[Expertenstimme] Interne Kommunikation: 4 Beispiele von Unternehmen, die es verstanden haben

Eine Strategie für die interne Kommunikation aufzubauen, ist heute für jedes Unternehmen unverzichtbar. Doch eine Frage bleibt: Welche Maßnahmen sollte man mit Vorrang starten, und wie sorgt man dafür, dass sie Früchte tragen? Diese Frage stellen sich viele Verantwortliche für interne Kommunikation bis heute.

Um Ihnen dabei Klarheit zu verschaffen, haben wir uns in die Praxis begeben und vier Unternehmen befragt, die Initiativen gestartet haben, um ihre interne Kommunikation zu verbessern:

1. Believe: einer der weltweit führenden Anbieter auf dem Markt für digitale Musik. Believe hat es sich zur Aufgabe gemacht, unabhängige Künstlerinnen, Künstler und Labels zu begleiten und ihnen digitale Lösungen zu bieten, die sich in jeder Entwicklungsphase an ihre wachsenden Bedürfnisse anpassen.
2. DataDome: ein französisches Unternehmen, das innovative Lösungen zum Schutz von Websites und APIs vor Online-Betrug und Bot-Angriffen liefert.
3. Swile: ein französisches Scale-up, das eine Karte und eine App im Dienst des Mitarbeiterengagements anbietet.
4. Arkance Systems: ein Unternehmen, das auf den Rollout von AUTODESK- und TRIMBLE-Lösungen spezialisiert ist und Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Bauprojekte begleitet.

Vier Mitarbeiterinnen aus diesen vier Unternehmen haben uns ihren Plan für die interne Kommunikation im Detail vorgestellt:

• Charlotte Garin, Global Internal Communication Senior Lead bei Believe
• Marine Dufoix, Workplace and Culture Manager bei DataDome
• Eine Person aus dem People-Care-Team von Swile
• Flore-Reine Collomb, Communication Officer bei Arkance Systems France

Entdecken Sie in diesem Artikel Beispiele für Maßnahmen, die sie umgesetzt haben, um ihrer internen Kommunikation Schwung zu geben und das Engagement der Mitarbeitenden in ihren Unternehmen zu steigern.

1. Believe

Die wichtigste Herausforderung der internen Kommunikation bei Believe besteht zunächst darin, „Verbindungen zwischen den Mitarbeitenden zu schaffen“. Aus einem einfachen Grund: „Die Teams sind in den vergangenen zwei Jahren stark gewachsen, und mit der Covid-Krise haben sich manche nie persönlich getroffen“, erklärt Charlotte Garin, Global International Communication Senior Lead.

„Im vergangenen Jahr ist unser Unternehmen an die Börse gegangen, was die interne Kommunikation zusätzlich komplexer macht.“

Die Rolle der Kommunikationswerkzeuge

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat Believe mehrere Initiativen gestartet, angefangen damit, den Einsatz von Werkzeugen für Kommunikation und Zusammenarbeit flächendeckend einzuführen.

„Bei meinem Antritt 2021 haben wir den Einsatz der Kommunikationswerkzeuge intensiviert, um der neuen Welle des Homeoffice zu begegnen. Heute nutzen wir einen Digital Workplace, auf dem wir Communities angelegt haben und über den wir Inhalte teilen können.“ Hinzu kommen zwei Werkzeuge für die Zusammenarbeit, mit denen mehr in Echtzeit ausgetauscht wird.

„Das sind Werkzeuge, die wir schon vorher hatten, aus denen wir aber nicht alles herausgeholt haben. Heute nutzen wir sie stärker, sowohl um Informationen weiterzugeben als auch um den Mitarbeitenden das Wort zu geben. Wir haben außerdem eine Richtlinie für die interne Kommunikation eingeführt, mit der alle klar erkennen können, wer spricht“, und damit die Arbeit der Teams stärker sichtbar machen.

Veranstaltungen, die den Zusammenhalt stärken

Veranstaltungen sind ein Schlüsselelement der internen Kommunikationsstrategie von Believe.

„Jedes Quartal veranstalten wir globale Webcasts per Videokonferenz, an denen alle Mitarbeitenden in Frankreich und international teilnehmen. Wir stellen dort die Ergebnisse des vergangenen Quartals vor, unsere Strategie und unsere Position zu bestimmten Themen, dazu ein Q&A und einen Erfolg aus einer Abteilung. Und zum Schluss gibt es einen Showcase einer Künstlerin oder eines Künstlers. So lässt sich sicherstellen, dass alle Zugang zum selben Informationsstand haben, und alle bekommen die Gelegenheit, die verschiedenen Teams besser kennenzulernen.“

Jeden Monat finden außerdem Veranstaltungen vor Ort statt, insbesondere „Frühstücke und Round Tables ‚Tech Talks‘, bei denen wir externe Fachleute zu Wort kommen lassen. Hinzu kommen private Showcases, bei denen unsere Künstlerinnen und Künstler für die Believers auftreten. Zwei davon haben wir dieses Jahr organisiert, ein drittes ist bald geplant!“

Digitale Inhalte im Format „snackable“

Neben den Veranstaltungen kommt es auch darauf an, Inhalt und Form der Beiträge zu pflegen.

