Zusammenarbeit: Wie hört man (endgültig) mit der Silo-Arbeit auf?

Die kollaborative Arbeit ist ein starker Hebel für die Leistung im Unternehmen. Zum Beweis: Eine Studie von Stanford hat gezeigt, dass Menschen, die kollaborativ arbeiten, 50 % effizienter eine Aufgabe erledigen als diejenigen, die allein arbeiten. Wie lässt sich dann erklären, dass so viele Unternehmen weiterhin in Silos arbeiten?

Laut Dynatrace ist die Hälfte der IT-Leitungen der Ansicht, dass ihre IT- und Vertriebsteams abgeschottet arbeiten. Fehlende Kommunikation, keine gemeinsamen Ziele, ungeeignete Kollaborationswerkzeuge, toxisches Management … Die Ursachen sind zahlreich, aber man muss sie auch erkennen können.

In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen, die Sie sich zur Silo-Arbeit stellen:

• Was bedeutet „in Silos arbeiten“ wirklich?
• Welche verschiedenen Silotypen gibt es bei der Arbeit? Und wie erkennt man sie?
• Warum muss man unbedingt mit der Silo-Arbeit aufhören?
• Wie beendet man die Silo-Arbeit?

Auf zum vollständigen Aufbrechen der Silos 👇

Silo-Arbeit: wovon sprechen wir?

Definition

Wenn Sie den Begriff „Silo“ schon einmal im Internet gesucht haben, sind Sie wahrscheinlich auf die landwirtschaftliche Definition gestoßen. Nämlich: ein Behälter, in dem verschiedene Arten von Getreide und Saatgut gelagert werden. Aber wie sieht es mit den organisatorischen Silos aus?

Im Unternehmen bezeichnet das Silo eine Menge von Daten, die nur bestimmten Mitarbeitenden und/oder Abteilungen zugänglich sind. Wie die landwirtschaftlichen Silos funktionieren die organisatorischen Silos in einem geschlossenen Kreislauf, das heißt, sie sind von der Außenwelt abgeschnitten.

In Silos zu arbeiten bedeutet also für die Mitglieder einer Organisation, jeweils für sich zu arbeiten, ohne Informationen zu teilen. In einem Unternehmen, das in Silos funktioniert, können die Arbeitsweisen und Managementformen so von Team zu Team völlig unterschiedlich ausfallen.

Die verschiedenen Silotypen

Man unterscheidet vier große Silotypen im Unternehmen.

Die Abteilungssilos

Sie hängen mit einer Abschottung der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammen.

➡️ Die untrüglichen Anzeichen:

• die Mitarbeitenden interagieren nur sehr wenig mit ihren Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen,
• sie helfen einander nicht,
• sie teilen Informationen nur innerhalb ihres eigenen Teams,
• jede Abteilung hat gegensätzliche oder gar widersprüchliche Ziele,
• die Teams neigen dazu, sich gegenseitig die Schuld für ihre Fehler zu geben.

Die hierarchischen Silos

Sie hängen mit einer hierarchischen Struktur zusammen, die die Kommunikation behindert (zum Beispiel ein Pyramidenmodell).

➡️ Die untrüglichen Anzeichen:

• die Mitarbeitenden müssen eine Reihe von komplexen Prozessen durchlaufen, um Informationen intern zu teilen,
• sie erhalten die meisten Informationen direkt von ihrem Manager, der seine Informationen wiederum von seinem Vorgesetzten erhält (und so weiter),
• die Information zirkuliert ausschließlich von oben nach unten und nicht quer oder von unten nach oben,
• die Mitarbeitenden sehen den Zusammenhang zwischen den Unternehmenszielen und dem, woran sie arbeiten, nicht.

Die Informationssilos

Sie hängen mit einem schlechten Informationsaustausch im Unternehmen zusammen.

➡️ Die untrüglichen Anzeichen:

• die Teams nutzen nicht dieselben Werkzeuge und Prozesse, um Informationen intern zu teilen,
• die Information ist über eine Vielzahl unterschiedlicher Träger verstreut (E-Mails, Datenbanken, Intranet, Speicherplatz usw.),
• die Information wird nicht mit den richtigen Personen geteilt, was zu einer Informationsüberlastung oder zu einem Informationsmangel bei manchen Personen führt.

Die geografischen Silos

Sie hängen mit der Entfernung, der Sprache und sogar den unterschiedlichen Zeitzonen zusammen, die die Teams an mehreren Standorten trennen.

