Eine Besprechung moderieren: die guten und die schlechten Praktiken, die Sie kennen sollten

Ineffiziente Besprechungen, sagt Ihnen das etwas? Viele Unternehmen möchten damit Schluss machen, meist ohne großen Erfolg. Im Schnitt führt nur 1 von 4 Besprechungen zu einer Entscheidung. Die Gründe: mangelnde Vorbereitung, Schwierigkeiten, den Austausch zu rahmen, oder ein ungeeignetes Werkzeug. Um diese Klippen zu umschiffen, sollten Sie eine Person benennen, die weiß, wie man eine Besprechung gut moderiert.

Natürlich wird niemand als Moderator geboren. Das lernt man! Damit Sie genau verstehen, was diese Rolle mit sich bringt, haben wir in diesem Artikel zusammengetragen:

• 10 schlechte Praktiken, die Moderierende wie Teilnehmende meiden sollten,
• und 10 gute Praktiken, mit denen Sie eine Besprechung wirksam moderieren.

Lesen Sie weiter, um der Besprechungsflut Lebewohl zu sagen!

10 schlechte Praktiken, die Ihre Besprechungen ineffizient machen

Sie haben oft das Gefühl, in Besprechungen Ihre Zeit zu verlieren? Wenn ja, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit eine dieser schlechten Praktiken die Ursache. Ob Sie moderieren oder einfach teilnehmen: Versuchen Sie, sie so weit wie möglich zu vermeiden!

1. Nicht über das Warum der Besprechung nachdenken

Eine Besprechung abzuhalten, ohne zu wissen, warum man sie abhält, ist die erste Klippe, an der viele Unternehmen scheitern. Ob die Besprechung bereits geplant ist oder nicht: Fragen Sie sich immer, ob sie wirklich nötig ist und wozu sie dienen soll.

• Haben Sie wichtige Themen zu besprechen, die eine gemeinsame Entscheidung erfordern?
• Müssen Sie mehrere Personen zusammenbringen, um zu einem strategischen Thema zu brainstormen?
• Müssen die anstehenden Themen unbedingt mündlich besprochen werden (und nicht asynchron)?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, ist eine Besprechung vielleicht nötig. Andernfalls sollten Sie die Notwendigkeit einer Besprechung infrage stellen.

2. Die Besprechung zum falschen Zeitpunkt ansetzen

Haben Sie beim Erhalt einer Einladung schon einmal gedacht, dies sei der schlechteste Zeitpunkt für eine Besprechung? Ein schlecht gewähltes Zeitfenster kann die Wirksamkeit Ihrer Besprechung ernsthaft beeinträchtigen. Damit alle gelassen bleiben, verbannen Sie Besprechungen:

• in der Mittagspause,
• vor 9 Uhr und nach 18 Uhr,
• mitten am Tag,
• und an Tagen, die bereits voller Besprechungen sind.

Prüfen Sie, wo sich die Teilnehmenden befinden, um Besprechungen im Zug zu vermeiden, in denen Sie nur jedes zweite Wort verstehen. Und sorgen Sie nach Möglichkeit dafür, dass Besprechungen nicht ohne jede Pause aufeinanderfolgen. Wenn sich die Teilnehmenden direkt nach einer langen Besprechung zuschalten, fällt es ihnen wahrscheinlich schwer, sich auf das zu konzentrieren, was Sie sagen.

3. Die falschen Personen einladen

Wer eine wirksame Besprechung moderieren will, muss die richtigen Personen dazu einladen. Statt ausnahmslos alle einzuladen, sollten Sie nur die betroffenen Personen einladen, also jene, die Sie für eine Entscheidung brauchen und/oder die die Informationen benötigen, die Sie teilen werden.

4. Die Besprechung nicht vorbereiten

Eine gute Besprechung ist eine im Vorfeld vorbereitete Besprechung! Verzichten Sie also auf Besprechungen ohne klare Tagesordnung, damit niemand Zeit verliert.

