Wie lässt sich die organisationale Agilität im Unternehmen verbessern?

Stellen Sie sich ein Arbeitsumfeld vor, in dem Entscheidungen schnell fallen, neue Ideen ohne Zögern aufgenommen werden und die Anpassung in Echtzeit geschieht. Erstaunlicherweise sind nur 18 % der US-Beschäftigten der Ansicht, dass ihr Unternehmen diesen agilen Ansatz verkörpert, so Gallup. Organisationale Agilität ist nicht nur ein strategischer Vorteil: Sie ist eine Notwendigkeit, die es Unternehmen ermöglicht, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen und aufkommende Chancen zu ergreifen. Die Untersuchungen von McKinsey bestätigen dies. Erfolgreiche agile Transformationen können die Effizienz, die Kundenzufriedenheit, das Engagement der Mitarbeitenden und die operative Leistung um rund 30 % steigern!

Wie also lässt sich die organisationale Agilität in Ihrem Unternehmen konkret verbessern? Entdecken Sie die wesentlichen Hebel der Agilität sowie unsere Best Practices, um diese Hebel in Ihrer Organisation wirksam zu aktivieren. Von der Einführung der richtigen Werkzeuge bis zum Aufbau einer förderlichen Kultur führen wir Sie durch die unverzichtbaren Strategien, mit denen Ihre Organisation dynamischer und reaktionsfähiger wird.

Was ist organisationale Agilität?

Organisationale Agilität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, eine Veränderung in seinem Umfeld zu erkennen und seine Teams, seine Entscheidungen und seine Ressourcen schnell genug neu auszurichten, um daraus einen Vorteil zu machen. Sie entscheidet sich auf der Ebene der gesamten Organisation, nicht auf der eines Teams und nicht auf der eines Projekts: Sie zeigt sich in der Strecke, die eine Entscheidung zurücklegen muss, bevor sie getroffen wird, im Umfang der übertragenen Verantwortung und in der Leichtigkeit, mit der sich die Arbeit neu organisiert, wenn sich die Prioritäten verschieben.

Drei Begriffe werden häufig füreinander verwendet. Sie zu unterscheiden macht den weiteren Verlauf dieses Artikels leichter anwendbar:

• Die agile Methodik bezeichnet Arbeitspraktiken auf der Ebene eines Teams: Scrum, Kanban, Sprints, Retrospektiven. Siehe unsere Analyse der Vor- und Nachteile der agilen Methodik.
• Das agile Management bezeichnet die Art zu führen: Delegation, Vertrauen, kurze Feedbackschleifen. Siehe unsere 7 Schlüssel, um Ihre Teams mitzunehmen.
• Die organisationale Agilität ist das Ergebnis auf der Ebene des gesamten Unternehmens: Struktur, Governance, Prozesse und Werkzeuge, die es dem Ganzen erlauben, sich zu bewegen. Agile Teams in einer starren Struktur bleiben es nur auf dem Papier.

Wo steht Ihre Organisation heute?

Bevor Sie Hebel auswählen, müssen Sie die Reibungspunkte benennen. Vier Fragen, abgeleitet aus den acht weiter unten beschriebenen Faktoren, liefern eine erste Einschätzung:

• Wie viele Personen müssen eine gewöhnliche Entscheidung freigeben, und in wie vielen Tagen?
• Wenn ein Experiment scheitert: Wird es ausgewertet oder zum Vorwurf gemacht?
• Weiß eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an, wer was entscheidet?
• Fließt die Information von selbst, oder muss man sie sich holen?

Die Antworten zeigen, bei welchem Faktor Sie beginnen sollten.

Die 8 Hebel der organisationalen Agilität

Echte organisationale Agilität zu erreichen bedeutet mehr als Schnelligkeit. Es geht um die Fähigkeit einer Organisation, auf Veränderungen zu reagieren und sich ihnen anzupassen. Laut Gallup teilen agile Unternehmen acht grundlegende Merkmale.

