Qu'est-ce que la gouvernance partagée ?

Vous avez déjà entendu parler de la gouvernance partagée ? Que vous soyez adepte des méthodes de management traditionnelles ou des nouveaux modes de travail, c'est un concept qui devrait vous intéresser.

La gouvernance partagée désigne un modèle d'organisation dans lequel les décisions sont prises collectivement, au niveau où se trouve l'information, plutôt que par une ligne hiérarchique. Elle repose sur quatre éléments : des rôles explicites, des responsabilités distribuées, une raison d'être commune et des processus de décision écrits, connus de tous.

Dans cet article, nous répondons aux questions suivantes :

• Qu'est-ce que la gouvernance partagée, et d'où vient-elle ?
• Comment fonctionne-t-elle concrètement, réunion après réunion ?
• Quels sont ses bénéfices, ses limites et les erreurs à éviter ?
• En quoi diffère-t-elle de l'holacratie, de la sociocratie et des organisations Opale ?
• Par où commencer, et avec quels outils ?

       

C'est quoi, la gouvernance partagée ?

La gouvernance partagée est un modèle de gouvernance qui permet à ses membres de participer activement au processus de prise de décision. Cette méthodologie de travail repose sur des responsabilités partagées, une vision commune et une forte collaboration entre les équipes.

Concrètement, une organisation en gouvernance partagée s'appuie sur quatre piliers :

• Des rôles explicites plutôt que des fiches de poste figées : chacun sait ce qu'il porte, et ce que portent les autres.
• Une autorité distribuée : celui qui tient un rôle décide dans son périmètre, sans remonter la ligne.
• Des processus de décision écrits, identiques pour tous, qui rendent la décision prévisible.
• La transparence de l'information : sans accès aux mêmes données, décider ensemble reste un vœu pieux.

Dans les hôpitaux, par exemple, la gouvernance partagée est couramment utilisée pour faciliter la collaboration entre les soignants. (Pour en savoir plus sur son rôle dans le secteur de la santé, rendez-vous sur cette vidéo en anglais.)

Ce cadre de travail est également populaire dans les organisations qui souhaitent s'écarter des structures hiérarchiques traditionnelles qui ne fonctionnent plus, car il permet de développer l'intelligence collective et de rendre les processus de prise de décision plus participatifs.

Notre partenaire Semawé explique en détail ce qu'est la gouvernance partagée dans le webinaire ci-dessous, alors n'hésitez pas à regarder le replay pour en savoir plus.

D'où vient la gouvernance partagée ?

La gouvernance partagée émerge comme un modèle de prise de décision collaborative dans les années 1970 et 1980. Son objectif : proposer une alternative aux structures hiérarchiques traditionnelles, qui avaient souvent tendance à tenir les travailleurs de terrain à l'écart des décisions clés de l'organisation.

Ce modèle gagne en popularité dans les secteurs de la santé et de l'éducation car il permet de recueillir les avis d'un large éventail de parties prenantes, et ainsi de prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, les infirmières l'utilisent pour améliorer la qualité des soins prodigués au patient. Les établissements d'enseignement supérieur, quant à eux, le voient comme un moyen d'impliquer les enseignants, le personnel administratif et parfois les étudiants dans les processus décisionnels.

En France, le terme s'est largement diffusé à partir des années 2010 dans le monde associatif, les coopératives et l'économie sociale et solidaire, portés notamment par les travaux de l'Université du Nous sur l'exercice du pouvoir dans un collectif.

Au fil du temps, la gouvernance partagée évolue et intègre de nouveaux concepts, notamment le partage du pouvoir de décision, la transparence, la responsabilité et l'engagement. Aujourd'hui, elle est utilisée dans de nombreux secteurs pour améliorer l'engagement et la satisfaction des employés.

Comment fonctionne concrètement la gouvernance partagée ?

C'est la question qui sépare l'intention de la pratique. La gouvernance partagée n'est pas une posture managériale, c'est un ensemble de règles du jeu écrites. Voici celles que l'on retrouve dans la plupart des collectifs qui la pratiquent.

1. Des rôles, pas des postes

Le point de départ est toujours le même : cartographier qui fait quoi. Un rôle porte un nom, une raison d'être, des redevabilités et un périmètre de décision. Une même personne en tient plusieurs, et un rôle peut changer de main sans qu'on touche au contrat de travail. C'est ce découplage entre la personne et la fonction qui rend tout le reste possible. Nos conseils pour définir clairement les rôles et les responsabilités d'une équipe s'appliquent directement.

2. Des cercles plutôt qu'une pyramide

Les rôles sont regroupés en cercles, et chaque cercle dispose de son propre domaine et de son autonomie de décision. Les cercles s'emboîtent et se relient par des rôles de liaison, ce qui permet à l'information de circuler dans les deux sens sans passer par un sommet unique.