Sobald die Tagesordnung steht, gilt es zu klären, was von jeder teilnehmenden Person vor und während der Besprechung erwartet wird. Zum Beispiel:

• Müssen die Teilnehmenden eine Präsentation vorbereiten?
• Sollen sie sich vorab Gedanken zu den Themen machen, die in der Besprechung behandelt werden?
• Dürfen sie die Punkte, die sie ansprechen möchten, der Tagesordnung hinzufügen?

So stellen Sie sicher, dass jede Person vorbereitet zur Besprechung kommt.

5. Die Rolle der Moderation nicht klären

Die Moderation ist die Person, die eine Besprechung leitet, das heißt:

• den Austausch lenken und rahmen,
• das Feedback aller einholen,
• mögliche Konflikte und abweichende Standpunkte handhaben,
• sicherstellen, dass die geteilten Informationen für alle klar sind.

In manchen Fällen kann die Moderation auch weitere Hüte tragen, etwa Notizen machen und die Nachverfolgung der Maßnahmen sichern. In anderen Fällen lassen sich die Rollen der Protokollführung und der Projektleitung an andere Personen delegieren.

Das Ergebnis: Sehr oft sind die Verantwortlichkeiten der Moderation nicht für alle klar. Das kann während der Besprechung zu Kommunikationsproblemen führen.

Nehmen Sie sich also die Zeit, zu dokumentieren, was von der Moderation erwartet wird, zum Beispiel mit einem Werkzeug wie Talkspirit.

6. Die Teilnehmenden nicht zu Wort kommen lassen

Achtung: Eine Besprechung zu moderieren heißt ebenso wenig, das Wort an sich zu reißen. Das ist ein häufiger Fehler, den die Moderation genauso begeht wie die Teilnehmenden. Um wirksam zu sein, muss eine Besprechung allen erlauben, sich frei zu äußern, ohne von anderen unterbrochen zu werden.

Üben Sie daher so weit wie möglich aktives Zuhören und erteilen Sie das Wort reihum, damit sich Ihre Besprechungen nicht in einen langen Monolog oder ein unverständliches Stimmengewirr verwandeln.

7. Mehrere Themen gleichzeitig besprechen

Eine weitere Klippe besteht darin, von den Punkten der Tagesordnung abzuweichen und/oder mehrere Themen gleichzeitig besprechen zu wollen. Diese schlechte Praktik kann Sie daran hindern, Ihre Besprechungen pünktlich zu beenden, und verzögert häufig Ihre Entscheidungen. Das Ergebnis: Alle gehen nach der Besprechung unzufrieden auseinander.

Um eine Besprechung gut zu moderieren, stellen Sie sicher, dass sich der Austausch ausschließlich auf die Punkte der Tagesordnung bezieht und nicht auf Nebenthemen. Versuchen Sie außerdem, komplexere Themen in der Tiefe zu behandeln. Um die Ursache eines Problems zu ergründen, können Sie zum Beispiel die Methode der 5 „Warum“ anwenden, bei der den Teilnehmenden fünfmal die Frage „warum“ gestellt wird.

8. Den vorgesehenen Zeitrahmen nicht einhalten

Ihre Besprechungen ziehen sich länger hin, als sie sollten? Ihre Mitarbeitenden kommen jedes zweite Mal zu spät? Dann ist es Zeit, diese schlechten Gewohnheiten zu verbannen!

Eine wirksame Besprechung ist eine Besprechung, die pünktlich beginnt und pünktlich endet. Planen Sie also die Zeit, die Sie brauchen, gut im Voraus ein, um den Schneeballeffekt zu vermeiden (endet eine Besprechung zu spät, kann sie den pünktlichen Beginn einer weiteren verhindern, und so weiter).

Wenn Ihre Besprechungen besonders lang sind, denken Sie auch daran, Pausenzeiten in die Tagesordnung Ihrer Besprechung aufzunehmen 😉.

