Die 7 Gründe, warum interne E-Mail bereits veraltet ist

Seit fast 30 Jahren übermäßig genutzt, scheint interne E-Mail heute noch das unverzichtbare Werkzeug für die tägliche Kommunikation zu sein, sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben. Obwohl es sich seit seinen Anfängen stark weiterentwickelt hat, weist es strukturelle Grenzen auf, die die Agilität und Effizienz der Teams

beeinträchtigen.

Welche sind das? Dieser Artikel wird Ihnen Klarheit bringen.

Hier sind also die 7 Gründe, warum interne E-Mail als veraltet angesehen werden kann

:

1. Interne E-Mail, Zeit- und Produktivitätsverschwendung

Laut einer Adobe-Studie von 2017 verbringen französische Führungskräfte mehr als 5 Stunden pro Tag damit, ihre E-Mails

intern und extern zu bearbeiten, was 70% ihrer Arbeitszeit ausmacht.

Tatsächlich beinhaltet die E-Mail-Bearbeitung sowohl:

• Nachrichten sortieren
(nach Ordnern, nach Wichtigkeit, nach Dringlichkeit usw.), um sie priorisieren und organisieren zu können;
• darauf antworten
.

Die Schreib- phase kann je nach Empfänger und Betreff der E-Mail unterschiedlich lange dauern. Oft muss man besonders auf die Formulierung achten, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein anderes Mal antworten wir einfach "ja" oder "nein", zum Beispiel um einen Besprechungstermin zu bestätigen.

Daneben verbringen wir oft Zeit damit, Informationen abzugleichen. Denn selbst wenn E-Mails in Unterhaltungen gruppiert sind, ändert sich die Liste der Empfänger und Beteiligten während des Austauschs ständig, was zu Informationsasymmetrien führt. Das ist besonders deutlich, wenn das Gespräch ein Dokument betrifft, das sich während des Austauschs ändert. Die Zeit, die man für die Strukturierung der Arbeit und den Informationsabgleich aufwendet, geht zulasten unserer Arbeitszeit

und reduziert die Zeit, die wir hochwertige Aufgaben widmen können.

Darüber hinaus, nach einer Studie der Crefac, werden 43% der französischen Arbeitnehmer mindestens alle zehn Minuten durch eine E-Mail unterbrochen , und 31% geben zu, dass sie dadurch in ihrer Arbeit abgelenkt werden. Aus diesen Konzentrationslücken folgt ein erheblicher Einfluss auf die Produktivität , da es etwa 23 Minuten dauert, sich nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren.¹

2. Kontinuierliche Informationsüberlastung

Nach einer Studie der Radicati Group erhält ein Mitarbeitender durchschnittlich 88 E-Mails pro Tag, von denen 73% ihn nicht direkt betreffen .² Das ist in der Tat eine erhebliche Informationsüberlastung !

Denn unter den eingegangenen E-Mails sind abgesehen von einigen Spams die meisten oft E-Mail-Ketten – intern oder extern –, in denen der Mitarbeitende in Kopie "zur Information" oder "sicherheitshalber" hinzugefügt wird.

Um jedoch keine wichtigen Informationen zu verpassen, die ihn betreffen könnten, wird der Mitarbeitende versuchen, jede E-Mail zur Kenntnis zu nehmen. Das klassische FOMO (Fear of Missing Out = die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen)…

Ergebnis: Diese vielen relativ irrelevanten E-Mails führen zu einer Informationsüberlastung, beeinträchtigen die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden und haben oft Auswirkungen auf ihre Klarheit (letztendlich was ist wirklich wichtig? Was ist nebensächlich?). Und dieser ständig volle Posteingang erhöht auch oft ihre mentale Belastung und wird (völlig unnötig!) zu einer echten Stressquelle im Alltag.

