Wie verbessert man die interne Kommunikation im Unternehmen?
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- Sieben Best Practices dynamisieren die interne Kommunikation: eine Bestandsaufnahme machen, sich SMART-Ziele setzen, einen Kommunikationsplan erstellen, Management und Mitarbeitende einbeziehen, Rituale schaffen, die Erfolge messen und die richtigen Tools implementieren.
- Laut einer Studie von Gallup wären Unternehmen mit den engagiertesten Mitarbeitenden 17 % produktiver und 21 % rentabler als solche mit desengagierten Mitarbeitenden.
- Am Anfang steht die Bestandsaufnahme: eine Bilanz im eigenen Team und eine Befragung der Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, mittels einer Umfrage und/oder Interviews.
- Ein Ziel kann zum Beispiel darin bestehen, die Rate der aktiven Nutzer eines neuen Tools um 30 % in den nächsten 6 Monaten zu erhöhen.
- Der Kommunikationsplan definiert die Themen, die Zielgruppen, die Inhaltsformate, die Häufigkeit der Veröffentlichung, die Tools und das Budget.
- Rituale vermitteln die Werte des Unternehmens und bringen die Mitarbeitenden um gemeinsame Traditionen zusammen, etwa eine interne Veranstaltung oder eine wöchentliche Kaffeepause.
Die Verbesserung der internen Kommunikation ist ein Schlüsselhebel zum Engagement, zur Motivation und zum Stärken des Zugehörigkeitsgefühls der Mitarbeitenden. Doch wer sagt, dass Mitarbeitende engagiert sind, sagt auch Steigerung der Produktivität, Senkung der Fluktuation und Verbesserung der Gesamtleistung des Unternehmens.
Tatsächlich zeigt eine Studie von Gallup, dass Unternehmen mit den engagiertesten Mitarbeitenden 17 % produktiver wären und 21 % rentabler als solche mit desengagierten Mitarbeitenden. Kurz gesagt, nur Positives für das Unternehmen!
Welche Maßnahmen sollte man also ergreifen, um die interne Kommunikation zu verbessern in Ihrem Unternehmen? Und welche Tools sollte man bevorzugen, um das Engagement der Mitarbeitenden anzukurbeln ?
Hier sind 7 Best Practices zur Dynamisierung Ihrer internen Kommunikation.
1. Nehmen Sie die Temperatur auf
Der beste Weg, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern? Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme, um einen Überblick über die bereits umgesetzten Maßnahmen zu erhalten und zu analysieren, was in Ihrem Unternehmen funktioniert oder nicht funktioniert.
Machen Sie eine Bilanz in Ihrem Team und nehmen Sie sich die Zeit, die Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen zu befragen (mittels einer Umfrage und/oder Interviews), um ihr Feedback und ihre Verbesserungsvorschläge einzuholen. Fragen Sie sie beispielsweise:
- ihr Zufriedenheitsniveau mit Ihrer internen Kommunikation,
- wie häufig sie Ihre Nachrichten konsultieren,
- die Maßnahmen und Kommunikationsmittel, die ihnen am meisten und am wenigsten gefallen haben,
- die Ideen für Initiativen, die sie haben könnten, um die interne Kommunikation zu verbessern.
Sie können somit Abstand gewinnen zu den Initiativen, die Sie umgesetzt haben, und Ihre Strategie anpassen basierend auf dem erhaltenen Feedback.
2. Setzen Sie sich Ziele
Nach dieser Bestandsaufnahme setzen Sie sich SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden). Wenn Sie beispielsweise gerade ein neues Tool zur internen Kommunikation bereitgestellt haben, könnte eines Ihrer Ziele darin bestehen, die Rate der aktiven Nutzer auf diesem Tool um 30 % in den nächsten 6 Monaten zu erhöhen, und die Engagement-Rate um 10 % im gleichen Zeitraum zu steigern (messbar durch Likes und Kommentare).
Ebenso könnten Sie, wenn Sie regelmäßig interne Veranstaltungen organisieren, sich zum Ziel setzen, die Teilnahmequote an Veranstaltungen um 10 % bis zum nächsten Jahr zu erhöhen.
Es liegt an Ihnen, Ihre Ziele basierend auf dem Feedback der verschiedenen Teams und den verfügbaren Ressourcen anzupassen!
