Self-Management mit Talkspirit einführen: Zeugnis von Great Place To Work

Der Weg zur Selbstverwaltung (auch als Self-Management bekannt) ist nicht immer einfach! Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zahlreiche Vorteile bieten, wie erhöhte Transparenz, bessere Eigenverantwortung und effektivere Entscheidungsfindung. Das ist genau das, was Great Place To Work Niederlande dazu bewogen hat, Self-Management von Anfang an einzuführen.

Great Place To Work unterstützt Organisationen dabei, das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und Talente zu halten, durch Zertifizierungsprogramme, Coaching und Engagement-Umfragen. Das Unternehmen gehört zu UKG, einem amerikanischen HR-Softwarehersteller mit rund 15.000 Mitarbeitenden. Dennoch werden alle seine Büros lokal und unabhängig verwaltet.

Great Place To Work, in Zahlen:

• 10 Millionen Mitarbeitende weltweit befragt
• 18.000 Unternehmen in 170 Ländern begleitet
• 50 Büros auf der ganzen Welt

René Brouwers ist Kreisleiter und Co-Eigentümer des niederländischen Büros von Great Place To Work. Vor anderthalb Jahren führte er Talkspirit in seiner Organisation ein, um Self-Management-Praktiken zu unterstützen. In diesem Artikel berichtet er, welche Gründe ihn zu diesem Schritt bewogen haben, wie er Talkspirit und die Holakratie-Methodik eingeführt hat, sowie die Vorteile, die sein Team heute erfährt.

Ein steiniger Weg

Von einem selbstorganisierten Team...

« Vor sieben Jahren wurde Great Place To Work von neuen Eigentümern übernommen, die Verfechter des Self-Managements sind. Zu diesem Zeitpunkt stellten sie mich als CEO eines selbstorganisierten Teams für das niederländische Büro ein. Ich hatte keine Ahnung, was Selbstverwaltung bedeutete, und mein Team auch nicht, da es an eine hierarchische Struktur gewöhnt war. Aber ich war neugierig, mehr darüber zu erfahren.

Die Schaffung eines außergewöhnlichen Arbeitsumfelds ist unser Kerngeschäft. Daher wollten wir den Prinzipien treu bleiben, die wir predigen, und ein Unternehmen aufbauen, das auf Vertrauen basiert. Hier waren wir ziemlich gut. Die größte Herausforderung bestand jedoch darin, dass die Mitarbeitenden in dieser selbstorganisierten Struktur nicht klar wussten, welche Verantwortungen sie hatten und welche KPIs sie verfolgen sollten. Sie hatten Autonomie, aber es fehlte an Struktur, klaren Leitlinien und einer präzisen Vision.

Nach zwei Jahren kamen einige Kollegen zu mir und sagten: "Weißt du, dieses Self-Management-System funktioniert einfach nicht. Wir brauchen jemanden, der uns sagt, wie die Strategie aussieht, wie man sie umsetzt und was wir gut oder nicht gut machen. Mit anderen Worten, wir brauchen einen echten CEO" , erklärt René Brouwers.

...zu einer traditionellen Hierarchie...

« Da wir ein selbstverwaltetes Team waren, antwortete ich: "Das ist eine ausgezeichnete Idee, aber dann müsst ihr mich aus meiner aktuellen Position entlassen und für diese neue Rolle wieder einstellen. Sonst kann diese große Veränderung nicht funktionieren."

Ich bin also aus meiner Position ausgeschieden. Wir haben das System geändert. Und ich habe mich auf diese neue Position beworben. Sie haben mich als CEO eines traditionellen Teams eingestellt, nicht mehr eines selbstorganisierten Teams.

Zu diesem Zeitpunkt brauchten wir eine hierarchische Führung, um Entscheidungen zu treffen, Klarheit zu schaffen und eine Richtung vorzugeben. Es war das Richtige zu tun. Und es funktionierte sehr gut. »

...zu einer holakratischen Organisation

« Vor etwa drei Jahren haben wir beschlossen, schrittweise zum Self-Management zurückzukehren, durch verschiedene Maßnahmen. Der erste Schritt war die Überprüfung unseres Entscheidungsprozesses, von Konsens zu Zustimmung. Anschließend haben wir radikale Transparenz zu Themen wie Gehalt eingeführt. Dann haben wir die Meetingstruktur überarbeitet.

Für echtes und nachhaltiges Self-Management brauchten wir jedoch Formalisierung. Dazu brauchten wir sowohl ein Modell als auch ein Werkzeug. Nach Untersuchung verschiedener Governance-Modelle für Selbstverwaltung entschieden wir uns für Holakratie.

