Eine Besprechung leiten: Best Practices und Fallstricke zum Beachten

Ineffiziente Besprechungen – ein bekanntes Problem? Das ist eine Praxis, die viele Unternehmen gerne beenden möchten, allerdings oft ohne großen Erfolg. Im Durchschnitt führt nur 1 von 4 Besprechungen zu einer Entscheidung. Der Grund liegt oft in mangelhafter Vorbereitung, Schwierigkeiten bei der Strukturierung der Diskussionen oder einer ungeeigneten Lösung. Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, einen Moderator zu ernennen, der weiß, wie man eine Besprechung effektiv leitet.

Natürlich wird niemand als Moderator geboren. Das lässt sich erlernen! Um Ihnen zu helfen, diese Rolle besser zu verstehen, haben wir in diesem Artikel folgende Punkte zusammengefasst:

• 10 Schlechte Praktiken, die Sie als Moderator und Teilnehmer vermeiden sollten,
• und 10 Best Practices, um eine Besprechung effektiv zu leiten.

Lesen Sie weiter, um dem Besprechungswahn ade zu sagen !

10 schlechte Praktiken, die Ihre Besprechungen ineffizient machen

Sie haben oft den Eindruck, in Besprechungen Zeit zu verschwenden? Dann besteht eine gute Chance, dass eine dieser schlechten Praktiken der Grund ist. Egal, ob Sie Moderator oder einfach nur Teilnehmer sind – versuchen Sie, diese Praktiken so weit wie möglich zu vermeiden!

1. Sich nicht überlegen, warum die Besprechung stattfindet

Eine Besprechung abzuhalten, ohne zu wissen, warum man eine Besprechung abhält, ist die erste Falle, in die viele Unternehmen tappen. Unabhängig davon, ob die Besprechung bereits geplant ist oder nicht, sollten Sie sich immer fragen, ob sie wirklich notwendig ist, und wofür sie nützlich sein wird.

• Haben Sie wichtige Themen zu besprechen, die eine gemeinsame Entscheidung erfordern?
• Müssen Sie mehrere Personen zusammenbringen, um ein strategisches Thema zu brainstormen?
• Müssen die zu behandelnden Themen unbedingt mündlich (und nicht asynchron) erörtert werden?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja" beantwortet haben, ist eine Besprechung möglicherweise notwendig. Andernfalls sollten Sie überprüfen, ob eine Besprechung wirklich erforderlich ist.

2. Die Besprechung zur falschen Zeit einplanen

Haben Sie sich schon einmal bei Erhalt einer Einladung gedacht, dass dies der schlimmste Zeitpunkt für eine Besprechung ist? Die Wahl des falschen Zeitfensters kann die Effizienz Ihrer Besprechung erheblich beeinträchtigen. Um entspannt zu bleiben, vermeiden Sie daher Besprechungen:

• während der Mittagspause,
• vor 9 Uhr und nach 18 Uhr,
• mitten am Tag,
• und an Tagen, die bereits voller Besprechungen sind.

Prüfen Sie, wo sich die Teilnehmer befinden, um Besprechungen im Zug zu vermeiden, wo man nur jedes zweite Wort versteht. Wenn möglich, sollten aufeinanderfolgende Besprechungen nicht ohne Pause aufeinander folgen. Wenn sich die Teilnehmer direkt nach einer langen Besprechung einloggen, werden sie wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, sich auf das zu konzentrieren, was Sie sagen.

3. Die falschen Personen einladen

Um eine effektive Besprechung zu leiten, müssen Sie die richtigen Personen einladen. Anstatt alle ohne Ausnahme einzuladen, laden Sie nur die Personen ein, die wirklich relevant sind, das heißt diejenigen, die Sie benötigen, um eine Entscheidung zu treffen und/oder die die Informationen erhalten müssen, die Sie weitergeben werden.

