Die 9 unerlässlichen Tools der internen Kommunikation
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Um gut zu kommunizieren, ist es heute wichtig, gut ausgestattet zu sein. Soziales Unternehmensnetzwerk, Intranet, Kollaborationsplattform… Organisationen haben heute Zugang zu vielen Tools interne Kommunikation. Dank dieser Tools können sie also Informationen effizienter teilen, ihre Unternehmenskultur in den Vordergrund stellen und den Austausch zwischen den verschiedenen Teams fördern.
Aber konkret, wofür sind diese Tools ? Was sind ihre Vorteile und Grenzen ? Und wie kann man sie nutzen, um seine interne Kommunikation zu verbessern ?
Hier ist ein Überblick über die 9 wesentlichen Tools für die interne Kommunikation.
Ende HubSpot Call-to-Action Code 1) Das Intranet
Hauptsächlich zum Zugriff auf kalte Informationen verwendet, ist das Intranet ein internes Netzwerk, das es ermöglicht, alle nützlichen Ressourcen der Organisation zu sammeln (zum Beispiel Arbeitsprozesse, HR-Dokumente, Unternehmenspräsentationen usw.).
Es ist daher eines der idealen Tools der internen Kommunikation für eine einzige Informationsquelle zu halten, die allen Mitarbeitenden als Referenz dient, egal wo sie sind. Vorbei sind die Zeiten der verteilten Informationen: mit dem Intranet sind alle Dokumente am gleichen Ort zentralisiert. Es ist auch möglich, die Zugriffsrechte der Nutzer zu verwalten, um ihnen nur Zugang zu den Informationen zu geben, die sie benötigen.
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Heute neigt sich das Intranet zunehmend dazu, sich zu modernisieren, um mehr soziale und kollaborative Funktionen zu integrieren (Chat, Agenda, Umfragen, Veranstaltungen, interne Ankündigungen, Integrationen mit Geschäftsanwendungen usw.). Talkspirit bietet zum Beispiel ein All-in-One-Intranet mit allen diesen Funktionen an.
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2) Das soziale Unternehmensnetzwerk
Umfassender als das Intranet, das sozialeUnternehmensnetzwerk (RSE) ist ein Tool der internen Kommunikation, das es ermöglicht, Austausch interaktiver zu machen. Sowohl für die Weitergabe von Informationen (kalt oder heiß) verwendet, um den Austausch zu flüssig zu machen und den Zusammenhalt der Teams zu stärken, ist das RSE unerlässlich, um Ihre Kommunikationsmodi zu modernisieren.
Sie können es insbesondere für folgende Zwecke nutzen:
- Ihre News und Veranstaltungen auf einer Startseite oder einem Newsfeed präsentieren,
- die Arbeit von Mitarbeitenden würdigen, indem Sie dedizierte Publikationen erstellen,
- Mitarbeitende ermutigen, indem Sie Kommentare und Likes zu den Publikationen ihrer Kollegen hinterlassen,
- Austausch über Bereiche hinweg fördern durch Schaffung von Gruppen im Querschnitt.
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3) Der Newsletter oder die interne Zeitung
Der Newsletter und die interne Zeitung sind leuchtende Tools der internen Kommunikation. Verbreitet per E-Mail, in Papierformat oder sogar auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk, ermöglichen sie es, Mitarbeitende über Ihre News zu informieren, und wichtige Projekte Ihrer Organisation in den Vordergrund zu stellen.
Sie können insbesondere folgende Punkte einbeziehen:
- Fotos, die Ihre verschiedenen Projekte illustrieren,
- Video-Interviews Ihrer Mitarbeitenden (wenn Sie sich für ein digitales Format entschieden haben),
- neue Inhalte, die Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen in den Vordergrund stellen,
- Anekdoten über Ihr Unternehmen,
- und alle relevanten Informationen für alle Mitarbeitenden.
Sie haben verstanden: Der Newsletter und die interne Zeitung dienen hauptsächlich dazu, Informationen zu überbringen. Wenn Sie versuchen, die Mitarbeitenden-Engagement zu fördern und den Austausch in Ihrem Team zu beleben, müssen Sie daher ein anderes Tool aus dieser Liste wählen.
