Wie man agile Entscheidungsfindung im Team einführt

Agile Entscheidungsfindung ist eine kollaborative, iterative und transparente Art der Entscheidungsfindung innerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Teams.

Sie fördert datengestützte Entscheidungen und kontinuierliches Lernen und trägt dazu bei, die Entscheidungsfindung zu dezentralisieren – indem sie Einzelpersonen und Teams befähigt und die Agilität und Reaktionsfähigkeit Ihres Teams verbessert.

Wie zu erwarten, ist agile Entscheidungsfindung besonders verbreitet in Teams, die den Agile-Ansatz im Projektmanagement verfolgen (insbesondere in Unternehmen der Softwareentwicklung). Aber jedes Team kann sich von der agilen Entscheidungsfindung inspirieren lassen, auch ohne die Agile-Methodik vollständig anzuwenden.

In diesem Leitfaden erläutern wir, inwiefern sich agile Entscheidungsfindung von traditionellen Ansätzen unterscheidet, warum sie für heutige Teams besser geeignet ist und wie sie konkret umgesetzt werden kann (auch angesichts von Widerständen gegenüber Veränderungen) – mit den besten Tools.

Tauchen wir direkt ins Thema ein.

Agile vs. traditionelle Entscheidungsfindung

In vielen Organisationen basiert die traditionelle Entscheidungsfindung auf Hierarchien : Die Personen an der Spitze müssen eine Entscheidung zumindest absegnen und können sie möglicherweise ganz blockieren. Entscheidungen fallen auch nicht schnell : Es kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis selbst eine kleine Entscheidung genehmigt wird. Außerdem können Entscheidungen Stress verursachen : 72 % der Führungskräfte geben an, dass das Datenvolumen (und ihr mangelndes Vertrauen in diese Daten) sie manchmal daran gehindert hat, Entscheidungen zu treffen.

Beim agilen Ansatz liegt die Entscheidungsfindung in den Händen der Teams selbst. Priorität hat die Zusammenarbeit, um eine Einigung zu erzielen – und die Anpassung anhand von Rückmeldungen aus der Praxis. Statt eines langen Analyseprozesses setzt agile Entscheidungsfindung auf Effizienz und anschließende schnelle Anpassung je nach Bedarf.

Warum ist agile Entscheidungsfindung für die meisten Teams der beste Ansatz ?

Während in bestimmten Kontexten ein analytischer und methodischer Ansatz funktionieren kann (trotz des Zeitaufwands), ist der agile Ansatz für die Mehrheit der Teams besser geeignet.

Agile Entscheidungsfindung :

• Befähigt Teammitglieder, indem ihnen mehr Mitspracherecht eingeräumt wird.
• Verbindet die Entscheidung mit den Personen, die direkt davon betroffen sind.
• Bietet Flexibilität, da Entscheidungen bei Bedarf leicht neu bewertet werden können.
• Vermeidet undurchsichtige Entscheidungen, die Teammitglieder nicht verstehen oder nicht mittragen.
• Reduziert Bürokratie und trägt zur Kostenkontrolle bei.
• Fördert leistungsstärkere Teams insgesamt.

Wie Grant Aldrich, Gründer von Preppy, erklärt : „Wenn Sie exzellenten Service zu einem erschwinglichen Preis anbieten möchten, können Sie es sich nicht leisten, bei jeder Entscheidung zu zögern. Stattdessen müssen Sie Ihre Mitarbeitenden befähigen, schnell und abgestimmt Entscheidungen zu treffen – damit alles weiterläuft."

