Intranet: Definition und Funktionen

Wenn Sie in einem großen Unternehmen oder in einem großen Konzern arbeiten, sind Sie zweifellos mit dem Begriff Intranet vertraut. Tatsächlich hat sich das Intranet seit den 1990er Jahren einen festen Platz in Organisationen gesichert. Natürlich hat es sich im Laufe der Zeit entwickelt und den Trends sowie technologischen Innovationen Folge geleistet.

Heute verfügen nach der letzten Studie des Intranet- und Digital-Working-Observatoriums von 2019 78 % der Intranet-Systeme über Funktionen für Zusammenarbeit.

1) Definition

Das Intranet der Anfänge

Ein Intranet ist ein lokales Netzwerk, das einer Organisation gehört (Unternehmen, Universität, Institution…) und es Mitarbeitenden ermöglicht, auf interne Informationen zuzugreifen und untereinander auszutauschen. Es funktioniert wie eine Website: es benötigt einen Webserver und die zugehörigen Protokolle. Das Intranet darf nicht mit dem Extranet verwechselt werden, das eher für externe Nutzung bestimmt ist (Netzwerk für Kunden, Lieferanten, Partner…).

Ursprünglich war das Intranet nur von Computern im lokalen Netzwerk aus erreichbar. Zum Verbinden müssen Benutzer einen Benutzernamen und ein Passwort eingeben. Anfangs wurde es für die interne Kommunikation genutzt, mit einer vereinfachten Schnittstelle, die oft aus einer einzigen Seite bestand, auf der viele Informationen zusammengefasst waren.

Im Laufe der Jahre hat sich dieses interne Netzwerk entwickelt, indem es zunehmend Funktionalitäten integriertete, aber auch ergonomischere und benutzerfreundlichere Schnittstellen anbot.

Das Intranet heute

In 25 Jahren Existenz hat sich das Intranet umgewandelt, erweitert und modernisiert Es hat schrittweise Technologien integriert (Unternehmens-Chat, Videokonferenz, Nachrichtenstream…), bis es zu einem echten Arbeitsbereich wurde.

Heute nutzen Unternehmen das „Cloud"-Intranet, das die Grenzen von Servern aufhebt, indem es autorisierten Personen erlaubt, sich von überall aus einzuloggen.

Das aktuelle Intranet verfügt oft über eine Suchmaschine, einen Kalender, eine mobile Anwendung und eine ganze Sammlung von Werkzeugen, die es Benutzern ermöglichen, produktiv zu sein, auch wenn sie unterwegs sind.

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2) Die Funktionen eines Intranets

Ein Intranet ermöglicht es, Mitarbeitenden Dokumente und Informationen zur Verfügung zu stellen, die für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens erforderlich sind, während das Risiko von Datenlecks nach außen verringert wird. Es ermöglicht beide, bestimmte Informationen zu zentralisieren und dauerhaften Zugang zu bieten.

Wie bereits erwähnt, wird es zunehmend üblich – und dies ist eine natürliche Erweiterung der ursprünglichen Nutzungen – dass Funktionalitäten der kollaborativen Arbeit in Intranetnetzwerke integriert werden.

Hauptfunktionalitäten:

• Bereitstellung von internen Dokumenten (Verfahren, Formulare…)
• Austausch von wichtigen internen Nachrichten (ersetzen den internen Newsletter)
• Interne Umfragen
• Mitarbeiteverzeichnis oder Mitarbeiterfoto-Datenbank
• Organigramm
• Wissensdatenbanken
• Kalender (mit wichtigen internen Ereignissen)
• Suchmaschine zur einfachen Suche nach Dokumenten und Dateien

Nebenfunktionalitäten:

• Messaging (E-Mail)
• Chat
• Videokonferenz/Audiokonferenz
• Projektmanagement
HR-Bereich (für Urlaub, Spesenabrechnung einreichen…)

Mit der Entwicklung digitaler Gewohnheiten hat das Intranet bedeutende Veränderungen erfahren und bietet heute vielen Organisationen und ihren Mitarbeitenden zahlreiche Dienste. Mit dem Aufstieg des

Digital Workplace wird es seine Rolle und seinen Beitrag zur Unternehmensgemeinschaft neu definieren müssen. Viele Softwareanbieter haben ihr Positionierung bereits neu definiert, vor allen Dingen Talkspirit !

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Autoren: David Everaert, Benoît Renoul