Intranet: Definition und Funktionen
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- Ein Intranet ist ein geschlossenes Netzwerk einer einzelnen Organisation: Anders als beim Internet haben nur autorisierte Personen Zugang, und anders als das Extranet richtet es sich weder an Kunden noch an Partner.
- In den 1990er-Jahren als einzelne Seite mit internen Informationen entstanden, ist es in dreißig Jahren zu einem Cloud-Arbeitsbereich geworden, der überall und auch mobil zugänglich ist.
- Seine Hauptfunktionen: interne Dokumente, Neuigkeiten, Umfragen, Verzeichnis, Organigramm, Wissensdatenbank, Kalender und Suchmaschine. Seine sekundären Funktionen: Messaging, Chat, Videokonferenz, Projektmanagement, HR-Bereich.
- Laut der Arctus-Studie 2023 (377 Unternehmen) bietet jedes zweite Intranet einen kollaborativen Arbeitsbereich, 46 % ein elektronisches Dokumentenmanagement, 40 % die gemeinsame Bearbeitung und 37 % einen Instant Messenger.
- Eingeführt wird es zuerst, um interne Informationen in Umlauf zu bringen (für 69 % der befragten Unternehmen die größte digitale Herausforderung), dann, um Wissen zu sichern und operative Effizienz zu gewinnen (je 59 %).
- Der Bestand ist jünger geworden: Zwei von drei Unternehmen haben ein Intranet, das drei Jahre alt oder jünger ist, gegenüber 20 % im Jahr 2009.
Wenn Sie in einem großen Unternehmen oder in einem großen Konzern arbeiten, ist Ihnen der Begriff Intranet sicher vertraut. Seit den 1990er-Jahren hat sich das Intranet einen festen Platz in den Organisationen erobert. Unterwegs hat es sich natürlich modernisiert und ist den Trends und den technologischen Innovationen gefolgt.
Heute ist es zu einem sozialen und kollaborativen Werkzeug geworden. Laut der Studie 2023 des Observatoire de l’intranet et de la communication digitale, die Arctus unter 377 Unternehmen durchgeführt hat, bietet jedes zweite Intranet einen kollaborativen Arbeitsbereich, 46 % ein elektronisches Dokumentenmanagement, 40 % die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und 37 % einen Instant Messenger.
1) Definition
Das Intranet der Anfangszeit
Ein Intranet ist ein lokales Netzwerk einer einzelnen Organisation (Unternehmen, Universität, Institution), das den Mitarbeitenden Zugang zu internen Informationen und den Austausch untereinander ermöglicht. Es funktioniert wie eine Website: Es benötigt einen Webserver und die zugehörigen Protokolle. Anders als das für alle offene Internet bleibt das Intranet geschlossen: Zugang haben nur die von der Organisation autorisierten Personen. Es ist auch nicht mit dem Extranet zu verwechseln, das eher für die externe Nutzung gedacht ist (ein Netzwerk, das Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung gestellt wird).
Ursprünglich ist das Intranet nur von den Rechnern aus zugänglich, die mit dem lokalen Netzwerk verbunden sind. Für die Anmeldung benötigen die Nutzenden eine Kennung und ein Passwort. In den Anfängen diente es der internen Kommunikation, mit einer vereinfachten Oberfläche, die oft aus einer einzigen Seite mit zahlreichen Informationen bestand.
Im Lauf der Jahre hat sich dieses interne Netzwerk weiterentwickelt: Es integrierte immer mehr Funktionen und bot zugleich ergonomischere und angenehmer zu bedienende Oberflächen.
Das Intranet heute
In dreißig Jahren seines Bestehens hat sich das Intranet gewandelt, erweitert und modernisiert. Nach und nach hat es Technologien aufgenommen (Unternehmens-Chat, Videokonferenz, Newsfeed), bis es zu einem echten Arbeitsbereich wurde.
Heute nutzen die Unternehmen das „Cloud“-Intranet, das die Grenzen der Server aufhebt und autorisierten Personen erlaubt, sich von überall aus zu verbinden. Das heutige Intranet verfügt häufig über eine Suchmaschine, einen Kalender, eine mobile App und ein ganzes Set an Werkzeugen, mit denen die Nutzenden auch unterwegs leistungsfähig bleiben.
Der Bestand ist im Übrigen jünger geworden: Laut der Arctus-Studie 2023 verfügen zwei von drei Unternehmen über ein Intranet, das drei Jahre alt oder jünger ist, während 2009 nur 20 % der Intranets weniger als drei Jahre alt waren.
Lesen Sie auch: [Arctus-Studie 2023] Welche Rolle spielt das Intranet im Unternehmen?
2) Die Funktionen eines Intranets
Ein Intranet stellt den Beschäftigten die Dokumente und Informationen bereit, die für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens nötig sind, und verringert zugleich das Risiko, dass Daten nach außen gelangen. Es erlaubt es, bestimmte Informationen zu bündeln und dauerhaft darauf zuzugreifen.
Wie oben erwähnt, ist es immer üblicher, und das ist die natürliche Verlängerung der ursprünglichen Nutzungen, dass Funktionen für die kollaborative Arbeit in Intranet-Netzwerke integriert werden.
