4 Schritte zu einer wirksamen internen Kommunikationsstrategie
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- Eine interne Kommunikationsstrategie ist ein schriftlicher Plan: wer was an wen über welchen Kanal in welcher Frequenz kommuniziert und wie das Ergebnis gemessen wird.
- Schritt 1: Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was funktioniert und was nicht, bevor Sie irgendetwas auswählen.
- Schritt 2: Machen Sie aus diesen Rückmeldungen SMART-Ziele statt allgemeiner Absichten.
- Schritt 3: Wählen Sie die Werkzeuge, die diesen Zielen dienen, erst wenn die Ziele stehen, nicht vorher.
- Schritt 4: Passen Sie laufend an, verfolgen Sie einige Kennzahlen (Reichweite, Interaktionen, Informationsverzug) und benennen Sie pro Kanal eine verantwortliche Person.
- Laut dem Global State of Internal Communications Report 2021 hatten mehr als 50 % der Unternehmen keine langfristige interne Kommunikationsstrategie.
Um das volle Potenzial ihrer Teams zu entfalten, müssen Organisationen einen offenen und wirksamen Kommunikationsrahmen schaffen, mit anderen Worten: Sie müssen eine solide interne Kommunikationsstrategie aufbauen.
Für viele Organisationen bleibt jedoch unklar, wie sich diese Strategie aufbauen lässt, weshalb sie am Ende oft gar keine aufbauen. Laut dem Global State of Internal Communications Report 2021 verfügten mehr als 50 % der Unternehmen über keine langfristige interne Kommunikationsstrategie.
Die Frage lautet also: Welche Schritte muss eine Organisation gehen, um eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie aufzubauen und damit die Leistungsfähigkeit ihrer Teams zu heben?
Was eine interne Kommunikationsstrategie wirklich umfasst
Eine interne Kommunikationsstrategie ist der schriftliche Plan, der festlegt, wer was an wen über welchen Kanal in welcher Frequenz kommuniziert und woran man erkennt, dass es gewirkt hat. Sie ist keine Werkzeugliste und auch nicht das Intranet: Die Werkzeuge kommen nach dem Plan. Genau deshalb beginnen die vier folgenden Schritte bei den Mitarbeitenden und enden bei der Messung.
In der Praxis passt eine brauchbare Strategie auf wenige Seiten und beantwortet sechs Fragen:
- Die Zielgruppen: An wen richten Sie sich (Zentrale, Außenstandorte, Führungskräfte, Arbeitnehmervertretungen) und was verpasst jede von ihnen heute?
- Die Kernbotschaften: die wenigen Dinge, die alle wissen müssen, getrennt von den Neuigkeiten, die nur vorbeiziehen.
- Die Kanäle: welcher Kanal welche Botschaft trägt und was nicht mehr per E-Mail laufen muss.
- Der Rhythmus: was täglich, wöchentlich und monatlich hinausgeht und was nur dann, wenn sich etwas ändert.
- Die Verantwortlichen: eine benannte Rolle für jeden Kanal und jede wiederkehrende Botschaft, damit die Veröffentlichung nicht vom guten Willen des Augenblicks abhängt.
- Die Kennzahlen: worauf Sie schauen, um zu entscheiden, ob Sie die vorigen Punkte beibehalten, ändern oder einstellen.
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Sammeln Sie die Einsichten Ihrer Mitarbeitenden
Interne Kommunikation betrifft in erster Linie die Art, wie Ihre Mitarbeitenden kommunizieren, zusammenarbeiten und Informationen teilen. Sie spüren die Wirkung am stärksten, und sie zu verbessern, kann auch ihr Engagement stärken und ein motivierenderes und produktiveres Arbeitsumfeld schaffen.
Laut einer Robert-Half-Studie von 2013 ist schlechte Kommunikation die Hauptursache für Demotivation in Teams, und laut einer von CMSWire aufgegriffenen RingCentral-Umfrage wünscht sich fast die Hälfte der Mitarbeitenden (44 %) eine breitere Nutzung interner Kommunikationswerkzeuge in ihrer Organisation.
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Sie möchten also eine wirksame interne Kommunikationsstrategie aufbauen und Ihren Teams die Werkzeuge und den Rahmen geben, die sie brauchen, um ihr Bestes zu geben? Dann sind sie die ersten Personen, die Sie fragen sollten.
Verschicken Sie Umfragen an die Mitarbeitenden und führen Sie Teambesprechungen oder Einzelgespräche, um ihre Meinung zu Ihrer heutigen internen Kommunikation einzuholen. Welche Systeme und Abläufe erscheinen ihnen nützlich? Welche sind überholt? Wenn Sie bereits interne Kommunikationswerkzeuge nutzen: Was schätzen sie daran, und was ließe sich verbessern?
Wichtig dabei: Ihre Mitarbeitenden sind es, die Ihre interne Kommunikationsstrategie umsetzen werden. Damit sie gelingt, fragen Sie sie nach ihren Einsichten und nutzen Sie diese Einsichten, um Ihre Strategie auszurichten.
