Mise en place du Lean management : par où commencer ?

Atteindre l’excellence et éliminer le gaspillage : voilà deux ambitions que nombre d’organisations modernes souhaitent atteindre. Cependant, cette quête d’efficacité se heurte souvent à un frein clé : le chaos numérique. Les licences logicielles inutiles, les va-et-vient constants entre différentes tâches et outils et le travail en silos créent des frictions invisibles qui, silencieusement, absorbent le temps et l’énergie de vos équipes.

Et s’il existait une solution pour répondre à ces problématiques ? C’est précisément ce qu’offre le Lean management, un modèle issu du Système de production Toyota créé après la Seconde Guerre mondiale. Son objectif ? Éliminer les gaspillages dans les processus de production, tout en améliorant la productivité des salariés et la qualité des produits. Depuis, le Lean management a gagné en popularité, et a été mis en place dans des entreprises de renommée internationale – de Boeing à Intel, en passant par Amazon.

Le Lean management peut devenir un véritable levier de performance pour votre entreprise, mais aussi faut-il réussir sa mise en place ! Pour vous accompagner dans ce processus, nous vous partageons dans cet article : 

• les principes clés et les bénéfices du modèle Lean,
• des bonnes pratiques et des outils pour l’implémenter dans votre organisation.

Qu’est-ce que le Lean management ?

Avant de nous pencher sur la mise en place du Lean management, commençons déjà par clarifier ce que veut dire ce terme, afin d’éviter toute confusion :

« Le Lean management est une méthode de management qui vise à rationaliser les flux de travail en fonction des besoins du client », explique Felix Lucian Happich, CEO et fondateur du cabinet de conseil en stratégie Felix Happich Consultancy.

Cela suppose de « mettre en place des systèmes et des structures qui permettent de délivrer un maximum de valeur au client, tout en consommant le moins de ressources possible. Le tout en impliquant l’ensemble des collaborateurs dans la résolution de problèmes », ajoute Mark Reich, coach senior, directeur stratégique du Lean Enterprise Institute, et auteur du prochain ouvrage Managing on Purpose.

En bref : ce style de management cherche à augmenter la valeur créée en réduisant les processus inutiles du quotidien et en éliminant les gaspillages, sans jamais sacrifier la qualité ni l’expérience client.

Quels sont les principes du Lean management ?

Le Lean management repose sur cinq grands principes fondamentaux :

1. Définir la valeur

Peu importe à quel point vos pratiques sont « Lean » : si vous ne proposez pas un produit ou un service que vos clients souhaitent réellement, le reste ne suffira pas. C’est pourquoi il est essentiel de définir la valeur, en vous demandant : Quelles fonctionnalités sont importantes pour vos clients ? Pour quoi sont-ils prêts à payer davantage ? Comprendre cela permet de concentrer vos efforts là où ils comptent vraiment.

2. Cartographier la chaîne de valeur

Cartographier la chaîne de valeur consiste à analyser l’ensemble du flux de production, étape par étape. Cela permet d’identifier : les étapes qui apportent une vraie valeur, celles qu’il est possible d’améliorer, celles qui génèrent du gaspillage – et qui peuvent être donc supprimées.

3. Créer un flux

Une fois les étapes inutiles éliminées, l’objectif est de créer un flux de production fluide, où chaque étape s’enchaîne naturellement sans blocages, interruptions ou retards. Résultat : un processus plus efficace, plus rapide et plus fiable.

4. Tendre les flux

Ce principe consiste à ne produire que ce qui est nécessaire, au moment où c’est nécessaire. Cela permet de réduire les stocks superflus et d’optimiser l’utilisation des ressources.

5. Viser la perfection

Une fois les quatre premières étapes mises en place, le dernier principe du Lean est de poursuivre la perfection. Autrement dit, chercher à optimiser en continu vos workflows, en éliminant les gaspillages et en augmentant l’efficacité au fil du temps.

Plusieurs cadres méthodologiques peuvent être aider à appliquer ces principes, notamment :

• la méthode Kanban, un outil visuel pour gérer les flux, 
• la méthode 5S, composée de cinq étapes qui commencent toutes par la lettre “S”, 
• ou encore le Lean Six Sigma, qui met l’accent sur la collaboration des équipes.

 À vous de choisir la méthode qui convient le mieux à votre organisation et à votre équipe !

Quels sont les avantages du Lean management ?

Le Lean management présente de nombreux avantages – pour l’entreprise, ses collaborateurs, et ses clients.

Pour l’entreprise

« Pour l’entreprise, les bénéfices incluent une réduction des coûts et une meilleure utilisation des ressources », explique Felix Lucian Happich.  « L’élimination des activités inutiles permet également d’améliorer la productivité. »

Par exemple, une étude publiée dans la Harvard Business Review a montré que les projets menés avec la méthode Lean affichaient des coûts 9 % inférieurs au budget prévu, et étaient livrés 5 % plus rapidement que d’autres types de projets.