4. Die Besprechung nicht vorbereiten

Eine gute Besprechung ist eine gut vorbereitete Besprechung! Vermeiden Sie daher Besprechungen ohne klare Agenda, um keine Zeit zu verschwenden.

Nachdem Sie die Agenda erstellt haben, ist es wichtig, für jeden Teilnehmer vor und während der Besprechung zu verdeutlichen, was von ihm erwartet wird. Beispiele:

• Müssen die Teilnehmer eine Präsentation vorbereiten?
• Sollten sie die Themen, die während der Besprechung erörtert werden, im Voraus bedenken?
• Können sie der Agenda die Punkte hinzufügen, die sie behandeln möchten?

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende vorbereitet zur Besprechung kommt.

5. Die Rolle des Moderators nicht klären

Der Moderator ist die Person, die für die Leitung einer Besprechung zuständig ist, d.h.:

• die Diskussionen leiten und strukturieren,
• Feedback von jedem einholen,
• potenzielle Konflikte und Meinungsunterschiede bewältigen,
• sicherstellen, dass die geteilten Informationen für alle verständlich sind.

In einigen Fällen kann der Moderator auch andere Aufgaben haben, beispielsweise Notizen machen und Maßnahmen überwachen. In anderen Fällen können die Rollen des Schriftführers und des Projektmanagers auf andere Personen übertragen werden.

Ergebnis: Oft sind die Verantwortlichkeiten des Moderators nicht für alle klar. Dies kann zu Kommunikationsproblemen während der Besprechung führen.

Nehmen Sie sich daher Zeit, um zu dokumentieren, was vom Moderator erwartet wird, beispielsweise mit einem Tool wie Talkspirit.

6. Teilnehmer nicht zu Wort kommen lassen

Achtung, eine Besprechung zu moderieren bedeutet nicht auch, das Rederecht an sich zu reißen. Dies ist ein häufiger Fehler, der sowohl von Moderatoren als auch von Teilnehmern begangen wird. Damit eine Besprechung effektiv ist, muss jeder frei sprechen können, ohne von anderen unterbrochen zu werden.

Praktizieren Sie daher so viel wie möglich aktives Zuhören und geben Sie das Wort der Reihe nach, um zu vermeiden, dass sich Ihre Besprechungen in einen langen Monolog oder ein unverständliches Durcheinander verwandeln.

7. Mehrere Themen gleichzeitig diskutieren

Ein weiterer Fallstrick besteht darin, von den geplanten Themen abzuweichen und/oder mehrere Themen gleichzeitig diskutieren zu wollen. Diese schlechte Praxis kann verhindern, dass Sie Ihre Besprechungen pünktlich beenden, und führt tendenziell zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Ergebnis: alle gehen unzufrieden aus der Besprechung.

Um eine Besprechung effektiv zu moderieren, stellen Sie sicher, dass die Diskussionen nur auf die Agenda-Punkte beschränkt sind, und nicht auf Nebenschauplätze. Versuchen Sie auch, komplexere Themen in die Tiefe zu gehen. Um die Ursache eines Problems zu ergründen, können Sie beispielsweise die 5-Fragen-Methode anwenden, bei der Sie die Frage „Warum?" fünfmal an die Teilnehmer stellen.

8. Das zeitliche Limit nicht einhalten

Neigen Ihre Besprechungen dazu, viel länger zu dauern, als sie sollten? Kommen Ihre Mitarbeitenden jedes zweite Mal zu spät? Nun, es ist Zeit, diese schlechten Gewohnheiten abzuschaffen!

Eine effektive Besprechung ist eine Besprechung, die pünktlich beginnt und endet. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Zeit antizipieren, den Sie benötigen, um den Schneeballeffekt zu vermeiden (wenn eine Besprechung verspätet endet, kann sie eine andere Besprechung verhindern, rechtzeitig zu beginnen, und so weiter).

Wenn Ihre Besprechungen besonders lang sind, vergessen Sie nicht, Pausen in die Agenda Ihrer Besprechung einzubauen 😉.

