Votre organisation a du mal à conduire le changement ? Vos collaborateurs ont parfois l’impression d’être tenus à l’écart des décisions importantes qui les concernent ? Que vous cherchiez à modifier un rôle, un processus ou une règle interne, il existe une méthode simple, efficace… et inclusive pour y parvenir : la réunion de gouvernance !
En Holacratie et en sociocratie, les réunions de gouvernance permettent à chaque membre de l’équipe de faire entendre sa voix et de participer aux décisions collectives. Bien sûr, il n’est pas obligatoire de pratiquer ces méthodologies pour organiser des réunions de gouvernance. Vous pouvez les mettre en place quelle que soit votre structure ou modèle organisationnel. C’est d’ailleurs un levier clé pour renforcer le sentiment d’appartenance et l’engagement des collaborateurs, tout en renforçant l’agilité de l’organisation. Alors, pourquoi ne pas tester ?
Dans cet article, nous allons voir ce qu’est une réunion de gouvernance, à quoi elle sert, et surtout : comment l’animer efficacement, étape par étape. À la fin de cette lecture, vous serez prêt·e à conduire vos propres réunions de gouvernance… et à accélérer le changement dans votre organisation !
Qu’est-ce qu’une réunion de gouvernance ?
Définition
Une réunion de gouvernance est une réunion structurée durant laquelle les membres d’une équipe se réunissent pour discuter et prendre des décisions concernant la structure de l’organisation, les rôles, les politiques et les processus internes.
Contrairement aux réunions de triage (aussi appelées réunions tactiques), qui permettent de suivre les tâches quotidiennes, les réunions de gouvernance visent à faire évoluer le cadre global dans lequel fonctionne l’équipe. Elles permettent de clarifier les rôles, d’adapter la structure et les règles collectives en fonction des besoins évolutifs de l’organisation.
Objectifs
Les réunions de gouvernance servent à :
- Clarifier les rôles et les responsabilités, afin que chaque membre de l’équipe sache précisément ce qu’on attend de lui et comment il contribue à la performance de l’organisation.
- Mettre à jour ou créer de nouvelles règles ou processus, pour fluidifier la collaboration et résoudre les nouveaux défis qui émergent.
- Résoudre les tensions liées à la gouvernance, comme des rôles qui se chevauchent ou un manque de clarté sur la prise de décision, afin d’améliorer à la fois la performance et le bien-être des équipes.
Le processus de prise de décision intégrative
Dans le cadre de l’Holacratie, les réunions de gouvernance s’appuient sur un processus de prise de décision intégrative. Ce processus garantit que chaque voix est entendue, et que les décisions sont prises de façon collaborative, tout en restant efficaces.
Dans ce modèle, il n’est pas nécessaire que tout le monde soit d’accord pour qu’une proposition soit adoptée. L’important, c’est qu’aucune objection fondée ne soit soulevée.
Mais comment fonctionne ce processus concrètement ?
C’est ce que nous allons découvrir dans la suite de cet article, avec un guide pas-à-pas des étapes à suivre 😉
À quoi ressemble une réunion de gouvernance type
Les réunions de gouvernance suivent une trame bien définie, pensée pour maximiser l’efficacité tout en favorisant l’inclusion. Voici un guide étape par étape pour vous aider à structurer la vôtre :
Tour d’inclusion
Commencez la réunion par un tour d’inclusion, durant lequel chaque participant peut partager son état d’esprit ou toute préoccupation susceptible de le distraire.
Quelques questions utiles à poser à ce moment-là :
- « Comment vous sentez-vous aujourd’hui ? »
- « Y a-t-il quelque chose qui pourrait vous empêcher d’être pleinement présent·e pendant cette réunion ? »
Ce moment permet à chacun de se recentrer… et de commencer la réunion sur de bonnes bases.
Ordre du jour
Il est temps d’examiner et de discuter des propositions que les participants souhaitent soumettre. Si ce n’est pas déjà fait en amont, chacun peut ajouter les points à discuter à l’ordre du jour. Une fois l'ordre du jour finalisé, suivez pour chaque proposition les étapes du processus de décision intégrative listées ci-dessous 👇
.png)
1. Présentation de la proposition
Chaque membre présente sa proposition à tour de rôle. Celle-ci doit porter sur des questions de gouvernance spécifiques telles que la définition des rôles, les politiques ou les processus.