Pour les collaborateurs

« Le Lean management supprime les inefficacités et clarifie les flux de travail pour les équipes internes », indique Felix Lucian Happich. 

« En éliminant les tâches inutiles au travail, on  libère du temps aux collaborateurs, et on les soulage de ce qui les frustre ou les empêche d’atteindre leurs objectifs. », renchérit Mark Reich.

Ces changements ont aussi un effet positif sur la satisfaction au travail « car le temps et les compétences des collaborateurs sont mieux utilisés. »

Pour les clients

Enfin, adopter ce modèle de gestion a également un impact positif sur l’expérience client.

« Les clients bénéficient eux aussi de ces améliorations », note Felix Lucian Happich.  « Un processus plus fluide permet d’obtenir les livrables plus rapidement, et avec une meilleure qualité.  L’organisation entre alors dans une dynamique d’amélioration continue, pour répondre aux besoins des clients et éliminer les défauts. »

Les bonnes pratiques pour réussir la mise en place du Lean management 

Vous savez ce qu’est le Lean management. Vous connaissez les bénéfices qu’il peut apporter à votre entreprise, à vos collaborateurs, et à vos clients. Passons maintenant à la mise en place concrète – et aux bonnes pratiques pour adopter les principes du Lean management dans votre organisation.

Faire un état des lieux

Avant d’aller plus loin dans le déploiement, il est essentiel de savoir où en est votre organisation aujourd’hui.

« Pour mettre en place le Lean management, il faut conduire une première évaluation pour définir des indicateurs de référence », explique Felix Lucian Happich.

Avant de vous lancer dans cette évaluation, réfléchissez à vos objectifs. Que cherchez-vous à accomplir avec cette démarche ? Souhaitez-vous optimiser vos processus ? Améliorer l’expérience client ? Réduire les coûts ?

Une fois vos objectifs bien définis, vous pouvez analyser vos processus actuels, évaluer leur alignement avec ces objectifs, et identifier les zones à faible valeur ajoutée susceptibles d’être améliorées. Mais comment s’y prendre concrètement ?

Commencez par identifier les indicateurs liés aux objectifs que vous souhaitez améliorer grâce à la mise en place du  Lean Management. Puis collectez un maximum de données, par exemple en utilisant des outils de suivi pour analyser vos temps de production, des enquêtes clients pour mesurer la satisfaction, ou tout autre moyen pertinent adapté à votre contexte organisationnel. Vous obtiendrez ainsi un point de départ clair, qui vous permettra de mesurer l’impact de votre démarche Lean dans le temps – et d’identifier les zones les plus critiques à traiter en priorité.

Démarrez par un projet pilote

Une fois que vous avez évalué l’état actuel de votre organisation, vous pourriez être tenté de mettre immédiatement en place des programmes Lean à grande échelle. Mais si votre entreprise est habituée à d’autres méthodes de management, vouloir tout transformer d’un seul coup peut facilement se retourner contre vous.

Et Felix Lucian Happich de rappeler : « Les changements organisationnels rencontrent généralement de la résistance. »

Par conséquent, la clé consiste à l’implémenter progressivement. « Lancez des projets pilotes pour démontrer la valeur du Lean management et montrer en quoi il est utile à l’échelle de l’organisation », conseille encore ce dernier.

Démarrer avec un projet simple et ciblé, et montrer à votre équipe la forme que ces changements vont prendre (et surtout les bénéfices concrets qu’ils peuvent en tirer) permet de gagner leur adhésion et de faciliter la transition vers un déploiement plus large.

Mais alors, par où commencer pour ce projet pilote ?

« Choisissez un service ou un périmètre dans lequel vous savez que des problèmes importants à résoudre se posent, et commencez par observer le travail et échanger avec les équipes concernées quant aux difficultés qu’elles rencontrent au quotidien, » explique-t-il. « Vous en apprendrez énormément ! »

« Ensuite, concentrez toute votre énergie sur la résolution de ces problèmes, » poursuit-il.

Selon lui, une fois que vous avez identifié comment corriger les dysfonctionnements dans un domaine précis, capitaliser sur ces apprentissages devient à votre portée – et vous pouvez les appliquer ailleurs dans l’organisation. Autrement dit, votre démarche Lean devient scalable de manière plus structurée et efficace.

Impliquer les managers

Quand vous mettez en place une nouvelle approche dans votre entreprise (comme le Lean management, par exemple), votre équipe va naturellement se tourner vers les dirigeants pour savoir comment avancer.
C’est pourquoi il est si important que les managers soient pleinement impliqués dans la mise en place du Lean management à tous les niveaux de l’organisation.

« Puisqu’on parle ici de Lean “management”, il faut que les managers soient activement engagés dans le processus de déploiement », souligne Mark Reich.

Mais concrètement, qu’est-ce que cela implique ?

« Cela suppose à la fois de mettre en place un système de management adéquat, mais aussi de s’impliquer activement pour comprendre les problèmes existants dans les activités créatrices de valeur », précise-t-il.