9. Keine Entscheidung treffen

Besprechungen, die zu keiner Entscheidung oder konkreten Maßnahme führen, sind in Unternehmen weit verbreitet. Dennoch sind sie oft nutzlos und verschwenden wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeitenden.

Schließlich ist das Ziel einer Besprechung nicht, stundenlang zu philosophieren, sondern zu einem gemeinsamen Konsens zu gelangen. Um Ihre Besprechungen effektiv zu leiten, begrenzen Sie die Redezeit jedes Einzelnen und verwenden Sie ein Abstimmungssystem, um schnell Entscheidungen zu treffen.

10. Unklar über Folgemaßnahmen lassen

Sie haben Ihre Besprechung beendet, aber niemand weiß wirklich, wie es danach weitergeht. Es gibt mehrere Gründe, die dies erklären können:

1. Die Folgemaßnahmen und/oder die Aufgabenverteilung nach der Besprechung wurden nicht angesprochen
2. Niemand hat während der Besprechung Notizen gemacht, daher erinnert sich niemand, was zu tun ist
3. Kein Sitzungsprotokoll wurde nach der Besprechung mit den Teilnehmenden geteilt, und es gab keine Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass jeder seine zugewiesenen Aufgaben erfüllt.

Denken Sie daran, Ihre Folgemaßnahmen während und nach Ihren Besprechungen zu formalisieren, damit diese nicht in Vergessenheit geraten.

10 Best Practices, um eine Besprechung effektiv zu leiten

Nachdem Sie nun die Fehler kennen, die Sie vermeiden sollten, wollen wir uns jetzt den Best Practices zur effektiven Leitung einer Besprechung zuwenden, die niemandes Zeit verschwendet.

1. Ziel und Agenda der Besprechung definieren

Das Erste, das Sie vor der Planung einer Besprechung tun müssen, ist, ihr Ziel zu klären, d.h. was Sie durch die Besprechung erreichen möchten. Identifizieren Sie auch die Themen, die zu Ihrem Ziel beitragen, sowie diejenigen, die eine Entscheidung erfordern.

Auf dieser Grundlage können Sie eine Agenda für Ihre Besprechung erstellen und die Teilnehmer einladen, diese mit Punkten zu ergänzen, die sie besprechen möchten. Das ist ganz einfach: Sie müssen nur ein gemeinsam bearbeitbares Dokument verwenden wie das, das Sie unten sehen (erstellt auf der OfficeNow-Suite von Talkspirit).

2. Die Besprechung gut organisieren

Der nächste Schritt ist selbstverständlich die Organisation Ihrer Besprechung. Senden Sie eine Kalendereinladung an die Teilnehmer, und achten Sie darauf, nur die Personen einzuladen, die wirklich teilnehmen müssen. Geben Sie in dieser Einladung das Thema, das Ziel und die Agenda der Besprechung an (und falls nötig, fügen Sie Links zu Dokumenten ein, auf die Sie sich beziehen) damit sich jeder im Voraus vorbereiten kann.

Bitten Sie jeden Teilnehmer, seine Teilnahme zu bestätigen und im Voraus die Punkte und/oder Fragen freizugeben, die er während der Besprechung behandeln möchte. So haben Sie Zeit, bis dahin eine Lösung zu erarbeiten!

3. Format klären

Das Format von Besprechungen hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte man daher klären:

• wo die Besprechung stattfindet : virtuell, persönlich oder hybrid (d.h. eine Mischung aus Teilnehmenden vor Ort und remote),
• und welche Arten von Informationen während der Besprechung freigegeben werden sollten.

Je nach gewähltem Format müssen Sie einen Videokonferenz-Link in die Einladung aufnehmen und/oder einen oder mehrere Besprechungsräume buchen.

