7 Maßnahmen zur Verbesserung des Informationsaustauschs im Unternehmen

Als echte strategische Herausforderung ist der Informationsaustausch im Unternehmen unerlässlich, um die interne Kommunikation zu optimieren und die Mitarbeitenden bei der täglichen Zusammenarbeit zu unterstützen. Dennoch ist er in vielen Unternehmen noch weit von optimal entfernt. Laut einer aktuellen Forrester-Studie haben 36 % der Mitarbeitenden Schwierigkeiten beim Informationsaustausch mit verschiedenen Teams, und 47 % sind der Meinung, dass Informationen zu weit verstreut sind.

Diese Silos können schnell zur Belastung für das Unternehmen werden, insbesondere wenn Mitarbeitende im hybriden Modus arbeiten und nicht über die geeigneten Werkzeuge verfügen, um remote zu kommunizieren.

Möchten Sie dieser Silo-Struktur ein Ende setzen? Befolgen Sie diese 7 Best Practices zur Verbesserung des Informationsaustauschs in Ihrem Unternehmen 👇

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1. Die Denkweise verändern

Was ist das Wichtigste, um den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen zu optimieren? Beginnen Sie damit, die Denkweise zu verändern – insbesondere die der Geschäftsleitung und der Führungskräfte. Denn es ist allgemein bekannt: Wenn das Management nicht mit gutem Beispiel vorangeht, werden die Mitarbeitenden nicht folgen!

Eine Kultur des Wissensaustauschs zu schaffen bedeutet, die Gewohnheiten aller Mitarbeitenden zu ändern. In der Praxis ist das jedoch oft leichter gesagt als getan… Hier sind einige Tipps, um den Wissensaustausch zu einem festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur zu machen:

• Identifizieren Sie Botschafter (möglichst Führungskräfte), die Ihre Botschaften in den verschiedenen Teams weitertragen können
• Klären Sie Ihren Prozess des Informationsaustauschs (siehe Teil 3)
• Organisieren Sie Workshops (vor Ort und/oder per Videokonferenz), die den Best Practices des Informationsaustauschs gewidmet sind
• Ermutigen Sie Mitarbeitende, selbst Informationen zu teilen und ihre Meinung zu relevanten Themen auf den bereitgestellten Tools zu äußern (z. B. in Ihrem internen sozialen Netzwerk)
• Fördern Sie eine Fehlerkultur, um den Mitarbeitenden das Wort zu erleichtern

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2. Die richtigen Informationen mit den richtigen Personen teilen

Wenn Sie Silos abbauen möchten, müssen Sie auch dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den von Ihnen geteilten Informationen haben, egal wo sie sich befinden. Wenn beispielsweise einige Ihrer Mitarbeitenden im Außendienst tätig sind, benötigen Sie ein internes Kommunikationstool, das auf Mobilgeräten und ohne berufliche E-Mail-Adresse zugänglich ist (wie z. B. Talkspirit).

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Allerdings sollten Sie darauf achten, Ihre Mitarbeitenden nicht in einem zu großen Informationsstrom zu ersticken. Andernfalls könnte Ihr Tool den gegenteiligen Effekt erzielen... Um diese Informationsüberlastung zu vermeiden, ist es wichtig, die richtigen Informationen mit den richtigen Personen zu teilen (d. h. nur die Personen, die von dieser Information betroffen sind oder sie für ihre Arbeit benötigen).

Dafür empfehlen wir Ihnen, Informationen in verschiedenen Gruppen zu teilen (organisiert nach Thema, Berufsfeld, Projekt usw.), die Sie in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk erstellen können. Auf diese Weise weiß jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter genau, wo sie oder er eine bestimmte Information teilen oder suchen kann. Das spart erheblich Zeit!

3. Wissen zentral an einem Ort bündeln

Eine gute Möglichkeit, den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern, besteht darin, Ihre Informationen und Ihr Wissen auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren. So gibt es keine Ausreden mehr, Informationen nicht am richtigen Ort zu teilen!

