Beste Projektmanagement-Software für den Mittelstand

Welche Projektmanagement-Software zum Mittelstand passt, entscheiden drei Fragen: Wie tief soll geplant werden (Aufgaben oder Multiprojekt- und Portfoliomanagement), arbeitet das Unternehmen bereits mit Microsoft 365, und wo müssen die Daten liegen? Microsoft Planner, monday.com und Asana decken die Zusammenarbeit mehrerer Fachbereiche ab. Projektron BCS, PLANTA und OpenProject stehen für klassisches Multiprojekt- und Portfoliomanagement, InLoox für die Outlook-Welt, Jira für IT-Teams. Stackfield, factro, MeisterTask und awork hosten ihre Daten in Deutschland. Talkspirit verbindet mit dem Modul Projekte jedes Projekt mit Rollen und Zielen der Organisation, ohne ein Portfolio-Tool ersetzen zu wollen.

Preise, Pläne und Hosting-Angaben in diesem Vergleich wurden im September 2026 auf den Websites der Anbieter geprüft.

Was ist der Mittelstand, und warum ändert das die Auswahl?

Das Institut für Mittelstandsforschung (IfM Bonn) definiert den Mittelstand über die Einheit von Eigentum und Leitung, nicht über die Größe: Auch Unternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten zählen dazu, wenn die Eigentümer die Geschäftsführung stellen. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzt das IfM Bonn die Grenze bei unter 500 Beschäftigten und höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz. Nach der KMU-Definition der EU-Kommission waren 2024 rund 3,52 Millionen Unternehmen in Deutschland KMU, das sind 99,2 % aller Unternehmen (IfM Bonn).

Für die Softwareauswahl heißt das: Ein Mittelständler braucht mehr als eine Aufgabenliste, aber selten die Komplexität eines Konzernsystems. Er arbeitet oft mit Microsoft 365, hat hohe Anforderungen an Datenschutz und Serverstandort und will ein Tool, das Fachbereiche ohne lange Einführung annehmen.

Sechs Kriterien für die Auswahl im Mittelstand

1. Planungstiefe. Teams koordinieren (Aufgaben, Fristen, Kanban) und ein Portfolio steuern (Kapazitäten, Budgets, Priorisierung zwischen Projekten) sind zwei verschiedene Aufgaben. Viele Anbieter bieten Portfolio- und Ressourcenmanagement erst in höheren Plänen an.
2. IT-Landschaft. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat Planner bereits im Haus. Sonst lohnt der Blick auf Single Sign-on, Anbindung an Outlook und Teams und die Schnittstelle zum ERP.
3. Datenschutz und Serverstandort. Wo werden die Daten gespeichert, und in welchem Plan? Bei mehreren US-Anbietern ist die Datenhaltung in der EU eine Option, die an einen bestimmten Plan gebunden ist.
4. Betriebsmodell. Cloud oder eigene Server: OpenProject, Projektron, InLoox, PLANTA und Stackfield bieten auch On-Premises- oder Self-Hosting-Varianten an.
5. Einführung und Akzeptanz. Liste, Kanban-Board, Kalender oder Gantt: Das Tool muss dem Vertrieb ebenso passen wie der Produktion, sonst bleibt jeder bei seiner Excel-Liste.
6. Gesamtkosten und Verbindung zur Organisation. Der Preis pro Nutzer mal die tatsächliche Nutzerzahl, dazu der Plan, in dem die benötigten Funktionen stecken. Und: Wer verantwortet welche Aufgabe, wenn sich ein Team verändert?

Projektmanagement-Software für den Mittelstand im Vergleich

Angaben der Anbieter auf ihren Websites, geprüft am 29. September 2026. Preise pro Nutzer und Monat; „zzgl. MwSt.“, wo der Anbieter es angibt.

Wenn Microsoft 365 gesetzt ist

Microsoft Planner und Project

• Für wen: Mittelständler, die bereits mit Microsoft 365 und Teams arbeiten und ohne neues Tool starten wollen.
• Stärken laut Anbieter: eine Basisversion ist in Microsoft 365 enthalten (u. a. Business Basic, Standard und Premium), Kalender- und Zeitachsenansicht (Gantt) ab Plan 1, Pläne direkt in Teams.
• Grenzen: Portfolios erstellen und die Aufwandsplanung pro Ressource erfordern Plan 3. Microsoft hat das Ende von Project Online auf den 30. September 2026 festgelegt.
• Anbieter und Hosting: Microsoft (Redmond, USA). Kunden mit Registrierung in der EU oder EFTA fallen unter die EU-Datengrenze von Microsoft 365.
• Preis laut Anbieter: Planner-Plan 1 für 8,70 € und Planner und Project Plan 3 für 26,00 € pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt. (Preisseite).