Um Zeit zu sparen, können Sie auch Ihre eigenen Besprechungsvorlagen erstellen auf Talkspirit. Das Tool ermöglicht es Ihnen, die Schlüsselphasen Ihrer Besprechungen zu definieren und die Art des Inhalts, der in jeder Phase freigegeben werden soll (z.B. eine Checkliste von Maßnahmen, Leistungsindikatoren, einen Projektfortschrittsbericht, einen OKR-Nachverfolgungsbericht, etc.).

4. Das richtige Kollaborations-Tool wählen

Es ist schwierig, eine hybride Besprechung ohne ein effizientes Kollaborations-Tool durchzuführen… Um die richtige auszuwählen, sollten Sie sich auf Ihre Anforderungen konzentrieren:

• Welche unverzichtbaren Funktionen sollte Ihr Videokonferenz-Tool integrieren? (Aufzeichnung, Umfragen, Breakout-Räume, Bildschirmfreigabe, etc.)
• Müssen Sie Ihre Besprechungsräume ausstatten?
• Welche weiteren Funktionen benötigen Sie zur Organisation und Leitung einer Besprechung? (gemeinsamer Kalender, Ressourcenreservierung, Chat-Kanäle, Office-Suite, etc.)
• Welche Einschränkungen haben Sie? (Datenspeicherung in Deutschland, SSO-Authentifizierung, Mobile-App, Benutzerfreundlichkeit, etc.)

• Banner hinzufügen, um die Checkliste zum Auswählen des richtigen Kollaborations-Tools herunterzuladen

Bei Talkspirit zentralisieren wir alles, was Sie brauchen, auf einer einzigen Plattform. 100% deutsch, unser Kollaborations-Tool integriert alle wesentlichen Funktionen zur Organisation, Leitung und Nachverfolgung einer Besprechung: Chat und Videokonferenz, Webinare, Ausstattung für Besprechungsräume, gemeinsamer Kalender, Office-Suite, Projektmanagement, etc.

5. Interne Regeln einführen

Die beste Lösung, um der Besprechungswahn ein Ende zu bereiten? Erstellen Sie einen praktischen Leitfaden für Besprechungen, der alle goldenen Regeln für Besprechungen enthält (sowohl für Teilnehmer als auch für Moderatoren). Beispiele:

• pünktlich ankommen,
• die Besprechung im Voraus vorbereiten,
• aufzeigen, um zu sprechen,
• jemanden nicht unterbrechen, der spricht,
• die Ansicht jedes Einzelnen respektieren,
• während einer Besprechung nichts anderes tun (auf E-Mails antworten, das Telefon annehmen, etc.),
• Ihr Mikrofon stummschalten, wenn jemand anderes spricht,
• keine technische Jargon verwenden.

Diese Regeln können auch in Ihrem Willkommensleitfaden (oder in jedem anderen Integrationsdokument) erwähnt werden, damit neue Mitarbeitende sie leicht kennenlernen können.

Lesen Sie auch: Personalwesen: Wie man einen neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen integriert?

6. Teilnehmer engagiert halten

Eine Besprechung zu moderieren bedeutet auch, Ihr Bestes zu geben, um die Teilnehmer während der gesamten Besprechung zu halten. Hier sind einige Ideen für verschiedene Besprechungsformate:

• Zu Beginn der Besprechung, machen Sie eine Runde oder einen Icebreaker (eine Aktivität, die buchstäblich das „Eis bricht"), um die Teilnehmer in Ruhe zu versetzen und die Atmosphäre zu entspannen.
• Gamifizieren Sie das Besprechungserlebnis: führen Sie Umfragen, Quiz und Challenges durch, und zählen Sie Punkte, um die Teilnehmer zu motivieren
• Teilen Sie Ihren Bildschirm und verwenden Sie ein Whiteboard, um Ihre Präsentation interaktiver zu gestalten
• Laden Sie Teilnehmer ein, in kleinen Gruppen zu brainstormen (durch Verteilung in Breakout-Räume)

7. Jeden zum Sprechen ermutigen

Natürlich besteht die Moderation einer Besprechung nicht nur darin, Informationen von oben herab zu vermitteln. Jeder Teilnehmer sollte sich äußern und seine Meinung geben können, um die Diskussionen zu bereichern.

