Wie QoQa die Holakratie mit Talkspirit erfolgreich eingeführt hat

Ist es wirklich möglich, vom Micro-Management zu selbstverwalteten, autonomen Teams zu gelangen? Ja, genau das hat unser Kunde QoQa durch die Einführung der Holakratie erreicht. Hier ist ihre Geschichte!

QoQa ist eine gemeinschaftliche E-Commerce-Plattform mit Sitz in der Schweiz. Das Unternehmen bietet täglich eine Auswahl an personalisierten Produkten zu attraktiven Preisen an. Seit seiner Gründung im Jahr 2005 pflegt QoQa eine enge Beziehung zu seiner Community, die häufig als aktiver Partner in verschiedene Projekte eingebunden ist.

QoQa in Zahlen:

• 1 Million Nutzerinnen und Nutzer
• 230 Mitarbeitende (intern „Otter" genannt)
• 160 Millionen Euro Umsatz im Jahr 2023

Von Anfang an hat QoQa versucht, seinen Mitarbeitenden ein Maximum an Freiheit zu bieten. Dieses Ziel ohne einen expliziten Rahmen zu erreichen, erwies sich jedoch zunächst als schwierig. Um die Autonomie der Mitarbeitenden zu stärken, entschied sich das Unternehmen für die Einführung der Holakratie, einem Governance-Modell, das die traditionelle Hierarchie durch selbstorganisierte Teams (sogenannte Kreise) mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten ersetzt. Und wir sind stolz, dass sie sich für unser Tool Talkspirit entschieden haben, um diesen Wandel zu begleiten!

Um mehr über diese organisationale Transformation zu erfahren, haben wir uns mit Fabio Monte unterhalten, dem Chief Operating Officer (COO) und Leiter des größten Kreises bei QoQa. Hier ist, was er uns mitgeteilt hat.

Auf der Suche nach einem Modell zur Stärkung der Mitarbeitendenautonomie

„Am Anfang haben wir uns QoQa wie einen Grillabend vorgestellt, bei dem wir Fleisch und Fisch hinzufügen würden (unsere Mitarbeitenden) und Saucen, um das Ganze abzurunden (4–5 Personen, die die Struktur bereitstellen)."

Bis wir etwa 120–130 Mitarbeitende hatten, verfügten wir über keine formale Governance-Struktur. Die Organisation war eher flach, und die Mitarbeitenden genossen völlige Freiheit bei ihrer Arbeit. Allerdings wussten sie nicht immer, wie sie davon profitieren konnten, was häufig zu Micro-Management-Praktiken führte.

Die Idee war daher, ein Governance-Modell zu finden, das das Implizite explizit macht, während es die Mitarbeitenden dazu ermutigt, eigenständig Veränderungen vorzuschlagen und Entscheidungen zu treffen", erklärt Fabio Monte.

Scrum: ein erster Schritt in Richtung Agilität

„Die erste Methodik, die wir eingeführt haben, war Scrum. Das IT-Team war das erste, das sie implementierte, indem es Sprints, Retrospektiven und Sprint-Reviews organisierte. Da es für sie gut funktionierte, entschieden wir uns, diese Methodik auf alle Abteilungen auszuweiten.

Die Teams trafen sich alle zwei Wochen und verfolgten ihre Projekte mit einem dedizierten Tool, was im Laufe der Zeit zu zahlreichen Verbesserungen führte.

Dieses Modell funktionierte in jeder Abteilung gut, jedoch entstand dadurch eine Silobildung, da die Kommunikation zwischen den Teams unzureichend war. Beispielsweise wussten die Mitarbeitenden nicht, an wen sie sich bei einem IT-Problem wenden sollten.

Dieses Problem verschärfte sich während der COVID-Krise, als alle remote arbeiteten. Wir stellten einen erheblichen Verlust der Verbindung zwischen den Teams fest, was uns dazu bewog, andere Organisationsmodelle zu erkunden."

Der Übergang zur Holakratie

„Wir suchten nach einem Modell, das uns helfen würde, Freiheit und Autonomie der Mitarbeitenden zu verbessern, ohne Informationssilos zwischen den Teams zu schaffen. Die Holakratie überzeugte uns, da sie alle Vorteile bot, die wir anstrebten, und wir gesehen hatten, wie viele Unternehmen sie erfolgreich eingeführt hatten. Einige haben es sogar geschafft, die Holakratie-Verfassung an ihre internen Bedürfnisse anzupassen, wie Loyco, das die Loycocratie entwickelt hat. Wir haben diese Option in Betracht gezogen, haben aber vorgezogen, die Verfassung so zu übernehmen, wie sie ist, um maximale Klarheit zu gewährleisten und das Modell schrittweise entsprechend den Bedürfnissen anzupassen."

Schulung und Einbeziehung der Mitarbeitenden

„Am Anfang hatte ich viele vorgefasste Meinungen über die Holakratie. Für mich war es ein starres Modell voller Fachjargon und Bürokratie, in dem jeder tun konnte, was er wollte.

