Personalwesen: Wie integriert man einen neuen Mitarbeitenden im Unternehmen?

7.000 Euro¹: Das ist der Preis einer gescheiterten Integrationsprozess. Dieser Prozess – der üblicherweise zwischen drei und neun Monaten dauert – umfasst alle Schritte, die vor, während und nach der Ankunft eines neuen Mitarbeitenden unternommen werden, um diese Person bestmöglich ins Unternehmen zu integrieren. Im Durchschnitt verlassen 17% der Mitarbeitenden das Unternehmen in den ersten drei Monaten nach ihrer Ankunft, und 33% suchen bereits nach sechs Monaten nach einem neuen Job². Dies zeigt, dass eine Investition in das HR-Onboarding wirklich notwendig ist!

Tatsächlich ermöglicht ein wirksamer Integrationsprozess sowohl die Begrenzung der Fluktuation als auch die Verbesserung des Arbeitgeberimages und die Bindung von Talenten. Vorteile, von denen nur wenige Unternehmen heute profitieren, da nur 28% ein Onboarding-Programm haben, das „sehr gute Ergebnisse" liefert². Die Beobachtung wird auch intern geteilt: Laut Gallup meinen 88% der Mitarbeitenden, dass ihr Unternehmen den Integrationsprozess neuer Kollegen verbessern könnte.

Angesichts dieser Zahlen kann man sich fragen: Wie definiert man ein erfolgreiches Onboarding? Und welche HR-Best-Practices gibt es zur Integration eines neuen Mitarbeitenden im Unternehmen? Hier sind unsere Tipps, um eine optimale Integration Ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen, vor, während und nach ihrer Ankunft.

Die Ankunft des neuen Mitarbeitenden vorbereiten

Die Checkliste für Pre-Boarding

Um einen neuen Mitarbeitenden gut zu integrieren, muss man mit der Vorbereitung seiner Ankunft beginnen! Das ist das sogenannte Pre-Boarding. Diese Vorbereitungsphase beginnt mit der Feststellung des Rekrutierungsbedarfs, und läuft bis zur Ankunft des Mitarbeitenden im Unternehmen. An diesem Punkt müssen Sie besonders:

• Die Erwartungen jedes Bereichs gegenüber dem neuen Mitarbeitenden klären, um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, die den tatsächlichen Anforderungen entspricht
• Sicherstellen, dass die festgelegten Ziele klar und realistisch sind
• Die Arbeitsprozesse des Teams, das diese neue Person aufnimmt, klären
• Ein umfassendes Integrationsprogramm in Zusammenarbeit mit dem Manager erstellen, das mindestens die gesamte Probezeit abdeckt
• Einen Mentor (oder einen „Buddy") identifizieren, der Sie bei der Integration des neuen Mitarbeitenden im Unternehmen unterstützt
• Die administrativen Details regeln (Unterzeichnung des Vertrags und der Hausordnung, Empfang der Bankverbindung, Versand von Dokumenten zur Sozialversicherung, usw.)
• Eine Willkommens-E-Mail und ein Willkommenspaket (in das Sie beispielsweise ein Willkommensbüchlein und Goodies integrieren können) versenden
• Den Arbeitsplatz (Computer, Bildschirme, Maus, Tastatur usw.) vorbereiten und die Zugänge zu den IT-Tools einrichten, die der neue Mitarbeitende nutzen wird (Ihr Unternehmens-Intranet, Ihr HR-System, Ihr CRM, usw.)
• Die Ankunft des Mitarbeitenden intern ankündigen (beispielsweise durch einen Beitrag in Ihrem soziales Unternehmensnetzwerk)

Das ideale Tool zur Vereinfachung des Pre-Boarding

Um die Aufgaben zwischen den verschiedenen Beteiligten (insbesondere Personalwesen, Manager und Mentor) besser zu verteilen, empfehlen wir Ihnen, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen. Mit Talkspirit können Sie beispielsweise das Modul Projekte nutzen, um den Fortschritt Ihrer Integrationsprozesse zu verfol­gen. Die Funktionsweise ist sehr einfach, Sie müssen lediglich:

• ein Tableau „Integration neuer Mitarbeitender" erstellen,
• Spalten hinzufügen, um die verschiedenen Integrationschritte zu verfol­gen,
• jede Spalte mit den verschiedenen Aufgaben ausfüllen, die verantwortlichen Personen zuweisen und ein Fälligkeitsdatum festlegen,
• erledigte Aufgaben abhaken um schnell zu sehen, was noch zu tun ist.