Legen Sie Ihre Ziele fest
Sobald Ihnen die Einsichten Ihrer Mitarbeitenden vorliegen, können Sie damit festlegen, was Ihr Team und Ihre Organisation von einer internen Kommunikationsstrategie erwarten, und anschließend klare Ziele setzen, um diesen Erwartungen zu entsprechen.
Welche Ziele Sie festlegen, hängt von Ihrer Organisation, Ihrem Team und Ihren Kommunikationsbedürfnissen ab.
Zu den gängigen Zielen interner Kommunikation zählen:
- Die Verbreitung von Unternehmensnachrichten und Informationen in der gesamten Organisation verbessern
- Die Kommunikation des Teams auf einem einzigen Kanal oder einer einzigen Plattform bündeln (statt dass ein Team per E-Mail kommuniziert, ein anderes per Chat und so weiter)
- Systeme einführen, die das Teilen von Wissen erleichtern
- Eine bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führung fördern
- Die Zeit für die Abstimmung von Besprechungen verringern
Welche Ziele Sie auch verfolgen: Formulieren Sie sie nach der SMART-Methode und stellen Sie sicher, dass sie Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sind. Diese Methode sorgt dafür, dass Ihre strategischen Ziele nicht bloße Konzepte bleiben, sondern handhabbar werden, was ihre Umsetzung für Sie und Ihr Team erleichtert.
Finden Sie die richtigen Werkzeuge, um diese Ziele zu erreichen
Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie mit Ihrer internen Kommunikationsstrategie erreichen möchten, ist es Zeit, zu bestimmen, welche Werkzeuge und Funktionen dafür nötig sind, und sie dann in Ihrer gesamten Organisation auszurollen.
Nehmen wir an, Sie stellen nach Ihren Umfragen fest, dass Ihr Team Stunden mit E-Mails verbringt, um abteilungsübergreifende Besprechungen abzustimmen, und Ihr Ziel ist es, diesen Ablauf zu vereinfachen. Dann könnten Sie ein Werkzeug suchen, das E-Mails reduziert und die Kommunikation verbessert (etwa ein soziales Unternehmensnetzwerk).
Talkspirit ist ein soziales Unternehmensnetzwerk mit zahlreichen Funktionen für die interne Kommunikation. Dank des gemeinsamen Kalenders von Talkspirit können Mitarbeitende zum Beispiel sofort auf die Kalender ihrer Kolleginnen und Kollegen zugreifen, deren Verfügbarkeiten einsehen und Termine anlegen, ganz ohne manuelle Abstimmung.
Oder nehmen wir an, Sie haben Kommunikationssilos in Ihrer Organisation erkannt, und Ihre Mitarbeitenden erfahren nur mühsam, was in anderen Teams oder im Unternehmen insgesamt geschieht. Dank der Funktion Newsfeed von Talkspirit sehen Mitarbeitende sofort die neuesten Beiträge der Gruppen, die sie abonniert haben, und bleiben so mühelos auf dem Laufenden.
Eine Talkspirit-Demo vereinbaren
Kurz gesagt: Welche Kommunikationsbedürfnisse Ihr Unternehmen auch hat, es gibt technische Lösungen dafür. Achten Sie also darauf, die richtigen internen Kommunikationswerkzeuge auszuwählen und einzuführen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Passen Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie laufend an und verbessern Sie sie
Eine interne Kommunikationsstrategie aufzubauen, ist nichts, was man einmal erledigt. So wie sich Ihr Team verändert, verändern sich auch Ihre Kommunikationsbedürfnisse. Um das Potenzial Ihrer Teams weiter zu entfalten, müssen Sie also auch Ihre interne Kommunikationsstrategie laufend anpassen und verbessern.
Wenn Ihre Ziele festgelegt und Ihre internen Kommunikationswerkzeuge eingeführt sind, sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Team. Fragen Sie, wie sich die interne Kommunikation aus ihrer Sicht entwickelt und welche Punkte noch besser werden sollten, und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.
Kurz gesagt: Interne Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess, und wenn Ihre Strategie Ihre Teams weiterhin stützen soll, müssen Sie sie ständig anpassen und verbessern.
