Animer la communauté d’utilisateurs d’un SIRH avec Talkspirit : témoignage du Club Smart RH

Pour animer une communauté d'utilisateurs, il ne suffit pas de clarifier sa valeur ajoutée. Il faut aussi mettre en place un outil adapté pour délivrer cette valeur. Cet enjeu d’outillage, le Club Smart RH l’a bien compris. Comme beaucoup, l’association a d’abord tenté de faire vivre sa communauté d’utilisateurs via des échanges par email. Mais très vite, les limites sont apparues : messages peu lisibles, boîtes mails saturées, perte d’information… Face à ces problématiques, le club a décidé de déployer un outil dédié à l’animation de communautés : Talkspirit. 

Le Club Smart RH est le club d’utilisateurs de la solution SIRH Teams Paie, éditée par Cegedim. Chaque société qui utilise le logiciel peut adhérer au club sur la base du volontariat. Créé en 2012, le club compte environ 60 membres, lesquels travaillent aussi bien dans des PME que dans de grandes entreprises françaises telles que Fleury Michon, Adecco, la Fnac, Célio ou le Crédit Agricole. 

En 2023, l’association a choisi la plateforme Talkspirit pour fluidifier les échanges entre ses membres et animer sa communauté d’utilisateurs. Pour mieux comprendre les bénéfices de cette démarche et le rôle clé de la plateforme, nous avons interrogé Julien Calatayud, président et trésorier du Club Smart RH, et chef de projet SIRH chez THOM, une entreprise leader de la distribution de bijoux en Europe. Voici son retour d’expérience.

Centraliser les échanges : un prérequis pour animer efficacement la communauté

« Lorsque j’ai rejoint le Club Smart RH il y a deux ans, les échanges entre les membres se faisaient uniquement par mail », se rappelle Julien Calatayud. « C’était assez pénible, car dès qu’un membre posait une question, il écrivait automatiquement à tout le monde, et cela polluait vite les boîtes mails. Ce fonctionnement devenait aussi compliqué lorsque nous devions organiser notre séminaire annuel. À chaque fois que nous  voulions sonder les participants ou partager des informations, nous recevions des mails dans tous les sens.

Cette problématique a justement été abordée pendant un de nos séminaires. Les adhérents ont évoqué le besoin de mettre en place un outil de communication pour fluidifier les échanges et le partage de documents. C’est à partir de là que nous avons commencé à nous renseigner sur les outils existants, et que nous sommes tombés sur Talkspirit », explique le président du club.

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Sécurité et facilité d’utilisation : des critères clés pour le Club Smart RH

« Nous avons été immédiatement conquis par la facilité d’utilisation et l’interactivité de la plateforme, qui fonctionne un peu comme un réseau social. Les fonctionnalités proposées, notamment le tchat, le fil d’actualités et le drive, correspondaient complètement aux besoins exprimés par les utilisateurs. 

Un autre critère décisif, c’était la sécurité. Il nous fallait un outil conforme aux exigences des grandes entreprises qui composent la communauté d’utilisateurs. Talkspirit, en tant que plateforme européenne, coche toutes les cases en matière de sécurité des données. C’est la raison pour laquelle nous l’avons préférée à des solutions américaines comme Google Workspace ou Zoom », affirme Julien Calatayud.

Un déploiement réalisé en moins d’un mois

« Nous avons démarré le déploiement de Talkspirit en septembre 2023. Cela s’est passé très rapidement : moins d’un mois après la première démo, l’outil était déjà opérationnel ! 

Une fois le budget validé, nous avons informé l’ensemble de nos adhérents par mail, et leur avons envoyé une invitation pour créer leur compte sur Talkspirit. Peu après, nous avons organisé une réunion pour présenter la plateforme et ses différentes fonctionnalités.

‍Le vrai plus de Talkspirit, c’est que c’est hyper intuitif. Cela a permis aux membres de s’approprier l’outil très rapidement, et ce sans que nous ayons besoin d’organiser des sessions de formation », déclare Julien Calatayud.

