Pourquoi adopter un processus de prise de décision collective dans votre organisation ?

Dans la plupart des entreprises, les décisions importantes sont prises par la direction, et les collaborateurs ont peu - voire pas du tout - leur mot à dire dessus, alors qu’ils sont souvent les premiers concernés. Si vous n’êtes pas 100 % convaincu(e) par la pertinence de ce processus de décision, bonne nouvelle : il existe une alternative !  Il s’agit de la prise de décision participative, une approche visant à donner une voix à toutes vos parties prenantes (Wilkinson et al., 2019), y compris les équipes proches du terrain.

Lorsque les collaborateurs peuvent librement exprimer leurs idées, ils apportent des perspectives nouvelles et des solutions innovantes qui n’auraient peut-être pas été envisagées autrement. De plus, ceux qui se sentent impliqués dans les décisions se sentent généralement plus satisfaits de leur travail, ce qui contribue également à leur bien-être.

La prise de décision collective présente de nombreux avantages, à la fois pour votre organisation et pour vos équipes. Et non, ce n’est pas une simple intuition de notre part : ces bienfaits sont prouvés par des études ! C’est précisément ce que nous allons explorer dans cet article. Lisez la suite pour découvrir pourquoi et comment favoriser la prise de décision collective.

Qu’entend-on par prise de décision collective ?

La prise de décision collective est définie comme « l’art de partager la prise de décision avec d’autres afin d’atteindre les objectifs organisationnels » (Tingkee, 2012). Elle suppose  également d’impliquer les personnes qui seront directement concernées par les décisions prises.

Il existe plusieurs formes de prise de décision collective, qui se distinguent généralement par différents niveaux de participation. À un niveau minimal, on trouve la consultation : un processus où les employés sont invités à donner leur avis ou leur feedback sur une décision, sans pour autant avoir le dernier mot. À l’autre extrémité du spectre, on trouve le consensus, qui nécessite un accord total de toutes les parties prenantes concernées avant qu’une décision ne soit prise. Dans ce cas, les employés et la direction sont placés sur un pied d’égalité dans le processus décisionnel.

Les bénéfices de la prise de décision collective

Mettre en place un processus de prise de décision collective offre de nombreux avantages pour les entreprises. Voici quelques-uns des plus importants.

Améliorer la satisfaction au travail 

Encourager la participation des employés dans les décisions stratégiques a un impact direct sur leur satisfaction au travail. Or, la satisfaction professionnelle est un facteur clé de performance. Une personne épanouie dans son travail adopte une attitude positive, tandis qu’une personne insatisfaite développe des attitudes négatives qui peuvent impacter sa motivation et son engagement.

De nombreuses études ont démontré que les employés heureux sont plus productifs, et que celles et ceux qui ont voix au chapitre dans les décisions importantes sont généralement plus satisfaits et performants (voir Teng et al., 2017).

Encourager le partage des connaissances

Le partage des connaissances consiste à échanger des informations, des conseils et des expériences pour aider les autres, collaborer efficacement et développer de nouvelles idées (Ahmad et al., 2017).

Pour qu’une entreprise fonctionne de manière optimale, ses membres doivent pouvoir partager leur savoir. Or, cela n’est possible que si les employés disposent d’espaces et de moments dédiés pour exprimer leurs idées et opinions. La prise de décision collective est l’un des moyens les plus efficaces d’y parvenir.

Réduire le turnover

Les entreprises investissent des ressources considérables pour fidéliser leurs employés et réduire le taux de rotation du personnel. Le coût du turnover est loin d’être anodin : selon le rapport annuel de 2020 du Work Institute, il représenterait 33 % du salaire annuel d’un employé, et pourrait même atteindre 200 % pour les postes hautement qualifiés.

Bien sûr, de nombreux facteurs influencent la volonté d’un employé de quitter une entreprise, mais la reconnaissance de son travail joue un rôle essentiel. Une étude publiée en 2018 (Atouba, 2018) montre que lorsque les employés se sentent reconnus, leur engagement augmente et leur intention de partir diminue. Ce type de reconnaissance constitue une véritable source de motivation, parfois même plus efficace que les incitations financières.

