[Asana-Bericht 2021] Warum „work about work" die Produktivität tötet

Im Jahr 2021 würden französische Arbeitnehmende 66 % ihrer Arbeitszeit verlieren für „work about work", d. h. für zeitaufwändige Aktivitäten ohne Mehrwert (wie viele Besprechungen, Arbeitsverfolgung oder Hin- und Herspringen zwischen Anwendungen).

Die Kosten? Gigantisch! Denn jeden Tag verhindert „work about work", dass sich Teams auf die Aufgaben konzentrieren, die zählen, und reduziert ihre Produktivität. Wegen dieses Phänomens haben Mitarbeitende zunehmend Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten, auch wenn sie mehr arbeiten.

Dies ist die Schlussfolgerung des Berichts Anatomy of work 2021 von Asana, der das Verhalten von mehr als 13.000 Arbeitnehmenden aus sogenannten „intellektuellen" Berufen (Berater, Ingenieur, Projektmanager, Lehrer, Architekt usw.) auf der ganzen Welt untersuchte, darunter mehr als 2.000 in Frankreich. In diesem Bericht analysiert Asana die Auswirkung von „work about work" auf die Produktivität und die Moral dieser Mitarbeitenden, und schlägt einige Schlüssel vor, um Arbeit in einer sich ständig verändernden Welt besser zu organisieren.

Hier ist eine Zusammenfassung der Schlüsselzahlen aus dem Bericht.

„Work about work", Feind der Produktivität

Von allen befragten Ländern ist Frankreich das Land, in dem Arbeitnehmende die meiste Zeit für „work about work" aufwenden. Nachdem diese Koordinationsaufgaben erledigt sind, bleibt ihnen nur noch:

• 21 % der Zeit für qualifizierte Arbeit -das wofür sie eingestellt wurden-
• und 13 % für Planung und strategische Überlegungen.

Diese Ineffizienz zwingt Mitarbeitende oft dazu, Überstunden zu machen. So berichten 87 % der Befragten, dass sie zwei Stunden mehr pro Tag arbeiten, um dies auszugleichen. Und das, obwohl sie im Home Office sind.

Aus der Ferne wurden informelle Gespräche im Büro oft durch überflüssige Besprechungen per Videokonferenz ersetzt. Im Jahr 2020 wird geschätzt, dass diese akute Meetingitis 160 Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter gekostet hat. Ungeheuerlich!

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"Zu viele Apps zerstören die App"

Trotz all dieser Videokonferenzen, haben Teams zunehmend Schwierigkeiten, ihre Rollen und Verantwortungen wirklich zu verstehen.

So verbringen im Jahr 2020 französische Arbeitnehmende fast 5 Stunden pro Tag -das sind 236 Stunden pro Jahr- mit Aufgaben, die bereits von jemand anderem erledigt wurden.

Und daran hat die Explosion der Anzahl von Geschäftsanwendungen, die von Teams genutzt werden, nichts verbessert. Tatsächlich vervielfachen sie die Anzahl der Kanäle, über die Mitarbeitende miteinander kommunizieren, zerstreuen -und überlasten manchmal- wichtige Informationen. Darüber hinaus schaffen diese Anwendungen, die „kognitive Silos" erzeugen, manchmal eine fragmentierte Sicht auf die Aktivität oder Projekte, die Mitarbeitende dazu veranlasst, Aufgaben auszuführen, obwohl -auch wenn sie es nicht wissen- diese bereits anderswo erledigt wurden.

Nach dem Bericht nutzt ein Mitarbeiter durchschnittlich 10 Anwendungen 25-mal pro Tag (und 14 Anwendungen 31-mal pro Tag, falls es sich um einen hochrangigen Manager handelt). Wegen dieses ständigen Hin- und Herspringens verfehlt er leichter Nachrichten oder Aufgaben und hat möglicherweise Schwierigkeiten, seine Arbeit effektiv zu priorisieren. So berichten etwa ein Drittel der französischen Mitarbeitenden, dass sie jede Woche Fristen verpassen .