3. Ein asynchrones und wenig flexibles Werkzeug

Wie bekannt ist, ist interne E-Mail ursprünglich ein Kommunikationswerkzeug asynchron , das es ermöglicht, Informationen oder einen Standpunkt an Empfänger zu teilen. Diese können dann ihre Meinung oder Reaktionen Stunden, Tage oder Wochen später mitteilen.

Da E-Mails normalerweise nicht sofort verarbeitet werden, sind sie nicht geeignet für Situationen, die schnelles Handeln erfordern. Zum Beispiel ermöglicht es nicht die Echtzeitreaktion auf eine "dringende" Kundenanfrage.

Sehr oft (und dies ist eindeutig ein Effekt der zuvor beschriebenen Informationsüberlastung), werden interne E-Mails vom Empfänger verloren (oder absichtlich ignoriert), was negative Auswirkungen auf den Projektfortschritt haben kann; zum Beispiel wenn eine Entscheidung erforderlich ist.

Als Erweiterung seines formalen und vor allem asynchronen Charakters fördert die interne E-Mail nicht die Flexibilität. Wie bekannt ist, ist es nicht möglich, eine bereits versendete E-Mail zu ändern, und die Möglichkeit zum Rückruf ist begrenzt. Wenn also eine Information vergessen wurde oder eine E-Mail an die falsche Person gesendet wurde, muss eine zweite E-Mail gesendet werden, um die Dinge zu klären.

4. Zu verstreute Informationen

Haben Sie schon versucht, nach einigen Wochen oder Monaten an einem Projekt alle E-Mail-Austauschdaten nachzuverfolgen, die damit verbunden sind? Mit Variationen in der Empfängerliste, Änderungen in den Betreffzeilen, An-/Abwesenheit von Anhängen und verschiedenen Versionen davon – das gleicht oft einer unmöglichen Aufgabe…

Aus einem einfachen Grund: interne E-Mail ist ein Informationsverteilungswerkzeug, das Interaktionen nur schlecht unterstützt .

Mit anderen Worten: Wenn ein Austausch mehrere Absender hat, können diese bei ihren Antworten:

• die Empfängerliste ändern,
• die Art und Liste der Anhänge ändern,
• den Betreff der E-Mail selbst ändern,
• usw.

Aufgrund dieser verschiedenen Änderungen können Unterhaltungen vom ursprünglichen Betreff der E-Mail abweichen. Nach einigen E-Mails diskutiert man über ganz andere Themen, mit einem Betreff, der nicht mehr relevant ist.

Infolgedessen sind die ausgetauschten Informationen und Dokumente in einer Vielzahl von Postfächern verstreut , mit Betreffzeilen, die nicht ermöglichen, das Gewünschte zu finden. Dies kann negative Auswirkungen auf Kommunikation , Teamarbeit und Entscheidungsfindung im Unternehmen haben.

5. Ein Problem bei der Informationsspeicherung und dem Zugriff

Interne E-Mail verhindert die Informationsspeicherung , da sie auf einer "Eigentumsansicht " der Informationen beruht: ihr Inhalt und ihre Anhänge gehören ausschließlich dem Absender und den Empfängern, nicht der gesamten Organisation. Sobald also der Absender und die Empfänger einer E-Mail das Unternehmen verlassen, gehen die in dieser E-Mail gemeinsam Informationen für immer verloren.

Wenn ein Mitarbeitender bei der Eingabe einer internen E-Mail Empfänger vergisst, können manche Personen wichtige Informationen verpassen. Es ist nicht selten, dass einige E-Mails neue Mitarbeitende nicht erreichen, weil Verteilerlisten nicht aktualisiert wurden

.Interne E-Mail ist daher nicht ideal für die optimale Informationsteilung

im Laufe der Zeit innerhalb des Unternehmens.

6. Begrenzte interne Kommunikation

Obwohl sie oft von der internen Kommunikation bevorzugt wird, lässt E-Mail manche Mitarbeitende außer Acht: offensichtlich die Mitarbeitenden ohne E-Mail (auch "deskless workers" genannt), die nicht am PC arbeiten und daher keine berufliche E-Mail-Adresse haben.

