Zusammenarbeit: Wie man aufhört, in Silos zu arbeiten (für immer)?

Zusammenarbeit ist ein starker Hebel für Leistung im Unternehmen. Zum Beweis: Eine Stanford-Studie hat gezeigt, dass Menschen, die zusammenarbeiten, 50 % effizienter sind bei der Erfüllung einer Aufgabe als diejenigen, die alleine arbeiten. Wie lässt sich also erklären, dass so viele Unternehmen weiterhin in Silos arbeiten?

Laut Dynatrace schätzen die Hälfte der IT-Leiter, dass ihre IT- und Vertriebsteams isoliert arbeiten. Mangelnde Kommunikation, fehlende gemeinsame Ziele, ungeeignete Kollaborationswerkzeuge, toxisches Management… Die Ursachen sind vielfältig, aber man muss sie kennen.

In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen, die Sie sich zur Siloarbeit stellen:

• Was bedeutet es wirklich, "in Silos zu arbeiten"?
• Was sind die verschiedenen Arten von Silos bei der Arbeit? Und wie erkennt man sie?
• Warum muss man unbedingt aufhören, in Silos zu arbeiten?
• Wie beendet man Siloarbeit?

Hier gehts zur vollständigen Entsiloung 👇

Siloarbeit: Worum geht es?

Definition

Wenn Sie online nach "Silo" gesucht haben, sind Sie wahrscheinlich auf die landwirtschaftliche Definition des Begriffs gestoßen. Das heißt: ein Behälter zum Lagern verschiedener Arten von Getreide und Samen. Aber was ist mit organisationalen Silos?

Im Unternehmen bezeichnet "Silo" einen Satz von Daten, auf die nur bestimmte Mitarbeitende und/oder Abteilungen Zugriff haben. Wie landwirtschaftliche Silos funktionieren organisationale Silos isoliert, das heißt, sie sind von der Außenwelt abgeschnitten.

In Silos zu arbeiten bedeutet also, dass die Mitglieder einer Organisation jeder für sich arbeiten, ohne Informationen auszutauschen. In einem Unternehmen, das in Silos funktioniert, können die Arbeitsmethoden und das Management von Team zu Team völlig unterschiedlich sein.

Die verschiedenen Arten von Silos

Man unterscheidet vier große Arten von Silos im Unternehmen.

Abteilungs-Silos

Sie sind mit einer Isolierung der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verbunden.

➡️ Deutliche Zeichen:

• Mitarbeitende interagieren nur sehr wenig mit Kollegen aus anderen Abteilungen,
• sie helfen sich nicht gegenseitig,
• sie teilen Informationen nur innerhalb ihres eigenen Teams,
• jede Abteilung hat gegensätzliche oder widersprüchliche Ziele,
• Teams neigen dazu, sich gegenseitig für ihre Fehler zu beschuldigen.

Hierarchische Silos

Sie sind mit einer hierarchischen Struktur verbunden, die Kommunikation behindert (zum Beispiel ein pyramidales Modell).

➡️ Deutliche Zeichen:

• Mitarbeitende müssen durch eine Reihe von komplexen Prozessen gehen, um Informationen intern auszutauschen,
• sie erhalten die meisten ihrer Informationen direkt von ihrem Manager, der wiederum seine Informationen von seinem n+1 erhält (und so weiter),
• Informationen fließen nur von oben nach unten, nicht seitlich oder von unten nach oben,
• Mitarbeitende sehen die Verbindung zwischen den Unternehmenszielen und dem, woran sie arbeiten, nicht.

Informations-Silos

Sie sind mit schlechtem Informationsaustausch intern verbunden.

➡️ Deutliche Zeichen:

• Teams nutzen nicht die gleichen Werkzeuge und Prozesse zum Informationsaustausch intern,
• Informationen sind auf vielen verschiedenen Medien verteilt (E-Mails, Datenbanken, Intranet, Speicherplatz, etc.),
• Informationen werden nicht an die richtigen Menschen weitergegeben, was zu Informationsüberflutung oder Informationsmangel für manche führt.

Geografische Silos

Sie sind mit Distanz, Sprache oder verschiedenen Zeitzonen verbunden, die standortverteilte Teams trennen.

➡️ Deutliche Zeichen:

• Mitarbeitende haben nicht den gleichen Informationszugang je nachdem, wo sie sich befinden und/oder welche Sprache sie sprechen,
• jedes Büro funktioniert unabhängig und kommuniziert nur sehr wenig mit Mitarbeitenden an anderen Standorten,
• Werkzeuge und Arbeitsprozesse können zwischen verschiedenen Büros unterschiedlich sein.