Voici un exemple de proposition possible : « Redéfinir le rôle de “Coordinateur d’équipe” en incluant la “gestion du planning” dans ses responsabilités. »
Le facilitateur peut poser des questions pour s’assurer que la proposition est claire et recevable, par exemple :
- « Peux-tu résumer ta proposition en une phrase ? »
- « Quel problème souhaites-tu résoudre avec cette proposition ? »
2. Clarification de la proposition
Les autres participants peuvent ensuite poser des questions pour clarifier certains aspects de la proposition – et ainsi mieux la comprendre. À noter cependant qu’ils ne sont pas encore censés exprimer une réaction ou un avis (cela viendra à l’étape suivante).
Voici quelques exemples de questions de clarification :
- « Comment cette nouvelle responsabilité s’intègre-t-elle dans la charge actuelle du Coordinateur d’équipe ? »
- « Quelles ressources seraient nécessaires pour mettre cela en place ? »
3. Réaction à la proposition
Une fois la proposition clarifiée, chacun peut exprimer sa réaction librement : soutien, réserve, suggestion d’amélioration…
Par exemple :
- « Je soutiens cette idée, car elle répond à nos problèmes actuels de planification. »
- « J’ai peur que cela surcharge le rôle de Coordinateur d’équipe. »
4. Amendement et clarification de la proposition
Suite au tour de réaction, la personne ayant soumis la proposition peut l’amender légèrement et/ou apporter des clarifications si cela lui semble nécessaire. À noter que cette étape est optionnelle, et qu'il n'est donc pas obligatoire de clarifier la proposition, notamment si celle-ci a déjà bien été comprise.
5. Objection à la proposition
Le facilitateur demande ensuite aux participants s’ils ont des objections à soulever. Il peut poser des questions comme :
- « Pensez-vous que cette proposition pourrait nuire à l’organisation ? »
- « Quel impact négatif concret identifiez-vous ? Et pourquoi cela poserait-il problème ? »
Les objections doivent être fondées sur des risques réels pour l’équipe (aussi appelée “cercle” en Holacratie ou sociocratie) ou l’organisation au global..
Par exemple :
- « Cette modification risque de déséquilibrer la répartition des tâches. »
- « Il y a un doublon avec les missions du Responsable des opérations. »
6. Intégration et modification des propositions
Si des objections sont soulevées, la proposition est modifiée afin de les prendre en compte. L’objectif est d’intégrer les retours pour aboutir à une proposition qui convienne à tout le monde.
Par exemple, la proposition modifiée pourrait être : ajuster le rôle de « Coordinateur d’équipe » pour y intégrer la gestion du planning, et redistribuer certaines de ses tâches à d’autres rôles afin d’éviter une surcharge.
S’il n’y a plus d’objections, alors la proposition est acceptée, et les participants peuvent passer à la proposition suivante à l’ordre du jour en suivant le même processus.
💡Notre conseil : une fois la proposition validée, créez une action de suivi et assignez un rôle responsable pour garantir sa mise en œuvre après la réunion.
Clôture de la réunion
Une fois toutes les propositions traitées, le facilitateur termine par un tour de clôture. Chacun·e peut alors partager son ressenti final ou une réflexion vis-à-vis de la réunion.
Il s’agit généralement de questions du genre :
- « Qu’avez-vous pensé de la réunion d’aujourd’hui ? »
- « Tout est clair pour vous quant aux décisions prises et aux prochaines étapes ? »
Quelques bonnes pratiques pour améliorer l’efficacité de vos réunions de gouvernance
Pour tirer le meilleur de vos réunions de gouvernance, voici quelques conseils simples à appliquer 👇
Clarifiez les rôles
Une réunion efficace, c’est une réunion structurée – et cela passe par des rôles bien définis :
- Facilitateur·rice : anime la réunion, veille au respect du cadre et distribue la parole.
- Secrétaire : prend des notes, consigne les décisions, et s’assure qu’elles sont bien enregistrées.
