Manager: 8 Geheimnisse zur Steigerung der Teameffizienz

Für viele Manager ist die Optimierung der Teameffizienz eine tägliche Herausforderung. Dies gilt besonders dann, wenn Teams über mehrere Standorte verteilt sind. Zwischen endlosen Meetings, Teamkonflikten, die man bewältigen muss, dem ständigen Druck, bessere Ergebnisse zu liefern, während man Teams engagiert hält – der Alltag von Managern ist alles andere als einfach.

Die Verbesserung der Teameffizienz ist daher notwendig, um Wohlbefinden und Leistung zu verbinden. Das ist sogar bewiesen: Unternehmen, die Teamarbeit fördern, haben 5-mal höhere Chancen auf hohe Leistung als solche, die das nicht tun. Denn Teamarbeit ist auch ein gutes Mittel, um Probleme schneller zu lösen, den Austausch von Ideen und Wissen zu fördern, und damit die Produktivität zu verbessern.

Wie kann man also die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams verbessern? Wir teilen in diesem Artikel 8 bewährte Geheimnisse mit Ihnen, die von unserem Team und unseren Kunden getestet wurden.

1. Klären Sie die Rollen aller Beteiligten

Mangelnde Klarheit kann die Teameffizienz erheblich beeinträchtigen. Wenn nämlich unklar ist, wer was tut, kann es schwierig sein, zu identifizieren, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und an wen man sich bei welchem Thema wenden sollte – dadurch geht kostbare Zeit verloren. Aus diesem Grund sind Mitarbeitende, die ihre Rolle klar kennen, 53 % effizienter als diejenigen, deren Rolle unklar ist.

Um diese Unklarheit zu vermeiden, sollten Sie Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten definieren und sie auf einem dedizierten Tool abbilden (Holaspirit, zum Beispiel), um sie besser zu visualisieren. Falls eine Rolle von mehreren Personen erfüllt wird, sollten Sie auch den Aktionsbereich und die Entscheidungsbefugnis jeder Person klären.

2. Ziele aller Teams abstimmen

Die Abstimmung der Ziele der Teams mit den Zielen Ihres Unternehmens ermöglicht es Mitarbeitenden, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten, und damit die Teameffizienz zu steigern. Statt jeden die Ziele allein definieren zu lassen, bitten Sie die Teams, ihre Ziele mit denen des Unternehmens zu verknüpfen, und an diesen Zielen in Zusammenarbeit mit anderen Teams zu arbeiten.

Um diese Abstimmung zu schaffen, können Sie sich auf die OKR-Methode stützen (Objectives and Key Results), die es ermöglicht, spezifische und messbare Ziele auf allen Unternehmensebenen zu definieren. OKRs zu erstellen wird auch Mitarbeitenden helfen, die Auswirkungen ihrer Arbeit besser zu verstehen, was ihr Engagement fördern kann.

Diese Methode hat unser Schweizer Kunde QoQa schnell nutzen und von den Vorteilen profitieren können, nachdem sie im Unternehmen eingeführt wurde:

3. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie

Mikromanagement ist in Unternehmen immer noch eine häufige Praxis. Das ist aber nicht der beste Weg, um die Teameffizienz zu verbessern. Probieren Sie also das Gegenteil: Statt die kleinsten Handgriffe Ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren, geben Sie ihnen mehr Autonomie! Sie werden sich dadurch verantwortlicher und engagierter in ihrer Arbeit fühlen.

Natürlich ist das Ziel nicht, dass Mitarbeitende einfach tun, was sie wollen. Es ist daher wichtig, einen Rahmen zu setzen – zum Beispiel durch die Implementierung eines Governance-Modells, wie Holacracy oder Soziokratie. Das ist zum Beispiel das, was unser Kunde Great Place to Work in den Niederlanden getan hat:

PS: Falls Sie sich für Holacracy und Soziokratie interessieren, laden wir Sie ein, den „Ultimativen Leitfaden für organisatorische Modelle" zu konsultieren:

Um die Autonomie von Teams zu fördern, ist es auch wichtig, ein Klima der psychologischen Sicherheit zu schaffen. Mit anderen Worten, stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeitenden sicher genug fühlen, um Risiken einzugehen, ihre Meinung zu teilen und neue Ideen vorzuschlagen.