1. Die Kooperation

Im Zentrum agiler Unternehmen steht das Prinzip der Kooperation. Teams, die wirksam zusammenarbeiten, können komplexe Probleme wirksamer lösen und sich schneller auf neue Herausforderungen einstellen. Kooperation stellt sicher, dass Wissen und Kompetenzen über Bereichsgrenzen hinweg geteilt werden und stärkt so die Reaktionsfähigkeit der gesamten Organisation.

2. Die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung

Agilität verlangt, dass Entscheidungen schnell getroffen werden, um Chancen zu ergreifen und Risiken abzufedern. Agile Organisationen geben ihren Teams die Autonomie, die sie brauchen, um Entscheidungen ohne übermäßige Bürokratie zu treffen, und beschleunigen so den Entscheidungsprozess.

PS: Lesen Sie den Erfahrungsbericht unseres Kunden Great Place to Work Niederlande, um zu verstehen, wie es dort gelungen ist, den Entscheidungsprozess zu beschleunigen.

Auch lesenswert: Wie Sie agile Entscheidungsfindung in Ihrem Team einführen

3. Die Toleranz gegenüber Experimenten

Eine agile Denkweise fördert das Experimentieren und das Lernen aus Fehlern. Organisationen, die Toleranz gegenüber Experimenten pflegen, begünstigen Innovation, indem sie ihre Teams neue Ideen testen und aus den Ergebnissen lernen lassen, was für die Anpassung und die kontinuierliche Verbesserung unverzichtbar ist.

4. Die Befähigung

Die Befähigung ist für die Agilität unverzichtbar. Wenn sich Mitarbeitende auf allen Ebenen befähigt fühlen zu handeln und zu entscheiden, kann die Organisation schneller auf Veränderungen reagieren. Diese Befähigung stärkt außerdem das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

5. Die Einführung von Technologien

Der Einsatz von Technologien wie Kollaborationsplattformen oder Werkzeugen für Selbstorganisation kann die Agilität einer Organisation erheblich stärken. Agile Unternehmen sind oft Vorreiter bei der Einführung von Technologien, mit denen sich Prozesse straffen, die Kommunikation verbessern und schnelle Veränderungen erleichtern lassen.

6. Die Einfachheit

Prozesse und Strukturen einfach zu halten ist entscheidend, um die organisationale Agilität zu bewahren. Zu komplexe Systeme können eine Organisation schwerfällig machen, langsam und ineffizient. Agile Organisationen bemühen sich um Einfachheit, um an Flexibilität und Tempo zu gewinnen.

7. Der Wissensaustausch

Die Agilität lebt vom freien Fluss der Information. Wenn alle Zugang zu den Informationen haben, die sie brauchen, können sie schnell fundierte Entscheidungen treffen. Ein wirksamer Wissensaustausch beseitigt die Silos und begünstigt ein kollaboratives Umfeld. Agile Praktiken im Wissensmanagement sind ein Weg, diesen Fluss aufrechtzuerhalten, während die Organisation wächst.

8. Die Ausrichtung auf Innovation

Schließlich sorgt ein beständiger Fokus auf Innovation dafür, dass agile Organisationen einen Schritt voraus bleiben. Indem sie die Innovation zur Priorität machen, entwickeln sich diese Unternehmen laufend weiter und passen sich den Marktveränderungen an.

Was Sie wirklich brauchen, um die organisationale Agilität zu stärken

Die Hebel der Agilität zu verstehen ist wichtig, doch erst die Umsetzung der richtigen Strategien und der richtigen Werkzeuge verändert eine Organisation wirklich. In diesem Teil betrachten wir die unverzichtbaren Elemente, um die organisationale Agilität wirksam zu verbessern.

Die richtige Denkweise und die richtige Kultur

Die richtige Denkweise und die richtige Kultur zu pflegen steht im Zentrum der Stärkung organisationaler Agilität. Es geht darum, einen klaren Unternehmenszweck zu entwickeln und eine digitale Kultur zu etablieren, die Innovation, kontinuierliche Verbesserung und Offenheit für Veränderung in den Vordergrund stellt.

Ein klarer Unternehmenszweck

Agile Organisationen haben einen Unternehmenszweck, der klar definiert ist und sich an ihren strategischen Zielen ausrichtet. Dieser Zweck muss bei allen Mitarbeitenden Anklang finden und eine gemeinsame Richtung vorgeben, die die Entscheidungsfindung und das Ergreifen von Initiativen leitet.