Wir haben uns daher entschieden, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der uns helfen konnte, die Holakratie besser zu verstehen und die Mitarbeitenden von ihrer Relevanz zu überzeugen. Im Jahr 2019 absolvierten wir eine Schulung mit dem Beratungsunternehmen Nova Consul (ehemals iGi Partners), um die Holakratie kennenzulernen. Auf dieser Grundlage arbeiteten wir an der Entwicklung eines gemeinsamen Unternehmenszwecks, der alle zusammenführen sollte.

Anschließend organisierten wir Workshops, um diesen Zweck mit den Mitarbeitenden zu teilen und deren Zustimmung zu gewinnen. Dies ermöglichte es jedem, seinen Beitrag zu leisten, einschließlich derjenigen, die früher nicht gewohnt waren, ihre Meinung zu äußern.

Nach diesen Workshops befragten wir die Mitarbeitenden, ob sie bereit seien, die Holakratie einzuführen. Die ersten Ergebnisse zeigten uns, dass nur 60 % dafür waren. Wir erkannten, dass dies daran lag, dass viele Menschen unterschiedliche Erwartungen hatten und nicht verstanden, warum wir diese Veränderung vornahmen. Wir organisierten daher weitere Workshops und erklärten die Gründe für diesen Wandel erneut, bis wir 90 % Zustimmung erreichten.

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In der Zwischenzeit wechselten wir die Partner und begannen mit Ivolve und Sémawé zusammenzuarbeiten, die uns dabei halfen, die Holakratie und Talkspirit im Oktober 2021 offiziell einzuführen."

Implementation von Talkspirit

„Wir haben uns für Talkspirit zur Einführung der Holakratie entschieden, weil wir dort alle Funktionen gefunden haben, die wir benötigten, insbesondere das Organigramm und das OKR-Modul, die für uns unverzichtbar waren. Alles war vorhanden, was bedeutete, dass wir nicht nach anderen Tools suchen mussten. Darüber hinaus empfanden wir Talkspirit als sehr intuitiv und agil. Die Entscheidung war daher schnell getroffen.

Wir begannen mit einer Testversion, damit sich die Mitarbeitenden mit der Plattform vertraut machen konnten. Dank der Schulung von Ivolve und Sémawé lernten wir, das Tool direkt in der Praxis zu verwenden. Sobald die Grundlagen erworben waren, erstellten wir unsere offizielle Talkspirit-Plattform.

Wir starteten den Prozess mit der Einrichtung des QoQa-Kreises (dem größten Kreis der Organisation) und seiner wichtigsten Unterkreise, die den Abteilungen der Organisation entsprechen (Beschaffung, Betrieb, Marketing usw.). Wir identifizierten eine Leitung für jeden Kreis. Alle Kreisleitungen arbeiteten dann mit ihrem Team zusammen, um die Rollen innerhalb jedes Kreises zu definieren, ein entscheidender Schritt der Transformation, der als Encoding bezeichnet wird."

Die Herausforderung der Rollendefinition

„Die Definition der Rollen war ohne Zweifel der schwierigste Teil für unsere Teams. Anfangs erstellten viele Rollen, die ihrer gesamten Stellenbeschreibung entsprachen. Wir mussten ihnen erklären, dass eine Person mehrere Rollen haben kann und nicht nur eine einzige. Dies ermöglichte jedem eine persönliche Reflexion und eine klarere Identifikation der eigenen Rollen innerhalb des Unternehmens.

Sobald die wichtigsten Rollen in jedem Kreis definiert waren, konnten die Mitarbeitenden neue Rollen vorschlagen, die sie einrichten wollten. Heute haben wir originellere Rollen, wie zum Beispiel:

• „Buddy": hilft bei der Integration neuer Mitarbeitender.
• „Meister Yoda": mentort neue Talente (die sogenannten „Padawane").
• „Shit Storm": verwaltet Krisen.

Den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, verschiedene Rollen zu übernehmen, erlaubt es ihnen, ihre Fähigkeiten in vollem Umfang einzubringen – nicht nur jene, für die sie eingestellt wurden. Um jedoch eine zu große Zerstreuung zu vermeiden, haben wir eine Regel eingeführt: 80 % der Rollen einer Person müssen mit ihrer Kernkompetenz zusammenhängen. Wenn ich beispielsweise Entwickler bin, kann ich mehrere Entwicklungsrollen übernehmen, aber nicht 30 Rollen als „Veranstaltungsorganisator" anhäufen. Es hindert mich jedoch nichts daran, einige Rollen zu haben, die nicht mit meinem Beruf zusammenhängen.

Und wenn eine Rolle eines Tages nicht mehr benötigt wird, kann sie einfach geändert oder gelöscht werden. Das ist die ganze Magie der Holakratie: nichts ist in Stein gemeißelt."