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4) Dynamische Beschilderung
Sind Ihre Mitarbeitenden oft im Büro ? Wenn Sie "ja" geantwortet haben, könnte dynamische Beschilderung für Sie nützlich sein. Visueller als Newsletter oder interne Zeitung, ermöglicht es, die Aufmerksamkeit zu ergreifen von Mitarbeitenden, indem Sie Ihre Botschaften auf einem großen Bildschirm, einem interaktiven Terminal, einem Touchscreen-Tablet oder sogar einem digitalen Totem verbreiten.
Dynamische Beschilderung kann also verwendet werden für:
- Videos zum Vorstellen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden verbreiten, Ihre kommenden Veranstaltungen und Projekte bewerben,
- die neuen Mitarbeitenden präsentieren, die im Unternehmen angekommen sind, Mitarbeitende über aktuelle Marktdaten informieren.
5) Das Videokonferenz-Tool
Benötigen Sie häufig, Meetings aus der Ferne zu organisieren ? Wählen Sie ein Videokonferenz-Tool, das es Ihnen ermöglicht, mit allen Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren, egal ob sie im Büro, im Feld oder im Homeoffice sind. So ist es nicht mehr notwendig, die Mitarbeitenden am gleichen Ort zu versammeln, um sie über wichtige Informationen zu informieren.
Mit Videokonferenzen können Sie Meetings organisieren, um:
- Mitarbeitende über neue Prozesse und Tools zu informieren, die Sie einführen möchten, und sie bei ihrer Einführung zu unterstützen,
- die Meinung der Mitarbeitenden zu Ihrer Strategie der internen Kommunikation einzuholen,
- Arbeitsworkshops und/oder Brainstorming-Sessions mit Ihrem Team zu organisieren,
- Ihre monatlichen oder vierteljährlichen KPIs zu kommunizieren (bei Ihren Unternehmens-Meetings).
Achten Sie jedoch darauf, nicht zu missbrauchen, um bei Ihren Mitarbeitenden keine "Zoom-Müdigkeit" zu erzeugen.
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6) Instant Messaging
Die Instant Messaging ist eine gute Möglichkeit, die Dauer und Anzahl Ihrer Meetings zu reduzieren. Genau wie Videokonferenzen ermöglicht sie es Ihnen, in Echtzeit mit Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren, aber nur indem Sie schriftliche Nachrichten versenden.
Zum Beispiel kann die interne Kommunikation den Chat verwenden, um:
- Mitarbeitende zu beglückwünschen und/oder zu danken, die stark engagiert sind,
- Erinnerungen zu bestimmten Veranstaltungen vornehmen,
- 1:1-Austausch mit Mitarbeitenden durchführen,
- neue Mitarbeitende willkommen heißen,
- etc.
Diese Nachrichten können sowohl synchron als auch asynchron konsultiert werden. Jeder kann sich in seinem eigenen Tempo über die geteilten Informationen informieren, ohne seine Kollegen unterbrechen zu müssen. Die meisten Instant-Messaging-Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Benachrichtigungen zu konfigurieren, um sie nur während Ihrer Arbeitszeit zu erhalten, oder einen "Bitte nicht stören"-Modus zu aktivieren, um sich auf Ihre Arbeit während eines bestimmten Zeitfensters konzentrieren zu können.
7) Das Projektmanagement-Tool
Suchen Sie ein Tool zum Organisieren und Verfolgen des Fortschritts Ihrer Projekte mit Leichtigkeit ? Wählen Sie eher ein Projektmanagementsoftware. Talkspirit bietet zum Beispiel ein Modul Projekte, mit dem Sie mehrere Kanban-Tabellen für Ihre persönlichen und Team-Projekte erstellen können, und auf einen Blick sehen, welche Aufgaben Sie zu tun haben.