Um diesen Produktivitäts- und Organisationsverlust im Zusammenhang mit Anwendungen zu vermeiden, empfiehlt der Bericht Unternehmen, eine Plattform zu übernehmen, die speziell für Zusammenarbeit und Arbeitsverwaltung konzipiert ist, an die sie all ihre Anwendungen anschließen können.

Tatsächlich würde laut einer IDC-Umfrage die Nutzung von mindestens drei Integrationen es Teams ermöglichen, etwa 30 Stunden Arbeitszeit pro Woche zu sparen.

Vorsicht vor Burnout

Leider ist der Zeitverlust nicht die einzige Folge von „work about work": Zusätzlich zur oft inutzlichkeit erzeugt diese Arbeit eine zusätzliche Belastung. Im Jahr 2020 berichten 70 % der französischen Mitarbeitenden, dass sie einen Burnout-Episodepunkt durchlebt haben. Grund: Überanstrengung, Unfähigkeit, sich von der Arbeit abzuschalten, oder mangelnde Klarheit über Aufgaben und Rollen.

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Und dieser Burnout kann dem Unternehmen sehr teuer zu stehen kommen. Neben der Abnahme von Motivation und Produktivität können Absenteismus und Gesundheitsausgaben überarbeiteter Mitarbeitender die Rechnung schnell erhöhen. So schätzt die INRS that Stress bei der Arbeit kostet zwischen 2 und 3 Milliarden Euro Frankreich (Krankentage, Absenteismus, Medikamente…).

Um zu vermeiden, dass Ihre Mitarbeitenden in Not geraten, ist es wichtig, ihr Wohlbefinden zu priorisieren durch proaktives Fördern des Dialogs, Unterstützung für diejenigen, die sie benötigen, und besseres Feiern von Erfolgen.

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Die Bedeutung von Flexibilität

Verbesserung der Flexibilität der Arbeitszeiten kann auch zum Wohlbefinden beitragen. Tatsächlich denken fast ¾ der französischen Mitarbeitenden, dass diese Flexibilität der Schlüssel zu ihrer Widerstandskraft im nächsten Jahr sein wird. Tatsächlich kann sie dazu beitragen, Stress zu begrenzen, die Konzentration der Mitarbeitenden zu erhöhen, aber auch die Balance zwischen Berufs- und Privatleben zu verbessern.

Mit besseren Prozessen, insbesondere einer Klärung der Verantwortungen, könnte jeder Mitarbeiter sich mehr als 6 Stunden pro Woche freimachen für andere, nützlichere Aufgaben, die oft erfüllender sind.

Andere Maßnahmen können die Produktivität der Mitarbeitenden verbessern, insbesondere:

• Verringerung der Anzahl der Besprechungen,
• Einführung von Zeitblöcken für „intensive Arbeit" ohne Ablenkungen,
• oder auch die Implementierung von modernen kollaborativen Werkzeugen.

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Die guten Vorsätze 2021

Nach dem Bericht werden drei Hauptmotivationshebel die Mitarbeitenden dazu anspornen, in 2021 das Beste aus sich selbst herauszuholen:

• die Durchführung von angenehmen und motivierenden Aufgaben ;
• der Mehrwert der Arbeit für das Unternehmen;
• die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln.

Kurz gesagt, Mitarbeitende müssen an Aufgaben arbeiten, die sinnvoll sind, und die ihnen ermöglichen, sich beruflich vollständig zu entfalten, ohne dabei zu überarbeiten.

Dafür müssen sie zunächst ihre IT- und Technologiekompetenzen entwickeln, aber auch ihr Selbstvertrauen und ihre Führungsqualitäten verbessern.

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Um diese Ambitionen im Jahr 2021 zu unterstützen, ist die erste Priorität der befragten Unternehmen, in Technologien zu investieren, die die Effizienz von Teamarbeit boosten werden.

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„Work about work" stellt nicht nur Produktivitätsprobleme dar. Es kann auch Verwirrung und Unordnung verursachen, manchmal sogar Überanstrengung. Um an Agilität zu gewinnen, ist es daher unerlässlich, die Zeit für diese Aufgaben zu reduzieren, zum Beispiel durch die Implementierung einer Plattform, die es ermöglicht, Informationen zu zentralisieren und zu organisieren.

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Zum Vergleich

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Autorin: Emmanuelle Abensur