Das Team auf agile Entscheidungsfindung vorbereiten

Bevor Sie Ihrem Team einen neuen Entscheidungsansatz ankündigen, müssen Sie den Boden bereiten. Es kann notwendig sein, im Vorfeld daran zu arbeiten, sicherzustellen, dass alle aufgeschlossen sein werden.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Reflexion über die aktuelle Teamkultur. Stellen Sie sich Fragen wie :

• Fühlen sich Teammitglieder wohl dabei, offen zu kommunizieren ?
• Gibt es ein gutes Niveau an Zusammenarbeit und Zusammenhalt im Team ?
• Sind Teammitglieder bereit, sich zu äußern, wenn sie der Meinung sind, dass ein Prozess verbessert werden könnte ?
• Wie wohl fühlt sich Ihr Team mit Veränderungen ? (Bedenken Sie, dass sich 71 % der Mitarbeitenden von der Menge an Veränderungen am Arbeitsplatz überfordert fühlen können.)

Wenn Sie denken, dass Ihr Team dem agilen Entscheidungsansatz gegenüber Widerstand leisten könnte, ist das möglicherweise ein Zeichen dafür, dass an der Teamkultur gearbeitet werden muss. Dies kann durch eine bewusste Förderung von offeneren und kollaborativeren Arbeitsweisen geschehen oder durch die Schaffung von Räumen, in denen sich Mitglieder ohne Angst vor negativen Konsequenzen äußern können. (Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz – denken Sie daran, dass dies auch für Führungskräfte gilt, von denen sich nur 42 % psychologisch sicher fühlen.)

Tom Golubovich, Marketing- & Medienbeziehungsmanager bei Ninja Transfers, sagt : „Auch wenn Sie ein ausgezeichneter Manager sind, kommen manche Teammitglieder vielleicht aus Umgebungen, in denen von ihnen erwartet wurde, ohne Widerspruch zu gehorchen. Möglicherweise müssen Sie sich Zeit nehmen, jeden zu ermutigen, sich zu äußern, und ihnen zu signalisieren, dass ihre Meinung wirklich zählt."

Fünf Schritte zur Einführung agiler Entscheidungsfindung

Sie denken, Ihr Team ist bereit, einen agilen Ansatz zur Entscheidungsfindung zu übernehmen ? So setzen Sie ihn konkret um.

Schritt 1. Klare Ziele definieren, bevor eine Entscheidung eingeholt wird

Es wird für Ihre Mitarbeitenden sehr schwierig sein, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn sie nicht wissen, was sie erreichen wollen.

Sie sind es normalerweise gewohnt, klare Ziele zu teilen, damit jedes Teammitglied in dieselbe Richtung arbeitet. Doch wenn noch Unklarheiten bestehen oder manche Mitglieder das Gefühl haben, nur ein „Rädchen" zu sein, das nur einen winzigen Teil des Gesamtziels kennt, seien Sie transparent darüber, was Sie erreichen möchten.

Es ist auch wichtig, zu klären, wer für die Erreichung eines Ziels verantwortlich ist (und welche Rolle er im Entscheidungsprozess spielt) … sowie spezifische Zuständigkeiten für jeden Schritt des Weges.

Tipp : Die Verwendung des OKR-Frameworks (Objectives and Key Results) ist eine hervorragende Möglichkeit, klare Ziele auf Organisations- und Teamebene zu definieren, sodass jeder genau weiß, was von ihm erwartet wird.

Michael Nemeroff, Mitgründer & CEO von RushOrderTees, erklärt : „Sie können nicht das Beste aus Ihren Mitarbeitenden herausholen, wenn sie nicht wissen, worauf sie hinarbeiten sollen. Seien Sie klar und transparent über Ihre Ziele. Das wird Ihre Teams nicht nur anspornen, sondern auch mit gutem Beispiel in Sachen Kommunikation vorangehen."

