[Expertenkommentar] Interne Kommunikation: 4 Unternehmen, die alles richtig machen

Die Implementierung einer Strategie der internen Kommunikation ist heute unverzichtbar für jedes Unternehmen. Doch die Frage bleibt bestehen: Welche Maßnahmen sollte man in erster Linie einleiten und wie stellt man sicher, dass sie Früchte tragen? Diese Frage stellen sich viele Verantwortliche für interne Kommunikation noch immer.

Um Sie zu diesem Thema zu beleuchten, haben wir entschieden, vor Ort zu recherchieren und vier Unternehmen zu befragen, die Initiativen gestartet haben, um ihre interne Kommunikation zu verbessern :

1. Believe : eines der weltweit führenden Unternehmen auf dem Markt für digitale Musik. Believe hat die Mission, Künstler und unabhängige Labels zu begleiten, indem es ihnen digitale Lösungen bietet, die an ihre sich entwickelnden Bedürfnisse in jeder Phase ihrer Entwicklung angepasst sind.
2. DataDome : ein französisches Unternehmen, das innovative Lösungen zum Schutz von Websites und APIs gegen Online-Betrug und Roboter-Angriffe bietet.
3. Swile : ein französisches Startup, das eine Karte und eine Anwendung im Dienste des Mitarbeitenden-Engagements anbietet.
4. Arkance Systems : ein Unternehmen, das auf die Bereitstellung von AUTODESK- und TRIMBLE-Lösungen spezialisiert ist und Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Bauprojekte begleitet.

Vier Mitarbeiterinnen aus diesen vier Unternehmen haben uns ihren internen Kommunikationsplan im Detail dargelegt:

• Charlotte Garin, Global Internal Communication Senior Lead bei Believe
• Marine Dufoix, Workplace and Culture Manager bei DataDome
• Eine Person aus dem People Care Team bei Swile
• Flore-Reine Collomb, Communication Officer bei Arkance Systems France

Entdecken Sie in diesem Artikel Beispiele von Maßnahmen, die sie implementiert haben, um ihrer internen Kommunikation Schwung zu geben und das Engagement der Mitarbeitenden innerhalb ihrer Unternehmen zu fördern.

1. Believe

Die Hauptaufgabe der internen Kommunikation bei Believe ist zunächst "Beziehungen zwischen Mitarbeitenden aufzubauen". Aus einem einfachen Grund: "die Teams sind in den letzten zwei Jahren stark gewachsen, und wegen der Covid-Krise haben sich einige von ihnen nie getroffen", erklärt Charlotte Garin, Global International Communication Senior Lead.

"Letztes Jahr ist unser Unternehmen an die Börse gegangen, was auch eine gewisse Komplexität in Bezug auf die interne Kommunikation mit sich bringt."

Die Rolle von Kommunikations- und Zusammenarbeitswerkzeugen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat Believe mehrere Initiativen eingeführt, beginnend mit der Verallgemeinerung der Nutzung von Kommunikations- und Zusammenarbeitswerkzeugen.

"Bei meiner Ankunft 2021 haben wir die Nutzung von Kommunikationswerkzeugen intensiviert , um mit der neuen Welle von Telearbeit umzugehen. Heute verwenden wir einen digitalen Arbeitsplatz, auf dem wir Communitys gegründet haben und auf dem wir Inhalte austauschen können." Dazu kommen zwei Zusammenarbeitswerkzeuge, die für einen besseren Echtzeit-Austausch genutzt werden.

"Das sind Tools, die wir schon früher hatten, von denen wir aber nicht vollständig Gebrauch machten. Heute nutzen wir sie intensiver, sowohl um Informationen weiterzuleiten als auch um den Mitarbeitenden eine Stimme zu geben. Wir haben auch eine interne Kommunikationspolitik implementiert, die es jedem ermöglicht, klar zu erkennen, wer spricht", und somit die Arbeit der Teams stärker zu betonen.

Veranstaltungen zur Förderung des Zusammenhalts

Veranstaltungen sind ein Schlüsselelement der internen Kommunikationsstrategie von Believe.

"Jeden Monat organisieren wir globale Webinare per Videokonferenz, an denen alle Mitarbeitenden in Frankreich und international teilnehmen. Wir präsentieren die Ergebnisse des letzten Monats, unsere Strategie und unsere Position zu bestimmten Themen, eine Frage-und-Antwort-Sitzung und einen Erfolg eines Departments. Und dann krönen wir das Ganze mit einem Künstler-Showcase. Dies stellt sicher, dass jeder die gleichen Informationen erhält, und gibt jedem die Gelegenheit, die verschiedenen Teams besser kennenzulernen."