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Erkennen, ob die Strategie wirkt: was zu messen ist
„Laufend anpassen“ bedeutet nur dann etwas, wenn Sie etwas haben, worauf Sie schauen können. Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden sagen, wie sich die interne Kommunikation anfühlt; einige Kennzahlen sagen, was tatsächlich geschieht. Nehmen Sie drei oder vier davon, lesen Sie sie im selben Rhythmus wie Ihre Teamtermine, und lassen Sie ihnen ein Quartal Zeit, bevor Sie Schlüsse ziehen.
| Kennzahl | Was sie Ihnen sagt | Wo Sie sie ablesen |
|---|---|---|
| KennzahlReichweite | Was sie Ihnen sagtOb der Kanal auch die Teams außerhalb des Büros erreicht und nicht nur die Zentrale | Wo Sie sie ablesenDie Zugriffsstatistiken Ihres Intranets, Ihrer Plattform oder Ihres Newsletters |
| KennzahlInteraktionen | Was sie Ihnen sagtOb die Kommunikation einseitig ist oder ob sie Antworten hervorruft | Wo Sie sie ablesenDie Kommentare, Reaktionen und Antworten Beitrag für Beitrag |
| KennzahlBündelung der Kanäle | Was sie Ihnen sagtOb das Ziel „ein einziger Kanal“ dauerhaft trägt | Wo Sie sie ablesenDas Volumen interner E-Mails im Vergleich zur Aktivität auf der Plattform |
| KennzahlInformationsverzug | Was sie Ihnen sagtOb die Information nach unten gelangt oder auf einer Ebene stecken bleibt | Wo Sie sie ablesenDer Abstand zwischen dem Datum einer Entscheidung und dem Datum ihrer Veröffentlichung |
| KennzahlRückmeldungen der Teams | Was sie Ihnen sagtWas die Zahlen nicht zeigen: was im Alltag mühsam bleibt | Wo Sie sie ablesenIhre Umfragen und Ihre regelmäßigen Termine |
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Ein letzter Punkt, der eine Strategie von einem Dokument unterscheidet: Jeder Kanal und jede wiederkehrende Botschaft braucht eine benannte verantwortliche Person und die Zeit dafür. Eine Strategie, die davon abhängt, wer gerade Zeit hat, endet im ersten vollen Monat. Wenn die interne Kommunikation eine Reorganisation begleitet, gilt dieselbe Regel für die kommunizierten Entscheidungen: wer entscheidet, wer informiert wird und in welcher Frist. Das ist ebenso eine Frage der Rollenklarheit wie der Kommunikation.
Bauen Sie eine interne Kommunikationsstrategie, die Ihre Teams und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringt
Eine wirksame interne Kommunikationsstrategie ist unverzichtbar, um die beste Leistung und Produktivität in Ihren Teams freizusetzen. Jetzt, da Sie die Schritte kennen, um sie von A bis Z aufzubauen, haben Sie alle Schlüssel in der Hand, um eine Strategie zu entwickeln, die wirklich etwas verändert. Worauf warten Sie also noch?
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Von Deanna deBara
FAQ
Es ist der schriftliche Plan, der festlegt, wer was an wen über welchen Kanal in welcher Frequenz kommuniziert und wie das Ergebnis gemessen wird. Er umfasst sechs Punkte: die Zielgruppen, die Kernbotschaften, die Kanäle, den Rhythmus, die Verantwortlichen und die Kennzahlen. Er ist weder eine Werkzeugliste noch das Intranet: Die Wahl der Werkzeuge kommt nach dem Plan.
Mit Ihren Mitarbeitenden: Sie spüren die Wirkung der internen Kommunikation am stärksten, und sie setzen die Strategie um. Umfragen, Teambesprechungen oder Einzelgespräche zeigen, welche Systeme ihnen nützen, welche überholt sind und was sich an den vorhandenen Werkzeugen verbessern ließe.
Indem Sie sie nach der SMART-Methode formulieren, also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Gängige Ziele betreffen die Verbreitung von Unternehmensnachrichten, die Bündelung des Austauschs auf einem einzigen Kanal, das Teilen von Wissen, die Verbindung zwischen Teams und Führung oder die Zeit für die Abstimmung von Besprechungen.
Ausgehend von den Zielen, nie vom Werkzeug. Sobald die Ziele stehen, gilt es zu bestimmen, welche Funktionen nötig sind, um sie zu erreichen, und diese dann einzuführen. Ein Team, das Stunden mit E-Mails zur Terminabstimmung verliert, sucht einen gemeinsamen Kalender; eine Organisation in Silos sucht einen Newsfeed.
Mit drei oder vier Kennzahlen, die im selben Rhythmus wie Ihre Teamtermine gelesen werden: die Reichweite (der Anteil der Mitarbeitenden, die eine Kernbotschaft tatsächlich gesehen haben), die Interaktionen (Kommentare und Antworten pro Beitrag), die Bündelung der Kanäle (der interne Austausch, der nicht mehr per E-Mail läuft) und der Informationsverzug (der Abstand zwischen einer Entscheidung und ihrer Veröffentlichung). Die Rückmeldungen der Teams ergänzen, was die Zahlen nicht zeigen.
Laufend. Die Kommunikationsbedürfnisse verändern sich mit der Organisation, deshalb wird die Strategie fortlaufend angepasst statt ein für alle Mal festgelegt. Regelmäßige Termine mit den Teams, zu dem, was besser wird, und zu dem, was noch aussteht, genügen, um zu entscheiden, was bleibt, was sich ändert und was endet.