9. Keine Entscheidung treffen

Besprechungen, die zu keiner Entscheidung und zu keiner konkreten Maßnahme führen, sind in Unternehmen an der Tagesordnung. Dabei sind sie oft nutzlos und kosten Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit.

Schließlich ist das Ziel einer Besprechung nicht, stundenlang zu philosophieren, sondern zu einer gemeinsamen Übereinkunft zu gelangen. Um Ihre Besprechungen wirksam zu moderieren, begrenzen Sie also die Redezeit jeder Person und nutzen Sie ein Abstimmungssystem, um rasch Entscheidungen zu treffen.

10. Die Folgemaßnahmen im Unklaren lassen

Ihre Besprechung ist beendet, aber niemand weiß wirklich, wie es weitergehen soll. Dafür kann es mehrere Gründe geben:

1. Die Folgemaßnahmen und/oder die Zuweisung der Aufgaben nach der Besprechung wurden während der Besprechung nicht angesprochen
2. Niemand hat während der Besprechung Notizen gemacht, folglich erinnert sich niemand daran, was zu tun ist
3. Nach der Besprechung wurde den Teilnehmenden kein Protokoll geteilt, und es gab keine Nachverfolgung, die sichergestellt hätte, dass jede Person die ihr zugewiesenen Aufgaben auch erledigt.

Denken Sie also daran, Ihre Folgemaßnahmen während und nach Ihren Besprechungen festzuhalten, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

10 gute Praktiken, um eine Besprechung wirksam zu moderieren

Nun, da Sie die zu vermeidenden Fehler kennen, kommen wir zu den guten Praktiken für eine Besprechung, die niemandem die Zeit stiehlt.

1. Ziel und Tagesordnung der Besprechung festlegen

Das Erste, was vor der Planung einer Besprechung zu tun ist, besteht darin, ihr Ziel zu klären, also das, was Sie mit der Besprechung erreichen möchten. Ermitteln Sie außerdem die Themen, die zum Erreichen Ihres Ziels behandelt werden müssen, sowie jene, die eine Entscheidung erfordern.

Auf dieser Grundlage können Sie eine Tagesordnung erstellen und den Teilnehmenden anbieten, sie um die Punkte zu ergänzen, die sie besprechen möchten. Nichts einfacher als das: Sie müssen dafür nur ein gemeinsam bearbeitbares Dokument nutzen, wie jenes, das Sie unten sehen (erstellt mit der Suite OfficeNow von Talkspirit).

2. Die Besprechung gut organisieren

Der nächste Schritt besteht natürlich darin, Ihre Besprechung zu organisieren. Senden Sie eine Kalendereinladung an die Teilnehmenden und laden Sie dabei nur die Personen ein, die wirklich dabei sein müssen. Nennen Sie in dieser Einladung das Thema, das Ziel und die Tagesordnung der Besprechung (und fügen Sie bei Bedarf einen Link zu den zu lesenden Dokumenten hinzu), damit sich alle im Voraus vorbereiten können.

Bitten Sie jede teilnehmende Person, ihre Anwesenheit zu bestätigen und vorab die Punkte und/oder Fragen zu teilen, die sie in der Besprechung ansprechen möchte. So haben Sie bis dahin Zeit, über eine Lösung nachzudenken!

3. Das Format klären

Das Format von Besprechungen hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um Missverständnisse zu vermeiden, klären Sie daher am besten:

• wo die Besprechung stattfindet: aus der Ferne, vor Ort oder im Hybridmodus (also mit einer Mischung aus Teilnehmenden auf Distanz und vor Ort),
• und welche Arten von Informationen geteilt werden sollen, und zwar während der Besprechung.

Je nach gewähltem Format müssen Sie einen Link zur Videokonferenz in die Einladung einfügen und/oder einen oder mehrere Besprechungsräume reservieren.