Veranstaltungen werden auch monatlich in Präsenz organisiert, insbesondere "kleine Frühstücke und 'Tech Talks' Gesprächsrunden, bei denen externe Experten auftreten. Dazu kommen private Showcases, bei denen unsere Künstler für die Believers auftreten. Wir haben dieses Jahr zwei organisiert, und ein drittes ist bald geplant!"

Digitale "Snackable"-Inhalte

Neben Veranstaltungen ist es auch wichtig, die Form und den Inhalt von Inhalten zu pflegen.

Für Charlotte Garin ist die Feststellung eindeutig: "heutige Generationen mögen es, 'snackable'-Inhalte zu konsumieren (das heißt, die schnell gelesen und konsumiert werden können), wie Tweets oder TikTok-Videos. Zusätzlich zur Nutzung der richtigen Tools muss man also dafür sorgen, dass die Inhalte an diese Konsum-Gewohnheiten angepasst sind. Anstatt einen langen Artikel zu schreiben, bevorzugen wir also eine schnelle und effiziente Botschaft oder sogar ein Mini-Video."

Um sich an diese neuen Praktiken anzupassen, "haben wir in unseren Räumen 24 vertikale und horizontale Bildschirme installiert, auf denen wir einen Newsletter im Karussell-Format sowie Videos im Instagram Reels Format (= kurze engagierende Videos) projizieren. Es ist schnell zu lesen und effektiv!"

2. DataDome

Wie Believe erlebt auch DataDome derzeit ein starkes Wachstum. "2021 hatten wir 50 Mitarbeitende. Und heute sind wir bereits 160. Unsere Aufgabe ist also, die Unternehmenskultur in einer Wachstumssituation zu bewahren und unsere vier Werte beizubehalten, um die DNA unseres Unternehmens zu schützen", offenbart Marine Dufoix, Workplace and Culture Manager.

Personas zur besseren Erfassung von Mitarbeiterprofilen

Bevor sie ihre Strategie der internen Kommunikation erarbeiteten, begannen Marine Dufoix und ihr Team damit, Personas zu erstellen um die Profile der Mitarbeitenden zu identifizieren und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen.

"Wir haben die Mitarbeitenden befragt, um die Persönlichkeiten und Vorlieben jedes Einzelnen besser zu erfassen. Bei dieser Übung konnten wir feststellen, dass einige Mitarbeitende schüchtern sind und andere Geschichte-Fans. Dies ermöglicht es uns später, Ideen für Veranstaltungen und Initiativen zu finden, die sie interessieren könnten, und Talente anzuziehen, die sich in einer wohlwollenden Umgebung entfalten können."

Besser geteilte Informationen

Nachdem die Personas identifiziert waren, "haben wir eine 'Kultur-Strategie erstellt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten (sowohl in Frankreich als auch international) Zugang zu denselben Informationen und Erfahrungen haben, unabhängig davon, wo sie sind."

Dafür "haben wir damit begonnen, Gruppen in unserem Zusammenarbeitswerkzeug zu schaffen, um zu verdeutlichen, wer was wo veröffentlichen soll und welche Gruppen vorrangig berücksichtigt werden sollten.

Wir versuchen auch, den Austausch auf diesem Tool zu beleben, indem wir Geburtstagswünsche posten und

die interne Kommunikation gamifizieren. Wenn wir beispielsweise die Einführung eines neuen internen Tools ankündigen möchten, gamifizieren wir den Prozess mit einem Sieben-Unterschiede-Spiel. Das ist unterhaltsamer als ein traditionelles Format."

Um seine Botschaften zu vermitteln, "ist es wichtig, mehr Digital und weniger Text zu machen, zum Beispiel durch den Austausch von langen Newslettern durch kurze Videos oder sogar eine App. Das ist also der Ansatz, den wir bei DataDome zu verfolgen versuchen."

Rituale zur Vereinigung der Mitarbeitenden

"Wir haben auch mehrere Rituale eingeführt, um die Unternehmenskultur zu bewahren. Beispielsweise organisieren wir jeden Monat ein Online-Quiz, das ich mit einem Kollegen co-moderiere. Dabei vergeben wir 'top of the month'-Preise, um beispielsweise den besten Witz oder den besten Kommentar auf unserem Zusammenarbeitswerkzeug zu belohnen. Dies erhöht die Aufmerksamkeit, während es die Mitarbeitenden ins Rampenlicht rückt.

Wir organisieren auch in unserem Pariser Büro Kickertische-Turniere und Themenabende aller Art, wobei wir darauf achten, nicht alles in Präsenz zu konzentrieren, um diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, nicht zu frustrieren", fügt Marine Dufoix hinzu.