➡️ Die untrüglichen Anzeichen:

• die Mitarbeitenden haben keinen Zugang zum selben Informationsstand, je nachdem, wo sie sich befinden und/oder welche Sprache sie sprechen,
• jedes Büro arbeitet eigenständig und kommuniziert nur sehr wenig mit den Mitarbeitenden an anderen Standorten,
• die Werkzeuge und Arbeitsprozesse können zwischen den verschiedenen Büros variieren.

Warum muss man mit der Silo-Arbeit aufhören?

Wenn ein Unternehmen in Silos arbeitet, haben die Teams nur begrenzten Zugang zu Informationen. Diese Funktionsweise ist problematisch, denn sie kann Folgendes nach sich ziehen:

• einen Verlust an Zeit und Produktivität (um die richtige Information und den richtigen Ansprechpartner zu finden),
• eine Verschwendung von Ressourcen (die Arbeit wird mangels Kommunikation manchmal doppelt erledigt),
• die Inkonsistenzen zwischen den Daten der verschiedenen Teams,
• eine Verringerung des Engagements und der Motivation bei der Arbeit,
• ein Ausbleiben von Eigeninitiative (je stärker die Organisation abgeschottet ist, desto weniger trauen sich die Mitarbeitenden, aus dem Rahmen zu fallen),
• eine Verlangsamung der Entscheidungsfindung und der Problemlösung,
• eine Verringerung des Zugehörigkeitsgefühls zum Unternehmen.

Der beste Weg, diese Folgen nicht zu erleiden, ist also ganz einfach: mit der Silo-Arbeit aufzuhören.

5 bewährte Praktiken, um die Silo-Arbeit zu beenden

Um die Silo-Arbeit zu beenden, müssen sich mehrere Elemente weiterentwickeln:

• der Grad an Transparenz der Information,
• die hierarchische Struktur und die bestehenden Managementformen,
• die Werkzeuge, die Sie nutzen,
• Ihre Unternehmenskultur,
• Ihre Rituale und Arbeitsprozesse.

Folgen Sie den bewährten Praktiken unten, um den Wandel zu führen, Schritt für Schritt.

1. Verbessern Sie die Transparenz in der Organisation

Wenn Sie mit der Silo-Arbeit aufhören möchten, müssen Sie damit beginnen, die Transparenz auf allen Ebenen der Organisation zu verbessern. Das setzt insbesondere voraus, Folgendes zu klären:

• die Vision und die Strategie des Unternehmens auf kurze, mittlere und lange Sicht,
• die Ziele und die KPIs, die auf Unternehmens- und Teamebene erreicht werden sollen,
• die Rollen, die Verantwortungen und die Rechenschaftspflichten aller,
• die Prozesse der gemeinsamen Arbeit,
• die Projekte, an denen die Teams arbeiten.

Über all diese Elemente zu kommunizieren ermöglicht es, eine Ausrichtung zu schaffen zwischen den verschiedenen Teams und sicherzustellen, dass sie auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Mehrere Werkzeuge können Ihnen helfen, diese Informationen leicht zugänglich zu machen. Das gilt insbesondere für die Lösung Talkspirit, mit der Sie Folgendes können:

• ein dynamisches Organigramm erstellen, um besser zu verstehen, wer was in der Organisation tut,
• Prozesse und Unternehmensrichtlinien dokumentieren und sie mit Rollen verknüpfen
• OKRs definieren (Objectives und Key Results),
• mehrere Projekte gleichzeitig planen und verfolgen, und zwar über Kanban-Boards.

2. Setzen Sie auf ein partizipatives oder kollaboratives Management

Ein direktiver Führungsstil, der dem Manager die gesamte Macht gibt, verstärkt die organisatorischen Silos meist noch. Um das zu vermeiden, raten wir Ihnen eher, sich für ein partizipatives oder kollaboratives Management zu entscheiden.

Während das partizipative Management es ermöglicht, die Mitarbeitenden in die Entscheidungsfindung einzubeziehen, fördert das kollaborative Management eher die Kooperation, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Mehrere Methoden greifen die Prinzipien dieser Managementformen auf, wie die Holakratie, die Soziokratie oder das Teal-Unternehmen. So verschieden sie sind, alle haben ein gemeinsames Ziel: die Autonomie und die Eigeninitiative der Mitarbeitenden zu entwickeln.

Auf einen solchen Führungsstil zu setzen macht die Mitarbeitenden nicht nur zu Akteuren des Unternehmens, sondern fördert auch die Innovation und die Hilfsbereitschaft. Was letztlich dazu beiträgt, die Silos im Unternehmen aufzubrechen.