- Gardien·ne du temps : surveille la durée, et veille à ce que chaque point soit traité dans le temps imparti.
Fixez une fréquence et une durée
Définissez un rythme régulier pour vos réunions de gouvernance afin d’assurer une certaine constance et de traiter les tensions en attente de façon continue. Une bonne fréquence peut être de planifier une réunion de gouvernance une fois par mois, mais cela peut varier selon les besoins de votre organisation.
Veillez également à prévoir une durée précise pour chaque réunion, et à respecter ce temps imparti pour éviter tout débordement. En général, une réunion de gouvernance dure entre 30 et 90 minutes, selon le nombre de propositions à traiter. N’oubliez pas d’en tenir compte lors de la planification.
Favorisez la sécurité psychologique
Créez un cadre bienveillant, où chacun·e se sent libre d’exprimer réactions, désaccords et objections sans crainte de jugement. La qualité de la décision dépend de la qualité de l’écoute et de la communication entre les participants !
Clarifiez les prochaines étapes
À la fin de la réunion, définissez clairement les prochaines étapes à suivre. Pour cela, nous vous conseillons de :
- Documenter ce qui a été décidé et pourquoi.
- Attribuer des actions de suivi à des personnes ou à des rôles spécifiques.
- Fixer des délais clairs pour la réalisation de ces actions.
Utilisez un outil de gouvernance dédié
Mettre en place un outil spécialement conçu pour les réunions de gouvernance peut fluidifier votre processus de décision. C'est Talkspirit, nous vous proposons plusieurs outils spécialement conçus pour fluidifier
- Modèles de réunions : utilisez des templates prédéfinis et personnalisables pour structurer vos réunions de gouvernance, et faire en sorte qu’elles suivent bien le processus défini plus haut.
- Suivi des décisions : documentez, consultez et suivez les décisions prises en réunion.
- Gestion des tâches : assignez les actions de suivi directement aux rôles concernés.
- Gestion des propositions : donnez la possibilité à n’importe quel membre de l’organisation de faire des propositions pour améliorer la gouvernance de l’organisation, et de soumettre ces propositions au vote en réunion ou de manière asynchrone.
- Définition des rôles : clarifiez ou ajustez les rôles et responsabilités de chacun avant, pendant et après la réunion.
Mais Talkspirit, c’est bien plus qu’un simple outil pour animer des réunions. C’est un operating system complet qui vous permet de communiquer, collaborer et faire évoluer la gouvernance de votre organisation, en gardant vos équipes alignées sur une raison d’être commune. Le tout sur une plateforme souveraine, 100 % made in Europe, et qui garantit la sécurité de vos données. Planifiez une démo dès maintenant pour découvrir comment nous pouvons libérer le plein potentiel de votre organisation 👇
Conclusion
Des rôles bien définis, un ordre du jour clair, une bonne préparation, un outil adapté comme Talkspirit, et un cadre qui favorise la sécurité psychologique et la gestion du temps… voilà les ingrédients pour des réunions de gouvernance réellement efficaces.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez faire évoluer efficacement la gouvernance de votre organisation, renforcer la collaboration, l’agilité et la transparence de l’information.
Prêt·e à découvrir comment Talkspirit peut booster vos réunions de gouvernance ? Contactez notre équipe commerciale pour découvrir comment notre plateforme peut fluidifier vos processus de prise de décision.
Envie d’en savoir plus sur les modèles de gouvernance tels que l'Holacratie et la sociocratie, et sur les bénéfices qu’ils peuvent vous apporter en réunion ? Téléchargez notre dernier livre blanc sur ce sujet 👇
Accéder au Livre Blanc
Dans « Le guide ultime des modèles organisationnels », vous découvrirez :
- Des modèles organisationnels innovants (comme la méthode Agile, l’entreprise Opale, l’Holacratie et le Management Constitutionnel),
- Des témoignages d’organisations ayant adopté ces modèles avec succès,
- Des conseils pour choisir, implémenter et mesurer l’efficacité de votre modèle,
- Les meilleurs outils pour conduire le changement en douceur.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg){kind=spacer}
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
