: Es ist unerlässlich, Ihre Maßnahmen zu planen, klare Deadlines zu setzen, regelmäßig mit den Mitgliedern Ihres Teams zu kommunizieren und die Aktionen aller während des gesamten Projekts zu verfolgen. Das ist das Erfolgsrezept für ein effizientes Projektmanagement und dafür, dass Ihre Stakeholder mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Neben diesen Schritten ist es auch wichtig, Ihre Mitarbeitenden zu coachen, damit sie produktiver werden und ihre Aufgaben in der vorgegebenen Zeit erfüllen. In diesem Praxisleitfaden finden Sie unsere 10 Best Practices zur Steigerung der Teamleistung 👇

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In unserem Methodenleitfaden „10 Tipps zur Steigerung der Produktivität Ihrer Teams" erfahren Sie: alle unsere Best Practices, um Ihren Mitarbeitenden Zeit zu sparen, sie bei der Zeitplanung zu unterstützen, ihre wichtigen Aufgaben zu priorisieren und ihre Leistung zu messen.

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