Anstatt mehrere Kollaborationstools für verschiedene Zwecke zu verwenden (z. B. ein Drive für die Dateispeicherung, einen Instant Messenger für Echtzeit-Gespräche, ein Projektmanagement-Tool zur Verfolgung Ihrer Aufgaben), setzen Sie stattdessen auf eine All-in-One-Plattform, die alle diese Funktionen vereint.

Die Lösung Talkspirit beispielsweise integriert sowohl Funktionen zum Chatten, Videokonferenzen halten, Informationen teilen, Dokumente speichern und gemeinsam bearbeiten, Veranstaltungen organisieren, Projekte verwalten und vieles mehr.

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All-in-One-Tools wie Talkspirit sind die ideale Lösung, um der Informationsstreuung entgegenzuwirken, interne E-Mails zu reduzieren und den Zugang zu Unternehmensdaten zu erleichtern. Warten Sie also nicht länger mit dem Einsatz Ihrer Plattform!

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4. Ihren Informationsaustauschprozess formalisieren

Natürlich reicht es nicht aus, das richtige Tool einzusetzen, um den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Es ist auch – und vor allem – notwendig, einen klaren und allgemein bekannten Prozess zu schaffen, der es jedem ermöglicht, Informationen optimal zu teilen.

Dieser Prozess sollte insbesondere erläutern:

• Wo Informationen geteilt werden (in Ihrem internen sozialen Netzwerk, Ihrem Intranet, Ihrer kollaborativen Plattform, Ihrem Projektmanagement-Tool?)
• Wie Informationen geteilt werden (z. B. durch Erstellen eines Beitrags in einer Gruppe, durch Senden einer Nachricht über den Chat, durch Teilen eines Dokuments über das Drive usw.)
• Mit wem Informationen geteilt werden (alle Mitarbeitenden, die Geschäftsleitung oder nur bestimmte Teams)
• Wie Informationen priorisiert werden (in welchen Ordnern und Unterordnern soll jede Information gespeichert werden?)

Nehmen Sie sich die Zeit, diese Aspekte zu durchdenken, und vergessen Sie nicht, die Geschäftsleitung und Mitarbeitende verschiedener Teams zu konsultieren, um einen Prozess zu entwickeln, der auf die Bedürfnisse aller abgestimmt ist, und der im Alltag leicht anwendbar ist. Je einfacher und schneller Ihr Prozess ist, desto eher werden Ihre Mitarbeitenden ihn befolgen!

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5. Abteilungsübergreifenden Austausch fördern

Wenn Ihr Prozess und Ihr internes Kommunikationstool einmal eingerichtet sind, ist es an der Zeit, den Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Teams zu fördern (und nicht nur innerhalb der Teams). Dieser abteilungsübergreifende Austausch ist unerlässlich, um den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu erleichtern und damit das Arbeiten in Silos zu begrenzen.

Mehrere Initiativen können Ihnen helfen, diese Vernetzung zu entwickeln. Zum Beispiel können Sie:

• Rituale schaffen, um den Austausch von Wissen und Feedback zu fördern, beispielsweise einen monatlichen Workshop und/oder eine Schulung mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Teams.
• Eine Gruppe in Ihrem internen sozialen Netzwerk ins Leben rufen, die der gegenseitigen Unterstützung und/oder Fragen und Antworten der Mitarbeitenden gewidmet ist (bei Bedarf können Sie verschiedene Gruppen nach Berufsfeld und/oder Standort einrichten).
• Mitarbeitende bitten, ihre Kompetenzen und Kontaktdaten in ihrem Benutzerprofil zu hinterlegen (falls Sie ein Tool mit dieser Funktion einsetzen). So kann jede Nutzerin und jeder Nutzer jede Person im Unternehmen durch eine einfache Suche im Verzeichnis leicht finden.
• Ihre Bürogestaltung anzupassen, zum Beispiel durch die Integration von mehr kollaborativen Bereichen, damit sich die verschiedenen Teams häufiger austauschen können.