Ermutigen Sie Teilnehmer, ihre Fragen während der Besprechung zu stellen. Halten Sie Zeit für die Diskussion von Agenda-Punkten frei. Geben Sie denjenigen das Wort, die am wenigsten sprechen, um Feedback von allen Teilnehmenden zu erhalten (nicht nur von denen, die gerne sprechen).

8. Agenda und Zeitrahmen einhalten

Der Moderator muss auch sicherstellen, dass die Besprechung ihr Ziel erfüllt und nicht aus dem Ruder läuft. Er muss die Diskussionen strukturieren, um sicherzustellen, dass die Agenda eingehalten wird, dass die erwarteten Entscheidungen getroffen werden, und vor allem, dass die Besprechung nicht überläuft!

Falls nötig, kann er einen Zeitwächter ernennen, der sich an die Uhr hält und ihm die verbleibende Zeit mitteilt.

9. Notizen machen

Notizen zu machen ist bei der Moderation einer Besprechung unerlässlich. Ja, das mag offensichtlich sein, aber in einigen Unternehmen kann es schwierig sein, eine schriftliche Aufzeichnung von Besprechungen zu finden.

Zu Beginn der Besprechung empfehlen wir daher, einen Schriftführer zu ernennen, der für die Aufzeichnung von Notizen zuständig ist. Jeder Teilnehmer kann diese Rolle spielen, auch der Moderator, daher zögern Sie nicht, bei jeder Besprechung den Schriftführer zu wechseln.

10. Nachverfolgung sicherstellen

Die Nachverfolgung nach der Besprechung ist genauso wichtig wie die Moderation während der Besprechung. Dies ermöglicht es, die Teilnehmer an die diskutierten Punkte zu erinnern, und die Personen auf dem Laufenden zu halten, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Hier sind einige Best Practices zur Nachverfolgung einer Besprechung:

• Teilen Sie das Sitzungsprotokoll der Besprechung an die betreffenden Personen (Teilnehmer und eingeladene Personen, die nicht kommen konnten) über eine Veröffentlichung in Ihrem soziales Unternehmensnetzwerk. Darin sollten Sie folgende Punkte aufzählen: besprochene Themen, getroffene Entscheidungen und durchzuführende Folgemaßnahmen.

• Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback zur Besprechung, beispielsweise über eine Umfrage. Laden Sie sie ein, Verbesserungsmöglichkeiten für die nächsten Besprechungen zu teilen.

• Integrieren Sie die Folgemaßnahmen in Ihr Projektmanagementsystem. Weisen Sie die richtigen Maßnahmen den richtigen Personen zu und setzen Sie Fristen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Talkspirit verfügt über ein Projektmodul, mit dem Sie diese Nachverfolgung ganz einfach durchführen können, also zögern Sie nicht, es zu testen.

Abschließend

Mit diesen Best Practices haben Sie nun die Werkzeuge in der Hand, um Ihre Besprechungen effektiv zu leiten, unabhängig davon, wo sich Ihre Teilnehmer befinden. Die Etablierung neuer Gewohnheiten kann einige Zeit dauern, also seien Sie geduldig und geben Sie ein gutes Vorbild, damit Ihre Gleichgesinnte folgen. Vergessen Sie nicht, sich richtig auszustatten: Richten Sie ein Videokonferenz-System für Ihre Besprechungsräume ein, und stellen Sie ein Kollaborations-Tool mit einem Videokonferenz-Modul ein. Die richtigen Tools können einen großen Unterschied machen, besonders wenn Sie hybride Besprechungen durchführen müssen.

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In dieser Checkliste finden Sie: unsere Best Practices für effektive Besprechungen, die 14 wichtigsten Maßnahmen vor, während und nach jeder Besprechung, sowie Ressourcenempfehlungen zum Erfahren Sie mehr.