Wie wir Talkspirit für Meetings, OKRs und Projekte nutzen

„Neben der Rollenerstellung nutzen wir Talkspirit auch für:

• Die Organisation von taktischen Meetings und Governance-Meetings.
• Die Verfolgung des Fortschritts von Projekten.
• Die Definition von OKRs (Objectives and Key Results).

Zu Beginn jedes Jahres definieren wir den Unternehmenszweck und die strategischen Prioritäten von QoQa. Auf dieser Grundlage legen wir unseren Aktionsplan und unsere OKRs fest sowie die Projekte, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind.

Auf Unternehmensebene beschränken wir uns auf drei strategische OKRs pro Jahr. Jeder Kreis nutzt diese OKRs, um seine eigenen zu erstellen, die er dann dem gesamten Unternehmen vorstellt. Jede Person kann dann Feedback zur Relevanz und Machbarkeit dieser OKRs geben. Dies hilft den Teams, sich stärker verantwortlich zu fühlen, da die Ergebnisse des Unternehmens direkt von ihren eigenen Ergebnissen abhängen.

Sobald ein OKR validiert ist, müssen sich alle Mitarbeitenden dazu verpflichten, ihn zu erreichen. In diesem Sinne haben wir ein Bonussystem auf Unternehmens- und Teamebene eingeführt: Wenn alle OKRs erreicht werden, erhält jeder einen Bonus. Wenn einige Ziele jedoch nicht erreicht werden, wird dieser Bonus reduziert. Wir stellen fest, dass dies die Solidarität zwischen den Teams fördert.

Jedes Projekt, das wir auf Talkspirit erstellen, ist mit einem OKR verknüpft, den wir erreichen möchten. Dies gibt den strategischen Projekten von QoQa Sichtbarkeit und richtet alle Abteilungen auf die gleichen Prioritäten aus. Außerdem ermöglicht es, blockierte Projekte schnell zu identifizieren und die damit verbundenen Spannungen in den taktischen Meetings schneller zu behandeln."

Mehr Klarheit und eigenverantwortliches Handeln

„Insgesamt hat Talkspirit uns viel Klarheit gebracht. Die Plattform ermöglicht es jedem zu wissen, was er tun kann oder nicht tun sollte, an wen er sich wenden und wer für was verantwortlich ist. Wenn ich zum Beispiel wissen möchte, ob ich einen Beitrag auf Facebook veröffentlichen darf, suche ich einfach nach diesem Schlüsselwort auf Talkspirit und finde die entsprechende Richtlinie und die verantwortlichen Personen.

Seit wir die Holakratie eingeführt haben, beobachten wir auch eine Zunahme persönlicher Eigeninitiative. Früher kamen viele Menschen privat mit ihren Problemen zu mir. Heute fühlen sich die Mitarbeitenden autonomer: Sie teilen ihre Spannungen in den Meetings, was es uns ermöglicht, sie gemeinsam schneller zu besprechen und zu lösen. Und wenn diese Personen eine Veränderung herbeiführen möchten, schlagen sie Lösungen vor, anstatt darauf zu warten, dass jemand anderes es tut.

Bei QoQa hängt die Autorität jedes Einzelnen von seiner Rolle und seinen Kompetenzen ab, nicht von seiner Funktion, wie es in einer hierarchischen Struktur der Fall ist. Eine Person auf einer niedrigen Hierarchiestufe kann daher problemlos Initiativen vorschlagen.

Eines Tages machte uns ein Mitarbeitender aus der Logistikabteilung darauf aufmerksam, dass das Klebeband beim Verpacken ständig riss. Er wollte das Problem lösen, wusste aber nicht, an wen er sich wenden sollte. Wir haben daher eine Rolle „Klebeband" für ihn geschaffen und ihn damit beauftragt, widerstandsfähigeres Klebeband zu finden, ein Budget für diese Ausgabe zu erstellen und zu genehmigen. Das zeigt, dass jeder und jede Verantwortung übernehmen und Initiativen ergreifen kann!"

Fazit

Der Übergang von QoQa von der Scrum-Methode zur Holakratie hat sich sowohl für die Organisation als auch für ihre Mitarbeitenden als äußerst bereichernd erwiesen. Diese Transformation, obwohl langwierig und anspruchsvoll, hat mehr Klarheit gebracht, den Wissensaustausch gefördert, Eigeninitiative angeregt, regelmäßiges Feedback etabliert und die Ausrichtung zwischen den Teams gestärkt. All das wäre ohne die richtige Begleitung und das richtige Tool nicht möglich gewesen: Talkspirit.

Ob Ihre Organisation die Holakratie vollständig einführen, nur bestimmte Elemente davon anwenden oder andere Methoden erkunden möchte – Talkspirit bietet Ihnen die unverzichtbaren Tools, um Ihre organisationale Transformation zu begleiten. Wir arbeiten auch mit einem Netzwerk von mehr als 130 Partnern zusammen, die Sie in diesem Prozess unterstützen können. Keine Sorge also, Sie sind in guten Händen 😉

Möchten Sie mehr über Talkspirit und seine Vorteile erfahren? Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam für eine persönliche Demo.

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