Wir engagierten Energized.org, ein niederländisches Beratungsunternehmen, um uns bei der Einführung der Holakratie und der Suche nach einem passenden Tool für Self-Management zu helfen. Wir betrachteten zuerst Glassfrog, das ausgezeichnet für Holakratie entwickelt ist, dann Talkspirit, das ein breiteres Anwendungsspektrum bot, das über Holakratie hinausging, bei ausgezeichneter Benutzerfreundlichkeit. Auf dieser Grundlage entschieden wir uns für Talkspirit. »

Einführung der Holakratie mit Talkspirit

« Einige folgte zunächst einer Holakratie-Schulung – wir nennen sie heute unsere "Holakratie-Helden". Dann begannen wir mit der Einführung von Holakratie und Talkspirit im Marketingteam. Wir machten uns mit verschiedenen Funktionen vertraut, wie Rollen, Meetings und Key Performance Indicators (KPIs). Und nach drei Monaten haben wir Talkspirit im gesamten Unternehmen eingeführt.

Zwischen den ersten Diskussionen und der Einführung der Methodik im ersten Team hat es etwa acht Monate gedauert. Dann ein weiteres Jahr, damit sich das gesamte Team mit der Holakratie vertraut machte.

Jetzt, wo alle eingebunden sind, haben wir sehr positive Veränderungen im Team beobachtet. »

Die Herausforderungen bei der Umsetzung von Self-Management

Natürlich bringt die Einführung von Self-Management viele Herausforderungen mit sich, besonders wenn man es gewohnt ist, dass jemand dir täglich sagt, was du tun sollst.

Das Erbe der traditionellen Hierarchie

« Die Hauptschwierigkeit für viele liegt darin, ihre Person von der Rolle zu trennen, die sie in einem bestimmten Moment einnehmen. Zu einem bestimmten Zeitpunkt verkörperst du eine Rolle, und diese wird bewertet, nicht du als Person. Wir sind nicht hier, um dir zu sagen, dass du deine Arbeit nicht gut machst. Wir sagen vielmehr, dass die Rolle, die du innehast, die mit ihr verbundenen Erwartungen nicht erfüllt. Diese Trennung kann schwierig sein, besonders für Menschen, die lange in traditionellen Organisationen gearbeitet haben.

Um ihnen zu helfen, diese neue Herangehensweise zu adoptieren, kannst du verschiedene Übungen durchführen. Zum Beispiel, hinter deinem Stuhl stehen, um eine Rolle (symbolisiert durch den Stuhl) darzustellen, anstatt sich hinzusetzen. Das kann Menschen helfen, das Individuum von der Rolle zu trennen und ihre Mentalität zu verändern. »

Das Erbe der Kultur

« Deine Organisationskultur kann auch beeinflussen, wie du Dinge wahrnimmst. Zum Beispiel in den Niederlanden, sind wir eher an kollektive Entscheidungsprozesse gewöhnt, was Vor- und Nachteile hat. Das Positive ist, dass Menschen es wagen zu sprechen. Der Nachteil ist, dass eine Entscheidung nicht immer garantiert ist. Das ist genau das, was uns in der Vergangenheit passierte. Wir versuchen einen Konsens zu erreichen, es funktioniert nicht, und es wird keine Entscheidung getroffen. »

Die Bedeutung der Einhaltung der Spielregeln

« Regelmäßiges Trainieren und Einhaltung des Rahmens hilft sehr dabei, diese Herausforderungen zu meistern. In schwierigen Zeiten neigt man dazu, Abkürzungen oder Umwege zu suchen, aber das ist nicht der richtige Weg. Wie bei jeder Veränderung muss man das Spiel spielen, damit es funktioniert.

Das ist, warum wir vollständig die Holakratie-Verfassung einhalten. Das heißt nicht, dass sich nichts entwickeln kann. Zum Beispiel mussten wir bestimmte Verantwortungen klären: Wer ist für Kündigungen zuständig? Wer entscheidet über Gehaltserhöhungen? In solchen Fällen helfen Diskussionen und Vorschläge weiter.

Manchmal führen wir Anpassungen durch, die nicht der Verfassung entsprechen, aber an unseren Bedürfnissen angepasst sind. Zum Beispiel führen wir weiterhin vierteljährliche Meetings auf Talkspirit durch, obwohl dies nicht integraler Bestandteil der Holakratie ist. »

Wie wir Talkspirit nutzen

Rollen, Meetings, Projekte und OKRs

« Talkspirit hilft uns Klarheit im Team zu schaffen. Wir verwenden das Organigramm, um klarzumachen, wer wofür verantwortlich ist, sowie um den Zweck und die Verantwortungen jeder Rolle zu definieren.