InLoox

• Für wen: Unternehmen, deren Projektarbeit in Outlook und Microsoft 365 stattfindet.
• Stärken laut Anbieter: InLoox für Outlook und für Teams, Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten, Multiprojekt- und Ressourcenmanagement sowie Budgets und Zeiterfassung ab Professional, Projekt-Portfolio-Management in Enterprise Plus.
• Grenzen: keine Preise veröffentlicht, kein dauerhaft kostenloser Plan veröffentlicht.
• Anbieter und Hosting: InLoox GmbH (München). Cloud in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt am Main und Berlin), Self-Hosted-Edition für eigene Server.
• Preis laut Anbieter: auf Anfrage, Professional ab 5 Nutzern, 14 Tage kostenlos testen (Preisseite).

Work Management für mehrere Fachbereiche

monday.com

• Für wen: Mittelständler, die viele Fachbereiche schnell auf ein visuelles Tool bringen wollen.
• Stärken laut Anbieter: kostenlos bis 2 Nutzer, Kalender- und Gantt-Ansicht ab Standard, SAML-basiertes Single Sign-on und Integrationen (darunter Microsoft Teams) auf der Enterprise-Seite beschrieben.
• Grenzen: Portfolio- und Ressourcenmanagement nur im Enterprise-Plan. Bei Standard- und Pro-Konten in der EU-Datenregion können Daten laut Anbieter auch in den USA verarbeitet werden.
• Anbieter und Hosting: monday.com (Israel). EU-Datenregion bei AWS für Enterprise sowie für Standard- und Pro-Konten, die seit dem 23. Januar 2023 angelegt wurden; ausschließlich in der EU nur mit Enterprise.
• Preis laut Anbieter: Basic 9 € und Standard 12 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Enterprise auf Anfrage (Preisseite).

Asana

• Für wen: bereichsübergreifende Teams, die Aufgaben, Projekte und Ziele verbinden wollen.
• Stärken laut Anbieter: Zeitachse und Gantt ab Starter, unbegrenzte Portfolios und Ressourcenmanagement ab Advanced, Integration mit Microsoft 365, Microsoft-SSO in bezahlten Plänen verpflichtend einstellbar.
• Grenzen: die EU-Datenresidenz ist ein kostenpflichtiges Add-on für Enterprise (in Enterprise+ enthalten), bestimmte Anmeldedaten werden laut Anbieter außerhalb der gewählten Region verarbeitet.
• Anbieter und Hosting: Asana (San Francisco, USA). EU-Datenresidenz in Frankfurt, Backup in Dublin.
• Preis laut Anbieter: kostenlos bis 2 Nutzer, Starter 10,99 € und Advanced 24,99 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (13,49 € und 30,49 € monatlich), Enterprise auf Anfrage (Preisseite).

Klassisches Multiprojekt- und Portfoliomanagement

Projektron BCS

• Für wen: Mittelständler mit klassischem Projektgeschäft, die Multiprojekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement brauchen.
• Stärken laut Anbieter: Gantt-Diagramm, Multiprojektcontrolling, Portfoliomanagement (BCS), Auslastungsanalyse und Zeiterfassung, Anbindung an Microsoft Exchange Online und Teams.
• Grenzen: der kostenlose Test beginnt nach einer rund 90-minütigen Online-Präsentation; Portfoliomanagement ist nicht in BCS.light enthalten.
• Anbieter und Hosting: Projektron GmbH (Berlin), nach ISO/IEC 27001:2022 durch TÜV Rheinland zertifiziert. Cloud ausschließlich in deutschen Rechenzentren (dogado GmbH) oder On-Premises.
• Preis laut Anbieter: On-Premises-Lizenzkauf 300 bis 350 € pro Nutzer (unbefristete Lizenz, je nach Funktionsumfang), SaaS 5 % des Lizenzkaufpreises pro Nutzer und Monat, BCS.light als SaaS 20 € pro Lizenz und Monat, zzgl. MwSt. (Preisseite).

PLANTA Project

• Für wen: Unternehmen mit Multiprojektmanagement und Ressourcenplanung; Portfolios in PLANTA Enterprise.
• Stärken laut Anbieter: Gantt, Ressourcenverteilung mit Kapazitätsübersicht, Zeiterfassung, Schnittstellen zu Jira und Microsoft Project, Betrieb in der Cloud oder On-Premises.
• Grenzen: Portfolios nur in PLANTA Enterprise; bei geringerer Nutzerzahl steigt der Einzelpreis (Staffelpreis).
• Anbieter und Hosting: PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH (Karlsruhe). Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Daten ausschließlich im EWR.
• Preis laut Anbieter: PLANTA Project ab 12 € und PLANTA Enterprise ab 14 € pro Nutzer und Monat, 30 Tage Test (Preisseite).