Siehe auch: [Expertenaussage] Wie HR das Bedürfnis nach psychologischer Sicherheit erfüllen kann

4. Schaffen Sie Team-Rituale

Rituale spielen eine wichtige Rolle im Unternehmen. Sie tragen nicht nur dazu bei, die Teamarbeit zu synchronisieren, sondern auch Beziehungen zwischen Mitarbeitenden zu schaffen. Dies kann zum Beispiel folgendes sein:

• Taktische Meetings : Diese oft wöchentlichen Teambesprechungen ermöglichen eine regelmäßige Verfolgung von Projekten, die Bewältigung potenzieller Probleme und die Sicherstellung, dass alle auf der gleichen Wellenlänge sind.
• Team-Building-Aktivitäten : Sie ermöglichen es, die Kohäsion der Teams zu verbessern durch verschiedene Formate (After-Work-Events, Seminare, Wettbewerbe, Escape-Games, Quiz, etc.).
• Erfolgs-Feiern : Jede Woche/Monat/Quartal teilen Teams ihre Erfolge und Leistungen, auf die sie stolz sind, mit dem Rest des Unternehmens (bei einem dedizierten Meeting oder über eine Veröffentlichung im Unternehmensnetzwerk).

Diese Rituale müssen nicht unbedingt lange Meetings sein. Zum Beispiel, ein einfaches "Guten Morgen"im Chat jeden Morgen zu schreiben, oder ein GIF zum Feiern des Wochenendes jeden Freitag kann bereits dazu beitragen, die Kommunikation und Kohäsion zu stärken.

5. Fördern Sie Teams-übergreifende Zusammenarbeit

Teamarbeit ist nicht nur die Zusammenarbeit mit Mitgliedern des eigenen Teams. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit (also mit anderen Abteilungen) muss auch gefördert werden, um den Austausch von Wissen zu fördern. Mehrere Initiativen können diese Interaktionen fördern, insbesondere:

• Schaffung von funktionsübergreifenden Arbeitsgruppen mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen. Das hat insbesondere unser Kunde Smart4 Engineering mit Hilfe von Talkspirit getan.

Siehe auch: Wie Smart4 Engineering eine internationale Fachgemeinschaft mit Talkspirit animiert

• Organisation von Workshops , damit Mitarbeitende aus verschiedenen Teams ihre gemeinsamen Herausforderungen besprechen und gemeinsam Lösungen finden können.

• Durchführung von Mentoring-Sitzungen , bei denen erfahrene Mitarbeitende ihr Wissen an andere Mitarbeitende weitergeben und so zu ihrer Kompetenzbewertung beitragen.

6. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse und Best Practices

Wenn Sie die Teameffizienz verbessern möchten, müssen Ihre Mitarbeitenden leicht die Informationen finden können, die sie brauchen. Dazu ist es wichtig, Dokumentation zu betreiben, d.h. die Besten Praktiken und Prozesse in der Organisation zu formalisieren.

Hier einige Tipps zur ordnungsgemäßen Dokumentation dieser Informationen:

• Zentralisieren Sie Ihre Daten auf einer gemeinsamen Plattform für alle Teams (zum Beispiel über das Publications-Modul von Holaspirit zu diesem Zweck).
• Erstellen Sie eine Struktur zur Organisation Ihrer verschiedenen internen Inhalte und um sie leichter zu finden.
• Erstellen Sie einen Dokumentationsprozess und verwenden Sie Vorlagen, um Ihre Praktiken zu standardisieren.
• Aktualisieren Sie regelmäßig alle Ihre internen Dokumente.

Siehe auch: Wie gewährleistet man die Wissenskapitalisierung im Unternehmen?

