Renforcer la transparence au sein d’une structure hiérarchique avec Talkspirit : le témoignage du groupe ORS

Est-il possible, pour une organisation hiérarchique, de gagner en transparence et en agilité, sans remettre en cause sa structure ? Alors que de nombreuses entreprises adoptent des modèles d’organisation horizontale pour atteindre cet objectif, le groupe ORS a opté pour une voie différente. Souhaitant préserver sa structure hiérarchique tout en renforçant la clarté, l’efficacité et le travail d’équipe, l’entreprise s’est tournée vers la solution de gouvernance de Talkspirit.

Le groupe ORS est le principal prestataire de services de diffusion analogique et numérique en Autriche, ainsi qu’une filiale du radiodiffuseur public autrichien ORF. Sa mission : soutenir la diversité démocratique et culturelle de la société autrichienne, en rendant ses services facilement accessibles au plus grand nombre.

Forte de ses 280 collaborateurs, l’entreprise assure une diffusion fluide de contenus audio et audiovisuels dans le monde entier, via la diffusion terrestre, satellite, câble, IP et streaming. En 2024, elle a élargi sa portée à l’international en investissant dans l’entreprise polonaise Insys Video Technologies, spécialiste des technologies Cloud & Media Streaming.

Pour comprendre comment le groupe ORS a renforcé sa clarté organisationnelle avec Talkspirit, nous avons rencontré Markus Mantsch, responsable de la gestion des processus métiers et de la conformité, présent dans l’entreprise depuis 17 ans. Dans cet article, il nous explique pourquoi le groupe a choisi Talkspirit, comment les équipes tirent profit de la plateforme, et l’impact qu’elle a eu à tous les niveaux de l’organisation.

Un chemin vers l’agilité et la transparence

Markus Mantsch : En tant qu’entreprise très technique, le groupe ORS s’appuie depuis longtemps sur des processus structurés. Mais à mesure que notre activité s’est diversifiée au-delà de la transmission terrestre et satellite, la complexité a augmenté. Pour rester compétitifs, nous avons décidé d’adopter la méthode Agile.

Face à un afflux constant de nouvelles demandes, nous avions besoin de développer notre réactivité et notre adaptabilité. Cette agilité nous permet de collaborer étroitement avec nos clients, et de co-construire des solutions… même sans avoir une vision complètement définie dès le départ.

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En plus d’améliorer l’agilité, nous voulions apporter plus de transparence sur la manière dont les équipes collaborent, aussi bien en interne qu’avec d’autres départements. C’est à ce moment-là que le cabinet de conseil autrichien Fifty1 nous a fait découvrir Talkspirit. Nous avons immédiatement identifié cette plateforme comme un levier de transparence et d’agilité, parfaitement compatible avec l’approche holacratique que nous souhaitions explorer. Et le fait qu’il s’agisse d’une solution européenne était pour nous un avantage décisif.

Pour garantir une intégration fluide, nous avons intégré Talkspirit dans notre système de fonctionnement interne : OptIO (pour Organisation Interne Optimale). OptIO regroupe nos valeurs, nos projets, nos pratiques managériales et nos outils dans un système cohérent. Talkspirit est désormais au cœur de cet écosystème, et nous aide à rendre notre organisation hiérarchique plus transparente, plus souple, et plus alignée avec la méthode Agile. Et les résultats se sont rapidement fait ressentir.

Déploiement de Talkspirit

Préparation à la mise en place

Pour lancer la mise en place de Talkspirit, nous avons organisé un atelier de deux jours réunissant 17 responsables issus de nos unités opérationnelles et services support. Cet atelier nous a permis de modéliser notre structure sur la plateforme, en définissant les cercles clés, leurs raisons d’être, et leurs responsabilités. Grâce à une version hors ligne de Talkspirit, nous avons construit notre organigramme et suivi un processus de décision intégrative pour l’affiner collectivement.

Ce travail nous a permis de poser les bases de nos cercles principaux et de nommer les leaders de chaque cercle. Nous avons d’abord travaillé avec les unités métiers, puis avec les fonctions support : finance, achats, Chaque lead disposait ensuite de quatre semaines pour préciser les rôles et responsabilités au sein de son cercle.

Un deuxième atelier a permis de finaliser ces définitions, et à l’automne 2021, la première version du cercle ORS – la structure centrale de notre organisation – était prête.

