Comment mettre en place la prise de décision agile dans son équipe

La prise de décision agile est une façon collaborative, itérative et transparente de prendre des décisions au sein de votre organisation ou de votre équipe.

Elle favorise les décisions fondées sur les données et l’apprentissage continu, et contribue à décentraliser la prise de décision — en responsabilisant les individus et les équipes, et en améliorant l’agilité et la réactivité de votre équipe.

Comme on pourrait s’y attendre, la prise de décision agile est particulièrement répandue dans les équipes qui adoptent l’approche Agile en gestion de projet (notamment dans les entreprises de développement logiciel). Mais n’importe quelle équipe peut s’inspirer de la prise de décision agile, même sans appliquer pleinement la méthodologie Agile.

Dans ce guide, nous verrons en quoi la prise de décision agile diffère des approches traditionnelles, pourquoi elle est plus adaptée aux équipes d’aujourd’hui, et comment la mettre en œuvre concrètement (même face aux résistances au changement), à l’aide des meilleurs outils.

Plongéons dans le vif du sujet.

Prise de décision agile vs prise de décision traditionnelle

Dans de nombreuses organisations, l’approche traditionnelle de la prise de décision repose sur des hiérarchies : les personnes au sommet doivent au minimum valider une décision, et peuvent potentiellement la bloquer complètement. Les décisions ne sont pas non plus rapides : il peut falloir des semaines, voire des mois, pour qu’une décision même mineure soit approuvée. Par ailleurs, les décisions peuvent être source de stress : 72 % des dirigeants déclarant que le volume de données (et leur manque de confiance dans ces données) les a parfois empêchés de prendre des décisions.

Avec une approche agile, la prise de décision est entre les mains des équipes elles-mêmes. La priorité est donnée à la collaboration pour trouver un accord — et à l’ajustement en fonction des retours du terrain. Plutôt qu’un long processus d’analyse, la décision agile mise sur l’efficacité puis sur une adaptation rapide selon les besoins.

Pourquoi la prise de décision agile est-elle la meilleure approche pour la plupart des équipes ?

Si dans certains contextes, une approche analytique et méthodique peut fonctionner (malgré le coût en temps), l’approche agile est plus pertinente pour la majorité des équipes.

La prise de décision agile :

• Responsabilise les membres de l’équipe, en leur donnant davantage voix au chapitre.
• Relie la décision aux personnes qu’elle concerne directement.
• Offre de la flexibilité, les décisions pouvant facilement être réévaluées si nécessaire.
• Évite les décisions opaques que les membres de l’équipe ne comprennent pas ou ne partagent pas.
• Réduit la bureaucratie et contribue à maîtriser les coûts.
• Favorise des équipes plus performantes dans l’ensemble.

Comme l’explique Grant Aldrich, fondateur de Preppy : « Si vous cherchez à offrir un excellent service à un prix accessible, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps à tergiverser sur chaque décision. Vous devez au contraire responsabiliser vos collaborateurs pour qu’ils prennent des décisions rapidement et en concertation — de sorte que tout continue d’avancer. »

Préparer son équipe à la prise de décision agile

Avant d’annoncer une nouvelle approche décisionnelle à votre équipe, il faut préparer le terrain. Il peut être nécessaire de travailler en amont pour s’assurer que tout le monde sera réceptif.

Un bon point de départ est de réfléchir à la culture actuelle de votre équipe. Posez-vous des questions telles que :

• Les membres de l’équipe se sentent-ils à l’aise pour communiquer ouvertement ?
• Y a-t-il un bon niveau de collaboration et de cohésion dans l’équipe ?
• Les membres de l’équipe sont-ils prêts à s’exprimer lorsqu’ils estiment qu’un processus pourrait être amélioré ?
• Dans quelle mesure votre équipe est-elle à l’aise avec le changement ? (Gardez à l’esprit que 71 % des salariés peuvent se sentir dépassés par la quantité de changements au travail.)

Si vous pensez que votre équipe pourrait résister à l’adoption de la décision agile, c’est peut-être le signe qu’il faut travailler sur la culture d’équipe. Cela peut passer par une promotion délibérée de modes de travail plus ouverts et collaboratifs, ou par la création d’espaces où les membres peuvent s’exprimer sans crainte de conséquences négatives. (Pour en savoir plus, consultez notre article sur la sécurité psychologique au travail, et n’oubliez pas que cela concerne aussi les managers, seulement 42 % d’entre eux se sentant en sécurité psychologique.)