Für Charlotte Garin ist der Befund eindeutig: „die heutigen Generationen konsumieren gern ‚snackable‘ Inhalte (also solche, die sich schnell lesen und aufnehmen lassen), etwa Tweets oder TikTok-Videos. Neben den richtigen Werkzeugen muss man also dafür sorgen, dass die eigenen Inhalte zu diesen Gewohnheiten passen. Statt einen langen Artikel zu schreiben, setzen wir daher auf eine kurze, wirksame Nachricht oder sogar ein Mini-Video.“

Um sich an diese neuen Gewohnheiten anzupassen, „haben wir in unseren Räumen 24 vertikale und horizontale Bildschirme installiert, auf denen wir einen Newsletter im Karussellformat ausspielen sowie Videos im Format von Instagram Reels (also kurze, mitreißende Videos). Das liest sich schnell und es wirkt!“

2. DataDome

Wie Believe wächst auch DataDome derzeit stark. „2021 waren wir 50 Mitarbeitende. Und heute sind wir 160. Unsere Herausforderung besteht also darin, die Kultur in einem Wachstumsumfeld zu bewahren und mit unseren vier Werten im Einklang zu bleiben, um die DNA unseres Unternehmens zu erhalten“, berichtet Marine Dufoix, Workplace and Culture Manager.

Personas, um die Profile der Mitarbeitenden besser zu erfassen

Bevor sie ihre Strategie für die interne Kommunikation entwickelten, haben Marine Dufoix und ihr Team zunächst Personas erstellt, um die Profile der Mitarbeitenden zu erkennen und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen.

„Wir haben die Mitarbeitenden befragt, um die Persönlichkeiten und Vorlieben aller besser zu erfassen. Durch diese Übung wussten wir dann, dass einige Mitarbeitende schüchtern sind und andere geschichtsbegeistert. Das erlaubt uns anschließend, Ideen für Veranstaltungen und Initiativen zu finden, die sie interessieren könnten, und Talente anzuziehen, die sich in einem wohlwollenden Umfeld entfalten können.“

Informationen, die besser geteilt werden

Sobald die Personas feststanden, „haben wir eine ‚Culture Strategy‘ entwickelt, damit alle Mitarbeitenden an unseren verschiedenen Standorten (in Frankreich wie international) Zugang zu denselben Informationen und derselben Erfahrung haben, wo immer sie sind.“

Dafür „haben wir zunächst Gruppen in unserem Werkzeug für die Zusammenarbeit angelegt, um zu klären, wer was an welcher Stelle veröffentlichen soll und welche Gruppen vorrangig zu verfolgen sind.

Wir versuchen außerdem, den Austausch zu beleben, indem wir Geburtstagsgrüße posten und die interne Kommunikation spielerisch gestalten. Wollen wir zum Beispiel die Einführung eines neuen internen Werkzeugs ankündigen, verpacken wir das als Fehlersuchbild mit 7 Unterschieden. Das macht mehr Freude als ein klassisches Format.“

Um Botschaften zu vermitteln, „ist es wichtig, mehr Digitales und weniger Text einzusetzen, zum Beispiel indem man lange Newsletter durch kurze Videos oder sogar eine App ersetzt. Das ist der Ansatz, den wir bei DataDome zu verfolgen versuchen.“

Rituale, die die Mitarbeitenden zusammenbringen

„Wir haben außerdem mehrere Rituale eingeführt, um die Unternehmenskultur zu bewahren. Zum Beispiel veranstalten wir jeden Monat ein Online-Quiz, das ich gemeinsam mit einer Kollegin oder einem Kollegen moderiere. Bei dieser Gelegenheit vergeben wir ‚Top of the Month‘-Preise, um zum Beispiel den besten Witz oder den besten Kommentar in unserem Werkzeug für die Zusammenarbeit auszuzeichnen. Das fängt die Aufmerksamkeit ein und rückt zugleich die Mitarbeitenden in den Vordergrund.

In unserem Pariser Büro veranstalten wir außerdem Tischkicker-Turniere und Themenabende aller Art, wobei wir darauf achten, nicht alles auf Präsenz zu konzentrieren, um niemanden zu frustrieren, der auf Distanz arbeitet“, ergänzt Marine Dufoix.