Comment encourager la prise de décision collective ?

Bien que la prise de décision collective présente de nombreux avantages, elle ne se met pas en place naturellement dans toutes les organisations. Au lieu d’attendre passivement que les employés s’impliquent, les entreprises doivent activement promouvoir ce mode de décision. Plusieurs leviers existent, notamment le développement d’une culture d’entreprise inclusive, la mise en place d’un climat de sécurité psychologique et l’adoption d’outils adaptés.

Une culture d’entreprise collaborative

La culture d’une organisation influence fortement les attitudes des employés. Une entreprise qui valorise la collaboration et la participation favorise naturellement la prise de décision collective. À l’inverse, les organisations très hiérarchisées ou fonctionnant avec un management paternaliste rencontrent souvent plus de difficultés à instaurer ces pratiques (Van der Westhuizen et al., 2012).

Ainsi, il est essentiel pour une entreprise de comprendre sa culture interne et de créer un environnement plus ouvert et collaboratif pour faciliter la prise de décision collective.

Un espace psychologiquement sûr pour les employés

Dans certaines entreprises, tous les employés ne se sentent pas à l’aise pour s’exprimer librement. Certains hésitent à poser des questions ou à partager leurs idées, par peur du ridicule ou de conséquences négatives. D’autres, au contraire, prennent la parole sans difficulté. L’objectif de la prise de décision collective est d’impliquer le plus grand nombre. Dans cette optique, il est essentiel que chacun se sente en sécurité pour participer.

Le concept de sécurité psychologique en entreprise décrit un environnement où les employés se sentent libres d’exprimer leurs idées, de demander et de donner du feedback, de collaborer, de prendre des risques et d’expérimenter (Edmondson, 1999). Plusieurs études montrent que les managers jouent un rôle clé dans l’instauration de cette sécurité psychologique. Une enquête Gallup menée en 2017 révèle ainsi que 63 % des employés qui déclarent pouvoir s’adresser à leur manager en toute confiance bénéficient d’un niveau de sécurité psychologique plus élevé. Un manager ouvert d’esprit favorise naturellement un climat où les employés osent prendre des risques et partager leurs idées.

Toutefois, le manque de sécurité psychologique n’est pas toujours évident à détecter pour les managers. Certains comportements perçus comme positifs (comme une grande autonomie au travail) peuvent en réalité cacher une réticence à demander de l’aide (Edmondson et Lei, 2014). Par exemple, un manager peut penser qu’un employé très indépendant excelle dans ses missions, alors que ce dernier n’ose peut-être pas demander du soutien par peur de paraître incompétent.

Si les employés ne sont pas convaincus qu’ils peuvent exprimer leurs opinions sans conséquences négatives, vous ne pourrez pas mettre en place un processus de prise de décision collective. Les managers doivent donc s’assurer que leurs équipes se sentent en sécurité et travailler activement à renforcer cette confiance.

Quels outils adopter pour prendre des décisions collectives ?

Cela peut sembler évident, mais les entreprises qui souhaitent promouvoir la prise de décision collective doivent s’équiper d’outils facilitant cette approche.

Par exemple, des sondages internes permettent de recueillir rapidement et à moindre coût l’avis des employés sur différentes décisions stratégiques. De même, des boîtes à idées anonymes offrent un espace d’expression sécurisé aux collaborateurs les plus réservés.

Pour aller plus loin, des plans d’action concrets peuvent être mis en place afin de garantir une réelle implication des employés dans les décisions importantes. Une bonne pratique consiste, par exemple, à intégrer un temps dédié à la prise de décision collective dans les ordres du jour des réunions. Cela garantit que toutes les parties prenantes sont informées et disposent du temps nécessaire pour s’exprimer.