Hauptfunktionen:
- Bereitstellung von internen Dokumenten (Verfahren, Formulare)
- Teilen wichtiger interner Neuigkeiten (als Ersatz für den internen Newsletter)
- Interne Umfragen
- Verzeichnis der Mitarbeitenden oder Fotoverzeichnis
- Organigramm
- Wissensdatenbanken
- Kalender (mit den wichtigen internen Terminen)
- Suchmaschine, um Dokumente und Dateien leicht wiederzufinden
Sekundäre Funktionen:
- Messaging (E-Mail)
- Chat
- Video- und Audiokonferenz
- Projektmanagement
- HR-Bereich (für Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen)
| Funktion | Wozu sie dient | Was sie häufig ersetzt |
|---|---|---|
| FunktionNewsfeed | Wozu sie dientInterne Informationen zeitgleich an alle verbreiten | Was sie häufig ersetztDen internen Newsletter und E-Mails an das gesamte Unternehmen |
| FunktionDokumentenablage | Wozu sie dientDauerhaften Zugang zu Verfahren, Formularen und Vorlagen geben | Was sie häufig ersetztDen Dateiserver und die E-Mail-Anhänge |
| FunktionVerzeichnis und Organigramm | Wozu sie dientWissen, wer was macht und wen man ansprechen kann | Was sie häufig ersetztDas gedruckte Fotoverzeichnis und verstreute Kontaktlisten |
| FunktionSuchmaschine | Wozu sie dientEin Dokument oder eine Information finden, ohne jemanden fragen zu müssen | Was sie häufig ersetztErinnerungsmails und Mundpropaganda |
| FunktionUmfragen | Wozu sie dientDie Meinung der Teams zu einer Entscheidung oder einem Projekt einholen | Was sie häufig ersetztFragebögen, die als Anhang verschickt werden |
| FunktionHR-Bereich | Wozu sie dientUrlaub beantragen, Spesen einreichen, eigene Anfragen verfolgen | Was sie häufig ersetztPapierformulare und E-Mails an die Personalabteilung |
3) Warum ein Intranet einführen?
Ein Intranet wird nicht wegen der Technologie eingeführt, sondern um konkrete organisatorische Probleme zu lösen. Die Arctus-Studie 2023 liefert die Rangfolge der Themen, die die Unternehmen mit ihrer internen Lösung angehen.
- Interne Informationen in Umlauf bringen. Die interne Kommunikation gilt bei 69 % der befragten Unternehmen als größte digitale Herausforderung.
- Wissen sichern und weitergeben. Dieses Thema folgt unmittelbar dahinter, genannt von 59 % der Befragten, gleichauf mit der operativen Effizienz.
- Den sozialen Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitenden stärken. 59 % der Befragten sehen darin eine Chance des Digitalen im Inneren, vor dem Engagement und der Bindung von Talenten (36 %) und der Telearbeit (34 %).
- Sensible Dokumente im Haus behalten. Ein geschlossener Bereich mit Zugriffsrechten verhindert, dass Dateien als Anhang außerhalb der Organisation zirkulieren.
Lesen Sie auch: Die 5 Vorteile des Intranets und Worin unterscheiden sich E-Mail, Intranet und eine Kollaborationsplattform?
4) Das Intranet, und was kommt danach?
Mit dem Wandel der digitalen Nutzungen hat das Intranet tiefgreifende Veränderungen durchlaufen und bietet den Organisationen und ihren Mitarbeitenden heute zahlreiche Dienste. Mit dem Aufstieg der Digital Workplace wird es seine Rolle und seinen Beitrag für die Gemeinschaft des Unternehmens erneut bestimmen müssen. Zahlreiche Anbieter haben ihre Positionierung bereits neu definiert, allen voran Talkspirit.
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Einen Schritt weiter: Ihr Intranet einführen
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FAQ
Ein Intranet ist ein lokales Netzwerk einer einzelnen Organisation (Unternehmen, Universität, Institution), das den Mitarbeitenden Zugang zu internen Informationen und den Austausch untereinander ermöglicht. Es funktioniert wie eine Website: Es benötigt einen Webserver und die zugehörigen Protokolle.
Das Intranet ist nicht mit dem Extranet zu verwechseln, das eher für die externe Nutzung gedacht ist: ein Netzwerk, das Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung gestellt wird.
In dreißig Jahren seines Bestehens hat sich das Intranet gewandelt, erweitert und modernisiert: Nach und nach kamen Unternehmens-Chat, Videokonferenz und Newsfeed hinzu, bis daraus ein echter Cloud-Arbeitsbereich wurde, der von überall zugänglich ist. Auch der Bestand ist jünger geworden: Laut der Arctus-Studie 2023 verfügen zwei von drei Unternehmen über ein Intranet, das drei Jahre alt oder jünger ist, gegenüber 20 % der Intranets unter drei Jahren im Jahr 2009.
Bereitstellung interner Dokumente (Verfahren, Formulare), Teilen wichtiger interner Neuigkeiten, interne Umfragen, Verzeichnis der Mitarbeitenden oder Fotoverzeichnis, Organigramm, Wissensdatenbanken, Kalender der internen Termine und eine Suchmaschine, um Dokumente und Dateien leicht wiederzufinden.
Messaging (E-Mail), Chat, Video- und Audiokonferenz, Projektmanagement sowie ein HR-Bereich, um Urlaub zu beantragen oder Spesenabrechnungen einzureichen.
Um konkrete organisatorische Probleme zu lösen. Laut der Arctus-Studie 2023 unter 377 Unternehmen ist die interne Kommunikation für 69 % der Befragten die größte digitale Herausforderung, vor der Sicherung von Wissen und der operativen Effizienz (je 59 %). Das Digitale im Inneren dient außerdem dazu, den sozialen Zusammenhalt zu stärken (59 %), Talente zu engagieren und zu binden (36 %) und die Telearbeit zu erleichtern (34 %). Hinzu kommt ein Sicherheitsgewinn: Ein geschlossener Bereich mit Zugriffsrechten verhindert, dass sensible Dokumente als Anhang zirkulieren.