Eine Akademie, die den Einstieg neuer Mitarbeitender erleichtert

Das nächste Projekt der internen Kommunikation bei DataDome? „Eine Akademie aufbauen, die den Einstieg neuer Mitarbeitender erleichtert und die Unternehmenskultur verbreitet. Dort fänden sich unter anderem Informationen und Videos zur Geschichte von DataDome, zur Kultur und zu den Werten des Unternehmens.“

Um das Konzept spielerisch zu gestalten, „möchten wir außerdem ein Stufensystem einführen, mit dem Mitarbeitende im Lauf ihres Einstiegs Level aufsteigen (am Anfang wären sie zum Beispiel Cyber-guard, würden nach der Teilnahme an bestimmten Initiativen Cyber-hunter und schließlich Cyber-master, sobald sie vollständig angekommen sind). Diese Gamification ist ein gutes Mittel, um das Engagement zu steigern, aber auch, um die Mitarbeitenden zur Teilnahme an den intern organisierten Veranstaltungen zu ermutigen.“

3. Swile

Bei Swile besteht „das Ziel der internen Kommunikation darin, die Harmonisierung aller ‚People‘-Maßnahmen sicherzustellen, die national und international umgesetzt werden, damit alle Zugang zu denselben Informationen haben“, erklärt uns ein Mitglied des People-Care-Teams.

Ein Netz interner Multiplikatoren

Dafür stützt sich das Unternehmen auf „People Partners“, die als interne Vermittler zwischen den Mitarbeitenden, den Führungskräften und dem People-Team wirken. „Sie sind da, um die Fragen aller zu beantworten, den umgesetzten People-Initiativen Sichtbarkeit zu geben und außerdem Beratung anzubieten, zu Themen wie Weiterbildung, Karriereentwicklung und persönliche Entwicklung.“

Diese internen Multiplikatoren spielen eine Schlüsselrolle in der internen Kommunikation, denn sie tragen die Botschaften ganz nah an die Praxis heran und holen unmittelbares Feedback aus den Teams ein.

Seit Kurzem haben wir außerdem zwei Office Manager eingestellt, die mit den People Partners zusammenarbeiten, um die Führungskräfte beim Kommunizieren zu unterstützen, und die ihnen Initiativen vorschlagen, die den Zusammenhalt stärken.

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Ein Schwerpunkt auf dem Einstieg neuer Mitarbeitender

Das Unternehmen kümmert sich auch um die Integration seiner neuen Talente. „Sobald eine neue Person ins Team kommt, nehmen wir uns die Zeit, ihr die verschiedenen Berufsbilder vorzustellen, die es bei Swile gibt, aber auch unsere Arbeitsweisen, unser Produkt und unser Geschäftsmodell. Sodass nach einer Woche alle neuen Swiler einen allgemeinen Überblick über die Funktionsweise des Unternehmens haben.“

Über diese allgemeine Vorstellung hinaus macht das People-Team die verschiedenen Vorteile sichtbar, auf die Mitarbeitende Zugriff haben, etwa den kostenlosen Zugang zu einem Coach oder einer Psychologin über die Plattform für psychische Gesundheit moka.care, die eine gezielte Begleitung zu unterschiedlichen Themen ermöglicht.

Eigene Veranstaltungen und ein eigenes Werkzeug für die Zusammenarbeit

Für die breitere interne Kommunikation stützt sich Swile auf ein eigenes Werkzeug für die Zusammenarbeit, mit dem sich Informationen in Echtzeit mit allen Mitarbeitenden teilen lassen, wo immer sie sind. Das ist umso wichtiger für ein Unternehmen, das hybrides Arbeiten fördert.

„‚All Hands‘-Veranstaltungen werden organisiert, um die wichtigen Neuigkeiten hervorzuheben, die Leistungen des Unternehmens und die kommenden Produktentwicklungen. Hinzu kommen jährliche Seminare, die alle Swiler zusammenbringen und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken“

Wie wichtig es ist, Feedback einzuholen

Maßnahmen umzusetzen ist gut, aber ebenso wichtig ist es, das Feedback der Teams einzuholen. Diese Herausforderung hat Swile gut verstanden.

Das Unternehmen nutzt seine eigene App, um Pulse-Umfragen an die Mitarbeitenden zu schicken. „So lässt sich die Stimmung zu Themen wie Anerkennung, Beziehungen zu Kolleginnen, Kollegen und Führungskraft oder auch der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben messen. Je nachdem, welche Tendenzen sich abzeichnen, können wir unsere Initiativen anschließend entsprechend anpassen.“

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4. Arkance Systems

Seit der Übernahme durch die Arkance-Gruppe musste Arkance Systems seine Strategie für die interne Kommunikation vollständig neu denken. Die zentrale Herausforderung? „Eine europäische Markenidentität schaffen (und nicht nur eine französische) und die Mitarbeitenden für diese neue Kultur gewinnen“, sagt Flore-Reine Collomb, Communication Officer.

