Führungskräfte: 8 Geheimnisse, um die Effizienz der Teamarbeit zu steigern

Für viele Führungskräfte ist es eine tägliche Herausforderung, die Effizienz der Teamarbeit zu verbessern. Umso mehr, wenn die Teams über mehrere Standorte verteilt sind. Zwischen endlosen Meetings, Teamkonflikten, die es zu lösen gilt, und dem Zwang, immer mehr Ergebnisse zu liefern und die Teams zugleich engagiert zu halten, ist der Alltag von Führungskräften alles andere als entspannt.

Die Effizienz der Teamarbeit zu verbessern erweist sich damit als Notwendigkeit, um Wohlbefinden und Leistung zu verbinden. Und das ist belegt: Unternehmen, die kollaboratives Arbeiten fördern, haben eine 5-mal höhere Chance auf hohe Leistung als jene, die es nicht tun. Denn Teamarbeit ist auch ein gutes Mittel, um Probleme schneller zu lösen, um das Teilen von Ideen und Wissen zu fördern und so die Produktivität zu steigern.

Wie also verbessern Sie die Zusammenarbeit in Ihren Teams? In diesem Artikel teilen wir 8 von unserem Team und unseren Kunden erprobte Geheimnisse mit Ihnen.

1. Klären Sie die Rollen aller Beteiligten

Ein Mangel an Klarheit kann der Effizienz der Teamarbeit erheblich schaden. Wenn nämlich niemand genau weiß, wer was macht, lässt sich nur schwer erkennen, wer für welche Aufgabe zuständig ist und an wen man sich mit welchem Thema wendet, was dem Team wertvolle Zeit kostet. Aus diesem Grund sind Mitarbeitende, die ihre Rolle klar kennen, 53 % wirksamer als jene, deren Rolle unklar bleibt.

Um diese Unklarheit zu vermeiden, sollten Sie Rollen mit klaren Rechenschaftspflichten definieren und sie in einem eigenen Tool abbilden (zum Beispiel Holaspirit), um sie besser sichtbar zu machen. Wird eine Rolle von mehreren Personen ausgefüllt, klären Sie auch den Handlungsbereich und die Entscheidungsbefugnis jeder Person.

2. Richten Sie die Ziele aller Teams aus

Die Ziele der Teams an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten erlaubt es den Mitarbeitenden, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten, und steigert so die Effizienz der Teamarbeit. Statt jede Person ihre Ziele für sich festlegen zu lassen, bitten Sie die Teams, ihre Ziele an die des Unternehmens anzuknüpfen und gemeinsam mit den anderen Teams daran zu arbeiten.

Für diese Ausrichtung können Sie sich auf die OKR-Methode (Objectives und Key Results) stützen, mit der sich spezifische und messbare Ziele auf allen Ebenen des Unternehmens festlegen lassen. OKR zu erstellen hilft den Mitarbeitenden auch, die Wirkung ihrer Arbeit besser zu verstehen, was ihr Engagement stärken kann.

Unser Schweizer Kunde QoQa hat die Vorteile dieser Methode schnell festgestellt, nachdem sie im Unternehmen eingeführt wurde:

3. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie

Mikromanagement ist in Unternehmen noch immer verbreitet. Es ist allerdings alles andere als die Praxis, die Ihnen hilft, die Effizienz der Teamarbeit zu verbessern. Versuchen Sie deshalb den umgekehrten Ansatz: Statt jeden Schritt Ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren, geben Sie ihnen mehr Autonomie! So fühlen sie sich stärker verantwortlich und in ihre Arbeit eingebunden.