3. Erstellen Sie einen Plan für die interne Kommunikation
Es ist nun an der Zeit, Ihren Plan zur internen Kommunikation zu entwickeln. Dieser Plan ermöglicht es Ihnen zu definieren:
- die Themen, über die Sie kommunizieren werden,
- die Zielgruppen, an die Sie sich richten möchten,
- die Inhaltsformate, die Sie in den Vordergrund stellen möchten (Videos, Fotos, Veranstaltungen, Newsletter, Nachrichten auf Ihrem Kollaborationstool, usw.),
- die Häufigkeit, mit der Sie diese Inhalte veröffentlichen möchten,
- die Tools, auf die Sie sich stützen werden (z. B. ein soziales Unternehmensnetzwerk),
- das Budget, das Sie zur Verfügung haben, um Ihre Projekte umzusetzen.
Die Idee ist nicht, einen detaillierten redaktionellen Plan zu erstellen, sondern eher die Hauptachsen Ihrer Strategie der internen Kommunikation zu identifizieren. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen auch zu bewerten, ob die geplanten Maßnahmen angesichts der verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen realisierbar sind.
Sie können sich dann auf ein Projektmanagementionstool stützen, um die verschiedenen umzusetzenden Projekte zu planen und zu verfolgen.
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4. Beziehen Sie das Management und die Mitarbeitenden ein
Die Mitarbeitenden und das Management spielen eine Schlüsselrolle in Ihrer internen Kommunikation. Durch stärkere Einbeziehung der Mitarbeitenden in Ihre Maßnahmen können Sie deren Beitrag hervorheben, ihr Engagement erhöhen und ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken.
Ebenso werden Manager eher ein Vorbild geben für ihre Teams, wenn sie selbst Akteure der internen Kommunikation sind. Dies ist jedoch nicht für alle ein Reflex. Deshalb ist es wichtig, sie in diesem Prozess zu unterstützen.
Mehrere Initiativen können Ihnen ermöglichen, Manager und Mitarbeitende stärker einzubeziehen in Ihre interne Kommunikation, zum Beispiel:
- Ein Vertrauensklima schaffen, das jedem Manager oder Mitarbeitenden ermöglicht, sich frei zu äußern
- Den Managern eine Schulung zur internen Kommunikation anbieten
- Die Mitarbeitenden in Entscheidungen einbeziehen, die sie betreffen
- Botschafter identifizieren, die Ihre Nachrichten bei den Teams weitergeben können, oder sogar ihre eigenen Initiativen starten
- Eine "Ideenkasse"-Gruppe auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk starten, in der jeder seine Ideen einreichen kann, um die interne Kommunikation zu verbessern und die Unternehmenssolidarität zu stärken
Lesen Sie auch: Soziales Unternehmensnetzwerk: DIE Lösung zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation!
5. Schaffen Sie Rituale
Die Verbesserung der internen Kommunikation geht auch mit der Schaffung von Ritualen einher. Rituale, die dazu dienen werden, die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln, und die Mitarbeitenden um gemeinsame Traditionen zusammenzubringen.
Diese Rituale können verschiedene Formen annehmen, zum Beispiel:
- ein interne Veranstaltung organisiert ein- oder mehrmals pro Jahr,
- eine wöchentliche Kaffeepause (in Präsenz oder virtuell), um informelle Austausche zu erleichtern,
- ein Beitrag auf Ihrem internen sozialen Netzwerk (oder ein Unternehmens-Newsletter) mit einer Zusammenfassung der Nachrichten der Woche oder des Monats,
- eine vierteljährliche Umfrage, um Feedback von den Teams zu verschiedenen Themen zu sammeln (Unternehmenskultur, Management, Arbeitszufriedenheit, usw.),
- ein Video, das jährlich die schönsten Erfolgsgeschichten der verschiedenen Teams hervorhebt,
- usw.
Das Wichtigste ist, Rituale zu schaffen, die zu Ihrem Unternehmen passen, die Engagement und Partizipation der Mitarbeitenden wecken werden.
Lesen Sie auch: Wie gelingt interne Kommunikation im Home Office?
6. Messen Sie Ihre Erfolge
Das Messen Ihrer Erfolge ist notwendig, um die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen der internen Kommunikation zu bewerten. Dieser Prozess wird Ihnen auch nützlich sein, um Ihre Investitionen zu rechtfertigen (in neue Tools oder Prozesse, zum Beispiel) gegenüber der Geschäftsführung, und Ihre Arbeit im Unternehmen zu würdigen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Auswirkungen Ihrer internen Kommunikation zu messen. Sie können zum Beispiel:
- Quantitative KPIs verfolgen (wie das Engagement-Level der Mitarbeitenden, die Nutzungsrate der Kommunikationstools, die Reichweite Ihrer Nachrichten, usw.)