Sie können das Modul Projekte insbesondere verwenden, um:
- Ihren Redaktionskalender zu realisieren und zu entscheiden, wer für die Versendung jeder Kommunikation zuständig sein wird,
- das Programm Orientierung neuer Mitarbeitender vorbereiten,
- die OKR (Objective Key Results) Ihres Teams zu verfolgen,
- planen Sie bereichsübergreifende Projekte mit anderen Teams oder mit externen Personen Ihrer Organisation.
Redaktionskalender im Talkspirit Modul Projekte
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8) Die digitale Ideenbox
Die digitale Ideenbox ist eine gute Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden einzubeziehen in das Leben des Unternehmens, und ihnen zu zeigen, dass ihre Meinung zählt. Mit diesem Tool kann jeder neue Ideen vorschlagen – anonym oder nicht – um die Arbeitsmodi zu verbessern, den Zusammenhalt der Teams zu stärken oder sogar die aktuellen Prozesse zu vereinfachen. Das ist also ein wesentliches Tool, um das Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu fördern !
Zum Beispiel können Sie die digitale Ideenbox verwenden, um:
- Bedürfnisse von Mitarbeitenden zu einem bestimmten Thema zu sammeln (zum Beispiel, was brauchen sie, um optimal von zu Hause aus zu arbeiten ?)
- ihnen ihre Meinung zu fragen, bevor Sie eine wichtige Entscheidung treffen (zum Beispiel, sind sie mit einem Umzug in neue Büros einverstanden ?),
- und sie in Unternehmens-Projekten einzubeziehen, die eine gute Portion Kreativität erfordern.
9) Die All-in-One-Kollaborationsplattform
Suchen Sie danach, die Anzahl der internen Kommunikations-Tools, die Sie verwenden, auf ein Minimum zu reduzieren, ohne dabei auf funktionale Vielfalt zu verzichten ? Die Kollaborationsplattform ist das Tool, das Sie brauchen ! Eine echte All-in-One-Lösung, sie integriert die Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen, die die meisten der zuvor erwähnten Tools anbieten.
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Zum Beispiel umfasst die Plattform Talkspirit beide:
- eine Homepage und einen Newsfeed, um Ihre News und wichtigen Informationen zu teilen,
- Gruppen, um den Austausch Ihrer Communities zu flüssig zu machen,
- Umfragen, um die Meinung der Mitarbeitenden zu sammeln,
- Chat und Videokonferenz, um in Echtzeit zu diskutieren
- einen Drive und eine Office-Anwendung, um Dokumente zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu ändern,
- Projektmanagement, um Projekte zu planen und Aufgaben an Ihre Team-Mitglieder zu vergeben, einen
- gemeinsamen Kalender, um die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen zu überprüfen und sie zu Meetings einzuladen.
Chat und Newsfeed auf Talkspirit
Planen Sie eine Talkspirit-Demo
Es gibt eine Vielzahl von Kollaborationsplattformen auf dem Markt, aber nicht alle sind unbedingt für Ihre Organisation geeignet. Nehmen Sie sich also Zeit Ihre Bedürfnisse zu überdenken und eine Demo jedes Tools zu planen, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
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Zum Abschluss
Sie kennen nun alle wesentlichen Tools zum Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation. Jedes dieser Tools kann sowohl isoliert als auch als Ergänzung zu anderen Softwareprogrammen verwendet werden. Wenn Sie eine Kollaborationsplattform einführen, haben Sie auch die Möglichkeit, nur eine zu nutzen und so die ständigen Hin- und Hergänge zwischen den Anwendungen zu vermeiden.
Um Ihnen bei der Auswahl der Lösung(en), die zu Ihnen passt (passen), zu helfen, haben wir ein Methodenblatt erstellt, das "8 Schlüsseltipps zur richtigen Auswahl Ihres Kommunikations-Tools" enthält. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um kostenlos Zugriff zu erhalten:
Zugriff auf das Methodenblatt
In diesem Methodenblatt finden Sie: 8 Schritte zur Auswahl eines kollaborativen Tools, die Schlüsselelemente, um Ihren Bedarf richtig zu identifizieren, und die maßgeblichen Kriterien zum Vergleich der besten Lösungen auf dem Markt.
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Autorin: Emmanuelle Abensur