Natürlich geht es nicht darum, dass die Beschäftigten tun, was sie wollen. Wichtig ist deshalb, einen Rahmen zu setzen, zum Beispiel durch die Einführung eines Governance-Modells wie Holakratie oder Soziokratie. Genau das hat unser Kunde Great Place to Work in den Niederlanden getan:

PS: Wenn Holakratie und Soziokratie Sie neugierig machen, empfehlen wir Ihnen „Der ultimative Leitfaden zu den Organisationsmodellen“:

Um die Autonomie der Teams zu fördern, ist es auch wichtig, ein Klima psychologischer Sicherheit zu schaffen. Also dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden sich sicher genug fühlen, um Risiken einzugehen, ihre Meinung zu sagen und neue Ideen vorzuschlagen.

Ebenfalls lesenswert: [Expertenstimme] Wie HR das Bedürfnis nach psychologischer Sicherheit erfüllen kann

4. Schaffen Sie Team-Rituale

Rituale spielen im Unternehmen eine Schlüsselrolle. Sie tragen nämlich nicht nur dazu bei, die Teamarbeit zu synchronisieren, sondern auch dazu, Verbindungen zwischen den Mitarbeitenden zu schaffen. Das kann zum Beispiel sein:

• Taktische Meetings: oft wöchentlich, erlauben diese Teammeetings eine regelmäßige Verfolgung der Projekte, das Lösen möglicher Probleme und die Gewissheit, dass alle auf demselben Stand sind.
• Teambuilding-Aktivitäten: Sie verbessern den Zusammenhalt der Teams über verschiedene Formate (Afterworks, Seminare, Wettbewerbe, Escape Games, Quiz und so weiter).
• Erfolge feiern: Jede Woche, jeden Monat oder jedes Quartal teilen die Teams die Ergebnisse, auf die sie stolz sind, mit dem Rest des Unternehmens (in einem eigenen Meeting oder über einen Beitrag im sozialen Unternehmensnetzwerk).

Diese Rituale müssen nicht zwingend lange Meetings sein. Schon ein einfaches „Guten Morgen“ im Chat an jedem Morgen oder ein GIF zum Wochenende an jedem Freitag kann die Kommunikation und den Teamzusammenhalt stärken.

5. Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Teams

Teamarbeit besteht nicht nur darin, mit den Mitgliedern des eigenen Teams zusammenzuarbeiten. Auch die Zusammenarbeit zwischen Teams (also mit anderen Abteilungen) sollte gefördert werden, um den Wissensaustausch zu unterstützen. Mehrere Initiativen können diesen Austausch entwickeln, insbesondere:

• Bereichsübergreifende Arbeitsgruppen bilden, die aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen bestehen. Genau das hat unser Kunde Smart4 Engineering mit Talkspirit umgesetzt.

Ebenfalls lesenswert: Wie Smart4 Engineering mit Talkspirit eine internationale Expertengemeinschaft belebt

• Workshops organisieren, damit Mitarbeitende verschiedener Teams über ihre gemeinsamen Herausforderungen sprechen und zusammen Lösungen finden.

• Mentoring-Sitzungen einführen, in denen erfahrene Beschäftigte ihr Wissen an andere Mitarbeitende weitergeben und so deren Kompetenzaufbau begleiten.

6. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse und bewährten Praktiken

Wenn Sie die Effizienz der Teamarbeit verbessern möchten, müssen Ihre Mitarbeitenden die Informationen, die sie brauchen, leicht finden können. Dafür ist Dokumentationsarbeit unerlässlich, also die bewährten Praktiken und Prozesse der Organisation festzuhalten.

Hier einige Tipps, um diese Informationen gut zu dokumentieren:

• Bündeln Sie Ihre Daten auf einer gemeinsamen Plattform für alle Teams (zum Beispiel über das dafür vorgesehene Modul Beiträge von Holaspirit).
• Entwickeln Sie eine Struktur, um Ihre verschiedenen internen Inhalte zu ordnen und so leichter wiederzufinden.
• Schaffen Sie einen Dokumentationsprozess und nutzen Sie Vorlagen, um Ihre Praktiken zu vereinheitlichen.
• Aktualisieren Sie regelmäßig alle Ihre internen Dokumente.