Eine Akademie zur Erleichterung der Integration von Neulingen

Das nächste interne Kommunikationsprojekt von DataDome? "Eine Akademie entwickeln, um die Integration von neuen Mitarbeitenden zu erleichtern und die Unternehmenskultur zu verbreiten. Darin würden insbesondere Informationen und Videos über die Geschichte von DataDome, die Kultur und die Werte des Unternehmens zu finden sein."

Um das Konzept zu gamifizieren, "möchten wir auch ein Levelsystem implementieren, das es dem Mitarbeitenden ermöglicht, während seines Integrationsprozesses aufzusteigen (zum Beispiel würde er am Anfang Cyber-guard sein, würde nach Teilnahme an bestimmten Initiativen zu Cyber-hunter aufsteigen und dann zu Cyber-master, wenn er vollständig integriert ist). Diese Gamifizierung ist eine gute Möglichkeit, das Engagement zu fördern, sondern auch die Mitarbeitenden zu ermutigen, an internen Veranstaltungen teilzunehmen."

3. Swile

Bei Swile "ist das Ziel der internen Kommunikation, die Harmonisierung aller 'People'-Maßnahmen sicherzustellen die auf nationaler und internationaler Ebene eingeführt wurden, damit jeder Zugang zu denselben Informationen hat", verrät uns ein Mitglied des People Care Teams.

Ein Netzwerk von internen Ansprechpartnern

Dafür verlässt sich das Unternehmen auf "People Partners", die die Rolle eines internen Relais zwischen Mitarbeitenden, Managern und dem People Team spielen. "Sie sind da, um Fragen zu beantworten, Sichtbarkeit für People-Initiativen zu geben und auch Ratschläge zu erteilen zu Themen wie Fortbildung, Karriereentwicklung und persönliche Entwicklung."

Diese internen Relais spielen eine Schlüsselrolle in der internen Kommunikation, da sie Botschaften so nah wie möglich an der Basis verbreiten und unmittelbares Feedback von den Teams sammeln.

Vor kurzem haben wir auch zwei Office Manager eingestellt, die mit den People Partners zusammenarbeiten, um Managern dabei zu helfen, mit ihren Teams zu kommunizieren, und ihnen Initiativen vorzuschlagen, um den Zusammenhalt zu stärken.

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Betonung auf der Integration von Neulingen

Das Unternehmen kümmert sich auch um die Integration seiner neuen Mitarbeitenden. "Wenn ein neuer Mitarbeitender in das Team kommt, nehmen wir uns Zeit, um ihm die verschiedenen Funktionen vorzustellen, die es bei Swile gibt, aber auch unsere Arbeitsweisen, unsere Produkte und unser Geschäftsmodell. So dass neue Swilers nach einer Woche ein grundlegendes Verständnis der Funktionsweise des Unternehmens haben."

Zusätzlich zu dieser allgemeinen Vorstellung hebt das People Team die verschiedenen Vorteile hervor, auf die die Mitarbeitenden Zugriff haben, wie

kostenlosen Zugang zu einem Coach oder Psychologen über die Mental-Health-Plattform moka.care, die spezialisierte Unterstützung zu verschiedenen Themen bietet.

Veranstaltungen und ein spezialisiertes Zusammenarbeitswerkzeug

Um interne Kommunikation breiter zu verbreiten, verlässt sich Swile auf ein

spezialisiertes Zusammenarbeitswerkzeug, das es ermöglicht, Informationen in Echtzeit mit allen Mitarbeitenden zu teilen, unabhängig davon, wo sie sind. Ein Element, das für ein Unternehmen, das Hybridarbeit begünstigt, umso wichtiger ist.

"'All Hands'-Veranstaltungen werden organisiert, um wichtige Nachrichten zu präsentieren, die Leistung des Unternehmens und bevorstehende Produktentwicklungen. Dazu kommen jährliche Seminare, die alle Swilers zusammenbringen und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken"

Die Wichtigkeit, Feedback zu sammeln

Maßnahmen umzusetzen ist gut, aber es ist genauso wichtig,

das Feedback der Teams zu sammeln. Ein Problem, das Swile gut verstanden hat.

Das Unternehmen nutzt seine eigene Anwendung, um

Pulse-Umfragen an seine Mitarbeitenden zu versenden. "Dies ermöglicht es, die Stimmung zu Themen wie Anerkennung, Beziehungen zu Kollegen und Manager oder auch dem Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben zu messen. Je nach den Trends, die sich zeigen, können wir unsere Initiativen entsprechend anpassen."

