Wie lässt sich die interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen?
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Sie werden oft getrennt verwaltet, verfolgen jedoch viele gemeinsame Ziele. Wir sprechen natürlich von interner und externer Kommunikation! Diese beiden Kommunikationsformen aufeinander abzustimmen ist entscheidend, um eine starke Markenidentität aufzubauen und die Konsistenz Ihrer Botschaften sicherzustellen.
Dennoch ist es keine Seltenheit, dass Kommunikationsteams in Silos arbeiten. Die Organisation kann sich dann in einer Situation wiederfinden, in der interne und externe Botschaften völlig gegensätzlich sind. Das sorgt für Verwirrung – sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei Interessenten, Kunden und Partnern.
Um das zu vermeiden, gibt es eine einfache Lösung: Stimmen Sie Ihre interne Kommunikation und externe Kommunikation aufeinander ab! In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum das wichtig ist und wie Sie diese Abstimmung in Ihrem Kommunikationsteam herstellen können.
Interne vs. externe Kommunikation: Was ist der Unterschied?
Interne und externe Kommunikation unterscheiden sich in drei wesentlichen Punkten.
Zielgruppe
Zunächst einmal ist die angesprochene Zielgruppe nicht dieselbe. Interne Kommunikation richtet sich an die internen Stakeholder der Organisation (Mitarbeitende, Führungskräfte, Unternehmensleitung usw.), während sich externe Kommunikation an externe Stakeholder richtet (Interessenten, Kunden, Partner, Kandidaten usw.).
Ziele
Beide verfolgen zudem unterschiedliche Herausforderungen. Auf der einen Seite zielt interne Kommunikation darauf ab, die Mitarbeitenden des Unternehmens zu informieren, zu engagieren und langfristig zu binden. Auf der anderen Seite versucht externe Kommunikation, die Bekanntheit des Unternehmens zu steigern, Interessenten und Kandidaten anzusprechen und eine starke Markenidentität aufzubauen.
Instrumente
Schließlich variieren die eingesetzten Kommunikationsmittel je nach Zielgruppe und Zielsetzung. In der externen Kommunikation setzt man eher auf das soziale Unternehmensnetzwerk, das Intranet, die kollaborative Plattform und/oder den Newsletter. In der internen Kommunikation sind die Instrumente vielfältiger. Man kann auf eine Website, Beiträge in sozialen Netzwerken, Werbe- und PR-Kampagnen oder auch Recruiting-Plattformen zurückgreifen.
Warum interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen?
Obwohl sie sich in einigen Punkten unterscheiden, müssen interne und externe Kommunikation dennoch aufeinander abgestimmt bleiben, denn sie sind voneinander abhängig, um ihre Ziele zu erreichen. Hier sind 4 Argumente, die Ihre beiden Leitungsebenen davon überzeugen sollten, zusammenzuarbeiten.
Teams auf dieselbe Wellenlänge bringen
Die Abstimmung von interner und externer Kommunikation ermöglicht es, Ihre Teams auf dieselbe Wellenlänge zu bringen. Wenn alle Ihre Botschaften klar und konsistent sind, fällt es Ihren Mitarbeitenden leichter, Ihre Vision und Ihre strategische Positionierung zu verstehen. Sie wissen so, dass sie nicht nur um des Arbeitens willen arbeiten, sondern um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, das allen Teams als Orientierung dient.
Zugehörigkeitsgefühl stärken
Taten zählen oft mehr als Worte. Indem Sie interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen, zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass das, was Sie nach außen kommunizieren, tatsächlich die internen Werte und die Unternehmenskultur widerspiegelt – und keine beschönigte Version der Realität. Diese Authentizität kann dazu beitragen, das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zu stärken.
Employer Branding entwickeln
Eine aufeinander abgestimmte Kommunikation trägt ebenfalls dazu bei, eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen, die es ermöglicht, Talente zu gewinnen und langfristig zu binden. Diese Außenwirkung ist besonders wichtig für Kandidaten, die das Unternehmen erstmals kennenlernen. Um einen Enttäuschungseffekt zu vermeiden, sollte daher darauf geachtet werden, dass die Kommunikation an Kandidaten der Kommunikation an Mitarbeitende möglichst nahekommt – und umgekehrt.
Améliorer die Effizienz der Teams steigern
Ein letzter, aber nicht unwichtiger Vorteil: Eine abgestimmte Kommunikation ermöglicht es, Missverständnisse zu reduzieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren. Anstatt Zeit damit zu verbringen, über die richtigen Kernbotschaften und Formulierungen nachzudenken, können sich die Teams auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und die notwendigen Entscheidungen treffen. Effizienz garantiert!
7 Tipps zur Harmonisierung Ihrer internen und externen Kommunikation
Wie lässt sich also eine Abstimmung zwischen interner und externer Kommunikation erreichen? Hier sind 7 Tipps, die Ihnen dabei helfen sollten.
Arbeiten Sie an Ihrer Markenidentität
Das Erste, was zu tun ist: Einigen Sie sich auf alles, was Ihre Markenidentität betrifft, insbesondere:
- Ihre Geschichte,
- Ihre Werte,
- Ihre Vision und Ihre Mission,
- Ihr einzigartiges Wertversprechen (UVP),
- Ihre Kernbotschaften und Ihre Positionierung,
- Ihre Corporate Identity sowie alle dazugehörigen Elemente (Logo, Farben, Illustrationen usw.).
Diese Arbeit ist unerlässlich, um die Einheitlichkeit Ihrer Kommunikationsmaterialien sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle wissen, welche Botschaften sie in den Vordergrund stellen sollen. Sie muss daher in Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen des Unternehmens (insbesondere dem Marketing) erfolgen.