Die kontinuierliche Verbesserung annehmen

Agilität verlangt eine Kultur, die den Wandel nicht nur duldet, sondern ihn über die kontinuierliche Verbesserung aktiv sucht. Dazu gehört, ein Umfeld zu schaffen, in dem neue Ideen wertgeschätzt und Experimente ermutigt werden. Teams zu ermutigen, ohne Angst vor dem Scheitern zu innovieren, ist entscheidend, denn so entdeckt man wirksamere Arbeitsweisen und neue Chancen, die sich ergreifen lassen.

Offenheit für Veränderung

Um ein wirklich agiles Arbeitsumfeld zu ermöglichen, muss eine Organisation bei ihren Mitarbeitenden die Offenheit für Veränderung pflegen. Dazu gehört, die Teams darauf vorzubereiten, ihre Arbeitsweisen und ihre Ziele an externe wie interne Entwicklungen anzupassen. Schulung und Kommunikation sind unverzichtbar, damit alle die Vorteile der Agilität verstehen und bereit sind, die Dynamik des Wandels wirksam zu bewältigen.

Auch lesenswert: 8 Geheimnisse der leistungsstärksten agilen Teams

Die richtige Führung und die richtige Ausrichtung

Darüber hinaus ist wirksame Führung entscheidend, um eine Organisation zu mehr Agilität zu bringen. Nur 20 % der US-Beschäftigten stimmen nachdrücklich zu, dass die Führung ihrer Organisation eine klare Richtung für die Organisation vorgibt, was ein wichtiges Verbesserungsfeld aufzeigt. Führungskräfte geben nicht nur die Richtung vor: Sie verkörpern auch die Agilität, die sie in der gesamten Organisation verbreitet sehen möchten. So kann Führung ein agiles Umfeld wirksam begünstigen.

Eine Führung mit Vision und Bodenhaftung

Agile Führungskräfte haben eine Vision und bleiben zugleich in der Realität verankert. Sie setzen ehrgeizige und klare Ziele, die auf den Zweck und die agilen Ambitionen der Organisation ausgerichtet sind. Diese Führungskräfte kommunizieren die Richtung klar und konsistent und stellen sicher, dass jedes Teammitglied die übergeordneten Ziele versteht und weiß, wie die eigene Arbeit dazu beiträgt, sie zu erreichen.

Verantwortung und geteilte Führung

Führungskräfte in einem agilen Umfeld fördern eine Kultur der Verantwortung und der geteilten Führung. Statt an einem streng hierarchischen Entscheidungsprozess festzuhalten, befähigen sie Menschen auf allen Ebenen, Initiative zu ergreifen und Entscheidungen zu treffen. Indem sie die Teammitglieder ermutigen, ihre Aufgaben und ihre Ergebnisse zu verantworten, tragen Führungskräfte dazu bei, das Engagement, die Leistung der Mitarbeitenden und die Agilität der gesamten Organisation zu verbessern.

Geteilte Führung bedeutet außerdem, dass Führungskräfte eher Moderatoren als autoritäre Entscheider sind: Sie unterstützen ihre Teams beim Erreichen der Ziele und greifen nur dann ein, wenn es nötig ist, um zu leiten oder Ressourcen bereitzustellen.

Die richtige Struktur

Die richtige Struktur aufzubauen ist grundlegend, um die organisationale Agilität zu stärken. Rund 75 % der US-Beschäftigten geben an, in leicht oder stark matrixorientierten Teams zu arbeiten, was darauf hindeutet, dass viele bereits eine gewisse strukturelle Flexibilität erleben. Agile Organisationsstrukturen wie das Spotify-Modell dezentralisieren die Entscheidungsfindung und optimieren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Diese Konfiguration erlaubt schnellere Anpassungen und weniger bürokratischen Widerstand, wenn es darum geht, neue Chancen zu ergreifen oder Herausforderungen anzunehmen.