Warum muss man aufhören, in Silos zu arbeiten?

Wenn ein Unternehmen in Silos arbeitet, haben Teams einen begrenzten Zugang zu Informationen. Diese Arbeitsweise ist problematisch, da sie folgende Folgen haben kann:

• einen Zeit- und Produktivitätsverlust (um die richtige Information und den richtigen Ansprechpartner zu finden),
• eine Ressourcenverschwendung (Arbeit wird manchmal doppelt erledigt, aufgrund mangelnder Kommunikation),
• Widersprüche zwischen den Daten verschiedener Teams,
• einen Rückgang des Engagements und der Arbeitsmotivation,
• fehlende Eigeninitiative (je isolierter eine Organisation ist, desto weniger trauen sich Mitarbeitende, den Rahmen zu sprengen),
• Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und Problemlösung,
• eine Abnahme des Zugehörigkeitsgefühls zum Unternehmen.

Die beste Möglichkeit, diese Folgen zu vermeiden, ist also – ganz einfach – aufzuhören, in Silos zu arbeiten.

5 bewährte Praktiken zur Beendigung von Siloarbeit

Um die Siloarbeit zu beenden, müssen mehrere Elemente weiterentwickelt werden:

• die Transparenzstufe von Informationen,
• die hierarchische Struktur und die Managementmethoden,
• die Werkzeuge, die Sie verwenden,
• Ihre Unternehmenskultur,
• Ihre Rituale und Arbeitsprozesse.

Folgen Sie den bewährten Praktiken unten, um die Veränderung schrittweise umzusetzen.

1. Verbessern Sie die Transparenz innerhalb der Organisation

Wenn Sie aufhören möchten, in Silos zu arbeiten, müssen Sie zunächst die Transparenz auf allen Ebenen der Organisation verbessern. Das erfordert insbesondere die Klärung von:

• der Vision und Strategie des Unternehmens für kurz-, mittel- und langfristig,
• den Zielen und KPIs auf Unternehmens- und Teamebene,
• den Rollen, Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflichten jedes Einzelnen,
• den gemeinsamen Arbeitsprozessen
,
• den Projekten
, an denen Teams arbeiten.

Die Kommunikation über alle diese Elemente wird es ermöglichen, Ausrichtung

zwischen verschiedenen Teams zu schaffen und sicherzustellen, dass sie auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Mehrere Werkzeuge können Ihnen helfen, diese Informationen leicht zugänglich zu machen. Das ist insbesondere der Fall der Lösung Talkspirit

, die es Ihnen ermöglicht, zu:

• ein dynamisches Organigramm erstellen, um besser zu verstehen, wer was in der Organisation tut,
• Prozesse und Unternehmensrichtlinien dokumentieren und sie mit Rollen verknüpfen
• OKRs definieren (Ziele und wichtigste Ergebnisse),
• mehrere Projekte gleichzeitig planen und verfolgen via Kanban-Boards.

2. Fördern Sie partizipatives oder Kollaborations-Management

Die Übernahme eines direktiven Managementstils, der dem Manager all die Macht gibt, neigt dazu, die organisationalen Silos zu verschärfen. Um das zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen stattdessen, für ein partizipatives oder kollaboratives Management zu entscheiden.

Während partizipatives Management die Beteiligung der Mitarbeitenden an der Entscheidungsfindung ermöglicht, fördert kollaboratives Management eher die Zusammenarbeit, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Mehrere Methoden folgen den Prinzipien dieser Managementstile, wie Holacratie, Soziokratie oder Opal-Organisation. Obwohl unterschiedlich, haben sie ein gemeinsames Ziel: die Autonomie und Initiative der Mitarbeitenden entwickeln.

Die Förderung eines solchen Managementstils wird nicht nur die Mitarbeitenden zu Akteuren des Unternehmens machen, sondern auch Innovation und gegenseitige Hilfe fördern. Dies wird letztlich dazu beitragen, das Unternehmen zu entsiloen.