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7. Machen Sie Ihre Meetings wirksamer

Mehr als die Hälfte der Führungskräfte findet, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringt (im Schnitt mehr als 14 Stunden pro Woche!). Daraus ergeben sich zwei Anforderungen: die Zahl der Meetings zu senken und zugleich kürzere und wirksamere Meetings zu halten.

Nach unserer Erfahrung helfen einige Praktiken, der Meeting-Flut zu begegnen:

• Eine klare Tagesordnung festlegen und vor dem Meeting klären, was von den Teilnehmenden erwartet wird.
• Die Zahl der Teilnehmenden begrenzen. So lädt unser Kunde Amicio höchstens 3 bis 4 Personen zu jedem Arbeitsmeeting ein, damit die Teamarbeit so wirksam wie möglich ist.
• Eine Moderation benennen, die das Meeting führt, eine Person für das Protokoll und eine Person für die Zeit, die darauf achtet, dass das Meeting nicht ausufert.

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8. Straffen Sie Ihre kollaborativen Tools

Kollaborative Tools sind gut, aber glauben Sie uns: Sie brauchen keine Vielzahl unterschiedlicher Tools, um die Teamarbeit zu erleichtern! Und doch nutzt laut diesem Bericht von Asana eine beschäftigte Person im Schnitt 10 Anwendungen 25-mal pro Tag. Eine Zahl, die deutlich zeigt: Es ist Zeit, unsere Anwendungen zu straffen!

Statt ein Tool für Videokonferenzen, ein Chat-Tool, ein Tool für das Projektmanagement und eine Office-Suite zu nutzen, entscheiden Sie sich lieber für ein kollaboratives All-in-one-Tool, das all diese Funktionen vereint: Talkspirit. Über seine kollaborativen Funktionen hinaus belebt Talkspirit Ihre interne Kommunikation mit einem Newsfeed, der nach Themengruppen geordnet ist, sowie mit einem anpassbaren Startportal. Es ist damit die ideale Plattform, um Ihre Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit zu straffen.

Wenn Sie schließlich die Transparenz und die Agilität Ihrer Organisation verbessern möchten, empfehlen wir Ihnen zusätzlich unser Tool Holaspirit. Damit klären Sie insbesondere die Rollen und Rechenschaftspflichten aller Beteiligten, verbessern die Wirksamkeit Ihrer Meetings, dokumentieren Ihre Richtlinien und Prozesse, definieren Ihre Ziele mit der OKR-Methode und vieles mehr!

Fazit

Um die Effizienz der Teamarbeit zu verbessern, ist es entscheidend, die Rollen zu klären, die Ziele jedes Teams auszurichten, die Autonomie zu entwickeln, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und die richtigen kollaborativen Tools einzuführen (ohne es zu übertreiben!).

Diese Praktiken können ihre Früchte allerdings nur dann wirklich tragen, wenn sie von einer Unternehmenskultur getragen werden, die Zusammenarbeit, gegenseitige Hilfe und Wissensaustausch schätzt. Bevor Sie sie einführen, stellen Sie sich also die Frage: Passt die Unternehmenskultur zu den kollaborativen Praktiken, die Sie entwickeln möchten? Wenn ja, haben Sie einen fruchtbaren Boden, um die Teamarbeit zu stärken. Wenn nein, hat es Vorrang, Ihre Unternehmenskultur und Ihren Sinn und Zweck neu zu bearbeiten.

Möchten Sie entdecken, wie es unseren Kunden gelungen ist, die Zusammenarbeit ihrer Teams mit Talkspirit flüssiger zu machen? Laden Sie unseren Praxisleitfaden herunter:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen, um die Zusammenarbeit zu verbessern“ finden Sie: Beispiele für Initiativen unserer Kunden für eine wirksamere Zusammenarbeit, bewährte Praktiken für die Wahl und Einführung Ihres kollaborativen Tools sowie Ressourcen, die Ihnen bei Ihrem Projektmanagement helfen.

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