Bereichsübergreifende Teams

Bereichsübergreifende Teams bündeln unterschiedliche Expertise und erlauben es der Organisation, komplexe Probleme wirksamer und innovativer zu lösen. Diese Teams arbeiten mit einem hohen Maß an Autonomie und sind eng auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet, was schnellere Antworten auf Marktentwicklungen und interne Anforderungen erleichtert.

Klarheit und Flexibilität der Rollen

In agilen Umgebungen sind die Rollen klar definiert und bleiben zugleich flexibel, damit sich die Mitarbeitenden an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen können, sobald diese auftreten. Diese Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, um den Schwung zu halten und sicherzustellen, dass die Organisation ihre Ressourcen angesichts wechselnder Herausforderungen und Chancen schnell ausrichten kann.

Die richtigen Prozesse

Die richtigen Prozesse aufzusetzen ist entscheidend, um die organisationale Agilität zu fördern, doch es ist ebenso wichtig, eine übermäßige Strukturierung zu vermeiden, die die Flexibilität und die schnelle Entscheidungsfindung behindern kann. Gut gestaltete Prozesse sollen die Abläufe straffen statt sie zu verkomplizieren und den Teams erlauben, wirksam auf Veränderungen zu reagieren. Hier einige Schlüsselprozesse, die sich einführen lassen, um die organisationale Agilität zu unterstützen.

Agile Prozesse im Projektmanagement

Die Einführung von Methoden wie Scrum oder Kanban kann die Flexibilität der Teams erhöhen, sich an veränderte Projektanforderungen und Bedürfnisse der Beteiligten anzupassen, dank iterativer Rückmeldungen und Anpassungen. Dieser Ansatz hilft, die Ausrichtung an den Geschäftszielen zu halten und zugleich notwendige strategische oder taktische Änderungen aufzunehmen.

Gestraffte HR-Prozesse

HR-Agilität bedeutet, die Personalstärke schnell an die strategischen Anforderungen anzupassen. Dazu kann gehören:

• Wirksame Prozesse für Recruiting und Onboarding, um neue Talente schnell zu integrieren.
• Programme zur kontinuierlichen Weiterbildung, damit die Belegschaft weiterhin in der Lage ist, sich an neue Technologien oder Methoden anzupassen.

Wirksame Kommunikations- und Kollaborationsprozesse

Klare Leitlinien dafür festzulegen, wie Informationen geteilt werden und wie die Teams in Projekten zusammenarbeiten, kann die Effizienz erheblich verbessern. Diese Regeln können umfassen:

• Regelmäßig geplante Abstimmungen zwischen den Teams (tägliche Stand-ups, wöchentliche taktische Meetings) sowie bereichsübergreifende Meetings, damit alle Abteilungen gut aufeinander abgestimmt sind.
• Offene Foren für Rückmeldungen, in denen die Mitarbeitenden ihre Anliegen und Vorschläge strukturiert äußern können.
• Entscheidungsrahmen, die festlegen, wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist und wie diese getroffen und kommuniziert werden.

Die richtigen digitalen Werkzeuge

Die richtigen digitalen Werkzeuge einzusetzen ist entscheidend, um die organisationale Agilität zu stärken. Diese Werkzeuge erleichtern nicht nur die agilen Prozesse, sondern stärken auch die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Transparenz innerhalb der Organisation. Unsere Lösungen Holaspirit und Talkspirit spielen bei der Entwicklung dieser Fähigkeiten eine besonders wichtige Rolle. So können sie Ihnen helfen:

• Vereinfachtes Projekt- und Prozessmanagement: Holaspirit ist eigens für agile Methoden wie die Holakratie und die Soziokratie konzipiert und unterstützt eine klare Definition der Rollen, die Verwaltung der Aufgaben und eine gestraffte Entscheidungsfindung. Diese Plattform ist unverzichtbar für Organisationen, die Praktiken der Selbstorganisation einführen möchten.

• Mehr Transparenz: Holaspirit stärkt außerdem die Transparenz, indem es die Rollen und die Verantwortlichkeiten klar sichtbar und zugänglich macht, und zwar für alle Mitarbeitenden. Diese Klarheit ist entscheidend, denn sie stellt sicher, dass jedes Teammitglied seine spezifischen Rollen und die Prozesse versteht, an denen es beteiligt ist, und sie begünstigt ein Umfeld, in dem alle auf die Ziele der Organisation ausgerichtet sind.