OpenProject

• Für wen: Unternehmen, die Open Source, Kontrolle und Self-Hosting wollen.
• Stärken laut Anbieter: Community Edition kostenlos auf eigener Infrastruktur, Gantt und Zeiterfassung, Portfolioverwaltung und Ressourcenmanagement ab Premium, Integration mit OneDrive und SharePoint.
• Grenzen: Portfolio und Ressourcen erst ab Premium (mindestens 100 Nutzer); die Community Edition gibt es nicht in der Cloud; für die Cloud nennt der Anbieter Server in der EU, keinen Standort in Deutschland.
• Anbieter und Hosting: OpenProject GmbH (Berlin). Enterprise Cloud auf Servern in der EU, alle Unterauftragnehmer in der EU, oder On-Premises.
• Preis laut Anbieter: Community kostenlos, Basic 5,95 €, Professional 10,95 €, Premium 15,95 € pro Nutzer und Monat bei einem Jahr Laufzeit (On-Premises ab 25 Nutzern), Corporate auf Anfrage, 14 Tage Test (Preisseite).

Deutsche Anbieter mit Hosting in Deutschland

Stackfield

• Für wen: Mittelständler, die Projektarbeit und Kommunikation datenschutzkonform in einer Lösung bündeln wollen.
• Stärken laut Anbieter: Listen, Kanban und Gantt, Zeiterfassung in allen Plänen, Projektportfolios ab Premium, Ende-zu-Ende-verschlüsselte Räume, Integration in MS Teams.
• Grenzen: kein dauerhaft kostenloser Plan veröffentlicht, Starter für höchstens 10 Nutzer, On-Premises erst ab 100 Nutzern.
• Anbieter und Hosting: Stackfield GmbH (München), ISO 27001 zertifiziert, BSI-C5-Testat. Datenhaltung in deutschen Rechenzentren, Verarbeitung ausschließlich auf Servern in der EU.
• Preis laut Anbieter: Starter 9 €, Business 14 €, Premium 18 €, Enterprise 28 € pro Nutzer und Monat (bei 5 Nutzern und jährlicher Zahlung), 14 Tage Test (Preisseite).

factro

• Für wen: Mittelständler, die klassische Unternehmensprojekte ohne lange Einführung steuern wollen.
• Stärken laut Anbieter: Gantt mit Abhängigkeiten und Meilensteinen (Business), projektübergreifendes Kanban und Gantt, Ressourcen und Zeiterfassung (Professional), Integration in MS Teams, SharePoint und Outlook.
• Grenzen: reine Cloud-Lösung, eine On-Premises-Variante ist nicht veröffentlicht; Portfoliomanagement wird auf der Preisseite nicht genannt.
• Anbieter und Hosting: Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG (Bochum). Verarbeitung und Speicherung in einem deutschen, nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
• Preis laut Anbieter: Basic kostenlos, Business 19,99 € und Professional 29,99 € pro Benutzer und Monat ab 3 Benutzern, 14 Tage Test (Preisseite).

MeisterTask

• Für wen: Teams, die schnell mit Kanban starten wollen.
• Stärken laut Anbieter: dauerhaft kostenloser Free-Plan, Zeiterfassung ab Free, Gantt ab Business, Portfolios und Kapazitätsplaner in Enterprise, Integrationen mit MS Teams und Outlook.
• Grenzen: Portfolios und Kapazitätsplanung nur in Enterprise, keine On-Premises-Variante veröffentlicht.
• Anbieter und Hosting: MeisterLabs GmbH (Vaterstetten bei München), nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Server in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
• Preis laut Anbieter: Pro 12,50 € und Business 24 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (15,50 € und 31 € monatlich), zzgl. MwSt., Enterprise individuell (Preisseite).

awork

• Für wen: Projektteams, die Aufgaben, Zeiterfassung und Auslastung gemeinsam planen.
• Stärken laut Anbieter: Zeiterfassung ab Basic, Workload-Ansicht ab Standard, Integrationen mit Microsoft Teams, Exchange, OneDrive und Azure AD.
• Grenzen: Gantt, Portfolio und On-Premises werden auf der Preisseite nicht genannt.
• Anbieter und Hosting: awork GmbH (Hamburg), ISO 27001 zertifiziert. Hosting auf ISO-27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland.
• Preis laut Anbieter: Basic 5 €, Standard 11 €, Professional 19 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (7 €, 14 € und 22 € monatlich), zzgl. USt., Enterprise auf Anfrage (Preisseite).