3. La décision par consentement

C'est le mécanisme le plus caractéristique du modèle. Une proposition est adoptée non pas quand tout le monde est d'accord, mais quand personne n'a d'objection argumentée. On ne cherche pas la meilleure décision imaginable, on cherche une décision suffisamment sûre pour être essayée, quitte à la corriger ensuite. Nous en détaillons le déroulé complet dans notre article sur la prise de décision par consentement.

4. L'élection sans candidat

Pour attribuer un rôle, personne ne se porte candidat. Chacun propose une personne et argumente son choix devant le groupe, les arguments circulent, les propositions évoluent, puis le facilitateur formule une proposition finale soumise au consentement. La méthode désamorce la campagne interne et les jeux d'influence, et elle fait souvent émerger des candidatures que personne n'aurait osé formuler.

5. Deux types de réunions, jamais mélangés

La gouvernance partagée sépare strictement ce qui relève de l'opérationnel (avancer sur les sujets du moment) et ce qui relève de la gouvernance (faire évoluer les rôles et les règles). Chaque format a son ordre du jour, son facilitateur et son compte rendu écrit. Notre guide pour animer une réunion de gouvernance en décrit le déroulé pas à pas.

6. La tension comme point d'entrée

Dans ces organisations, une tension n'est pas un conflit : c'est l'écart ressenti entre la situation actuelle et ce qui serait possible. Chacun est invité à en apporter en réunion, et chaque tension traitée produit une décision, une clarification de rôle ou une nouvelle règle. C'est ce mécanisme qui rend le modèle vivant plutôt que théorique.

Quels sont les bénéfices de la gouvernance partagée ?

La gouvernance partagée offre de nombreux bénéfices aux organisations qui l'adoptent. Elle favorise notamment :

• la transparence,
• la responsabilité,
• l'inclusivité,
• et l'autonomie.

Elle réduit aussi deux coûts que les organisations pyramidales paient sans les mesurer : le temps passé à attendre un arbitrage, et l'énergie dépensée à deviner qui décide quoi.

Selon l'université Marshall,

« La gouvernance partagée repose sur un climat de compréhension, de respect et de confiance mutuelle qui peut favoriser une communication ouverte et une implication dans la prise de décision. »

Ces bénéfices ne sont pas cosmétiques. Les travaux de Gallup sur l'état du travail dans le monde relient le désengagement à un manque de motivation, de reconnaissance et d'autonomie : les trois leviers sur lesquels la gouvernance partagée agit directement.

Le lien avec la démission silencieuse

La démission silencieuse désigne le phénomène qui se produit lorsqu'un employé fournit le minimum d'efforts attendus et devient psychologiquement déconnecté de son employeur. Bien qu'il soit peu productif, il est plus susceptible d'être stressé et fatigué qu'un collaborateur engagé, parce qu'il se sent étranger à son propre travail.

Alors, comment faire en sorte que les membres de votre équipe restent engagés et impliqués au travail ?

La réponse tient en deux gestes : donnez de l'autonomie à vos employés et faites-les participer aux décisions qui les concernent. Plus facile à dire qu'à faire, et c'est exactement le problème que la gouvernance partagée outille.

Selon l'étude Gallup, les employés ont besoin de trois éléments clés pour rester motivés :

✅ Des objectifs plus clairs et des lignes directrices plus fortes

✅ Plus d'autonomie au travail afin de stimuler la créativité de chacun

✅ Une reconnaissance des contributions individuelles et collectives

Quelles sont les limites de la gouvernance partagée ?

C'est la question que se posent tous ceux qui ont vu une transformation s'enliser, et l'éluder ne rend service à personne. La gouvernance partagée a un coût, et cinq écueils reviennent systématiquement.

• La confondre avec l'absence de règles. C'est l'inverse : moins de hiérarchie suppose plus de règles explicites. Les collectifs qui échouent sont presque toujours ceux qui ont retiré la pyramide sans rien mettre à la place.
• Sous-estimer le temps d'apprentissage. Les premières réunions de gouvernance sont lentes et laborieuses. Il faut plusieurs mois avant que les formats deviennent naturels, et ce creux est normal.
• Laisser les managers sans rôle. Une transition qui ne dit rien à ceux qui perdent leur position hiérarchique fabrique ses propres opposants. Leur nouvelle contribution se nomme avant le changement, pas après.
• Empiler les processus. Le modèle n'a pas besoin d'être appliqué intégralement du premier coup. Beaucoup d'organisations n'en retiennent que la clarté des rôles et la décision par consentement, et s'en portent très bien.
• Garder l'information verrouillée. Décider ensemble sans accès aux mêmes chiffres est un exercice de façade. La transparence est une condition de départ, pas une conséquence heureuse.

Un dernier point de vigilance : la gouvernance partagée ne supprime ni le pouvoir ni les désaccords. Elle les rend visibles et leur donne un chemin de traitement, ce qui est déjà considérable, mais ne dispense de rien.

Gouvernance partagée, holacratie, sociocratie, organisation Opale : quelles différences ?

La gouvernance partagée est le terme générique. L'holacratie et la sociocratie en sont des mises en œuvre codifiées, l'organisation Opale une famille culturelle plus large. Voici comment les situer les unes par rapport aux autres.