Harmonisieren Sie Ihre Prozesse, Instrumente und Arbeitsmethoden
Es ist schwer, zusammenzuarbeiten, wenn jeder unterschiedliche Methoden und Instrumente verwendet. Wenn Sie interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen möchten, ist es daher unerlässlich, ein gemeinsames Referenzwerk für das gesamte Kommunikationsdepartement zu schaffen. Dieses Referenzwerk ermöglicht es, Ihre Arbeitsprozesse, Ihre Richtlinien und Kommunikationsinstrumente sowie Ihre Team-Rituale zu harmonisieren.
Nutzen Sie dies auch dazu, die Teamorganisation zu klären sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen. Ihre Mitarbeitenden wissen dann klar, was sie zu tun haben und an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe oder Auskunft benötigen.
Zur Dokumentation all dessen können Sie das Tool Holaspirit nutzen. Es ermöglicht Ihnen, ein dynamisches Organigramm Ihrer Organisation zu erstellen, Ihre Rollen und Arbeitsprozesse zu dokumentieren und Meeting-Vorlagen für Ihr Team zu erstellen.
Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie
Anstatt zwei separate Strategien für interne und externe Kommunikation zu erstellen, entwickeln Sie eine übergeordnete Gesamtstrategie. Integrieren Sie darin:
- Ihre internen und externen Kommunikationsziele (verknüpfen Sie diese wenn möglich mit messbaren Kennzahlen, um sie objektiv bewerten zu können),
- die Botschaften, die Sie vermitteln möchten,
- Ihre Zielgruppen (also die Personen, an die Sie Ihre Botschaften richten),
- die Kommunikationskanäle, die Sie nutzen werden,
- die Formate, die Sie bevorzugen werden (Texte, Videos, Karussells, Podcasts usw.).
end HubSpot Call-to-Action Code Erstellen Sie einen Redaktionskalender
Überlegen Sie, wie Sie Ihre Strategie intern und extern umsetzen wollen. Erstellen Sie dann einen Redaktionskalender, um Ihre verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen zu organisieren. Dieser Kalender ermöglicht es, klar festzulegen, wer über was, wann, wo und in welcher Form kommunizieren soll.
Um den Fortschritt Ihrer Kommunikationsmaßnahmen zu verfolgen, können Sie beispielsweise das Modul Projekte von Talkspirit nutzen. Wie Trello ermöglicht das Tool die Erstellung von Team-Boards, die Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Mitglieder, die Festlegung von Fristen und die Angabe des Status jeder Aufgabe. So müssen Sie nicht mehr fragen, ob eine Kommunikationsmaßnahme gestartet wurde. Ein Blick auf Talkspirit genügt!
Fördern Sie die Zusammenarbeit
Es ist schwer, interne und externe Kommunikation aufeinander abzustimmen, wenn Ihre Kommunikationsteams jeweils für sich alleine arbeiten… Wenn Sie eine echte Abstimmung erreichen wollen, müssen Sie kollaboratives Arbeiten fördern, statt in Silos zu arbeiten.
Dazu empfehlen wir Ihnen Folgendes:
- Schaffen Sie eine gemeinsame Arbeitsgruppe, um den Austausch zu Projekten zu erleichtern,
- Halten Sie regelmäßige Meetings ab, bei denen sowohl Ihre Teams für interne als auch externe Kommunikation vertreten sind,
- Brainstormen Sie gemeinsam über Strategie und Kommunikationskampagnen,
- Kommunizieren Sie die gemeinsamen Initiativen gegenüber den anderen Teams,
- Führen Sie Team-Building-Aktivitäten durch, um die Bindungen zwischen Ihren Mitarbeitenden zu festigen.
Beziehen Sie andere Teams mit ein
Kommunikation ist nicht nur die Aufgabe einer einzigen Abteilung. Auch die Mitarbeitenden können zu Kommunikatorinnen und Kommunikatoren werden! Eine gute Möglichkeit, sie stärker einzubinden, besteht darin, ein Botschafterprogramm zu schaffen, das dabei hilft, interessierte Personen zu identifizieren und für diese Rolle auszubilden.
Intern können die Botschafter Ihnen helfen, neue Projekte voranzutreiben, Feedback aus dem Unternehmen einzuholen und das Engagement der Mitarbeitenden zu entwickeln. Extern verleihen sie Ihrer Marke mehr Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit (insbesondere über soziale Netzwerke) und helfen, Ihren Umsatz zu steigern. Denken Sie also daran, sie in Ihre Kommunikationsstrategie einzubeziehen!
Verbessern Sie Ihre Praktiken kontinuierlich
Die Abstimmung von interner und externer Kommunikation geschieht nicht auf Knopfdruck. Wenn Ihr erster Versuch nicht Ihren Erwartungen entspricht, machen Sie sich keine Sorgen. Das Wichtigste ist, in der Lage zu sein, sich selbst zu hinterfragen, um Ihre Praktiken kontinuierlich zu verbessern.
Führen Sie regelmäßige Überprüfungspunkte durch, um zu sehen, wo Sie stehen, potenzielle Hindernisse zu identifizieren und festzulegen, was Sie benötigen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. So können Sie bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen.
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Zum Schluss
Wenn Ihre Kommunikationsteams Hand in Hand arbeiten, verbessert sich nicht nur das Engagement und die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden – es hilft Ihnen auch, neue Kunden, Partner und Kandidaten zu gewinnen. Um das zu erreichen, müssen Sie eine starke Markenidentität aufbauen, Ihre Arbeitsmethoden harmonisieren, eine globale Kommunikationsstrategie entwickeln und alle Ihre Teams einbeziehen.
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Zum Praxisleitfaden
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