Lancement et adoption

Nous avons officiellement lancé Talkspirit lors de notre rassemblement annuel des collaborateurs. C’était le moment idéal pour présenter la plateforme, activer les comptes utilisateurs, et assigner chaque collaborateur à son rôle.

Pour assurer une transition fluide, nous avons organisé des sessions de formation à destination des leaders de cercle et des employés. Nous avons également mis en place un processus d’alignement structuré, afin que l’ensemble de l’organisation avance dans la même direction.

Au sein du groupe ORS, nous fonctionnons selon trois niveaux : la direction générale, les cadres dirigeants (C-levels), et les équipes opérationnelles. Deux fois par an, les C-levels et la direction se réunissent pour définir les priorités stratégiques. Toutes les quatre semaines, ils tiennent des réunions de conception de service, où ils partagent les mises à jour et décisions avec les leaders de cercle – qui font ensuite redescendre l’information aux équipes terrain.

Ce fonctionnement nous permet de garantir l’alignement à tous les niveaux et de faire avancer toute l’organisation vers les mêmes objectifs.

Relever les défis de mise en œuvre

Changer les mentalités

L’un des plus grands défis a été d’accompagner un changement de mentalité. Dans une organisation hiérarchique, les collaborateurs sont habitués à un système descendant classique – et non à une approche basée sur les rôles. Or, même si nous avons conservé notre structure hiérarchique, nous avons totalement transformé la manière dont nous la documentons et la visualisons. Avec pour résultat,  une organisation beaucoup plus transparente et efficace.

Ce changement ne signifie pas que les leaders de cercle ont perdu leur autorité. Ils continuent à fixer les objectifs de leurs équipes, mais ils travaillent désormais en étroite coordination avec la direction pour assurer un alignement global. Cela demande parfois un effort de communication supplémentaire, mais dans l’ensemble, le système fonctionne très bien pour nous.

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Restructurer l’équipe après une fusion

Un autre défi s’est présenté lorsque nous avons acquis Insys Video Technology, une entreprise polonaise avec ses propres méthodes de travail bien établies. Les activités marketing étaient réparties entre plusieurs départements, ce qui entraînait un manque de coordination. Lorsque nous avons lancé un rebranding global de l’entreprise, nous y avons vu une occasion idéale pour centraliser et rationaliser la fonction marketing.

Grâce à Talkspirit, nous avons créé un cercle marketing dédié, en définissant clairement les rôles, les responsabilités, et les activités transversales de chaque membre de l’équipe – qu’ils soient rattachés au groupe ORS ou à Insys.

Le marketing est le premier département à avoir franchi ce cap, mais d’autres devraient suivre prochainement.

Comment nous utilisons Talkspirit pour gagner en clarté et en agilité

Talkspirit est devenu un outil central pour structurer notre organisation hiérarchique et fluidifier la prise de décision. Voici comment nous utilisons la plateforme pour améliorer la transparence, la collaboration et l’agilité :

Documentation des rôles grâce à l’organigramme

L’une des fonctionnalités les plus précieuses pour nous est l’organigramme dynamique, qui cartographie notre structure de manière basée sur les rôles. Contrairement à un organigramme hiérarchique classique, il ne se contente pas d’illustrer les liens de subordination. Il permet aussi de visualiser qui travaille avec qui, sur quoi, et qui est responsable de quoi. Chaque cercle – Services B2C, IT, Marketing, Finance, etc. – comprend des rôles et des responsabilités clairement définis, ce qui aide les équipes à comprendre comment elles contribuent aux objectifs communs.

Cette documentation est également très utile lors de l’onboarding. Les nouveaux arrivants peuvent, dès le départ savoir ce qu’on attend d’eux, et identifier facilement les bonnes personnes à contacter en cas de besoin. Nous utilisons aussi les fiches de rôle créées sur Talkspirit comme base pour rédiger nos fiches de poste, ce qui accélère considérablement le processus de recrutement.

Alignement des objectifs avec les OKRs

Pour garantir un alignement stratégique clair, nous avons mis en place la méthodologie OKR (Objectifs et Résultats Clés) à l’aide de la fonctionnalité OKR de Talkspirit. Tous les cinq ans, nous définissons une vision d’entreprise sur sept ans.  En 2023, nous avons travaillé sur notre stratégie 2030, et avons organisé plusieurs réunions stratégiques pour définir nos objectifs à long terme.