Bien sûr, s’impliquer ne veut pas dire tout porter sur ses épaules. Il s’agit surtout de comprendre les systèmes et les processus mis en place, pour pouvoir ensuite accompagner les équipes de manière pertinente et efficace.

« Il ne s’agit pas de s’accaparer tous les problèmes », explique Mark Reich.
« Il faut avoir la capacité, en tant que leader, de coacher efficacement les autres pour résoudre les problèmes que vous identifiez. »

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Outiller les équipes

Pour mettre en place le Lean management, il vous faut également des outils qui communiquent les uns avec les autres. Attention cependant à ne pas tomber dans le piège du trop-plein d’outils, qui peut entraîner une multiplication des sources d’information, et une perte de productivité due au va-et-vient constant entre les applications. C’est l’équivalent du muda (gaspillage en japonais), ce que l’approche Lean essaye justement d’éviter !

Talkspirit, la suite européenne indispensable pour les équipes Lean

Les suites tout-en-un sont un vrai “game changer” quand on souhaite adopter le Lean management. Elles vous offrent l’équivalent fonctionnel d’une dizaine d’outils…en un seul ! C’est d’ailleurs ce que propose Talkspirit, le système d’exploitation souverain 100 % made in Europe, qui intègre tous les outils de communication, de collaboration et de gouvernance dont vous avez besoin. Notre plateforme vous aide à : 

• Éliminer les silos : Fini l'éparpillement d'informations. Talkspirit réunit tous vos échanges, documents et projets (avec des fonctionnalités comme les tableaux Kanban, essentiels pour le Lean) sur une seule et même plateforme. Vous coupez court aux allers-retours inutiles entre les applications, ce qui permet aux équipes de se libérer du temps.
• Clarifier les rôles : Dans une approche Lean, l'efficacité repose sur la clarté des responsabilités. Chacun doit savoir qui fait quoi pour résoudre les problèmes à la source. Notre module de Gouvernance permet de définir et de rendre visibles les rôles, les redevabilités et les domaines d'autorité de chacun. 
• Aligner les objectifs d’entreprise et d’équipe : Grâce à nos outils de suivi (comme les OKRs), vous visualisez clairement comment chaque projet d'amélioration contribue concrètement aux objectifs de l'entreprise. Résultat : plus de gaspillage d'énergie sur des actions non alignées avec la stratégie.
• Créer un climat de confiance : Bâtir une culture d’amélioration continue demande une transparence totale et une base de confiance solide. Talkspirit vous offre une plateforme 100 % européenne et souveraine qui vous permet de garder le contrôle de vos données et d’assurer leur sécurité.

Envie de découvrir comment Talkspirit peut vous aider à déployer une démarche Lean ? Prenez contact avec notre équipe commerciale 👇

Suivre les progrès et optimiser dans la durée

Une fois votre programme pilote lancé avec succès, il est temps d’étendre progressivement les pratiques Lean à l’ensemble de votre organisation.

Le secret d’une mise en place réussie du Lean management ? Suivre en continu les résultats, évaluer les performances, optimiser les processus… et surtout, impliquer l’équipe à chaque étape.

« Suivez les progrès et partagez les résultats pertinents avec votre équipe, afin de garder le processus transparent », recommande Felix Lucian Happich.

Imaginons que vous êtes directeur·rice des opérations dans un cabinet de conseil, et que vous souhaitez optimiser la gestion de projet. Vous pouvez commencer par analyser vos différents projets (et les activités associées), identifier les plus efficaces (et pourquoi !), puis optimiser vos autres projets pour les amener au même niveau de performance.

Conclusion

Le Lean management est un modèle mis en place par de nombreuses entreprises – et ce n’est pas un hasard ! Cette démarche peut générer de nombreux bénéfices pour votre entreprise, vos équipes, et vos clients. Mais pour bien fonctionner, elle doit être soutenue par deux piliers fondamentaux : la clarté structurelle et un outillage intégré. Si vous souhaitez pérenniser votre approche Lean, pensez donc à adopter des solutions tout-en-un comme Talkspirit. Vos équipes vous remercieront !

Bien sûr, le Lean management n’est pas le seul modèle qui peut vous permettre de gagner en efficacité. Avant de le mettre en place, il est important de vous renseigner sur les différents modèles organisationnels existants, leurs spécificités, leurs avantages… et leurs limites.

Nous vous présentons tous ces modèles (dont le Lean Management) dans notre livre blanc « Le guide ultime des modèles organisationnels ». Vous y découvrirez des stratégies clés pour choisir, implémenter et mesurer l'efficacité de votre modèle.

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Dans « Le guide ultime des modèles organisationnels », vous découvrirez : 

- Des modèles organisationnels innovants (comme la méthode Agile, l’entreprise Opale, l’Holacratie et le Management Constitutionnel), 
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- Des conseils pour choisir, implémenter et mesurer l’efficacité de votre modèle, 
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