Fordern Sie eine Demo des Moduls Projekte an

Den Mitarbeitenden willkommen heißen

Dann folgt eine der wichtigsten Phasen des Onboarding: die Ankunft des neuen Mitarbeitenden. Das ist der Moment, um einen guten Eindruck zu machen, aber auch um den Mitarbeitenden zu beruhigen, damit er sich in seiner Rolle und im Unternehmen vorstellen kann.

Die ersten Tage

Um nichts dem Zufall zu überlassen, empfehlen wir Ihnen, einen Zeitplan für die ersten Tage zu erstellen, in den Sie folgendes integrieren können:

• einen Rundgang durch die Büros,
• ein Willkommensfrühstück,
• eine Vorstellung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, seiner verschiedenen Abteilungen, seiner Kultur und seiner Werte,
• eine Präsentation der HR-Prozesse (wie man Spesenberichte einreicht, Urlaub nimmt usw.) und der Leistungen (Krankenversicherung, Essensmarken, Telearbeit, usw.),
• sowie eine Präsentation der Aufgaben, der Rolle und der Ziele des Mitarbeitenden.

Eine gute Möglichkeit, den neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen zu integrieren, ist ihn die verschiedenen Departmentleiter treffen zu lassen, oder zumindest alle Abteilungen, mit denen er regelmäßig in Kontakt steht. Auf diese Weise kann er einen Überblick darüber bekommen, was jede Abteilung tut und wie er dazu beitragen kann.

Wenn Ihr neuer Mitarbeitender 100% im Homeoffice tätig ist, müssen Sie diesen Zeitplan natürlich entsprechend anpassen und alle Austausche per Videokonferenz planen. Hier finden Sie unsere Tipps zur erfolgreichen Remote-Integration.

Der erste Monat

Der erste Monat bietet die Gelegenheit, den Mitarbeitenden in die Tools und Prozesse des Unternehmens zu schulen, damit er schnell kompetent wird und an Projekten arbeiten kann.

Um diese Schulung so interessant wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, die Formate zu variieren (Video-Tutorials, Webinare, Präsenztreffen...), und schnell operative Aufgaben zu vergeben, die sich auf diese Schulungen beziehen. Ihr Mitarbeitender wird auf diese Weise weniger von Informationsüberflutung betroffen sein und kann mehr Sinn in seinen Aufgaben finden!

Schließlich können Sie zur bestmöglichen Integration Ihres neuen Mitarbeitenden Team-Building-Events organisieren (zum Beispiel ein Seminar, ein After-Work oder ein Teamessen). Dies wird es ihm ermöglichen, seine Kollegen besser kennenzulernen und enge Beziehungen zu ihnen aufzubauen.

Eine kontinuierliche Verfolgung durchführen

Selbstverständlich beschränkt sich der Integrationsprozess nicht auf die ersten 30 Tage nach der Ankunft des Mitarbeitenden. Er verlängert sich über die gesamte Probezeit hinaus und auch nach Bestätigung der Probezeit.

Während der Probezeit

Während der Probezeit ist es wichtig, eine regelmäßige Verfolgung durchzuführen, zum Beispiel durch ein monatliches HR-Gespräch und ein wöchentliches Gespräch mit dem Manager. Neben operativen Aufgaben sind diese Gespräche eine Gelegenheit, folgende Punkte zu besprechen:

• wie sich der Mitarbeitende fühlt,
• wie er sich in das Unternehmen integriert,
• was ihm in seiner Rolle gefällt (oder nicht),
• die Themen, mit denen er sich am wohlsten (oder am wenigsten wohlsten) fühlt,
• was er von den Schulungen, die ihm gegeben wurden, verstanden hat und weniger gut verstanden hat,
• seine Zufriedenheit mit den bereitgestellten Tools und Ausrüstungen.