Genau das behandeln wir in unserem Whitepaper „Der ultimative Leitfaden zu den Organisationsmodellen“. Wenn Sie also Beispiele von Unternehmen entdecken möchten, die ihre Managementformen revolutioniert haben, geht es hier entlang 👇

3. Schaffen Sie eine kollaborative Kultur

Neben dem Führungsstil muss sich auch die Denkweise ändern, um mit der Silo-Arbeit aufzuhören. Der beste Weg dorthin? Eine kollaborative Kultur schaffen, die die Zusammenarbeit ins Zentrum Ihres Unternehmens stellt! Das setzt insbesondere voraus:

• Rituale der Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Teams schaffen (zum Beispiel wöchentliche oder monatliche Besprechungen, Workshops zum Wissensaustausch usw.),
• eine Governance der Information einführen, die festlegt, wie und über welche Werkzeuge Informationen geteilt werden,
• klären, welche Informationen über gemeinsame Kanäle geteilt werden sollen und welche privat,
• einen kontinuierlichen Feedback-Prozess einführen,
• ein Klima der psychologischen Sicherheit schaffen, in dem sich alle frei fühlen, Initiative zu ergreifen, auch auf die Gefahr hin, Fehler zu machen,
• den Teamzusammenhalt über Teambuilding-Aktivitäten ausbauen.

All das trägt dazu bei, den Teamgeist und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu entwickeln und so die Silo-Arbeit zu beenden.

4. Zentralisieren Sie Ihre Daten in einem All-in-one-Werkzeug

Die richtige Werkzeugwahl ist entscheidend, um die organisatorischen Silos aufzubrechen. Statt Ihre Informationen auf eine Vielzahl von Lösungen zu verteilen, wählen Sie ein All-in-one-Werkzeug, mit dem sich Ihre Daten zentralisieren lassen. Um zu sehen, was das im Alltag verändert, schauen Sie sich diese fünf Beispiele von Organisationen an, die eine Kollaborationsplattform eingeführt haben.

Wenn Sie ein französisches Kollaborationswerkzeug suchen, Talkspirit hat alles, was Sie brauchen. Zertifiziert nach ISO 27001, hält unsere Plattform Ihre Daten sicher, ohne Kompromisse bei der Nutzererfahrung. Sie können sie also nutzen, um:

• synchron und/oder asynchron zu kommunizieren, mit Ihren Kolleginnen und Kollegen (über die Chaträume, die Videokonferenz und die Beiträge),
• die richtige Information an die richtige Person zu geben, über einen Newsfeed, der nach thematischen Gruppen organisiert ist,
• Ihre Dokumente und Ihr Wissen zu bündeln, in einem Drive und einer Bibliothek von Inhalten,
• auf einen Blick die Verfügbarkeiten mehrerer Mitarbeitender und/oder Ressourcen zu erkennen, über den gemeinsamen Kalender.

Schluss mit den Kommunikationsproblemen, die mit der hybriden Organisation oder mit mehreren Standorten zusammenhängen. Mit Talkspirit können alle Zugang zum selben Informationsstand haben, wo immer sie sind.

5. Schulen Sie Ihre Teams fortlaufend

Vergessen Sie schließlich nicht: Ihre Teams können die besten Werkzeuge der Welt haben, es nützt nichts, solange sie nicht wissen, wie man sie benutzt! Um die Praktiken weiterzuentwickeln, muss man daher unbedingt in einen kontinuierlichen Weiterbildungsplan investieren.

Die Schulungen ermöglichen es, Ihre Mitarbeitenden in Ihren neuen Werkzeugen und Arbeitsprozessen zu schulen, aber auch, ihnen zu erklären, warum es sich für sie lohnt, diese zu nutzen. Denn warum sollten sie sich anstrengen, wenn es ihnen nichts bringt? Das Warum ist genauso wichtig wie das Wie. Um dem Wandel also Sinn zu geben, begnügen Sie sich nicht mit Tutorials!

Denken Sie auch daran, die Schulungsformate zu variieren, damit sie zu Ihren verschiedenen Mitarbeitendenprofilen passen. Manche lernen lieber im eigenen Tempo, andere mögen dynamischere Schulungen in der Gruppe. Und manche greifen zu einer Mentoring-Formel. Zeigen Sie sich also flexibel und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Nichts wirkt besser als eine Führungskraft, die sich fortlaufend weiterbildet, um ihre Teams zum Gleichen zu ermutigen!

Fazit

Diese bewährten Praktiken anzuwenden ist ein erster Schritt, um mit der Silo-Arbeit aufzuhören und die Zusammenarbeit zu verbessern in Ihrer Organisation. Damit das Vorgehen wirksam ist, müssen Sie alle Ihre Beteiligten einbeziehen, die internen zumal, insbesondere Ihre Geschäftsführung. Das kann Zeit brauchen, ist aber unerlässlich, damit der Wandel im gesamten Unternehmen umgesetzt wird und nicht nur in einigen Teams.

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