Tom Golubovich, Responsable Marketing & Relations Médias chez Ninja Transfers, déclare : « Même si vous êtes un excellent manager, certains membres de votre équipe viennent peut-être d’environnements où l’on attendait d’eux qu’ils obéissent sans discuter. Vous devrez peut-être prendre le temps d’encourager chacun à s’exprimer, et de leur signifier que leur avis compte vraiment. »

Cinq étapes pour mettre en place la prise de décision agile

Vous pensez que votre équipe est prête à adopter une approche agile de la prise de décision ? Voici comment la mettre en œuvre concrètement.

Étape 1. Définissez des objectifs clairs avant de solliciter une décision

Il sera très difficile pour vos collaborateurs de prendre une décision éclairée s’ils ne savent pas ce qu’ils cherchent à atteindre.

Vous avez normalement déjà l’habitude de partager des objectifs clairs afin que chaque membre de votre équipe travaille dans le même sens. Mais s’il subsiste une incertitude, ou si certains membres ont l’impression d’être un simple « rouage » ne connaîssant qu’une infime partie de l’objectif global, soyez transparent sur ce que vous cherchez à accomplir.

Il est également essentiel de clarifier qui est responsable de l’atteinte d’un objectif (et quel est son rôle dans le processus décisionnel) … ainsi que des responsabilités spécifiques pour chaque étape du chemin.

Conseil : L’utilisation du framework OKR (Objectifs et Résultats Clés) est une excellente façon de définir des objectifs clairs au niveau organisationnel et d’équipe, afin que chacun sache précisément ce qu’on attend de lui.

Michael Nemeroff, co-fondateur & CEO de RushOrderTees, déclare : « Vous ne pouvez pas tirer le meilleur de vos collaborateurs s’ils ne savent pas ce qu’ils doivent viser. Soyez clair et transparent sur vos objectifs. Cela permettra non seulement à vos équipes de se dépasser, mais donnera aussi l’exemple en matière de communication. »

Étape 2. Choisissez le bon processus décisionnel

En Agile, il n’existe pas de règle unique pour prendre des décisions. Les équipes sont encouragées à adopter un processus décisionnel adapté à leur contexte et à leur mode de fonctionnement. Voici quelques approches couramment utilisées :

• Cynefin Framework : un modèle basé sur des domaines qui aide à catégoriser les décisions comme complexes, compliquées, chaotiques, claires ou confuses — orientant les équipes vers la bonne approche selon la nature de la situation.
• Analyse SWOT : un outil stratégique classique permettant d’évaluer les Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces avant de prendre une décision.
• Decider protocol : un processus décisionnel itératif dans lequel les membres de l’équipe votent (oui, non, peut-être) sur une proposition et l’affinent ensemble jusqu’à atteindre un consensus unanime.
• Fist of five : une méthode de vote rapide et informelle où les participants montrent un nombre de doigts (cinq = fort accord, un = fort désaccord) pour indiquer leur niveau d’adhésion.
• Classement forcé : une méthode de priorisation où une liste d’au maximum 10 éléments est classée en attribuant à chacun une valeur unique selon son importance.
• Prise de décision intégrative : un processus structuré utilisé dans la Holacracy et d’autres approches de management distribué. Il consiste à faire remonter les objections à une proposition, à les intégrer sous forme d’améliorations, et à avancer une fois toutes les objections valides traitées.

Certains modèles décisionnels prévoient également des rôles clairement définis. Par exemple, un membre de l’équipe peut jouer le rôle de « proposant », en soumettant une solution ou une décision sur un problème précis. Le reste de l’équipe peut alors voter et donner son avis jusqu’à ce que le consentement (personne n’y est activement opposé) ou le consensus (tout le monde est d’accord) soit atteint.

Pour fluidifier encore davantage le processus, vous pouvez utiliser un outil comme Talkspirit pour mener les prises de décision de façon synchrone — lors d’une réunion — ou asynchrone, en permettant aux membres de voter ou de commenter des propositions à des moments différents.

Une autre option est de désigner un décideur tournant — une personne chargée de piloter le processus et de trancher en dernier ressort, le rôle changeant à chaque nouvelle décision.

Étape 3. Adoptez des approches fondées sur les données

S’il peut paraître rapide de prendre des décisions en tirant à pile ou face, ces méthodes ne donnent généralement pas les meilleurs résultats. Il en va de même pour les décisions prises sur la seule base de l’intuition.