« D’ailleurs, quand on présente la plateforme aux futurs membres, on sent tout de suite leur enthousiasme. Depuis le déploiement de l’outil, nous avons presque doublé le nombre de nos adhérents. Je suis convaincu que Talkspirit y est pour beaucoup ! ».

Des bénéfices reconnus par tous

« Talkspirit nous permet d’avoir des échanges fluides, de centraliser les informations sur un seul canal, de rester connecter ensemble, et de gagner du temps. Voici comment nous tirons pleinement parti de ces bénéfices. »

Des informations partagées de manière ciblée 

« Au quotidien, nous utilisons principalement le tchat et le fil d’actualités pour animer la communauté d’utilisateurs. Nous avons un groupe général qui nous permet de communiquer avec l’ensemble des membres, et des groupes thématiques pour partager des informations plus ciblées, liées aux différents modules de notre logiciel de paie. 

Par exemple, nous avons créé des groupes pour discuter des questions RH, de paie et de GTA (gestion des temps et des activités). Nous avons également des groupes dédiés aux membres du bureau, à la vie du club, et à l’organisation de notre séminaire annuel. Cela permet de communiquer les informations liées au séminaire uniquement aux membres qui s’y sont inscrits, et de ne pas polluer les autres avec des actualités qui ne les concernent pas. »

Un forum pour faciliter l’entraide entre les membres

« Bien sûr, Talkspirit ne sert pas uniquement à descendre de l’information. La plateforme permet aussi de favoriser les échanges et le partage de connaissances entre les membres.

Dès lors qu’un membre a une question sur l’utilisation du SIRH ou rencontre un problème, il peut utiliser Talkspirit pour demander de l’aide ou des informations utiles, soit en envoyant un message sur le tchat, soit en publiant un post sur le fil d’actualités. Il peut également contacter directement d’autres utilisateurs via l’annuaire, qui centralise les coordonnées de tous les membres. Talkspirit sert donc à la fois de forum et de plateforme de mise en relation entre les membres du club d’utilisateurs.  

Ce que j’aime beaucoup sur l’outil, c’est qu’on peut transformer les posts publiés en newsletter. On peut ainsi envoyer un récapitulatif des informations partagées sur Talkspirit par mail, pour s’assurer que tout le monde en prenne connaissance », ajoute le président et trésorier du club.

Un outil qui fluidifie l’organisation des séminaires

« En plus du tchat, nous utilisons beaucoup le drive partagé et les sondages, notamment pour l'organisation de notre séminaire annuel. Cela nous permet d’identifier qui sera présent, de suivre les tâches à réaliser, de partager des documents pertinents aux participants, et de faire une enquête de satisfaction à l’issue du séminaire », explique Julien Calatayud.

Quelques conseils pour réussir le déploiement de Talkspirit

« Si vous aussi vous souhaitez mettre en place une plateforme comme Talkspirit, je vous conseille : 

• d’identifier en amont les différents groupes que vous souhaitez créer, 
• de créer une charte d’utilisation qui clarifie ce qu’on peut et ne peut pas faire sur la plateforme,
• et d’encourager l’utilisation des applications mobile et desktop. 

C’est ce que nous avons essayé au maximum de faire, et les résultats sont vraiment au rendez-vous. Notre communauté d’utilisateurs est ravie d’utiliser Talkspirit, alors on espère que la collaboration va encore durer longtemps ! », se réjouit Julien Calatayud.

« On a hâte de voir la plateforme évoluer et de continuer à tester les nouvelles fonctionnalités. De mon côté, je compte notamment me pencher sur la création d’une page d’accueil, afin de centraliser les actualités du club », ajoute-t-il.

Pour conclure

Pour animer une communauté d’utilisateurs, les emails ne suffisent pas. Il vous faut un outil pour centraliser les échanges, partager l’information à la bonne personne, et favoriser l’entraide entre pairs. Talkspirit vous permet de faire tout cela et bien plus ! Le tout sur une plateforme sécurisée, conforme au RGPD et certifiée ISO 27001. Envie d’en savoir plus ? Faites comme le Club Smart RH : réservez votre démo dès maintenant 👇