Neue Arbeitsweisen: Warum und wie man sie einführt

Homeoffice, Flex Office, nomadisches Arbeiten, Smart Office, Digital Workplace… Die neuen Arbeitsweisen werden von immer mehr Unternehmen befürwortet. Viele kennen sie jedoch noch nicht. So wissen 71 % der französischen Mitarbeitenden nicht, was Flex Office ist¹. Dennoch bieten diese neuen Arbeitsformen viele Vorteile für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden, wie beispielsweise Produktivitätsgewinne, eine bessere Talentbindung und sogar eine Verbesserung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz.

Sie zögern, Ihre aktuelle Arbeitsweise zu ändern? Wir erklären Ihnen in diesem Artikel:

• Warum diese neuen Arbeitsweisen eingeführt werden sollten
• Wie Sie dabei vorgehen können

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Warum neue Arbeitsweisen einführen?

Laut einer Hubstaff-Umfrage werden 84,5 % der Unternehmen ihren Mitarbeitenden nach der Covid-19-Krise weiterhin gelegentlich Homeoffice ermöglichen. Einige Unternehmen wie Twitter haben sich sogar dazu entschieden, Homeoffice dauerhaft zu erlauben. In Frankreich ziehen auch mehrere große Unternehmen mit. Bei Peugeot zum Beispiel müssen Mitarbeitende nur noch durchschnittlich eineinhalb Tage pro Woche ins Büro kommen.

Kosten senken

Einer der Hauptvorteile der Einführung einer neuen Arbeitsweise ist die Reduzierung von Immobilienkosten. Homeoffice, Telearbeit, nomadisches Arbeiten, Flex Office und Co-Working ermöglichen es allesamt, die mit Arbeitsbereichen verbundenen Kosten zu senken, indem die Auslastung reduziert oder diese (dadurch weniger genutzten) Räume mit anderen Unternehmen geteilt werden.

Darüber hinaus ermöglicht eine Arbeitsweise, die besser zu Ihren Mitarbeitenden passt, die Fluktuation zu reduzieren und damit die mit der Rekrutierung verbundenen Kosten zu senken sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Diese Kosten belaufen sich schätzungsweise auf 15 bis 25 % des Jahresbruttogehalts einer neuen Kraft.²

Die Mitarbeitererfahrung verbessern

Neue Arbeitsweisen ermöglichen es auch, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Mitarbeitende sind heute zunehmend phygital, das heißt, sie arbeiten von verschiedenen Orten aus (Büro, Zuhause, Drittarbeitsplatz), auf verschiedenen Geräten (PC, Smartphone, Tablet) und nutzen diese Flexibilität manchmal, um Anforderungen ihres Privatlebens zu bewältigen, ohne ihr Berufsleben zu beeinträchtigen.

Lesen Sie auch: Phygitale Arbeit, eine neue Herausforderung der Mitarbeitererfahrung

Indem Sie neuen Arbeitsweisen die Tür öffnen, werden Sie diesem wachsenden Bedürfnis nach Flexibilität gerecht und tragen damit zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden bei.

Weitere Bedürfnisse können ebenfalls adressiert werden:

• Möchten Ihre Teams mobil und eigenständig arbeiten? Führen Sie Homeoffice oder hybrides Arbeiten ein, um agiler zu werden.
• Sind Ihre Mitarbeitenden der Meinung, dass dem Unternehmen Geselligkeit fehlt? Erkunden Sie Flex Office- und Co-Working-Lösungen, die den Austausch und das Teilen von Best Practices erleichtern, auch wenn man nicht im Büro ist.

Lesen Sie auch: [Experteninterview] Bertrand Duperrin: Hin zu einer hybriden Arbeitsweise

Talente anziehen und binden

Laut einer Bpifrance-Le-Lab-Umfrage haben 83 % der KMU und mittelständischen Unternehmen Schwierigkeiten bei der Rekrutierung von Talenten und 42 % haben Probleme bei der Bindung ihrer Mitarbeitenden. Sich für innovative Arbeitsweisen zu öffnen, ermöglicht es Ihnen, diesen Rekrutierungsproblemen entgegenzuwirken und die Fluktuation zu begrenzen, indem mehr Talente angezogen werden.