- Die Mitarbeitenden bitten, Ihnen Feedback zu geben über eine Umfrage, Einzelgespräche oder Diskussionsgruppen (auch Fokusgruppengenannt)
- Ein Audit der internen Kommunikation durchführen (selbst oder durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters)
Egal für welche Methode(n) Sie sich entscheiden, denken Sie daran, diese Analyse regelmäßig durchzuführen, um Verbesserungspunkte zu erkennen und Ihre Strategie kontinuierlich anzupassen.
7. Implementieren Sie die richtigen Tools
Manchmal wird es vergessen, aber die Implementierung der richtigen Tools ist notwendig, um Ihre Maßnahmen der internen Kommunikation erfolgreich umzusetzen.
Um Ihre Anwendungen maximal zu rationalisieren, empfehlen wir Ihnen, ein Tool zur internen Kommunikation mit allem ausgestatteten : Talkspirit. 100% made in France, die Plattform bietet Funktionen wie Chat, Videokonferenzen, Webinare, Umfragen, den Aktivitätsfeed, die Startseite, das Verzeichnis und vieles mehr. So keine Notwendigkeit mehr, zwischen einer Vielzahl von Tools hin und her zu jonglieren!
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Wenn Sie die Tools Best-of-breedbevorzugen, können Sie auch wählen:
- Das Intranet : ein privates Computernetzwerk, das Mitarbeitenden ermöglicht, auf die Ressourcen des Unternehmens zuzugreifen und untereinander auszutauschen
- Das soziale Unternehmensnetzwerk (SUN) : umfassender als das Intranet zielt das SUN darauf ab, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden zu erleichtern
- Der Unternehmens-Newsletter : oft per E-Mail versendet, ermöglicht er es Mitarbeitenden, über die Nachrichten des Unternehmens informiert zu bleiben
- Die Videokonferenzlösung : zur Durchführung von Besprechungen und Webinaren aus der Ferne
- Das Umfragetool : um regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden zu sammeln
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Sie haben verstanden: Die Verbesserung der internen Kommunikation erfordert es, einen Aktionsplan zu erstellen, Ihre Mitarbeitenden zu konsultieren, um ihn kontinuierlich anzupassen, und in gute Tools zur internen Kommunikation zu investieren.
🤔 Aber wie funktioniert das praktisch? Entdecken Sie in diesem praktischen Leitfaden wie 10 unserer Kunden Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu dynamisieren :
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In unserem praktischen Leitfaden "10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation", entdecken Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Tricks, um Informationen besser zu teilen und die Solidarität in Ihrem Unternehmen zu stärken.
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Autorin: Emmanuelle Abensur
FAQ
Engagement, und mit ihm Leistung: Laut einer Studie von Gallup wären Unternehmen mit den engagiertesten Mitarbeitenden 17 % produktiver und 21 % rentabler als solche mit desengagierten Mitarbeitenden. Engagierte Mitarbeitende bedeuten zugleich eine Steigerung der Produktivität, eine Senkung der Fluktuation und eine Verbesserung der Gesamtleistung des Unternehmens.
Mit einer Bestandsaufnahme, um einen Überblick über die bereits umgesetzten Maßnahmen zu erhalten und zu analysieren, was im Unternehmen funktioniert und was nicht. Dazu gehören eine Bilanz im eigenen Team und die Befragung der Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, mittels einer Umfrage und/oder Interviews.
SMART-Ziele, also spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitgebundene Ziele. Wenn gerade ein neues Tool bereitgestellt wurde, könnte ein Ziel zum Beispiel darin bestehen, die Rate der aktiven Nutzer auf diesem Tool um 30 % in den nächsten 6 Monaten zu erhöhen.
Die Themen, über die kommuniziert wird, die Zielgruppen, an die man sich richtet, die Inhaltsformate, die in den Vordergrund gestellt werden (Videos, Fotos, Veranstaltungen, Newsletter, Nachrichten auf dem Kollaborationstool), sowie die Häufigkeit, mit der diese Inhalte veröffentlicht werden.
Weil eine stärkere Einbeziehung der Mitarbeitenden deren Beitrag hervorhebt, ihr Engagement erhöht und ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärkt. Manager wiederum geben ihren Teams eher ein Vorbild, wenn sie selbst Akteure der internen Kommunikation sind.
Sie vermitteln die Werte des Unternehmens und bringen die Mitarbeitenden um gemeinsame Traditionen zusammen. Sie können verschiedene Formen annehmen, etwa eine interne Veranstaltung, die ein- oder mehrmals pro Jahr organisiert wird, oder eine wöchentliche Kaffeepause in Präsenz oder virtuell.