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[Webinar] Warum und wie man eine Feedback-Kultur etabliert?

4. Arkance Systems

Seit seiner Übernahme durch die Arkance-Gruppe musste Arkance Systems seine interne Kommunikationsstrategie komplett überdenken. Seine Hauptaufgabe?

"Aufbau eines europäischen Markenimages (und nicht nur französisch) und Sicherung der Akzeptanz der Mitarbeitenden für diese neue Kultur", erklärt Flore-Reine Collomb, Communication Officer.

Ein Intranet zum Teilen von Informationen und Animieren von Austausch

Eine der ersten Initiativen des Unternehmens war

"ein Intranet einrichten, um den Austausch von Informationen und Wissen zu erleichtern". Dieses Tool ermöglicht es ihnen, sowohl statische Dokumente zu sammeln (zum Beispiel PowerPoint-Präsentationsvorlagen, Geschäftsbroschüren, Verknüpfungen zu Ressourcen usw.) als auch aktuelle Informationen (zum Beispiel Veröffentlichungen zur Ankündigung der Ankunft eines neuen Mitarbeitenden oder zur Unterzeichnung einer Partnerschaft).

"Wir teilen auch ansprechendere Inhalte, wie Quiz oder Wettbewerbe. Kürzlich haben wir mit einem Verband einen Wettbewerb für die meisten Schritte durchgeführt, die in einer Woche gewandert wurden, mit einer Belohnung für das siegreiche Team. Dies ermöglichte es uns, die Mitarbeitenden für solidarische Maßnahmen zu sensibilisieren und gleichzeitig einen spielerischen Aspekt zur Kommunikation hinzuzufügen."

Jährliche Seminare und verbindende Veranstaltungen

Auf der Veranstaltungsseite "haben wir zwei jährliche Seminare eingerichtet, um alle unsere in ganz Frankreich verteilten Mitarbeitenden zu versammeln. Dies ermöglicht es uns, die Unternehmensziele zu präsentieren, unsere Erfolge und Werte zu betonen, sondern auch die Mitarbeitenden zu motivieren mit unterhaltsamen Aktivitäten und Expertenbeiträgen.

Letztes Jahr haben wir zu diesem Anlass einen Fernseh-Chronisten eingeladen, der beim Start des Seminars dabei war und eine humorvolle Kolumne darüber schrieb. Wir haben auch ein 100%-digitales Escape Game mit einem Moderator organisiert, der die Teilnehmer über unser Videokonferenz-Tool in mehrere Gruppen aufteilte.

Zusätzlich zu den jährlichen Seminaren hat das Communications-Team Videokonferenz-Kaffeepausen gestartet, die Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen. "Da sie sich nicht unbedingt kennen, geben wir ihnen im Voraus Themenideen, um das Eis zu brechen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich kennenzulernen und mit ihren Kollegen Beziehungen aufzubauen", erklärt Flore-Reine Collomb.

Und das ist noch nicht alles! In den nächsten Monaten plant das Unternehmen, seinen Mitarbeitenden die Teilnahme an einem echten Escape Game vor Ort anzubieten und einen Formel-1-Simulator zu testen!

Ein Unternehmen, das auf Mitarbeitende hört

Für Flore-Reine Collomb ist die beste Formel zur Verbesserung der internen Kommunikation, "auf die Mitarbeitenden zu hören, den Geist offen zu halten und regelmäßig die Initiativen zu überwachen , die in verschiedenen Branchen eingeführt werden." Dies ermöglicht nicht nur, die Wirksamkeit eingeleiteter Maßnahmen zu überprüfen, sondern auch sich kontinuierlich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen. "Manchmal sind es sogar sie, die uns die besten Ideen für Aktivitäten geben", fügt sie hinzu.

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Wie Sie verstanden haben: Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, interne Kommunikation in Unternehmen zu handhaben. Was wir aus diesen Beispielen mitnehmen, ist vor allem die Wichtigkeit, sich gut auszustatten, digitale und engagierende Inhalte zu bevorzugen, den Austausch zu bereichern und regelmäßig Veranstaltungen zu organisieren, um die Teams zu vereinen. Kurz gesagt: 360°-Kommunikation denken!

Um mehr zu erfahren, laden wir Sie ein, unsere praktische Anleitung zu konsultieren, die 10 Beispiele von Initiativen der internen Kommunikation zusammenbringt, die von verschiedenen Unternehmen eingeführt wurden:

Zugriff auf die praktische Anleitung

In unserer praktischen Anleitung "10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation" , entdecken Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Tricks, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt innerhalb Ihres Unternehmens zu stärken.

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