Das sprechen wir in unserem Whitepaper "Der ultimative Leitfaden zu Organisationsmodellen" an. Also wenn Sie Beispiele von Unternehmen entdecken möchten, die ihre Managementmethoden revolutioniert haben, dann hier 👇

3. Schaffen Sie eine kollaborative Kultur

Neben dem Managementstil muss auch die Mentalität geändert werden, um aufzuhören, in Silos zu arbeiten. Der beste Weg, dies zu erreichen? Schaffen Sie eine kollaborative Kultur, die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens stellt! Das erfordert insbesondere:

• Schaffung von inner- und abteilungsübergreifenden Kollaborationsrituale (zum Beispiel wöchentliche/monatliche Meetings, Wissensaustausch-Workshops, etc.),
• Einführung einer Informations-Governance, die erklärt, wie und auf welchen Werkzeugen Informationen geteilt werden,
Klärung, welche Informationen auf gemeinsamen Kanälen geteilt werden sollen und welche privat geteilt werden müssen,
• Einführung eines kontinuierlichen Feedback-Prozesses,
• Schaffung eines Klimas von psychologischer Sicherheit, in dem sich jeder frei fühlt, Initiativen zu ergreifen, auch auf Risiko von Fehlern,
Entwicklung der Teamkohäsion über
• Team-Building-Aktivitäten.

All dies wird dazu beitragen, Teamgeist und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu entwickeln und damit die Siloarbeit zu beenden.

4. Zentralisieren Sie Ihre Daten mit einem All-in-One-Tool

Die richtige Werkzeugwahl ist essentiell, um organisationale Silos zu durchbrechen. Anstatt Ihre Informationen auf mehrere Lösungen zu verteilen, wählen Sie ein All-in-One-Tool, das Ihre Daten zentralisiert.

Wenn Sie ein französisches Kollaborationswerkzeug suchen, Talkspirit hat alles, was Sie brauchen. Mit der ISO 27001 Zertifizierung behält unsere Plattform Ihre Daten sicher, ohne Kompromisse bei der Benutzerfreundlichkeit. Sie können es damit nutzen:

• synchron und/oder asynchron mit Ihren Kollegen kommunizieren (über Chat-Räume, Videokonferenz und Publikationen),
• die richtige Information an die richtige Person weitergeben via einen Aktivitäts-Feed, organisiert nach Gruppen mit Thema,
• Ihre Dokumente und Wissensdatenbank in einem Drive und einer Content-Bibliothek kapitalisieren,
die Verfügbarkeit mehrerer Mitarbeitender und/oder Ressourcen mit einem
• Gemeinsamen Kalender auf einen Blick identifizieren.

Vorbei

Kommunikationsprobleme verbunden mit Hybrid- oder Multi-Site-Organisation. Mit Talkspirit können alle Zugang zu dem gleichen Informationsniveau haben, egal wo sie sind.

5. Trainieren Sie Ihre Teams kontinuierlich

Zum Abschluss: Ihre Teams können die besten Werkzeuge der Welt haben, aber das nützt nichts, solange sie nicht wissen, wie man sie benutzt! Um Praktiken zu entwickeln, müssen Sie unbedingt in einen kontinuierlichen Schulungsplan investieren.

Trainings wird Ihre Mitarbeitenden zu Ihren neuen Werkzeugen und Arbeitsprozessen schulen, aber auch ihnen erklären, warum sie sie nutzen sollten. Denn schließlich: Warum sollten sie sich Mühe geben, wenn es ihnen nichts bringt? Das Warum ist genauso wichtig wie das Wie. Also um dem Wandel Sinn zu geben, beschränken Sie sich nicht auf Tutorials!

Denken Sie auch daran, Schulungsformate zu variieren, damit sie sich an Ihre verschiedenen Mitarbeitenden-Profile anpassen. Manche bevorzugen Selbstlernformate, andere mögen lebhaftere Gruppentrainings. Und manche können auf Mentoring zurückgreifen. Seien Sie also flexibel und geben Sie ein gutes Beispiel. Nichts kommt einem Manager gleich, der sich kontinuierlich weiterbildet, um seine Teams dazu zu ermutigen, dasselbe zu tun!

Zum Abschluss

Die Anwendung dieser bewährten Praktiken ist ein erster Schritt, um aufzuhören, in Silos zu arbeiten und die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu verbessern. Damit die Maßnahme wirksam ist, müssen Sie alle Ihre internen Stakeholder einbeziehen, insbesondere Ihre Geschäftsführung. Das kann Zeit in Anspruch nehmen, ist aber unverzichtbar, damit der Wandel im gesamten Unternehmen implementiert wird, nicht nur in einigen Teams.

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