Um Zeit zu sparen, können Sie auch Ihre eigenen Besprechungsvorlagen erstellen, und zwar in Talkspirit. Mit dem Werkzeug legen Sie die Schlüsselschritte Ihrer Besprechungen fest und bestimmen, welche Art von Inhalt in jedem Schritt geteilt werden soll (zum Beispiel eine Checkliste mit Maßnahmen, Kennzahlen, ein Fortschrittsbericht zu den Projekten, ein Bericht zur Verfolgung der OKR und so weiter).

4. Das richtige Kollaborationswerkzeug wählen

Eine hybride Besprechung lässt sich schwer durchführen, wenn ein wirksames Kollaborationswerkzeug fehlt … Um das richtige zu wählen, sehen Sie sich Ihre Bedürfnisse an:

• Welche unverzichtbaren Funktionen muss das Videokonferenzwerkzeug für Sie mitbringen? (Aufzeichnung, Umfragen, Breakout-Räume, Bildschirmfreigabe und so weiter)
• Müssen Sie Ihre Besprechungsräume ausstatten?
• Welche weiteren Funktionen brauchen Sie, um eine Besprechung zu organisieren und zu moderieren? (geteilter Kalender, Ressourcenbuchung, Chaträume, Büro-Suite und so weiter)
• Welche Rahmenbedingungen haben Sie? (Datenhaltung in Frankreich, SSO-Authentifizierung, mobile App, einfache Bedienung und so weiter)

Bei Talkspirit bündeln wir alles, was Sie brauchen, auf einer einzigen Plattform. Zu 100 % französisch, vereint unser Kollaborationswerkzeug alle Funktionen, die für die Organisation, die Moderation und die Nachverfolgung einer Besprechung wesentlich sind: Chat und Videokonferenz, Webinare, Ausstattung für Besprechungsräume, geteilter Kalender, Büro-Suite, Projektmanagement und so weiter.

5. Interne Regeln einführen

Die beste Lösung, um der Besprechungsflut ein Ende zu setzen? Einen Praxisleitfaden für Besprechungen erstellen, der sämtliche goldenen Regeln für Besprechungen enthält (für Teilnehmende ebenso wie für Moderierende). Zum Beispiel:

• pünktlich erscheinen,
• die Besprechung im Vorfeld vorbereiten,
• die Hand heben, um sich zu äußern,
• niemanden unterbrechen, der spricht,
• den Standpunkt aller respektieren,
• während einer Besprechung nichts anderes tun (eine E-Mail beantworten, ans Telefon gehen und so weiter),
• das Mikrofon stummschalten, wenn jemand anderes spricht,
• keinen technischen Jargon verwenden.

Diese Regeln können auch in Ihrem Willkommensheft erwähnt werden (oder in einem anderen Dokument zur Einarbeitung), damit neue Mitarbeitende sie leicht zur Kenntnis nehmen können.

Lesen Sie auch: Personalwesen: Wie integriert man eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter im Unternehmen?

6. Die Teilnehmenden bei der Sache halten

Eine Besprechung zu moderieren heißt auch, alles dafür zu tun, dass die Teilnehmenden durchgehend bei der Sache bleiben. Hier einige Ideen, die zu verschiedenen Besprechungsformaten passen:

• Machen Sie zu Beginn der Besprechung eine Vorstellungsrunde oder einen Ice Breaker (eine Aktivität, die buchstäblich „das Eis bricht“), um die Teilnehmenden aufzulockern und die Stimmung zu entspannen.
• Gamifizieren Sie das Besprechungserlebnis: Machen Sie Umfragen, Quiz und Challenges und zählen Sie Punkte, um die Teilnehmenden anzuspornen, ihr Bestes zu geben
• Teilen Sie Ihren Bildschirm und nutzen Sie ein Whiteboard, um Ihre Präsentation interaktiver zu machen
• Schlagen Sie den Teilnehmenden vor, in kleinen Gruppen zu brainstormen (indem Sie sie auf Breakout-Räume verteilen)

7. Alle ermutigen, sich zu äußern

Eine Besprechung zu moderieren besteht natürlich nicht nur darin, Informationen von oben nach unten weiterzugeben. Jede teilnehmende Person muss sich äußern und ihre Meinung sagen können, damit der Austausch lebt.