Ein Intranet, das Informationen teilt und den Austausch belebt

Eine der ersten Initiativen des Unternehmens bestand darin, „ein Intranet aufzubauen, um das Teilen von Informationen und Wissen zu erleichtern“. Mit diesem Werkzeug lassen sich zugleich beständige Dokumente bündeln (zum Beispiel PPT-Präsentationsvorlagen, Vertriebsbroschüren, Verknüpfungen zu Ressourcen usw.) und aktuelle Informationen (etwa Beiträge, die die Ankunft einer neuen Person im Team oder den Abschluss einer Partnerschaft ankündigen).

„Wir teilen dort auch Inhalte, die stärker aktivieren, etwa Quiz oder Wettbewerbe. Vor Kurzem haben wir gemeinsam mit einem Verein einen vernetzten Wettbewerb um die höchste Schrittzahl innerhalb einer Woche veranstaltet, mit einer Belohnung für das Siegerteam. So konnten wir die Mitarbeitenden für solidarische Aktionen sensibilisieren und der Kommunikation zugleich eine spielerische Seite geben.“

Jährliche Seminare und Veranstaltungen, die zusammenführen

Auf der Veranstaltungsseite „haben wir zwei jährliche Seminare eingeführt, um alle unsere in ganz Frankreich verteilten Mitarbeitenden zusammenzubringen. So können wir die Unternehmensziele vorstellen, unsere Erfolge hervorheben und unsere Werte, aber auch die Mitarbeitenden motivieren, mit spielerischen Aktivitäten und Beiträgen von Fachleuten.

Im vergangenen Jahr haben wir dazu einen TV-Kolumnisten eingeladen, der den Auftakt des Seminars begleitet und daraus eine humorvolle Kolumne gemacht hat. Wir haben außerdem ein zu 100 % digitales Escape Game organisiert, mit einem Moderator, der die Teilnehmenden über unser Videokonferenzwerkzeug in mehrere Gruppen aufgeteilt hat.

Neben den jährlichen Seminaren hat das Kommunikationsteam Kaffeepausen per Videokonferenz eingeführt, die Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen zusammenbringen. „Da sie sich nicht unbedingt kennen, geben wir ihnen vorab Themenideen vor, um ‚das Eis zu brechen‘. So lernen sich die Mitarbeitenden kennen und bauen eine Verbindung zu ihren Kolleginnen und Kollegen auf“, erklärt Flore-Reine Collomb.

Und das ist noch nicht alles! In den kommenden Monaten will das Unternehmen seinen Mitarbeitenden anbieten, an einem echten Escape Game vor Ort teilzunehmen und einen Formel-1-Simulator auszuprobieren!

Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden zuhört

Für Flore-Reine Collomb lautet die beste Formel, um die interne Kommunikation zu verbessern, „den Mitarbeitenden weiter zuzuhören, offen zu bleiben und regelmäßig zu beobachten, welche Initiativen in verschiedenen Branchen umgesetzt werden.“ So lässt sich nicht nur die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen überprüfen, sondern auch fortlaufend auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen. „Manchmal sind sie es sogar, die uns die besten Ideen für Aktivitäten liefern“, fügt sie hinzu.

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Sie haben es verstanden: Es gibt viele verschiedene Arten, die interne Kommunikation in Unternehmen anzugehen. Was wir aus diesen Beispielen mitnehmen, ist vor allem, wie wichtig es ist, sich gut auszustatten, auf digitale Inhalte zu setzen, die aktivieren, den Austausch zu beleben und regelmäßig Veranstaltungen zu organisieren, die die Teams zusammenführen. Kurz gesagt: Kommunikation um 360° denken!

Eine Gemeinsamkeit dieser vier Berichte: Keine Initiative trägt für sich allein. Die Webcasts, die Personas, die People Partners und das Intranet funktionieren, weil vorher jemand entschieden hat, wer worüber spricht, mit wem, und über welchen Kanal. Interne Kommunikation transportiert eine Botschaft erst, wenn Struktur und Rollen geklärt sind: Ein Kommunikationsplan gewinnt also, wenn er zugleich mit der Governance geschrieben wird, auf die er sich stützt.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, laden wir Sie ein, unseren Praxisleitfaden mit 10 Beispielen für Initiativen der internen Kommunikation aus verschiedenen Unternehmen zu lesen:

Zum Praxisleitfaden gelangen

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation“ erfahren Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Kniffe, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu stärken.

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