4 Schritte zum Aufbau einer wirksamen internen Kommunikationsstrategie

Um das volle Potenzial ihrer Teams freizusetzen, müssen Organisationen ein offenes und effektives Kommunikationsumfeld schaffen — mit anderen Worten, sie müssen eine solide interne Kommunikationsstrategie aufbauen.

Doch für viele Organisationen bleibt unklar, wie man diese Strategie aufbaut — was sie oft dazu führt, überhaupt keine zu entwickeln. Laut dem Global State of Internal Communications Report 2021 verfügen mehr als 50 % der Unternehmen noch nicht über eine langfristige Kommunikationsstrategie.

Die Frage stellt sich also: Als Organisation, welche Schritte muss man unternehmen, um eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie aufzubauen — und dadurch das Leistungsniveau seiner Teams zu erhöhen?

Sammeln Sie Erkenntnisse von Ihren Mitarbeitenden

Interne Kommunikation befasst sich in erster Linie damit, wie Ihre Mitarbeitenden kommunizieren, zusammenarbeiten und Informationen teilen. Sie sind am meisten davon betroffen — und ihre Verbesserung kann auch ihr Engagement stärken und eine motivierendere und produktivere Arbeitsumgebung schaffen.

Laut einer Studie von Robert Half, ist schlechte Kommunikation die Hauptursache für Demotivation in Teams — und laut einer RingCentral-Studie, möchten fast die Hälfte der Mitarbeitenden (44 %) eine breitere Einführung von internen Kommunikationswerkzeugen in ihrer Organisation.

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Wenn Sie also eine wirksame interne Kommunikationsstrategie aufbauen möchten — und Ihren Teams die Werkzeuge und den Rahmen geben möchten, die sie brauchen, um ihr Bestes zu geben? Das sind die ersten Personen, die Sie fragen sollten.

Senden Sie Umfragen an Mitarbeitende und/oder organisieren Sie Team-Treffen oder Einzelgespräche, um ihre Meinungen zu Ihrer aktuellen internen Kommunikation zu sammeln. Welche Systeme und Prozesse scheinen ihnen nützlich? Welche sind überholt? Falls Sie bereits interne Kommunikationswerkzeuge verwenden, was gefällt ihnen — und was könnte verbessert werden?

Das Wichtigste: Ihre Mitarbeitenden sind diejenigen, die Ihre interne Kommunikationsstrategie umsetzen werden. Damit sie erfolgreich ist, fragen Sie sie um ihre Erkenntnisse — und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Strategie zu lenken.

Definieren Sie Ihre Ziele

Sobald Sie die Erkenntnisse Ihrer Mitarbeitenden haben, können Sie diese nutzen, um zu definieren, was Ihr Team und Ihre Organisation von einer internen Kommunikationsstrategie erwarten — und dann klare Ziele setzen, um diese Erwartungen zu erfüllen.

Die Ziele, die Sie setzen, hängen von Ihrer Organisation, Ihrem Team und Ihren Kommunikationsbedürfnissen ab.

Zu den häufigen Zielen der internen Kommunikation gehören:

• Verbessern Sie die Verbreitung von Nachrichten und Informationen aus dem Unternehmen an die gesamte Organisation
• Zentralisieren Sie Team-Kommunikation auf einem einzigen Kanal oder einer einzigen Plattform (anstatt dass ein Team per E-Mail kommuniziert, ein anderes per Chat usw.)
• Richten Sie Systeme ein, um Wissensaustausch
• Fördern Sie bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Management
• Reduzieren Sie die Zeit für die Koordination von Meetings

Egal welche Ziele Sie haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese nach der SMART-Methode formulieren — und stellen Sie sicher, dass sie Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden sind. Diese Methode anwenden garantiert, dass Ihre strategischen Ziele nicht bloß Konzepte bleiben, sondern handlungsfähig werden — was ihre Umsetzung für Sie und Ihr Team erleichtern wird.

Finden Sie die richtigen Werkzeuge, um diese Ziele zu erreichen

Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie mit Ihrer internen Kommunikationsstrategie erreichen möchten, ist es Zeit zu bestimmen, welche Werkzeuge und Funktionen notwendig sind, um diese zu erreichen — und sie dann in Ihrer gesamten Organisation bereitzustellen.

Beispielsweise: Nehmen Sie an, nach Ihren Umfragen stellen Sie fest, dass Ihr Team Stunden mit E-Mails verbringt, um interdepartementale Meetings zu koordinieren — und Ihr Ziel ist es, diesen Prozess zu vereinfachen. Sie könnten dann nach einem Werkzeug suchen, das E-Mails reduziert und die Kommunikation verbessert (wie ein soziales Unternehmensnetzwerk).

Talkspirit ist ein soziales Unternehmensnetzwerk, das viele Funktionen für die interne Kommunikation bietet. Beispielsweise können Mitarbeitende durch Talkspirits gemeinsamen Kalender sofort auf die Kalender ihrer Kollegen zugreifen, ihre Verfügbarkeit überprüfen und Veranstaltungen erstellen — ohne manuelle Koordination.

Oder nehmen Sie an, Sie haben Kommunikations-Silos in Ihrer Organisation erkannt und Ihre Mitarbeitenden haben Schwierigkeiten, über aktuelle Entwicklungen in anderen Teams oder im Unternehmen insgesamt auf dem Laufenden zu bleiben. Durch Talkspirits Nachrichtenstream-Funktion können Mitarbeitende sofort auf die neuesten Nachrichten der Gruppen zugreifen, denen sie folgen, was ihnen ermöglicht, leicht auf dem Laufenden zu bleiben.

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Zusammengefasst: Was auch immer Ihre Kommunikationsbedürfnisse im Unternehmen sind, es gibt technologische Lösungen — daher stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen interne Kommunikationswerkzeuge wählen und bereitstellen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Passen Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie kontinuierlich an und optimieren Sie sie

Eine interne Kommunikationsstrategie aufzubauen ist kein einmaliger Prozess. Mit der Entwicklung Ihres Teams entwickeln sich auch Ihre Kommunikationsbedürfnisse — was bedeutet, dass Sie, um weiterhin das Potenzial Ihrer Teams freizusetzen, auch Ihre interne Kommunikationsstrategie kontinuierlich anpassen und optimieren müssen.

Sobald Ihre Ziele definiert und Ihre internen Kommunikationswerkzeuge bereitgestellt sind, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig mit Ihrem Team besprechen. Fragen Sie sie, wie sich die interne Kommunikation aus ihrer Sicht entwickelt und welche Aspekte noch Verbesserungen benötigen — und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.

Zusammengefasst: Interne Kommunikation ist ein kontinuierlicher Prozess — und wenn Sie möchten, dass Ihre Strategie Ihr Team weiterhin unterstützt, müssen Sie sie kontinuierlich anpassen und optimieren.

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Bauen Sie eine interne Kommunikationsstrategie auf, die Ihre Teams — und Ihr Unternehmen — auf die nächste Ebene bringt

Eine wirksame interne Kommunikationsstrategie ist entscheidend, um das beste Leistungs- und Produktivitätsniveau Ihrer Teams freizusetzen. Jetzt, da Sie die Schritte zum Aufbau von A bis Z kennen, haben Sie alle Werkzeuge in der Hand, um eine Strategie zu entwickeln, die wirklich einen Unterschied macht. Also, worauf warten Sie noch, um sie umzusetzen?

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Von Deanna deBara