6. Kreativ sein

Scheuen Sie sich nicht, ausgetretene Pfade zu verlassen und innovative Initiativen vorzuschlagen, um den Informationsaustausch zu fördern. Warum zum Beispiel nicht auf die Gamification setzen? Dieses in den 2000er Jahren populär gewordene Konzept besteht darin, Spielmechanismen auf das Unternehmen zu übertragen, um Ihre interne Kommunikation lebendiger zu gestalten.

Konkret können Sie zum Beispiel:

• Nutzerinnen und Nutzer Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks nach Profil-Typen einordnen: Je mehr sie sich engagieren und Informationen optimal teilen, desto mehr Punkte sammeln sie und desto schneller können sie das Profil „Experte" erreichen
• Ein Belohnungssystem für die „Musterschüler" einrichten, die Ihre Best Practices beim Informationsaustausch konsequent anwenden (anzupassen je nach dem Punktestand und/oder den von jedem erreichten Zielen)
• Ein Quiz organisieren, um das Wissen der Mitarbeitenden zu testen (wissen sie Ihr internes soziales Netzwerk gut zu nutzen? Kennen sie Ihren Informationsaustauschprozess in- und auswendig?)
• Challenges starten, um Mitarbeitende und Führungskräfte zu motivieren (fordern Sie sie zum Beispiel heraus, die beste Idee zur Verbesserung des Wissensaustauschs in Ihrem Unternehmen zu finden)

7. Feedback einholen

Denken Sie schließlich daran, Mitarbeitende regelmäßig zu befragen, um ihr Feedback zu den eingeführten Prozessen und Tools zu erhalten und ihre Verbesserungsvorschläge zu sammeln.

Hier sind einige Fragen, die Sie in Ihre Umfrage integrieren können:

• Was halten Sie von dem eingeführten Informationsaustauschprozess? Gelingt es Ihnen, ihn im Alltag anzuwenden? Falls nicht, was hindert Sie daran?
• Glauben Sie, dass dieser neue Prozess Ihnen Zeit kostet oder Ihnen Zeit spart? Und warum?
• Fühlen Sie sich mit dem/den für Sie bereitgestellten internen Kommunikationstool(s) wohl? Erscheinen sie Ihnen ausreichend effektiv, um Informationen mit Ihren Kolleginnen, Kollegen und/oder der Geschäftsleitung zu teilen? Falls nicht, wo liegen ihre Grenzen?
• Ist die interne Kommunikation Ihrer Meinung nach ausreichend inklusiv und transparent? Falls nicht, wie könnte man sie verbessern?
• Meinen Sie, dass die Geschäftsleitung und das Management so mit gutem Beispiel vorangeht, wie es sein sollte? Falls nicht, was müsste getan werden, um sie stärker einzubinden?

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Das Wichtigste ist, dass Ihre Mitarbeitenden sich in den Prozess eingebunden fühlen und es Ihnen ermöglichen, Ihre Tools und Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wer weiß, vielleicht haben sie sogar neue Ideen, um den Informationsaustausch zu fördern!

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„Eine Kultur des Teilens lässt sich nicht per Dekret einführen. Es braucht Zeit", sagte Adeline Brenne, Project Leader bei Valiuz, anlässlich eines Webinars zum Thema Informationsaustausch. Tatsächlich setzt eine bessere Informationsweitergabe im Unternehmen sowohl voraus, die Denkweise Ihrer Geschäftsleitung und Ihrer Mitarbeitenden zu verändern, als auch die richtigen Tools und Prozesse einzuführen und Ihre Mitarbeitenden aktiv einzubinden. Verlieren Sie also nicht die Hoffnung, wenn Ihre Initiativen in den ersten Monaten keine Früchte tragen. Geduld ist gefragt!

🤔 Und wie sieht das konkret aus? Entdecken Sie in unserem Praxisleitfaden 10 Beispiele für Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation und des Informationsaustauschs in ihrem Unternehmen:

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In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation" erfahren Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Tricks, um Informationen besser auszutauschen und den Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu stärken.

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