Eine gute Möglichkeit, diese Punkte zu vertiefen, ist Ihren neuen Mitarbeitenden einen Überraschungsbericht verfassen zu lassen. In diesem Dokument kann er detailliert beschreiben, was ihn während seiner Integrationsdauer am meisten überrascht hat, was er gelernt hat und was er vorschlägt zu verbessern, um einen neuen Mitarbeitenden besser zu integrieren. Durch diesen Bericht können Sie Feedback zu Ihrem HR-Onboarding erhalten und über neue Möglichkeiten nachdenken, um es effektiver zu gestalten.

Kurz vor Ende der Probezeit müssen Sie ein Gespräch zwischen dem Manager und dem Mitarbeitenden organisieren. In diesem Gespräch können Sie dem Mitarbeitenden Feedback geben, ihm die Bestätigung, Verlängerung oder Beendigung seiner Probezeit mitteilen und erklären, warum diese Entscheidung getroffen wurde. Dies ist ein wichtiger Austausch für den Mitarbeitenden wie auch für den Manager. Um es erfolgreich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen daher, einen Fragenkatalog zu erstellen, auf den sie sich während des Gesprächs stützen können, aber auch um bereit zu sein, ihre Fragen zu beantworten.

Nach der Probezeit

Nach Ende der Probezeit müssen Sie mehrere Monate lang eine regelmäßige Verfolgung durchführen. Mit einem unterschiedlichen Ziel dieses Mal, da es darum gehen wird, dem Mitarbeitenden zu helfen, seine Kompetenzen zu entwickeln, und mit ihm über seine Entwicklungsperspektiven im Unternehmen nachzudenken. Für 89% der Mitarbeitenden und HR-Verantwortlichen ist dies ein Schlüsselhebel zur Steigerung der Mitarbeitendenbindung. Vergessen Sie also nicht, dieses Thema anzusprechen!

Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, proaktiv Themen im Zusammenhang mit dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz des Mitarbeitenden zu diskutieren, zum Beispiel:

• das Homeoffice-Regime und die Flexibilität der Arbeitszeiten,
• die körperliche und psychische Gesundheit,
• die Arbeitsbedingungen (Qualität der Ausrüstung, Tools, Räumlichkeiten...)
• die Bezahlung,
das
• Recht auf Abschaltung,
die Wertschätzung bei der Arbeit,
usw.

Durch regelmäßige Gespräche stellen Sie sicher, dass sich der Mitarbeitende in den bestmöglichen Bedingungen befindet, um seine Arbeit gut zu erledigen. Das gibt ihm Grund, im Unternehmen zu bleiben!

Fazit

Um einen neuen Mitarbeitenden gut zu integrieren, ist es von grundlegender Bedeutung, einen umfassenden Onboarding-Prozess zu schaffen. Dank dieses Prozesses haben Ihre neuen Mitarbeitenden 58% höhere Chancen, mindestens drei Jahre in Ihrem Unternehmen zu bleiben¹. So sparen Sie Zeit, Geld und vor allem Mühe!

Sind Sie bereit, Ihr Integrationsprogramm aufzubauen? Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir ein Checklisten-Modell zur erfolgreichen Rekrutierung und Integration neuer Mitarbeitender erstellt. Laden Sie es herunter, um Ihren Onboarding-Prozess jetzt zu verbessern:

Zugriff auf die Checkliste

In unserer HR-Integrations-Checkliste finden Sie: die wichtigsten Schritte, um eine erfolgreiche Rekrutierung und Integration zu gewährleisten, die Aufgaben, die vor, während und nach der Ankunft des Mitarbeitenden von Seiten der Personalabteilung und des Managers zu erledigen sind, und die wichtigen Termine, die Sie im Blick behalten müssen, um den neuen Mitarbeitenden gut zu integrieren.

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¹ Whitepaper Workelo, 2019
² Whitepaper Welcome to the Jungle, 2020