Nous avons choisi les OKRs comme cadre de référence, afin de décliner ces objectifs en cibles concrètes et mesurables. 

Étant donné que c’était notre première expérience avec les OKRs, il a fallu accompagner les équipes pour leur expliquer la différence entre OKR et KPI – et ce qui fait qu’un OKR est véritablement efficace. Malgré cette courbe d’apprentissage, nous avons réussi à définir quatre OKRs globaux pour l’entreprise. Chaque cercle en lien direct avec les clients a ensuite décliné ses propres OKRs, alignés sur ceux de l’organisation, pour garantir une cohérence entre vision stratégique et exécution opérationnelle.

Cette approche s’est révélée particulièrement efficace, et aujourd’hui, les OKRs sont pleinement intégrés dans notre fonctionnement quotidien.

Simplification de la prise de décision grâce aux réunions et propositions

Pour gagner en agilité décisionnelle, nous utilisons les fonctionnalités Réunions et Propositions de Talkspirit.

Pour les changements mineurs, tout collaborateur peut soumettre une proposition de manière asynchrone. Si aucune objection n’est formulée par les personnes concernées, la proposition est automatiquement validée. Cela permet d’éviter des réunions superflues tout en renforçant la transparence des évolutions organisationnelles.

Pour les décisions majeures – comme celles liées à la fusion – les propositions sont ajoutées à des réunions stratégiques, où elles sont présentées à la direction pour discussion et validation.

Certains leaders de cercle utilisent également la fonctionnalité Réunions pour structurer leurs réunions de triage, et s’assurer que les équipes opérationnelles restent alignées sur les priorités globales.

Les bénéfices clés de Talkspirit

Talkspirit a joué un rôle déterminant pour clarifier les rôles, les responsabilités et la collaboration inter-équipes dans notre organisation hiérarchique. Cela a été particulièrement crucial durant notre fusion avec Insys Video Technology, pour garantir la cohésion et maintenir la motivation des équipes. Avec une structure claire, chaque collaborateur a compris le sens du rebranding, et comment nous allions travailler ensemble à l’avenir.

Au-delà de cette clarté organisationnelle, la flexibilité de Talkspirit nous a permis d’adapter certains principes de l’Holacratie à nos besoins – sans pour autant les appliquer à la lettre. Nous avons ainsi mis en place des cercles auto-organisés, avec des finalités et des responsabilités bien définies, dans lesquels les leaders peuvent assigner des rôles sans validation RH. Nous ne tenons pas de réunions de gouvernance à proprement parler, mais nous avons standardisé la structure des réunions Talkspirit dans tous les départements.

Cela a transformé la manière dont nous animons nos réunions. Avant, elles manquaient parfois d’efficacité : les participants n’étaient pas toujours les bons, et les prises de décision étaient lentes. Aujourd’hui, les réunions sont plus structurées, les rôles sont bien distribués, et les décisions sont prises plus rapidement.

Autre point que nous apprécions particulièrement : la réactivité de l’équipe Talkspirit face à nos retours. Elle est très à l’écoute de nos suggestions d’amélioration, et plusieurs fonctionnalités demandées ont été intégrées au fil du temps. Ce niveau de collaboration fait de Talkspirit bien plus qu’un simple outil : c’est un véritable partenaire dans notre transformation organisationnelle.

Cela fait maintenant quatre ans que nous utilisons Talkspirit. Même si le niveau d’adoption varie selon les équipes, nous continuons à encourager une utilisation plus large, notamment auprès des managers, pour continuer à gagner en transparence et en efficacité à tous les échelons de l’entreprise.

Conclusion

L’expérience du groupe ORS démontre qu’une organisation hiérarchique peut elle aussi gagner en transparence, en agilité et en collaboration. Pour cela, il vous suffit d’avoir la bonne plateforme (Talkspirit !), le bon cadre méthodologique (l'Holacratie, la Sociocratie, la méthode Agile, ou tout autre modèle de self-management) et le bon accompagnement.

Au-delà du simple gain d’efficacité, Talkspirit joue un rôle clé dans le renforcement de l’impact du groupe ORS, en l’aidant à rester fidèle à sa mission : « soutenir la diversité démocratique et culturelle de la société autrichienne ».

En favorisant une meilleure collaboration, une prise de décision plus fluide et une intégration des équipes plus forte, la plateforme permet à chaque collaborateur de travailler de manière fluide tout en alignant ses efforts avec la raison d’être de l’organisation.

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