7. Führen Sie effizientere Meetings durch

Mehr als die Hälfte der Manager sind der Meinung, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen (durchschnittlich mehr als 14 Stunden pro Woche !). Zwei Bedürfnisse zeichnen sich ab: Die Notwendigkeit, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, aber auch Meetings kürzer und effizienter zu gestalten.

Basierend auf unserer Erfahrung sind hier einige Praktiken, die gegen die Besprechungsseuche helfen:

• Eine klare Agenda definieren und vorher klären, was von den Teilnehmern erwartet wird.
• Die Anzahl der Teilnehmer begrenzen. Zum Beispiel, unser Kunde Amicio lädt maximal 3 bis 4 Personen zu jedem Arbeitstreffen ein, um sicherzustellen, dass die Teamarbeit am effizientesten ist.
• Einen Moderator zur Leitung des Meetings, einen Schreiber für die Mitschrift und einen Zeitwächter zur Überwachung der Einhaltung der Zeit ernennen.

Siehe auch: Ein Meeting leiten: Best und Worst Practices zum Merken

8. Rationalisieren Sie Ihre Kollaborationswerkzeuge

Kollaborationswerkzeuge sind gut, aber glauben Sie uns: Sie brauchen nicht viele verschiedene Werkzeuge, um die Teamarbeit zu erleichtern! Und doch, laut diesem Asana-Bericht verwendet ein Mitarbeiter im Durchschnitt 10 Anwendungen 25-mal pro Tag. Eine Zahl, die zeigt, dass es höchste Zeit ist, unsere Anwendungen zu rationalisieren !

Anstatt ein Videokonferenz-Tool, ein Chat-Tool, ein Projektmanagement-Tool und ein Office-Paket zu nutzen, entscheiden Sie sich stattdessen für ein All-in-One-Kollaborationswerkzeug , das alle diese Funktionen vereint: Talkspirit. Neben seinen Kollaborationsfunktionen verbessert Talkspirit Ihre interne Kommunikation durch einen News-Feed , der nach Themenbereichen organisiert ist, sowie ein anpassbares Portal. Es ist daher die ideale Plattform, um Ihre Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge zu rationalisieren.

Wenn Sie auch die TransparenzTransparenz und Agilität Ihrer Organisation verbessern möchten, empfehlen wir Ihnen auch die Implementierung unseres Tools Holaspirit. Es ermöglicht Ihnen insbesondere, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, die Effizienz Ihrer Meetings zu verbessern, Ihre Maßnahmen und Prozesse zu dokumentieren, Ihre Ziele mit der OKR-Methode zu definieren und vieles mehr!

Fazit

Um die Teameffizienz zu verbessern, ist es wichtig, die Rollen zu klären, die Ziele jedes Teams abzustimmen, Autonomie zu entwickeln, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und die richtigen Kollaborationswerkzeuge einzusetzen (ohne es zu übertreiben!).

Allerdings können diese Praktiken nur dann wirklich fruchten, wenn sie von einer Unternehmenskultur unterstützt werden, die Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und Wissensaustausch wertet. Bevor Sie diese Maßnahmen umsetzen, stellen Sie sich folgende Frage: Ist die Unternehmenskultur an die Kollaborationspraktiken angepasst, die Sie entwickeln möchten? Falls ja, haben Sie einen fruchtbaren Untergrund für bessere Teamarbeit. Falls nein, sollten Sie zuerst Ihre Unternehmenskultur und Ihren Zweck überarbeiten.

Möchten Sie erfahren, wie unsere Kunden mit Talkspiritdie Zusammenarbeit ihrer Teams vereinfacht haben? Laden Sie unsere praktische Anleitung herunter:

Zur praktischen Anleitung

In unserer praktischen Anleitung „10 Initiativen zur Verbesserung der Zusammenarbeit" finden Sie: Beispiele von Initiativen, die unsere Kunden umgesetzt haben, um effizienter zusammenzuarbeiten, Best Practices zur Auswahl und Implementierung Ihres Kollaborationswerkzeugs sowie Ressourcen, um Ihr Projektmanagement zu verbessern.

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