Schritt 2. Den richtigen Entscheidungsprozess wählen

In Agile gibt es keine einheitliche Regel für die Entscheidungsfindung. Teams werden ermutigt, einen Entscheidungsprozess zu übernehmen, der zu ihrem Kontext und ihrer Arbeitsweise passt. Hier sind einige häufig verwendete Ansätze :

• Cynefin Framework : Ein domänenbasiertes Modell, das dabei hilft, Entscheidungen als komplex, kompliziert, chaotisch, klar oder verwirrend einzuordnen – und Teams je nach Situation zum richtigen Ansatz führt.
• SWOT-Analyse : Ein klassisches strategisches Instrument zur Bewertung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken vor einer Entscheidung.
• Decider Protocol : Ein iterativer Entscheidungsprozess, bei dem Teammitglieder über einen Vorschlag abstimmen (ja, nein, vielleicht) und ihn gemeinsam verfeinern, bis ein einstimmiger Konsens erreicht ist.
• Fist of Five : Eine schnelle und informelle Abstimmungsmethode, bei der Teilnehmende eine Anzahl von Fingern zeigen (fünf = starke Zustimmung, ein = starke Ablehnung), um ihr Zustimmungsniveau anzuzeigen.
• Forced Ranking : Eine Priorisierungsmethode, bei der eine Liste von maximal 10 Elementen rangiert wird, indem jedem Element ein eindeutiger Wert nach seiner Wichtigkeit zugewiesen wird.
• Integrative Entscheidungsfindung : Ein strukturierter Prozess, der in der Holacracy und anderen Ansätzen des verteilten Managements verwendet wird. Er besteht darin, Einwände gegen einen Vorschlag einzubringen, diese als Verbesserungen zu integrieren und voranzuschreiten, sobald alle gültigen Einwände behandelt wurden.

Einige Entscheidungsmodelle sehen auch klar definierte Rollen vor. Zum Beispiel kann ein Teammitglied die Rolle des „Proposers" übernehmen und eine Lösung oder Entscheidung zu einem bestimmten Problem vorlegen. Der Rest des Teams kann dann abstimmen und seine Meinung äußern, bis Konsent (niemand ist aktiv dagegen) oder Konsens (alle sind einverstanden) erreicht ist.

Um den Prozess weiter zu vereinfachen, können Sie ein Tool wie Talkspirit verwenden, um Entscheidungsfindung synchron – während eines Meetings – oder asynchron durchzuführen, indem Mitglieder zu verschiedenen Zeitpunkten über Vorschläge abstimmen oder kommentieren können.

Eine weitere Option ist die Benennung eines rotierenden Entscheidungsträgers – einer Person, die den Prozess leitet und das letzte Wort hat, wobei die Rolle bei jeder neuen Entscheidung wechselt.

Schritt 3. Datengestützte Ansätze übernehmen

Es mag zwar schnell erscheinen, Entscheidungen per Münzwurf zu treffen, aber diese Methoden liefern in der Regel keine besten Ergebnisse. Gleiches gilt für Entscheidungen, die allein auf Intuition basieren.

Sie möchten, dass Ihr Team datengestützte Entscheidungsansätze übernimmt. Wenn es zum Beispiel um die Frage geht, ob eine neue Softwarefunktion hinzugefügt werden soll oder nicht, umfassen die relevanten Daten :

• Welcher Prozentsatz der Nutzer wünscht sich diese Funktion ?
• Was sind die Entwicklungskosten (initial und laufend) ?
• Gibt es eine beliebtere und/oder günstigere Funktion ?

Adrian Iorga, Gründer & Präsident von 617 Boston Movers, betont : „Auch wenn Sie nicht möchten, dass Menschen wegen der Kosten auf ihre Ideen verzichten, muss letztendlich jeder realistisch bleiben, was die finanziellen Auswirkungen einer Entscheidung betrifft. Was ‚schön zu haben' wäre, ist möglicherweise schlichtweg nicht finanzierbar, insbesondere wenn es eine wirklich unverzichtbare Alternative gibt."

Schritt 4. Kurze Feedbackschleifen einführen und geeignete Tools verwenden

Der eigentliche Nutzen von Agile besteht darin, schnell voranzukommen und auf Ihrer Arbeit aufzubauen. Das Ziel ist nicht, dass Ihr Team eine Entscheidung trifft und sie als endgültig betrachtet. Es ist im Gegenteil wichtig, getroffene Entscheidungen regelmäßig neu zu bewerten und zu prüfen, ob sie angesichts neuer Daten noch relevant sind.