Pour approfondir chaque modèle : l'holacratie, la sociocratie, l'organisation Opale et le self-management. Notre panorama des 5 modèles de gouvernance les compare en situation.

Qui pratique déjà la gouvernance partagée ?

Le modèle n'est pas réservé aux petits collectifs militants. Quelques exemples documentés sur ce blog :

• La logistique de Decathlon France, où la gouvernance partagée structure le travail d'entrepôts entiers : lire l'avis d'expert.
• La Fédération Française des Diabétiques, qui a repensé sa gouvernance associative avec Talkspirit, cas typique du monde associatif et de l'ESS.
• QoQa, qui a mis en place l'holacratie, la variante la plus formalisée du modèle.
• Les jeunes entreprises, qui poussent parfois la logique jusqu'à la répartition du capital avec Slicing Pie.

Envie de contribuer au mouvement ? Lisez notre appel à accélérer la transition de nos entreprises vers la gouvernance partagée.

Je voudrais essayer la gouvernance partagée, par où commencer ?

Passer d'un modèle hiérarchique traditionnel à un système plus collaboratif et transparent peut s'avérer compliqué, notamment s'il y a de multiples niveaux hiérarchiques et des jeux de pouvoir au sein de votre organisation. Une transition qui tient suit en général cinq étapes.

1. Clarifier la raison d'être. Sans cap partagé, l'autonomie produit de la dispersion. C'est le préalable, pas l'habillage.
2. Cartographier les rôles existants. Avant de redistribuer l'autorité, il faut voir ce que chacun porte réellement, y compris ce qui n'est écrit nulle part.
3. Choisir un premier processus de décision et l'appliquer partout. Le consentement est le meilleur candidat : simple à expliquer, immédiatement visible en réunion.
4. Démarrer sur un périmètre restreint. Une équipe volontaire, trois mois, un bilan honnête. Un pilote raté sur un cercle s'apprend, un échec sur toute l'entreprise se paie.
5. Outiller et rendre visible. Rôles, décisions et comptes rendus doivent être consultables par tous, sinon la transparence redevient déclarative.

Pour structurer la démarche, nous vous conseillons fortement de travailler avec un coach, qui va vous aider à cadrer votre conduite du changement. La transformation peut être intimidante, il est donc préférable de prendre son temps et de procéder étape par étape.

       

Quels outils pour soutenir la gouvernance partagée ?

Des outils comme Talkspirit peuvent vous aider à implémenter et à faire adopter la gouvernance partagée, afin de rendre votre organisation plus transparente, plus structurée et plus autonome.

Un coach vous aide à créer une stratégie solide et à définir les étapes du déploiement. La plateforme, quant à elle, vous permet de mettre en application ce que vous avez appris avec lui. Vous allez pouvoir y documenter les rôles et les responsabilités de chacun, vos processus et politiques, ainsi que vos objectifs d'entreprise.

Avec Talkspirit, vous pouvez améliorer la transparence, la collaboration et la prise de décision grâce à plusieurs fonctionnalités clés :

• l'organigramme dynamique qui vous permet de cartographier les rôles de votre organisation,
• le module OKR permettant de fixer des objectifs et des résultats clés au niveau de l'entreprise et des équipes,
• les modèles de réunion, qui apportent une structure à vos réunions de gouvernance et de triage, et les rendent plus efficaces,
• le module de gestion de projet, qui permet de suivre le travail de vos équipes.

Si vous cherchez d'abord à outiller la décision elle-même, notre sélection des 6 meilleurs outils de prise de décision collaborative est un bon point de départ. Et parce que la question se pose désormais dans toutes les organisations, nous avons consacré un guide à la gouvernance de l'IA : les mêmes principes de rôles explicites et de décisions traçables s'y appliquent.

Vous vous demandez comment mettre en place Talkspirit dans votre organisation ? Contactez notre équipe pour obtenir une démo de notre plateforme, ainsi que nos meilleurs conseils pour la déployer.

Existe-t-il d'autres modèles organisationnels à connaître ?

La gouvernance partagée n'est pas le seul modèle organisationnel qui existe. Il y a aussi l'holacratie, la sociocratie, les organisations Opale, la méthode Agile, et bien d'autres. Mais alors, quelle est la différence entre tous ces modèles ? Faut-il opter pour la gouvernance partagée ou un autre modèle ? Et comment le mettre en place dans votre propre organisation ?

Nous répondons à toutes vos questions dans notre livre blanc sur les modèles organisationnels. Que vous souhaitiez implémenter la gouvernance partagée ou simplement explorer d'autres modèles existants, c'est le contenu incontournable à lire.

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Dans « Le guide ultime des modèles organisationnels », vous découvrirez :

• Des modèles organisationnels innovants (comme la méthode Agile, l'Entreprise Opale, l'Holacratie et le Management Constitutionnel),
• Des témoignages d'organisations ayant adopté ces modèles avec succès,
• Des conseils pour choisir, implémenter et mesurer l'efficacité de votre modèle,
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