Talkspirit hilft uns auch, unsere Meetings zu strukturieren. Wir nutzen es, um strategische Meetings, Arbeitsmeetings sowie inoffizielle Governance-Meetings zu organisieren (wo wir vier Kreisleiter zusammenbringen zum Austausch).

Das Modul Projekte hilft uns, unsere Projekte und Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, was getan werden muss.

Dieses Jahr haben wir auch begonnen, die Methodik OKR (Objectives and Key Results) zu nutzen. Das sollte uns helfen, die Ausrichtung zur Strategie zu stärken, sowie zu verstehen, welche Projekte zu welchen Zielen führen. »

Leistungsmanagement

« Wir nutzen Talkspirit auch, um Transparenz in unseren Leistungsentwicklungsprozess zu bringen, der auf einem 360-Grad-Feedback-System basiert.

Jedes Jahr bitten wir Mitarbeitende, die Leistungen der anderen basierend auf einem standardisierten Fragebogen zu bewerten, der von der Rolle und dem Gehaltsniveau jedes Einzelnen abhängt. Basierend auf dieser Bewertung erhält jede Person ein Profil (Leader, Professional, Generalist, Expert, etc.) und ein Niveau (Junior, Intermediate, Senior, Exceptional), die dann in Talkspirit erfasst werden.

Wir haben benutzerdefinierte Felder auf der Plattform erstellt, um die Ergebnisse jedes Einzelnen anzuzeigen, sowie die Erwartungen nicht nur für ihre Rolle, sondern auch für ihre Leistung und ihr Erfahrungsniveau. Dies führt zu mehr Klarheit, aber auch zu gerechteren Gehältern. »

Mehr Klarheit und Autonomie bei der Arbeit

« Die Umsetzung von Self-Management hat es uns ermöglicht, Autonomie und Klarheit bei der Arbeit zu kombinieren. Da jeder Mitarbeitende nun weiß, was von ihm erwartet wird, kann er selbstständig arbeiten und Entscheidungen zu seiner Rolle treffen, ohne ständig die Genehmigung aller zu benötigen.

In den letzten zwei Jahren haben unsere Engagement-Umfragen im Team Fortschritte in zwei Bereichen gezeigt: Freiheit und Klarheit. Ergebnis: unser Vertrauensindex erreicht jetzt 89 von 100 !

Talkspirit hat auch verbessert, wie wir unsere Meetings leiten. Auf die Protokolle der verschiedenen Kreise zugreifen zu können, hilft uns zu wissen, was vor sich geht und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Da alle Protokolle auf Talkspirit sind, müssen wir nicht mehr jemanden zur Verfügung haben, der nach jedem Meeting einen Bericht schreibt.

Das ist besonders praktisch bei ISO-27001-Audits. Wir können ihnen einfach die Protokolle unserer vierteljährlichen Meetings geben, um zu zeigen, welche Themen diskutiert wurden, was den Audit-Prozess erheblich vereinfacht. »

Fazit

In seinem Buch Drive erklärt Daniel H. Pink, dass Menschen von drei Faktoren motiviert werden: Meisterschaft, Autonomie und Zweck. Mit anderen Worten, ihre Erfüllung kommt nicht aus dem Gehalt, sondern aus dem Glauben, dass ihre Arbeit Auswirkungen hat, Bedeutung hat und dass sie sich jeden Tag verbessern.

Self-Management mit einem Tool wie Talkspirit einzuführen ist ein ausgezeichneter Weg, um die Arbeit jedes Einzelnen sinnvoll zu machen und gleichzeitig Kompetenzentwicklung zu unterstützen. Mit Holakratie zum Beispiel sind Mitarbeitende nicht auf eine starre Stellenbeschreibung begrenzt. Sie können neue Rollen gemäß ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und ihrem Wissen übernehmen und sich weiterhin innerhalb der Organisation entwickeln.

Diese Flexibilität, kombiniert mit Transparenz und Autonomie, ist ein mächtiger Hebel, um Talente in die Organisation zu gewinnen und zu halten.

Dies ist eine Realität, der sich Great Place To Work vollkommen bewusst ist. In der Tat experimentieren andere europäische Büros (wie Great Place To Work Österreich) auch mit Talkspirit, und wir hoffen, dass noch mehr Teams davon profitieren werden.

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