Bei einer sehr zeitkritischen Entscheidung kann es notwendig sein, die Daten täglich oder sogar häufiger zu überprüfen. (Denken Sie zum Beispiel an Produkteinführungen oder Aktionen, bei denen manchmal im Laufe einer Woche ein Kurswechsel erforderlich ist.)

In den meisten Fällen reicht jedoch eine wöchentliche Überprüfung aus. Sie ermöglicht es Teams, neue Informationen zu berücksichtigen, die möglicherweise eine Anpassung erfordern.

Conrad Wang, Geschäftsführer von EnableU, empfiehlt : „Sie haben wahrscheinlich bereits ein wöchentliches Team-Meeting in den Kalendern aller eingetragen. Das ist die ideale Gelegenheit, Entscheidungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren."

Stellen Sie sicher, dass Sie gute Feedback-Prozesse einrichten und Software wie Talkspirit verwenden, um diese zu unterstützen. Das erleichtert die Planung regelmäßiger Überprüfungen und stellt sicher, dass die Stimme jedes Einzelnen gehört wird.

Schritt 5. Auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzen

Anfangs ist es möglich, dass sich Teammitglieder Sorgen machen, die „richtige" Entscheidung zu treffen. Auch wenn Sie natürlich möchten, dass Entscheidungen datengestützt sind, ist das Wesentliche, dass Ihr Team bereit ist, flexibel zu sein und sich anzupassen, wenn die Entscheidung überarbeitet werden muss.

Sie möchten nicht, dass sich Teammitglieder so sehr an die ursprüngliche Entscheidung klammern, dass sie diese verteidigen, selbst wenn neue Daten nahelegen, dass es nicht der richtige Ansatz war.

Peter Čuček, Inhaber von Tuuli, sagt : „Keiner von uns kann die Zukunft vorhersagen. Das Ziel ist es, Teammitglieder zu ermutigen, die bestmöglichen Entscheidungen mit den verfügbaren Informationen zu treffen … und dabei jederzeit offen zu bleiben, sie bei Bedarf zu überarbeiten."

Stellen Sie auch sicher, dass Sie und Ihr Team auf unvorhergesehene Herausforderungen vorbereitet sind. Vielleicht war die Entscheidung selbst solide, aber eine plötzliche Marktveränderung (wie das Aufkommen eines neuen Konkurrenten) macht eine Neubewertung erforderlich.

Lesen Sie auch : [Experteneinschätzung] Wie entwickelt man Resilienz am Arbeitsplatz ?

Beginnen Sie noch heute mit der Einführung agiler Entscheidungsfindung

Starten Sie mit kleinen Entscheidungen, damit Ihr Team schnelle Erfolge erzielen kann, ohne allzu viel Risiko. Sobald das Vertrauen aufgebaut ist, können Sie sich größeren und komplexeren Entscheidungen widmen.

Jerry Han, Marketingdirektor von PrizeRebel, erklärt : „Wenn Sie bisher derjenige waren, der alle Entscheidungen traf, beginnen Sie damit, die Entscheidungen zu delegieren, die Sie delegieren können. Fangen Sie mit kleinen Dingen an und steigern Sie sich dann zu größeren und komplexeren Entscheidungen. Sie werden vielleicht überrascht sein, was Ihr Team zu bieten hat."

Wenn Sie auf Widerstand gegenüber Veränderungen in Ihrem Team stoßen, ist das Starten mit kleinen Schritten auch ein hervorragender Weg, diese zu beruhigen. Es zeigt, dass keine einzelne Entscheidung alles zum Kippen bringen kann – und lässt ihnen den Raum zum Lernen und Wachsen.

Agile Entscheidungsfindung kann den Arbeitsfluss Ihres Teams erheblich beschleunigen, Ihre eigene Entscheidungsbelastung reduzieren und gleichzeitig Ihre Arbeitsbelastung verringern. Sie ermöglicht es Teams, autonom zu handeln, sich schnell anzupassen und Entscheidungen bei Bedarf neu zu bewerten.

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