Wenn Sie interne E-Mail für die Weitergabe wichtiger interner Informationen nutzen, schließen Sie unwissentlich viele Arbeitnehmer aus (manchmal die Hälfte des Unternehmens in Branchen wie Industrie oder Einzelhandel).

Und diese Trennung vom Feld kann bei den betroffenen Mitarbeitenden ein Frustrationsgefühl und mangelnde Anerkennung hervorrufen. Folge dieser Probleme: Rückgang der Motivation und der individuellen Commitment , geringere Neigung, Ideen zu teilen und Informationen an die Zentrale zu melden, und Talentabwanderung. Kurzum: ein großer Wertverlust für das Unternehmen .

Siehe auch: Sollte man E-Mail für die interne Kommunikation nutzen?

7. Anfälligkeit gegenüber Cyberattacken

Schließlich zeigen Studien, dass E-Mails der führende Vektor von Cyberattacken im Unternehmen sind.

Nach der 6. Ausgabe des jährlichen CESIN-Barometers , behaupten 80% der französischen Unternehmen, dass Phishing der Eingangsvektor für die erlittenen Angriffe war. Und diese sind nicht ohne Risiken: Im Jahr 2020 hatten 58% dieser Cyberattacken nachweisbare geschäftliche Auswirkungen.

Seit der Covid-19-Pandemie praktizieren viele Mitarbeitende Telearbeit , was ihre Wachsamkeit gegenüber Sicherheitsregeln mindert und ihre Anfälligkeit für Angriffe erhöht. Diese haben sich jedoch vervielfacht. So stellte Barracuda Networks im März 2020 fest, dass Phishing-Angriffe um 667% zunahmen .³

Siehe auch: [Expertenmeinung] Cybersicherheitsherausforderungen für KMUs im Jahr 2021

Phishing-Kampagnen sind immer raffinierter , was erhöhte Wachsamkeit von Unternehmen und Mitarbeitenden erfordert.

Selbst mit Anti-Spam-Software ist es nicht selten, dass bestimmte betrügerische E-Mails durchschlüpfen und damit die Unternehmensdaten gefährden.

Fazit

Angesichts der vielen Grenzen der internen E-Mail wandeln sich immer mehr Unternehmen modernen Alternativen zu. Sie entscheiden sich insbesondere für moderne Zusammenarbeitswerkzeuge , wie Instant Messaging , Videokonferenzen , das soziale Unternehmensnetzwerk oder die Digital Workplace . Das gilt insbesondere für unseren Kunden Agence Bergamote . Durch die Implementierung der Plattform Talkspirit , konnte sie ihre internen E-Mails um 95% reduzieren und ihre Reaktionszeit auf Kundennachrichten um die Hälfte senken!

Als echte Alternativen zur internen E-Mail ermöglichen Zusammenarbeitswerkzeuge wie Talkspirit es, Austausch zu beleben, den Informationsaustausch zu erleichtern und die Produktivität der Teams zu steigern , alles in einer sicheren Umgebung mit hochwertiger Benutzerfreundlichkeit.

Möchten Sie ein Zusammenarbeitswerkzeug einführen ? Laden Sie unser Methodenleitfaden herunter, um keinen Schritt zu verpassen 👇

Zum Methodenleitfaden

In diesem Methodenleitfaden finden Sie: die 6 Schritte zur Einführung Ihres Zusammenarbeitswerkzeugs , die Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Anforderungen zu ermitteln, die Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, die Elemente, die in Ihr Kommunikationskonzept aufzunehmen sind, sowie unsere besten Tipps, um eine erfolgreiche Plattformakzeptanz zu garantieren.

Download

¹ Studie von Gloria Mark: "The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress"
² Gereso-Konferenz "60 Minuten, um die Kontrolle über Ihre E-Mails zu gewinnen"
³ 2020er Studie der Barracuda Networks

–
Autoren: Emmanuelle Abensur, Benoît Renoul