• Stärkere Kommunikation und Zusammenarbeit: Talkspirit wiederum bietet eine vollständige Suite für die Kommunikation und die Zusammenarbeit, mit Instant Messaging, Videoanrufen, dem Teilen und der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien sowie den Funktionen eines sozialen Unternehmensnetzwerks. Die Lösung zentralisiert die Kommunikation und sichert einen kohärenten und fristgerechten Informationsaustausch zwischen den Teams.

Die richtige Weiterbildung

Um die organisationale Agilität aufzubauen und zu erhalten, müssen die Teammitglieder die agilen Praktiken auch verstehen und umsetzen. Die richtigen Schulungsprogramme spielen dabei eine grundlegende Rolle.

Organisationen sollten in eine umfassende Weiterbildung investieren, die die Mitarbeitenden in den agilen Methoden und den Governance-Rahmen schult (etwa Holakratie und Soziokratie), die sie einführen wollen. So verstehen alle Teammitglieder nicht nur die Theorie hinter diesen Praktiken, sondern können sie auch wirksam in ihrer täglichen Arbeit anwenden.

Regelmäßige Schulungen und Workshops sollten ebenfalls stattfinden, um alle Mitarbeitenden über die neuesten Werkzeuge, Techniken und Strategien auf dem Laufenden zu halten, mit denen sich die organisationale Agilität erhalten lässt. Dazu gehört auch die Führungskräfteentwicklung, damit Managerinnen und Manager gerüstet sind, agile Teams zu fördern und zu führen.

Das richtige Timing

Organisatorische Veränderungen zum richtigen Zeitpunkt umzusetzen ist entscheidend, um den Schwung zu halten und die gewünschte Wirkung agiler Transformationen zu erzielen. Hier einige Best Practices, die Sie berücksichtigen sollten:

• Einen Zeitplan für die Einführung festlegen: Agile Transformationen sollten mit einem strategischen Zeitplan geplant werden, der schnelle Erfolge und sichtbare Verbesserungen bereits früh im Prozess ermöglicht. Laut McKinsey sollten wirksame agile Transformationen idealerweise nicht länger als 18 Monate dauern, um das Engagement und den Schwung zu erhalten.
• Schrittweise ausrollen: Statt die gesamte Organisation auf einmal umzustellen, erlaubt ein schrittweiser Ansatz bei der Einführung der agilen Praktiken den Teams, sich nach und nach anzupassen. Das kann bedeuten, mit Pilotprojekten oder Pilotabteilungen zu beginnen, deren Erfolg zu bewerten und die überzeugenden Praktiken anschließend auf die gesamte Organisation auszuweiten.
• Initiativen schnell starten: Um den agilen Rahmen zu nutzen, sollten Organisationen bereit sein, Initiativen schnell zu starten. Das setzt Prozesse voraus, die die rasche Entwicklung und Einführung neuer Ideen und Lösungen ermöglichen.

Welcher Hebel welchen Faktor aktiviert

Die acht Faktoren beschreiben, wie eine agile Organisation aussieht; die Hebel weiter oben beschreiben, was Sie tatsächlich verändern. So greifen beide ineinander, mit einem ersten Schritt, der kurz genug ist, um in diesem Quartal begonnen zu werden.

Fazit

In diesem Artikel haben wir die wesentlichen Hebel und die Best Practices erkundet, mit denen sich die organisationale Agilität verbessern lässt. Wir haben grundlegende Faktoren betrachtet wie die Kooperation, die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung und die Ausrichtung auf Innovation, ebenso strategische Elemente wie die richtige Denkweise und die richtige Kultur, die Führung und die strukturellen Anpassungen.

Die richtigen Prozesse und passende digitale Werkzeuge wie Holaspirit und Talkspirit einzurichten ist entscheidend, um diese Agilitätshebel zu aktivieren. Vergessen wir auch die kontinuierliche Weiterbildung und das richtige Timing der agilen Transformationen nicht, die den Schlüssel dazu bilden, den Schwung zu halten und spürbare Verbesserungen bei Leistung und Agilität zu erzielen.

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