Enfin, des plateformes comme Talkspirit peuvent jouer un rôle clé dans la mise en place de la prise de décision collective. Talkspirit intègre de nombreuses fonctionnalités conçue pour renforcer la transparence de l’information et intégrer les collaborateurs dans la prise de décisions, par exemple :

• Propositions : Donnez la possibilité à chaque collaborateur de proposer des idées, d’en discuter avec les membres de l’équipe, et de les soumettre au vote de manière synchrone ou asynchrone.
• Réunions : Créez des modèles de réunions personnalisés, générez des comptes rendus accessibles aux personnes de votre choix, et planifiez le suivi des actions pour améliorer l’efficacité de vos réunions et la clarté des décisions prises.
• Projets : Assignez, suivez et gérez vos tâches au même endroit pour permettre aux équipes de rester organisées et vous assurer que les décisions prises se traduisent en actions concrètes.
• Bibliothèque: Documentez vos décisions, vos processus et vos politiques pour garantir une communication fluide, une parfaite transparence, et aligner tout le monde sur les objectifs de l’organisation.
• Organigramme : Cartographiez les rôles de votre organisation  pour définir qui est en charge de quoi, et qui doit être impliqué dans quelles décisions.

Conclusion

La prise de décision collective est un véritable atout pour les entreprises et leurs employés. Mais elle ne se met pas en place spontanément : pour qu’elle fonctionne, il est essentiel de créer un climat de sécurité psychologique et d’adopter des outils facilitant l’implication des collaborateurs. C’est précisément ce que permet Talkspirit !

Au-delà des outils, la structure organisationnelle joue également un rôle fondamental. Si vous souhaitez que vos employés puissent exprimer librement leurs opinions et prendre des initiatives, il faut mettre en place un modèle adapté. Or, cela peut s’avérer difficile lorsque vous avez une structure hiérarchique traditionnelle. Il est donc essentiel d’explorer des alternatives.

Des modèles organisationnels innovants comme l’Holacratie, la sociocratie ou encore le modèle Opale  peuvent vous aider à créer un cadre favorisant une implication accrue des collaborateurs.

💡 Envie d’en savoir plus ? Téléchargez notre livre blanc rempli de conseils d’experts 👇.

Accéder au Livre Blanc

Dans « Le guide ultime des modèles organisationnels », vous découvrirez : 

• Des modèles organisationnels innovants (comme la méthode Agile, l’entreprise Opale, l’Holacratie et le Management Constitutionnel), 
• Des témoignages d’organisations ayant adopté ces modèles avec succès, 
• Des conseils pour choisir, implémenter et mesurer l’efficacité de votre modèle, 
• Les meilleurs outils pour conduire le changement en douceur.

Sources

Ahmad N., Lodhi M. S., Zaman K., Naseem I. (2017). Knowledge management: A gateway for organizational performance. Journal of the Knowledge Economy, 8(3), 859–876.

Atouba Y. C. (2018). Tackling the turnover challenge among IT workers: Examining the role of internal communication adequacy, employee work participation, and organizational identification. Communication Reports, 31(3), 174–187

Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44, 350-385. 

Edmondson, A. & Lei, Z. (2014). Psychological Safety: The History, Renaissance, and Future of an Interpersonal Construct. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, 1, 23-43.

Fattah, J.; Yesiltas, M. & Atan, T. (2022). The Impact of Knowledge Sharing and Participative Decision-Making on Employee Turnover Intention: The Mediating Role of Perceived Organizational Support. Sage Open, 12(4). 

Srinivasan, K.(2021). The effect of Participative Decision Making on Job Satisfaction of the employees of Manufacturing Companies in Coimbatore. Annals of R.S.C.B, 25(3), 2061-2077.

Teng, C. I.; Lotus Shyu, Y. I.; & Chang, H. Y. (2007). Moderating effects of professional commitment on hospital nurses taking jobs and job satisfaction. Western Journal of Nursing Research, 29(1), 93-110.

Valoyi, E.; Lessing, B. & Schepers, J. (2000). Participation in Decision Making. Journal of Industrial Psychology 26(3), 32-38. 

Van Der Westhuizen, D.; Pacheco, G. & Webber, D. (2012). Culture, participative decision making and job satisfaction. The International Journal of Human Resource Management, 23(13), 2661–2679.

Wilkinson, A.; Gollan, P.J.; Kalfa, S. & Xu, Y. (2019). "Voices Unheard: Employee Participation and the Enactment of Corporate Democracy". Journal of Participation and Employee Ownership,2(1),1-16.