Vous souhaitez que votre équipe adopte des approches décisionnelles fondées sur les données. Par exemple, si la décision porte sur l’ajout ou non d’une nouvelle fonctionnalité logicielle, les données pertinentes incluront :

• Quel pourcentage d’utilisateurs souhaite cette fonctionnalité ?
• Quel est le coût de développement (initial et récurrent) ?
• Existe-t-il une autre fonctionnalité plus populaire et/ou moins coûteuse ?

Adrian Iorga, fondateur & président de 617 Boston Movers, souligne : « Même si vous ne voulez pas que les gens renoncent à leurs idées par peur des coûts, il faut à un moment que chacun reste réaliste quant aux implications financières d’une décision. Ce qui est « agréable à avoir » n’est peut-être tout simplement pas financement envisageable, surtout s’il existe une alternative vraiment indispensable. »

Étape 4. Instaurez des boucles de feedback courtes et utilisez des outils adaptés

Tout l’intérêt de l’Agile est d’avancer rapidement et d’étayer sur votre travail. L’objectif n’est pas que votre équipe prenne une décision et la considère comme définitive. Il est au contraire important de réévaluer régulièrement les décisions prises, en vérifiant qu’elles restent pertinentes au vu des nouvelles données.

Pour une décision très sensible au temps, il peut être nécessaire de revoir les données chaque jour, voire plus fréquemment. (Pensez par exemple aux lancements de produits ou aux promotions, où il faut parfois changer de cap en cours de semaine.)

Dans la plupart des cas, cependant, une révision hebdomadaire suffit. Elle permet aux équipes de prendre en compte de nouvelles informations susceptibles d’exiger un ajustement.

Conrad Wang, directeur général de EnableU, suggère : « Vous avez probablement déjà une réunion hebdomadaire d’équipe dans les agendas de tous. C’est l’occasion idéale pour passer en revue les décisions et vérifier qu’elles fonctionnent comme prévu. »

Veillez à mettre en place de bons processus de feedback et utilisez des logiciels comme Talkspirit pour les soutenir. Cela facilite la planification de revues régulières et garantit que la voix de chacun est entendue.

Étape 5. Misez sur la flexibilité et l’adaptabilité

Au départ, il est possible que les membres de l’équipe se sentent anxieux à l’idée de prendre la « bonne » décision. Si vous souhaitez bien sûr que les décisions soient étayées par des données, l’essentiel est que votre équipe soit prête à faire preuve de flexibilité et à s’adapter si la décision doit être révisée.

Vous ne voulez pas que les membres de l’équipe s’attachent tellement à la décision initiale qu’ils la défendent même si de nouvelles données suggèrent que ce n’était pas la bonne approche.

Peter Čuček, propriétaire de Tuuli, déclare : « Aucun de nous ne peut prédire l’avenir. L’objectif est d’encourager les membres de l’équipe à prendre les meilleures décisions possibles avec les informations disponibles … tout en restant ouverts à les réviser à tout moment, si nécessaire. »

Veillez également à ce que vous et votre équipe soyez préparés à faire face à des défis imprévus. Peut-être que la décision elle-même était solide, mais qu’un changement soudain sur le marché (comme l’arrivée d’un nouveau concurrent) impose de la réévaluer.

À lire aussi : [Avis d’expert] Comment développer la résilience au travail ?

Commencez à mettre en place la prise de décision agile dès aujourd’hui

Commencez par de petites décisions afin que votre équipe puisse vivre des victoires rapides, sans trop de risques. Une fois la confiance installée, vous pourrez vous attaquer à des décisions plus importantes et plus complexes.

Jerry Han, directeur marketing de PrizeRebel, explique : « Si vous avez été jusqu’ici celui qui prenait toutes les décisions, commencez à déléguer celles que vous pouvez. Débutez par les petites choses, puis montez en puissance vers des décisions plus importantes et complexes. Vous serez peut-être surpris par ce que votre équipe est capable de proposer. »

Si vous vous heurtez à des résistances au changement dans votre équipe, commencer par de petites étapes est aussi un excellent moyen de les rassurer. Cela montre qu’aucune décision isolée ne peut tout faire basculer — et leur laisse l’espace pour apprendre et progresser.

La prise de décision agile peut considérablement accélérer le flux de travail de votre équipe, réduire votre propre charge décisionnelle et alléger votre charge de travail dans le même temps. Elle permet aux équipes d’agir de manière autonome, de s’adapter rapidement et de réévaluer les décisions en cas de besoin.

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