Talkspirit startet Projekte, sein neues Projektmanagement-Modul

Haben Sie es bemerkt? Ein Projektmanagemnt-Modul ist nun auf Talkspirit verfügbar. Zugänglich über das neue "Projekte"-Symbol, das in der Benutzeroberfläche integriert ist, ermöglicht dieses Modul es Ihnen, alle Ihre Projekte organisieren und deren Fortschritt problemlos zu verfolgen.

Hier ist ein Überblick über die Funktionen von Projekte.

Gruppenprojekte gegenüber persönlichen Projekten

Das Modul Projekte ermöglicht es Ihnen, zwei Arten von Projekten mit unterschiedlichen Datenschutzstufen zu erstellen:

• Gruppenprojekte, die offen oder privat sein können
• persönliche Projekte, auf die nur Sie Zugriff haben

Offene Gruppenprojekte sind für alle Mitglieder der Gruppe zugänglich. Umgekehrt sind private Gruppenprojekte nur für Mitglieder zugänglich, die eingeladen wurden.

Gruppen- und persönliche Projekte können auch mit anderen Talkspirit-Benutzern geteilt werden, unabhängig davon, ob sie Mitglieder oder Gäste sind. Sie können daher an Projekten mit externen Personen zusammenarbeiten zu Ihrer Organisation.

Organisation von Projekten in Boards

Jedes Projekt ist in einem Board organisiert, das aus verschiedenen Spalten besteht, die wiederum in mehrere Aufgaben aufgeteilt sind. Sie können daher schnell die Schritte jedes Projekts visualisieren, sowie den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben.

Boards können auf verschiedene Weise organisiert werden. Sie könnten zum Beispiel erstellen:

• Ein klassisches Board eingeteilt in 4 Spalten: "Zu tun", "In Bearbeitung", "Wartend" und "Fertig". In dieser Konfiguration verschiebt jeder Mitarbeiter seine Aufgaben von einer Spalte zur nächsten, je nachdem wie das Projekt voranschreitet.
• Ein Board mit den verschiedenen Etappen Ihres Projekts. Zum Beispiel können Sie im Rahmen eines Schulungsprojekts Ihre Aufgaben in den Spalten "Bedarfsanalyse", "Schulungsauswahl" und "Implementierung von Schulungsmaßnahmen" verteilen.
• Ein nach Datum organisiertes Board. Wenn Sie eine Prüfliste von Maßnahmen erstellen möchten, die während des Onboarding neuer Mitarbeitender durchgeführt werden sollen, können Sie Ihre Aufgaben je nach ihrer Frist unterteilen, zum Beispiel: "vor Ankunft", "erster Tag", "erste Woche", "erster Monat", usw.

Natürlich gibt es mehrere andere mögliche Konfigurationen. Zögern Sie daher nicht, eigene Boards zu erstellen um die Anforderungen Ihres Teams zu erfüllen.

Zuordnung und Priorisierung von Aufgaben

Sobald Ihr Board erstellt ist, können Sie darin Karten hinzufügen, die die verschiedenen zu erledigenden Aufgaben sowie deren Fälligkeitsdatum angeben. Jede Karte kann einem oder mehreren Benutzern zugeordnet werden. Darüber hinaus ist es möglich, hinzuzufügen:

• eine Beschreibung,
• Etiketten (zum Beispiel, um Ihre Aufgaben nach Thema zu organisieren),
• und Kommentare, um mit den beteiligten Teamkollegen zu diskutieren.

Aufgaben, die bald fällig werden, erscheinen auf dem Dashboard in Orange, während überfällige Aufgaben in Rot erscheinen, was jedem hilft, die dringendsten Aufgaben zu priorisieren. Sobald die Aufgaben erledigt sind, können Sie sie entweder validieren oder per Drag-and-Drop in eine Spalte für abgeschlossene Aktionen verschieben (je nach Board-Typ, für den Sie sich entschieden haben).

Um Zeit zu sparen, können Mitarbeitende alle ihnen zugeordneten Aufgaben anzeigen aus dem Abschnitt "Meine Aufgaben".

Der Abschnitt "Meine Aufgaben" integriert ein Benachrichtigungszentrum das jedem die Möglichkeit gibt, über anstehende Projekte benachrichtigt zu werden, Kommentare, die zu Aufgaben hinzugefügt werden, und alle anderen Entwicklungen in Bezug auf aktuelle Projekte. Darüber hinaus ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Aufgaben in verschiedene Abschnitte zu unterteilen, zum Beispiel um sie nach Priorität oder Projekt zu klassifizieren.

Vereinfachtes Projektmanagement

Vorbei sind die Zeiten, in denen Aufgaben doppelt ausgeführt und Produktivität verloren durch die Vermehrung von Werkzeugen innerhalb der Teams. Mit Projekte können Sie alle Ihre Projekte an einem einzigen Ort organisieren und verfolgen, ohne zwischen verschiedenen Softwareprogrammen jonglieren zu müssen.

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Egal ob Ihre Teams vor Ort, mobil oder von zu Hause aus arbeiten, Sie können mit einem Klick auf die Projekte zugreifen, an denen sie arbeiten, und überprüfen, dass alles wie erwartet läuft, ohne sie befragen zu müssen.

Mit der Ansicht "Meine Aufgaben" können Mitarbeitende einen Überblick über ihre täglichen Aufgaben erhalten, sowie über diejenigen, die an Teamprojekten gebunden sind. Sie können daher leicht den Fortschritt der Projekte, die sie betreffen, messen und die Arbeitsmenge bewerten, die für deren Abschluss erforderlich ist.

Für Arnaud Brons, Product Manager bei Talkspirit, "das Projekte-Modul ermöglicht es, die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern zu stärken zum Unternehmen (zum Beispiel Auftragnehmer oder Kunden). Es stellt daher einen echten Mehrwert für Teams dar, die ihre Projektmanagementprozesse vereinfachen möchten, produktiver sind und täglich Zeit sparen. Alles, während Sie die Sicherheit der gemeinsam genutzten Daten gewährleisten."

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Autorin: Emmanuelle Abensur