Wie lässt sich kollaboratives Arbeiten im Unternehmen fördern?

Die Förderung des kollaborativen Arbeitens: Kaum ein Thema hat in den letzten Jahren im Bereich der Arbeitsmodelle so viel Aufmerksamkeit erregt. Und dennoch bleibt die konkrete Umsetzung oft im Vagen. Es ist gar nicht so einfach zu wissen, wo man anfangen soll und welche Maßnahmen man vorrangig ergreifen sollte, um in Ihrem Unternehmen auf kollaborativeres Arbeiten hinzuwirken! Was bedeutet es eigentlich, „auf kollaborativeres Arbeiten hinzuwirken"?

Hier sind einige Ansätze, die Ihnen helfen sollen, Klarheit zu gewinnen: Orientierungspunkte, die Ihnen (endlich) helfen, in die Umsetzung zu kommen.

Den Informationsfluss fördern

Zusammenarbeit und Kommunikation sind eng miteinander verknüpft. Der Schlüssel zu einer effizienten Kommunikation liegt im Teilen von Informationen und Ideen. Um deren Zirkulation zu fördern, gibt es drei Bereiche, an denen Ihr Unternehmen arbeiten kann, um einen fruchtbaren Boden für kollaborativeres Arbeiten zu schaffen: Transparenz, Partizipation und die Überwindung von Silos.

Transparenz fördern

Die Transparenz, auf die Arbeitswelt angewendet, bedeutet in Echtzeit zu wissen, wer woran arbeitet. Nicht im Sinne einer „Überwachung" (die sicherlich kontraproduktiv wäre), sondern damit Informationen fließen und Projekte voranschreiten können. Und auch damit jede Person proaktiver reagieren kann, wenn Schwierigkeiten auftreten.

Bei einem Projekt erfordert Transparenz, alle Informationen mit sämtlichen Beteiligten zu teilen, also: den Fortschrittsstand, aufgetretene Probleme, Fortschritte sowie Misserfolge / Blockaden. Um in diese Richtung zu gehen, sind kollaborative Plattformen interessant, da sie es ermöglichen, alle Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln.

Alle ermutigen, sich zu äußern

Jeder Mensch hat seinen eigenen Charakter. Nicht alle Ihre Mitarbeitenden sind ausgeprägte Extrovertierte. Nicht alle möchten sich zwingend in den Vordergrund stellen oder ihre Leistungen präsentieren. Es ist zwar wichtig, sich dessen bewusst zu sein, aber noch wichtiger ist es sicherzustellen, dass jede Person eine Stimme hat. Sagt man nicht: „Oft reden die am meisten, die am wenigsten tun"?

Im Rahmen eines stärker kollaborativen Arbeitens besteht das Ziel gerade darin, dass sich alle äußern und Projekte durch die Meinungen und Kompetenzen jedes Einzelnen vorankommen. Für eher scheue Personen ist es deutlich einfacher, sich über einen Instant-Messenger zu melden als in einer Besprechung vor fünfzehn Menschen. Kollaborative Plattformen oder soziale Unternehmensnetzwerke wie Talkspirit fördern genau diese Beteiligung und das Engagement aller.

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Informationssilos abbauen

Neben der Selbstzensur mancher zu scheuer Mitarbeitenden liegt ein weiteres Problem in den Informationssilos. Damit bezeichnet man das Phänomen, bei dem eine Gruppe innerhalb eines Unternehmens nicht effektiv kommuniziert und Informationen nicht optimal mit anderen Gruppen teilt. Häufig ist das auf eine allzu starre Organisation zurückzuführen, die keine bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördert.

Im kleinen Maßstab ist das anschaulichste Informationssilo das individuelle E-Mail-Postfach: Es enthält eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten, die anderen nützlich sein könnten – aber es ist individuell! Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, verschwinden alle Informationen aus dem Postfach mit ihr oder ihm…

Umgekehrt ermöglicht die Nutzung eines sozialen Unternehmensnetzwerks oder eines kollaborativen Tools wie Talkspirit genau das: den Informationsaustausch und -zugang zu verbessern. So erzielen Sie Produktivitätsgewinne und fördern die Entwicklung einer kollektiven Intelligenz.

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Das Kollektiv in den Mittelpunkt Ihres Personalmanagements stellen

Die Förderung des kollaborativen Arbeitens setzt voraus, nach und nach einen Wandel hin zu einer auf das Kollektiv ausgerichteten Arbeitsweise zu vollziehen, anstatt den Fokus auf das Individuum zu legen.

Kollektive Leistung wertschätzen

Es dürfte Ihnen nicht entgangen sein, dass wir nach wie vor dazu neigen, in erster Linie individuelle Leistung zu würdigen. Nehmen Sie zum Beispiel die Vergütung: Es ist weit verbreitet, ein Festgehalt anzubieten, ergänzt durch eine variable Vergütung, die sich an individuellen Zielen orientiert.

Natürlich möchte jede Person, dass ihre persönliche Arbeit anerkannt wird, und das ist völlig verständlich. Aber dies sollte Hand in Hand gehen mit der Anerkennung kollektiver Leistungen. Ein Gleichgewicht, von dem wir heute noch weit entfernt sind.

Ein möglicher Ansatz, um in diese Richtung zu gehen? Die Einführung einer Gewinnbeteiligung oder eines kollektiven Bonus, der die gemeinsamen Anstrengungen und Erfolge honoriert – oder auch nicht.

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Interne Mobilität vereinfachen

Sowohl aus Sicht der Mitarbeitenden als auch aus Sicht des Unternehmens ist die interne Mobilität ein wesentlicher Faktor zur Stärkung des kollektiven Aspekts. Auf individueller Ebene ermöglicht ein Stellen- oder Teamwechsel, sich von anderen Arbeitsweisen inspirieren zu lassen. Für ein Unternehmen hingegen macht die Vereinfachung interner Mobilität die Mitarbeitenden (und Manager!) anpassungsfähiger, regt ihre Kreativität an und hinterfragt festgefahrene Überzeugungen, um kontinuierlich frischen Wind einzubringen.

Eine kollaborative Atmosphäre anstoßen

Jenseits von großen Reden und guten Absichten ist die Förderung kollaborativen Arbeitens auch eine Frage der Atmosphäre.

Ein erster Schritt zu einer kollaborativeren Atmosphäre ist selbstverständlich die Entscheidung, intern vermehrt auf kollaborative Tools zu setzen:

• Die interne Nutzung eines Instant-Messengers fördern, anstatt auf E-Mails zurückzugreifen;
• Alle Dokumente in einem gemeinsamen, in der Cloud gehosteten Verzeichnis teilen;
• In Echtzeit an denselben Dokumenten direkt online zusammenarbeiten.

Dies sind allesamt Praktiken, die nach und nach ein Klima schaffen, das einem stärker kollaborativen Arbeiten förderlich ist.

Es ist zudem umso einfacher, eine kollaborative Atmosphäre zu etablieren, wenn die Arbeitsumgebung dies begünstigt. Vermeiden Sie daher Einzelbüros mit geschlossener Tür. Bevorzugen Sie offene Türen, oder sogar Open Spaces und Flex Offices.

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Fazit

Festzuhalten ist, dass es zahlreiche Ansatzpunkte gibt, um kollaboratives Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu fördern. Dieser Wandel muss jedoch von einer koordinierten Unternehmensstrategie begleitet werden und schrittweise erfolgen, stets mit Blick auf die Qualität der Mitarbeitendenerfahrung.

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