Ermutigen Sie die Teilnehmenden, ihre Fragen nach und nach zu stellen, im Verlauf der Besprechung. Halten Sie eine eigene Zeit frei, um die Punkte der Tagesordnung zu besprechen. Und erteilen Sie jenen das Wort, die sich am wenigsten äußern, um das Feedback aller Teilnehmenden zu erhalten (und nicht nur jener, denen das Reden leichtfällt).

8. Die Tagesordnung und den Zeitrahmen einhalten

Die Moderation muss auch darauf achten, dass die Besprechung ihr Ziel erreicht und nicht in alle Richtungen ausufert. Sie muss den Austausch rahmen, damit die Tagesordnung eingehalten wird, die erwarteten Entscheidungen fallen und die Besprechung vor allem nicht überzieht!

Bei Bedarf kann sie eine Person als Zeitwächter benennen, die die Uhr im Blick behält und an die verbleibende Zeit erinnert.

9. Notizen machen

Notizen zu machen ist wesentlich, wenn man eine Besprechung moderiert. Ja, das mag Ihnen offensichtlich erscheinen, doch in manchen Unternehmen ist es mitunter schwierig, eine schriftliche Spur der Besprechungen wiederzufinden.

Wir raten Ihnen daher, zu Beginn der Besprechung eine Person zu benennen, die das Protokoll führt und die Notizen macht. Jede teilnehmende Person kann diese Rolle übernehmen, auch die Moderation, wechseln Sie also ruhig bei jeder Besprechung.

10. Für die Nachverfolgung sorgen

Die Nachverfolgung nach der Besprechung ist ebenso wichtig wie die Moderation während der Besprechung. Sie erlaubt es, die Teilnehmenden an die besprochenen Punkte zu erinnern und jene Personen zu informieren, die nicht dabei sein konnten.

Hier einige gute Praktiken, um die Nachverfolgung einer Besprechung zu sichern:

• Teilen Sie das Protokoll der Besprechung mit den betroffenen Personen (den Teilnehmenden und den eingeladenen Personen, die nicht kommen konnten) über einen Beitrag in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk. Lassen Sie darin erscheinen: die behandelten Themen, die getroffenen Entscheidungen und die anstehenden Folgemaßnahmen.

• Holen Sie Feedback bei den Teilnehmenden zur Besprechung ein, zum Beispiel mit einer Umfrage. Und schlagen Sie ihnen vor, Verbesserungsansätze für die nächsten Besprechungen zu teilen.

• Übernehmen Sie die Folgemaßnahmen in Ihr Werkzeug für Projektmanagement. Weisen Sie die richtigen Maßnahmen den richtigen Personen zu und ergänzen Sie Fristen, damit die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Talkspirit verfügt über ein Modul Projekte, mit dem Sie diese Nachverfolgung ganz einfach umsetzen, also testen Sie es ruhig.

Zum Schluss

Dank dieser guten Praktiken haben Sie nun die Schlüssel in der Hand, um Ihre Besprechungen wirksam zu moderieren, und das unabhängig davon, wo sich Ihre Teilnehmenden befinden. Neue Gewohnheiten zu etablieren kann etwas Zeit brauchen, seien Sie also geduldig und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, damit Ihre Teams nachziehen. Vergessen Sie schließlich nicht, sich gut auszustatten: Richten Sie ein Videokonferenzsystem für Ihre Besprechungsräume ein und führen Sie ein Kollaborationswerkzeug mit einem Videokonferenzmodul ein. Die richtigen Werkzeuge können den ganzen Unterschied machen, insbesondere wenn Sie hybride Besprechungen abhalten müssen.

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Zur Checkliste

In dieser Checkliste finden Sie: unsere guten Praktiken für wirksame Besprechungen, die 14 zentralen Maßnahmen vor, während und nach jeder Besprechung sowie Vorschläge für weiterführende Ressourcen.