Laut einer Gallup-Umfrage wären 54 % der Büroangestellten bereit, ihr Unternehmen für eine Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten zu verlassen. Indem Sie Ihren Mitarbeitenden gelegentliches Homeoffice ermöglichen, verbessern Sie Ihre Attraktivität als Unternehmen spürbar, was die Rekrutierung und Bindung von Talenten erleichtert.

Vielleicht fragen Sie sich, ob auch Sie die Arbeitsgewohnheiten in Ihrem Unternehmen weiterentwickeln sollten. Um Ihnen Klarheit zu verschaffen, haben wir 4 Gründe identifiziert, warum Sie Ihre Arbeitsweisen neu bewerten sollten.

Produktivität steigern

Schließlich können Sie Produktivitätsgewinne erzielen. Das ist sogar belegt: Remote-Arbeit macht Mitarbeitende produktiver. Eine von Ctrip durchgeführte Studie mit 1.000 Mitarbeitenden zeigt, dass Homeoffice die individuelle Produktivität um 13 % steigert. Diese Zahl erklärt sich durch die Reduzierung der Pendelzeit, aber auch durch eine erhöhte Konzentration aufgrund weniger Unterbrechungen während des Tages.

Ebenso verbessert der Digital Workplace auf der Tool-Seite die Arbeitseffizienz, da er alle Unternehmensanwendungen an einem einzigen Ort bündelt und so verhindert, dass Mitarbeitende zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.

Lesen Sie auch: Warum verbessert der Digital Workplace die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden?

Wie werden diese neuen Arbeitsweisen eingeführt?

Sind Sie nun davon überzeugt, dass Sie diese neuen Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen ausprobieren sollten? Das ist bereits ein großer Schritt nach vorne, aber Sie müssen dennoch sicherstellen, dass sie von allen Ihren Mitarbeitenden übernommen werden. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten:

Stakeholder befragen

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, befragen Sie Ihre Mitarbeitenden, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen besser zu verstehen. So können Sie bestimmen, welche Arbeitsweise am besten zu ihnen passt. Es wird dann einfacher sein, sie zur Änderung ihrer Gewohnheiten zu bewegen, wenn sie sich von Anfang an in das Projekt eingebunden fühlen.

Diese Bedarfsermittlungsphase ermöglicht es Ihnen auch, die Mitarbeitenden zu identifizieren, die am stärksten gegen Veränderungen resistent sind, und diejenigen, die im Gegenteil zu Botschaftern werden könnten. Letztere sind übrigens ein Schlüsselelement Ihres Umsetzungsplans, denn sie helfen dabei, andere Mitarbeitende von der Sinnhaftigkeit Ihres Vorgehens zu überzeugen.

Kommunizieren und testen

Die Einführung einer Veränderung erfordert auch, auf Ihre Kommunikation zu achten. Sie können beispielsweise ein Meeting organisieren, um zu erklären, warum Sie eine neue Arbeitsweise einführen möchten und welche Vorteile alle daraus ziehen können. Dies ist auch eine Gelegenheit, eventuelle Vorbehalte anzuhören und zu adressieren. Vergessen Sie nicht, die Neuigkeit auch schriftlich zu kommunizieren (entweder per E-Mail oder in einer Nachricht, die Sie in Ihrem internen sozialen Netzwerk veröffentlichen).

Sobald diese Kommunikation versandt wurde, führen Sie eine Testphase von mehreren Wochen durch. So können Sie prüfen, ob diese Arbeitsweise von Ihren Mitarbeitenden tatsächlich übernommen werden kann, und etwaige Hindernisse bei der Umsetzung erkennen.

Beginnen Sie dann damit, schrittweise Veränderungen einzuführen. Wenn Sie beispielsweise zum Flex Office wechseln möchten, bitten Sie die Mitarbeitenden, einmal pro Woche den Schreibtisch zu wechseln. Sie können die Anzahl der Tage schrittweise erhöhen, wenn Sie eine Akzeptanz und Gewöhnung der Mitarbeitenden beobachten.