IT und agile Teams

Jira

• Für wen: IT, Produktentwicklung und Softwareteams.
• Stärken laut Anbieter: Backlog, Liste, Board, Zeitachse und Kalender schon im Free-Plan, teamübergreifende Planung und Abhängigkeiten in Premium, Integration mit Microsoft Teams.
• Grenzen: Preise in US-Dollar und abhängig von der Nutzerzahl, Single Sign-on in Enterprise enthalten.
• Anbieter und Hosting: Atlassian (Hauptsitz Sydney). Datenresidenz in der EU oder in Deutschland (Frankfurt) in Standard, Premium und Enterprise.
• Preis laut Anbieter: kostenlos bis 10 Nutzer; für 300 Nutzer bei monatlicher Abrechnung zeigt die Preisseite 7,91 $ (Standard) und 14,54 $ (Premium) pro Nutzer und Monat (Preisseite).

Projekte, die mit der Organisation verbunden sind

Talkspirit, Modul Projekte

Talkspirit versteht sich als Organisational Operating System: Struktur (Kreise, Rollen, Verantwortlichkeiten), Zusammenarbeit und Kommunikation auf einer Plattform. Das Modul Projekte ergänzt die Umsetzung. Jedes Projekt gehört zu einem Team, jede Aufgabe ist einer Rolle zugeordnet, und Projekte und Aufgaben lassen sich mit OKRs verknüpfen.

Für Mittelständler, denen digitale Souveränität wichtig ist: Talkspirit wird in Frankreich und der Schweiz gehostet, außerhalb von Cloud Act und FISA, ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert; SecNumCloud ist in Vorbereitung.

• Für wen: Mittelständler, bei denen die Umsetzung der Organisation folgen soll: Wechselt eine Verantwortung, wandern die Aufgaben mit der Rolle.
• Stärken laut Anbieter: Listen-, Kanban- und Kalenderansicht auf denselben Daten; Aufgaben, Unteraufgaben, Verantwortliche, Prioritäten und Fristen; Projekte mit Zielen verknüpft; Meetings, Chat und Dokumente auf derselben Plattform.
• Grenzen: die Website zeigt weder Gantt-Diagramm noch Auslastungsplanung, Budgetverfolgung oder Portfoliomanagement. Für ein PMO, das Dutzende Projekte nach Kapazität und Budget steuert, bleibt ein spezialisiertes Portfolio-Tool die bessere Wahl.
• Anbieter und Hosting: Talkspirit SAS (Paris), europäische Plattform. Hosting in Frankreich und der Schweiz, außerhalb von Cloud Act und FISA (warum Talkspirit).
• Preis laut Anbieter: nicht veröffentlicht, auf Anfrage; 15 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, Demo auf Anfrage.

Organisationen wie Welser Profile, Liip oder Big Blue Marble arbeiten mit Talkspirit.

Welche Software für welche Situation?

• Microsoft 365 ist gesetzt und die Projekte sind überschaubar: mit Planner beginnen, für Portfolios und Aufwand pro Ressource auf Plan 3 wechseln. Wer in Outlook plant, sieht sich InLoox an.
• Viele Fachbereiche sollen schnell mit einem Tool arbeiten: monday.com oder Asana, mit Blick auf den Plan, der die Datenhaltung in der EU enthält.
• Ein PMO steuert Dutzende Projekte nach Kapazität und Budget: Projektron BCS, PLANTA oder OpenProject Premium.
• Daten sollen in Deutschland liegen: Stackfield, factro, MeisterTask, awork, InLoox oder Projektron.
• Eigene Server sind Pflicht: OpenProject, Projektron, InLoox, PLANTA oder Stackfield.
• IT- und Produktprojekte überwiegen: Jira.
• Projekte stocken vor allem an unklaren Verantwortlichkeiten: Talkspirit, das jede Aufgabe einer Rolle und jedes Projekt einem Ziel zuordnet.

Fazit

Kein Tool passt zu jedem Mittelständler. Die erste Entscheidung betrifft die Planungstiefe, die zweite den Serverstandort und das Betriebsmodell, die dritte die Kosten, gerechnet auf die tatsächliche Nutzerzahl und den Plan mit den benötigten Funktionen. Fast alle Anbieter bieten einen Test oder eine Demo an: Prüfen Sie sie mit einem echten Projekt aus Ihrem Unternehmen.

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