Arbeitsumgebung und -organisation neu denken

Je nach der Arbeitsweise, die Sie einführen möchten, müssen Sie die Umgebung, in der die Mitarbeitenden tätig sind, und die Art und Weise, wie die Arbeit organisiert ist, neu gestalten.

Wenn Sie also Flex Office oder Desk Sharing einführen möchten, können Sie nicht bei einer Konfiguration von einem Schreibtisch pro Person bleiben. Sie müssen die Arbeitsplätze umgestalten, indem Sie mehr Gemeinschaftsbereiche schaffen, die sich besser für diese Arbeitsweise eignen.

Schließlich ist die „traditionelle" Arbeitsorganisation oft nicht für Teams geeignet, die remote arbeiten. Zum Beispiel müssen Regeln und Prozesse expliziter sein als bei Präsenzarbeit, und Mitarbeitende müssen den Austausch stärker planen, da er remote weniger spontan ist. Es ist wichtig, dies frühzeitig vor jeder Umsetzung zu antizipieren.

Manager begleiten

Ihre Manager zu begleiten ist eine Voraussetzung, denn sie stehen an vorderster Front Ihres Change Managements.

Ein Schulungsprogramm kann eingerichtet werden, um jeden an die Best Practices des Managements und der Überwachung von Remote-Arbeit zu erinnern. Die Leistungsbewertungsmodalitäten müssen angepasst werden, um die erzielten Ergebnisse in den Vordergrund zu stellen statt die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit.

Erinnern Sie Manager daran, regelmäßig in Kontakt zu bleiben mit ihren Teams, auch wenn diese nicht physisch anwesend sind. Empfehlen Sie ihnen daher, Sofortnachrichten E-Mails vorzuziehen, sowie Telefongespräche, die einen direkten Austausch ermöglichen. Direkte Kommunikation verhindert oft Missverständnisse und den Eindruck von Kälte, den man manchmal beim Lesen einer E-Mail oder einer schriftlichen Nachricht empfindet.

Ein kollaboratives Tool nutzen

Vergessen Sie schließlich nicht, sich entsprechend auszustatten. Kollaborative Tools sind unverzichtbar für die Einführung einer neuen Arbeitsweise, denn sie ermöglichen es Ihnen, besser zu kommunizieren, besser zusammenzuarbeiten und Ihre Teams besser zu verbinden. Sie erleichtern auch die Arbeitsorganisation durch Funktionen wie Checklisten und den gemeinsamen Kalender.

Ihre Mitarbeitenden können nicht ins Büro kommen? Tauschen Sie sich einfach per Videokonferenz oder über den Chat aus. Benötigen Sie die Meinung eines Mitarbeitenden zu einem soeben verfassten Dokument? Nutzen Sie Ihre Plattform, um Dokumente gemeinsam zu teilen und zu bearbeiten – in Echtzeit, ohne das Tool wechseln zu müssen.

Kurzum: Kollaborative Tools bieten zahlreiche Funktionen, die Ihren Teams das Leben erleichtern. Um das Tool zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, konsultieren Sie unser Top 13 der besten kollaborativen Plattformen.

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Die Einführung einer neuen Arbeitsweise ist eine gute Möglichkeit für das Unternehmen, seine Attraktivität zu steigern und Mitarbeitende zu binden, und für die Mitarbeitenden, von mehr Flexibilität zu profitieren. Um diese Arbeitsweisen dauerhaft einzuführen, ist es jedoch notwendig, den Mitarbeitenden die passenden Tools bereitzustellen.

Bei Talkspirit begleiten wir Sie von A bis Z bei der Einführung Ihres kollaborativen Projekts. Kontaktieren Sie uns oder planen Sie eine Demo mit unserem Team, um mehr zu erfahren.

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¹ Opinion Way und CD&B Barometer 2018
² GERESO-Artikel 2018
³ Parella-Esquisse-Umfrage 2019

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Autorin: Emmanuelle Abensur